Автоматизация регистрации документов

 
 

Федеральное агентство по образованию 

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

Российский  государственный  гуманитарный университет

Историко-архивный институт 

    Факультет документоведения

    Кафедра документоведения  
 

    Кривоногова Елена Юрьевна

    Автоматизация регистрации документов

Курсовая работа по документационному обеспечению  управления

    студентки 3-го курса 2-й группы д/о  
 
 

    Научный руководитель

    Л.В. Санкина 
 
 
 
 
 
 

Москва 2009

Оглавление 
 

Введение……………………………………………………………......3

Глава 1. История регистрации документов в России…………...…...6

Глава 2. Регистрация документов: значение и общие правила……10

Глава 3. Автоматизация регистрации документов………………....15

Глава 4. Формы автоматизации регистрации  документов…………21

Глава 5. Сравнительный анализ автоматизированных систем   делопроизводства……………………………………………………..25

Заключение……………………………………………………………29

Список  использованных источников и литературы………………..31 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                      Введение  

      Актуальность  темы. Регистрация документов является одной из важнейших операций в информационно-документальном обеспечении управления. С 1990-х годов, с внедрением компьютерной технике в офисе, все шире стали получать распространение автоматизированные системы регистрации документов, имеющие ряд конкретных преимуществ перед традиционной формой регистрации документов. Автор в данной работе стремится показать, что от того насколько грамотно организован процесс регистрации документов, напрямую зависит качество и оперативность работы всей организации. Один из наиболее эффективных способов организации регистрации документов – это его автоматизация.

      Степень изученности темы. Главной проблемой изучения данной области является то,  в нашей стране отсутствует единые, стандартизованные требования к системам автоматизации, что в свою очередь затрудняет процесс отбора и структурирования информации. Другим не мене важным критерием изученности темы является то, что информация по данному вопросу быстро устаревает.

      Цели  и задачи курсовой работы. В связи с тем, что на сегодняшний день автоматизация регистрации док4ументов изучена в малой степени и требует более полного и точного  рассмотрения, представляет интерес провести исследование на основе анализа, который будет сфокусирован на развитии регистрации в России и современной технологии регистрации документов, что и является целью данной работы.

    Основными  задачами данной курсовой работы  являются:

1. рассмотрение изменений в подходе к регистрации в различные исторические периоды;
2. рассмотрение понятий «регистрация», «автоматизация регистрации документов»;
3. рассмотрение задач регистрации, анализ общих правил регистрации  и требований к регистрации;
4. раскрытие новых тенденций в области автоматизации регистрации документов, форм автоматизации регистрации документов и анализ автоматизированных программ по регистрации документов.

      Анализ  использованных источников. Исследование вопросов, поставленных в данной работе, проводилось на анализе небольшого круга межотраслевых актов и большого сектора научных статей.

      Одним из самых важных межотраслевых актов для изучения данной темы является  ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в котором устанавливает термины и определения понятий в области делопроизводства и архивного дела.

    Термины, установленные данным стандартом, обязательны для применения во всех видах документации и литературы по делопроизводству и архивному делу.

    Использованную  литературу можно разделить на две группы:

    1. Справочные издания  и учебные пособия. К этой группе можно отнести учебник Т.В. Кузнецовой, Л.В. Санкиной и Т.А. Быковой «Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления) и учебник «Делопроизводство» под общей редакцией Т.В. Кузнецовой. В данной группе литературы представлены теоретические знания о регистрации документов в целом и автоматизации регистрации документов.

    2. Научные статьи. К этой группе относятся статья, опубликованные в таких журналах как «Делопроизводство», «Секретарское дело», «Секретарь- референт». Данные статьи затрагивают главные аспекты данной курсовой работы, помогают раскрыть основные задачи курсовой работы.

    Структура работы состоит из введения, пяти глав и заключения. Во введении дается обоснование  актуальности выбранной темы, сформулированы ее цель и задачи, приведен обзор использованных источников и литературы.

      В первом разделе рассматривается история развития регистрации документов в России с XVI – начало XX века, эти базовые знания необходимы для понимания операции «регистрация» на современном этапе.

      Второй  раздел раскрывает сущность операции «регистрация», общие правила регистрации и ее значение, без понимания данных аспектов не возможно ясно и полно раскрыть сущность автоматизации регистрации документов.

        Третий раздел раскрывает сущность понятия «автоматизации регистрации документов», необходимость внедрения таких технологий в современное делопроизводство.

      Четвертый раздел рассказывает о технической стороне автоматизации регистрации документов.

      В пятом разделе проведен анализ некоторых из существующих систем автоматизированной регистрации документов.

      В заключении сделаны выводы по проведенному исследованию. 
 
 

        
 
 
 
 
 
 
 
 
 

               История регистрации документов 

      Регистрации документов во все времена уделялось  большое внимание. Это объясняется  тем, что  регистрацией связано решение нескольких задач:

• обеспечение охраны документов, удостоверяющие различные управленческие действия, в том числе касающиеся имущественных вопросов;
• придание документу юридической силы, фиксируя факт его создания, получения, отправления;
• получение справок о времени  его составления, его содержания и местонахождения.

      Регистрировать  документы в прямом смысле этого  понятия начали, вероятно, в период роста феодального землевладения  и обострения борьбы за землю, когда  большое значение приобрело документирование владельческих прав на землю и крестьян.¹

      С развитием государственного аппарата, образованием штата чиновников усложняются все делопроизводственные процессы: расширяется сфера применения письменной фиксации управленческих действий, устанавливается процедура составления и оформления документов, порядок разрешения вопросов, регистрации документов и организации контроля за их исполнением, систематизации и хранения документов.

      В XVI- XVII века регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечение землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривается не в специальных, а в общих законодательных актах.

      XVIII век– это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов. Разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. В это время начинается законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как это требовали интересы разросшейся государственной машины.

      Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722 году «Генеральном регламенте». Глава I «Генерального регламента» предписывала «тайные дела содержать в тайне». Задачу охраны документа ставила и регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналам можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные велись по каждой группе документов.

      Начиная с того периода, на документах появляются входящие и исходящие номера.

      На  поступивших документах проставлялась  номер и дата получения, в общем журнале («повседневная записка») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение.

      Существовало 4 книги для регистрации входящих и исходящие документов:

• в книгу «С» записывались в хронологическом порядке документы от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов;
• в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений;
• в книгу «А» регистрировались документы, адресованные царю.
• в книгу «В» регистрировались документы, отправленные в другие коллегии, указывались дата, кому и куда отправлен документ, его краткое содержание.

      Аналогичный способ регистрации вводился и в  местных учреждениях. Согласно «Учреждению  для управления губерний» 1775 года для  получаемых документов велся «реестр  входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.

      Правила регистрации документов в учреждениях  XIX века определялись «Общим положением учреждений министерств» 1811 года. Процесс регистрации был сложным, поступавшие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении.

      В канцелярии министерств  велся общий  журнал поступивших документов, в которых излагалось его краткое содержание, указывались номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата получения. Кроме того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались те из них, которые рассматривались самой канцелярией и не относились к ведению департаментов.

      Регистрировались  и все исходящие документы. «Никакая бумага не исходит ни из департамента, ни из канцелярии прежде, нежели она  будет внесена в журнал исходящих²»

      В канцелярии министра и департаментах было по два журнал исходящих документов:

• общий журнал, в него вносились все документы с «самым кратким означением их содержания»;
• частный журнал, в него записывались документы 2во всем их пространстве (от слова до слова)»³.

      Значение, которое придавалось регистрации, свидетельствует тот факт, что при определении состава документов полковых канцелярий «Положением о сокращении переписки в войсках» 1834 года первыми названы журналы входящих и исходящих документов⁴

      Изменение социально-экономических и политических условий во второй половине XIX века, реформы в области управления, появление капиталистических предприятий, банков,  железных дорог требовали ускорения процессов документирования и работы с документами.

      В начале XX века появляется много научных работ, в которых авторы предлагали централизовать работу по регистрации, классификации и архивному хранению документов. В частности было предложено  прохождение документом две инстанции: центр (регистрация) и отдел (исполнение)⁵. Однако, эти идеи противоречили «Общему учреждению министерств» 1811 года.