Регистрация документов

Основой для построения картотек может служить номенклатура дел предприятия или структурного подразделения. Если рубрики соответствуют статьям номенклатуры, то сохраняется такая же последовательность их расположения.

Часто справочная картотека делится на две части: картотека на исполненные и картотека на неисполненные документы. Первая часть служит для поиска данных о документах в процессе их исполнения, вторая – используется для поиска исполненных документов, например по определенному вопросу. Аналогично целесообразно формировать и машинные базы данных.

Количество картотек и схемы их построения в разных организациях различны. Это зависит от:

• объема документооборота;
• степени централизации работ по регистрации, контролю исполнения, справочной работы;
• территориального расположения структурных подразделений  
  организации;
• содержания большинства справочных запросов потребителей информации. Например, при централизованной системе регистрации справочные картотеки формируются, как правило, в службе делопроизводства;
• при децентрализованной системе – в структурных подразделениях;
• при смешанной – картотеки ведутся и в службе делопроизводства, 
  и в структурных подразделениях.

Чтобы не потерять порядок номеров при ведении карточной системы 
регистрации, службой ДОУ обычно применяются дополнительные рабочие таблицы – шахматки для отметок об уже использованных порядковых регистрационных номерах. В нижней части «шахматки» проставляются сведения о структурном подразделении и месте хранения документов.

 Рисунок 1- Карточная система регистрации

1	2	3	4	5	6	7	8	9	10
03-16	05-08	03-04	12-03
11	12	13	14	15	16	17	18	19	20
21	22	23	24	25	26	27	28	29	30
31	32	33	34	35	36	37	38	39	40

 

 

Справочные картотеки передаются на хранение в архив организации вместе с документами за соответствующий год. Они являются важным информационным источником, который широко используется в управленческой практике любой организации. Однако ведение справочных картотек является трудоемкой работой, требующей выделения для этого участка специальных работников. Поэтому именно этот участок работы при использовании традиционных (ручных) технологий делопроизводства был наиболее слабым в службах ДОУ.

 

 

 

2 РЕГИСТРАЦИЯ ДОКУМЕНТОВ  В ООО «ЗАПАД УРАЛ ЛИФТ – УПРАВЛЯЮЩАЯ КОМПАНИЯ»

 

В ООО «Запад Урал Лифт» присутствует централизованная организационная форма работы с документами. В связи с этим, все операции связанные с регистрацией документов тоже выполняются централизованно секретарем. Исключение составляют бухгалтерские документы. При первичной обработке входящих документов, секретарь все документы, относящиеся к бухгалтерским документам (счета, накладные, счета-фактуры и т.д.), а так же конверты с пометкой «В бухгалтерию», сразу же передает бухгалтеру организации.

В Организации функционируют в основном документы, относящиеся к бухгалтерской деятельности, которые составляют 70 % от общего объема документооборота организации (около 2500 документов в год): счета на оплату, товарные накладные, счета фактур, акты об оказании услуг и доверенности, оформленные с помощью программы «1С». Остальные 30 % (200-250 документов в год) - относятся к организационно-распорядительным документам: заявки, письма, приказы, акты, инструкции, а так же договора: с покупателями, с поставщиками и с организациями, предоставляющими услуги.

В ООО «Запад Урал Лифт» на полученном документе в правом нижнем углу первой страницы секретарем проставляется вручную регистрационный номер, дата, количество листов документа.

Передача информации с помощью телефонограмм осуществляется устно по каналам телефонной связи и записывается (печатается) получателем. Принятые телефонограммы печатаются в 2-х экземплярах, один передается адресату, а второй, как правило, подшивается в дело.

Тексты служебных документов, направляемые по каналу факсимильной связи, оформляются на бланках. Объем передаваемого документа, не должен превышать 5 листов. Ответственность за содержание документа возлагается на руководителя, подписавшего документ. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям

В Организации регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

Не подлежат регистрации следующие документы: поздравительные письма и пригласительные билеты; рекламные извещения, плакаты; печатные издания (книги, журналы, бюллетени).

Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Отдельно регистрируются входящие документы, исходящие документы и внутренние документы: приказы по основной деятельности, по финансовой деятельности, приказы по личному составу и т.д.

Регистрация входящих, исходящих и внутренних документов производится централизованно у секретаря в журналах регистрации, кроме бухгалтерских документов, учет которых ведет бухгалтер Организации, входящие документы он регистрирует в журналах регистрации, а исходящие и внутренние остаются в программе «1С». Что позволяет производить быстрый поиск и информационно-справочную работу по документам при значительном объеме бухгалтерских документов.

В ООО «Запад Урал Лифт» индексы приказов по личному составу состоят из порядковых арабских цифр с добавлением литера – л/с, а для остальных документов индексы состоят из порядковых арабских цифр, без добавления буквенных обозначений (1, 2, 3), не зависимо от вида документа, деятельности, автора и возрастают в пределах года. Индексы служат для учета, поиска и систематизации документов.

В ООО «Запад Урал Лифт» ведется журнальная форма регистрации. Существуют следующие журналы:

• Входящих документов;
• Исходящих документов;
• Внутренних документов;
• Приказы по основной деятельности;
• Приказы по финансовой деятельности;
• Приказы по личному составу.

В Организации «Запад Урал Лифт» ведется журнальная форма регистрации т.к. объем документооборота невелик (порядка 250 документов в год).

В ООО «Запад Урал Лифт» информационно-справочная работа, как и сама система регистрации, ведется с помощью журналов регистрации. 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

 

Один из ключевых моментов в организации документооборота – регистрация документов. От того, какая форма регистрации выбрана и с помощью каких технических средств она осуществляется, зависят формы и технологии последующих этапов документооборота.

Регистрация – подтверждение факта создания или получения документа в определенное время (день) путем внесения его в регистрационную форму с присвоением номера и записью основных данных о документе, что позволяет создать базу данных о всех документах организации для последующего контроля и информационно-справочной работы. Как вытекает из определения, регистрация прежде всего придает юридическую силу документу, т.к. фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен и как бы еще не существует. Например, приказ, постановление и т.п. Если полученный документ не зарегистрирован, организация за него не отвечает, т.к. факт получения не подтвержден.

Одна из функций службы делопроизводства заключается в обеспечении быстрого поиска данных о том, где находятся нужные документы, как продвигается ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти те или иные необходимые для работы сведения. Этим целям служат регистрационные журналы, содержащие совокупность данных о документах.

Для того чтобы управление предприятием было эффективным, регистрацией документов должен заниматься опытный сотрудник или секретарь руководителя. Для этого надо знать делопроизводственных процесс, функции структурных подразделений, состав документации, циркулирующей в организации, уметь выделить и четко изложить основную мысль регистрируемого документа в случае, если отсутствует его заголовок, владеть компьютером и т.д.

Постановка рациональной системы регистрации документов позволяет службе делопроизводства владеть информацией о всех документах организации и выполнять квалифицированно важные задачи.

Значение регистрации документов заключается также в том, что присвоение документу регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него. 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. ГОСТ Р 7.0.8 - 2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». М. 2013.
2. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». М. 2003.
3. Андреева В.И. Делопроизводство. М. 2000.
4. Бондырева Т.Н. Секретарское дело. М. 1989.
5. Ватолина М.В. Организация работы с документами. Ростов н/Д, 2004.
6. Галахов В.В. Секретарь-референт высокой квалификации. М. 2007.
7. Крылова И.Ю. Документирование управленческой деятельности: Учебное пособие. – СПб., 2004.
8. Кузнецова Т.В. Секретарское дело. М. 2006.
9. Лихачев М.Т. Документы и делопроизводство: Справочное пособие. – М.1991.
10. Пшенко А.В. Делопроизводство. М. 2004.
11. Румынина Л.А. Делопроизводство. М. 2001.
12. Соколов В.С. Документационное обеспечение управления. М. 2009.
13. Стенюков М.В. Документы. Делопроизводство. – М.,1998.
14. Чуковенков А.Ю. , Янковая В.Ф. Правила оформления документов. М. 2004
15. http://www.profiz.ru/sr/11_2003/1508/
16. http://www.edou.ru/enc/razdel31/?COURSE_ID=5&LESSON_ID=110

http://sekretar-eps.ru/?page_id=85 

ПРИЛОЖЕНИЕ 1

 

Форма журнала регистрации входящих документов

Дата получения	Входящий регистрационный номер	Корреспондент	Номер и дата документа	Краткое содержание	Резолюция	Исполнитель

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 2  

 

Форма журнала регистрации исходящих и внутренних документов

Дата	Регистрационный номер	Корреспондент	Краткое содержание	Исполнитель	Количество листов	Номер дела

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 3

 

Форма журнала регистрации принятых факсограмм

 

Регистрационный номер	Корреспондент (автор), Ф.И.О., номер телефона	Краткое содержание	Принято			Направлено
			Дата и время	Количество листов	Ф.И.О.	Наименование структурного подразделения, Ф.И.О. исполнителя	Дата и время направления

 

ПРИЛОЖЕНИЕ 4

 

Примеры регистрационно-контрольных карточек

 

Лицевая сторона РКК

 

1.2.3.4.5.6.7.8.9.10.11.12.13.14.15.16.17.18.19.20.21.22.23.24.25.26.27.28.29.30.31.
Корреспондент
Дата поступления	Входящий №		Дата документа	№ документа
Краткое содержание
Резолюция
Срок исполнения		Исполнитель

 

 

Оборотная сторона РКК

 

Исполнитель	Дата	Исходящий №
Куда (кому?)		Количество листов
Кем подписан		№ дела
Краткое содержание
Ход исполнения		Отметка об исполнении