Регистрация документов

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

 

 

 

Документ — это память, лицо и культура организации, предприятия, фирмы, человека.

 

ВВЕДЕНИЕ

 

Главным моментом в организации документационного обслуживания является рациональная постановка регистрации документов.

Регистрация документов - важнейший этап работы с документами и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его  создания, отправления или получения».

Цель данной курсовой работы – изучить и проанализировать организацию регистрации документов.

Задачи, поставленные в данной курсовой работе:

1. Раскрыть понятие регистрации  документов, ее назначение и принцип;

2. Рассмотреть правила  индексирования документов;

3. Изучить формы регистрации  документов;

4. Изучить организацию  информационно-справочной системы;

5. Проанализировать контроль за исполнением документов.

В любой сфере общественной деятельности особое значение для целей управления имеет информация, носителем которой является документ, и то, насколько она оперативно оформляется и перерабатывается. Система документооборота является технологической основой деятельности компании по принятию и исполнению решений. Поэтому всякое повышение эффективности работы с документами непосредственно сказывается на эффективности выполнения организацией своих функций, будь то улучшение обслуживания граждан государственным либо муниципальным учреждением или повышение конкурентоспособности коммерческого предприятия.

Сегодня организация, которая хочет получить современное решение для создания автоматизированной технологии документооборота, имеет достаточно широкий выбор - от отдельных частных технологий до готовых комплексных систем.

Отечественная практика предполагает обязательную регистрацию каждого документа с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления с использованием компьютерных сетей.

Использование компьютерных технологий ускоряет документооборот, повышает исполнительскую дисциплину сотрудников, совершенствует управление организации в целом.

Компьютеризация делопроизводственных процессов позволяет отказаться от ручных форм учета и перейти на современную форму регистрации документов с помощью ПЭВМ. Тем более что постоянно возрастает объем регистрируемых документов на любых предприятиях, внедряются системы автоматизации в смежных областях, и в связи с этим целесообразно использовать новые технологии для автоматизации регистрации документов.

В практической части работы изучен порядок регистрации документов в Обществе с ограниченной ответственностью «Запад Урал Лифт – Управляющая компания» (ООО «Запад Урал Лифт – Управляющая компания»).

В данной курсовой работе имеются 2 параграфа, описывающие регистрацию документов, практическую часть по пройденной практике. Так же представлены 4 приложения. 
1РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ

1.1ПОНЯТИЕ, НАЗНАЧЕНИЕ, ПРИНЦИП РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ

 

Для обеспечения эффективного пользования информации при принятии различного рода решений, предоставления в распоряжение специалистов всего массива информации по определенному вопросу в кратчайшее время в организации должна быть построена рациональная поисковая система. Информационно-поисковая система (далее ИПС) по документам организации создается для учета, поиска, хранения управленческих документов и содержащихся в них информации на основе следующих требований:

• Полное и всестороннее раскрытие состава и содержания включенных в систему документов;
• Обеспечение оперативного доступа к информации и документам;
• Максимальное сокращение при необходимости обращения непосредственно к документам;
• Обеспечение рациональной организации массива документов предприятия.

На предприятии создаются ИПС ручного, механизированного, автоматизированного типа.

Современная ИПС должна включать информацию практически обо всех документах, которыми располагает предприятие.

Основой построения поисковых систем является регистрация документов.

Регистрация документов – фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем даты и регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационной форме или входном формате. Главное назначение регистрации – придание документу юридической силы, подтверждение факта его создания или поступления, так, если поступивший документ не зарегистрирован, организация как бы не берет на себя ответственности за него, т.к. не подтвержден факт его поступления.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации; поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц. 

Документы, полученные только для сведения и не требующие ответа и исполнения, не регистрируются. К ним относятся, например:

• рекламные письма;
• поздравительные письма и телеграммы;
• приглашения, программы конференции, семинаров, совещаний;
• печатные издания (книги, каталоги, журналы, брошюры);
• пакеты с пометкой «лично»;
• копии нормативных документов, постановлений и распоряжений государственных органов;
• информационные материалы.

Не регистрируемые документы сразу же передаются в соответствующие службы, структурные подразделения или конкретным лицам.

В настоящее время используют три системы регистрации документов:

• Централизованная;
• Децентрализованная;
• Смешанная.

Централизованная система предполагает проведение всех регистрационных операций в одном месте (экспедиции, службе делопроизводства) или одним работником, например, секретарем-референтом. Такая система позволяет создать единый справочный центр по документам предприятия и устанавливает единый порядок регистрации.

Децентрализованная система предполагает проведение регистрационных операций в структурных подразделениях (местах составления исполнения документов).

Смешанная система сочетает в себе элементы централизованной и децентрализованной систем.

Наиболее эффективной среди систем регистрации, является последняя, смешанная система. При этом централизовано регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти, или направляемые в их адрес важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки и др.), а так же предложения и жалобы граждан.

При любой форме организации регистрации должен соблюдаться ее основной принцип - однократность. Он предполагает, что информация о документе фиксируется в избранной регистрационной форме лишь один раз. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.

Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние – в день подписания. При передаче зарегистрированного документа из одного структурного подразделения в другой он повторно не регистрируется.

При регистрации документов широко используют различные справочные материалы, которые разрабатываются предприятием:

• Список структурных подразделений с их условными обозначениями;
• Перечень подведомственных организаций, перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными;
• Классификатор вопросов (участков) деятельности организации и др.

Использование таких справочников может значительно упростить регистрацию документов.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от их вида, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы по основной деятельности и по личному составу, служебная переписка, акты, обращения граждан и т.д.

Порядковые регистрационные номера присваиваются документам отдельно в пределах каждой группы. Данные на входящие, исходящие и внутренние документы заносятся в раздельные регистрационные формы.

Хорошо поставленная система регистрации во многом предопределяет дальнейший процесс работы с документами. Поэтому оптимизация, рационализация и автоматизация, делопроизводство всегда начинаются со знакомства с самой системой регистрации.

1.2 ПРАВИЛА ИНДЕКСИРОВАНИЯ  ДОКУМЕНТОВ

 

Под индексацией документов в делопроизводстве понимается проставление при регистрации порядковых номеров и необходимых условных обозначений, указывающих место составления или хранения документа. В качестве условных обозначений могут использоваться порядковые номера (коды) из классификатора постоянных корреспондентов, структурных подразделений или должностных лиц, вопросов деятельности и т.д. Например: 02-12/156, где:

02 - должное лицо - адресат;

12 - корреспондент;

156 - порядковый регистрационный  номер.

Регистрационный индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется индексами по номенклатуре дел классификатором корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается следующая последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой. Например: 175-03/12.

В пределах одного учреждения или предприятия должна быть разработана единообразная и стабильная система индексирования. Не зависимо от того, где регистрируются документы (в канцелярии или структурных подразделениях), индексы должны иметь постоянное расположение составных частей. В качестве условных обозначений рекомендуется использовать арабские цифры, в отдельных случаях к ним добавляются буквенные литеры.

Для систематизации документов, т.е. разделения их по группам, используется номенклатура дел. Индексы дел, включенных в номенклатуру, входят в состав регистрационных индексов входящих и исходящих документов. Так базовый индекс состоит из индекса дела по номенклатуре, обозначающего принадлежность документа к определенной группе документации, и его порядкового номера внутри данной группы.

Например: 02-10/15, где 02-10 – это индекс дела по номенклатуре, 15 – порядковый номер документа. В соответствии с поисковыми задачами конкретное учреждение или предприятие может добавлять к базовому индексу иные классификационные обозначения: корреспондента, исполнителя и т.п. Части регистрационного индекса могут располагаться и в обратном порядке: 15/02-10, при этом их значение не меняется. Порядковые номера возрастают в течение года и присваиваются отдельно поступающим и отправляемым документам.

При необходимости выделения части документов из единого регистрационного массива возможно использование дополнительного смыслового буквенного индекса. Так, при регистрации приложений, заявлений и жалоб граждан порядковый регистрационный номер дополняется начальной буквой фамилии заявителя, например: И-221, К-212, А-213 и т.д.

При регистрации приказов по вопросам управления кадрами порядковый номер дополняется буквой, например, 18-К, 107 К или 18-л/с, 107-л/с.

К приказам по вопросам управления кадрами относятся приказы о приеме на другую работу, о предоставлении отпусков, обо всех видах поощрений и увольнений, т.е. те на основании, которых вносятся записи в трудовые книжки сотрудников.

При регистрации решений президиумов представительных органов порядковый номер может дополнить индексом (буквой) «П», например, 74-П и т.д.

Индекс документов, составленных несколькими организациями, например, договоров, совместных постановлений, образуется из порядковых регистрационных номеров, присвоенных в каждой организации-авторе, их последовательность определяется последовательностью указания авторов в заголовочной части документа. Например, индекс 16/10 будет означать, что в одной организации документ зарегистрирован под номером 16, а в другой – под номером 10.

При регистрации документ должен получить только один индекс, который одновременно проставляется и на документе и в регистрационной форме. Регистрационные индексы проставляются на входящих документах (приложения к ним не индексируются); на исходящих документах и их копиях, остающихся в учреждении (приложения к ним так же не индексируются); на внутренних документах.

1.3 ФОРМЫ РЕГИСТРАЦИИ  ДОКУМЕНТОВ

В настоящее время существует три формы регистрации документов:

• Журнальная;
• Карточная;
• Автоматизированная.

Вне зависимости от выбранной формы регистрации должен соблюдаться ее основной принцип – однократность.

В процессе регистрации в регистрационные формы вносят определенные сведения о документах.

Сведения о входящих документах включают:

• Автора (корреспондента);
• Название документа;
• Дату документа, проставленную организацией-автором;
• Индекс документа, присвоенный организацией-автором;
• Дату поступления;
• Индекс поступившего документа (входящий индекс);
• Заголовок документа или его краткое содержание;
• Резолюцию;
• Срок исполнения;
• Исполнителя (кому направляется документ на исполнение);
• Отметку об исполнении;
• Номер дела по номенклатуре дел, в котором документ помещается после исполнения.
• Сведения об исходящих документах содержат:
• Исполнителя (должностное лицо, подготовившее документ);
• Дату документа;
• Регистрационный индекс;
• Корреспондента (кому адресован документ);
• Заголовок документа или его краткое содержание;
• Количество листов;
• Номер дела по номенклатуре дел, в котором копия документа помещается после отправки.
• На выбор формы регистрации влияют следующие обстоятельства:
• Количество входящих, исходящих и внутренних документов;
• Наличие документов, требующих строгого учета;
• Принятая на предприятии система делопроизводства (централизованная или децентрализованная);
• Возможность использования предприятием компьютерных технологий обработки документов