Сравнительный анализ автоматизированных систем делопроизводства.

      Сегодня на рынке представлены различные  программы автоматизации документооборота и делопроизводства. Рассмотрим только некоторые из них, которые наиболее популярны и широко применяется - система электронного документооборота «CompanyMedia-Делопроизводство»¹⁶, разработанная компанией «ИнтерТранс», Lotus Notes, «1С: Предприятие 8.0».

      С помощью «CompanyMedia-Делопроизводство», «CompanyMedia-Обращения граждан», «CompanyMedia-Факс» решаются следующие задачи:

• регистрация всех видов документов организации;
• создание поручений, резолюций и возможность регистраций ответов на них;
• автоматическая доставка документов исполнителю;
• контроль исполнения документов и резолюций (для этого создаются напоминания о том, что документ находится на согласовании), что исключает возможность забыть о нем;
• контроль за визированием и согласованием документов (возможность задать максимальный срок согласования);
• снижение вероятности ошибок/опечаток при заполнении реквизитов документа (при вводе информации в поля с помощью клавиатуры);
• создание и ведение единой картотеки электронных документов, при наличии которой документы могут регистрироваться как централизованно (в канцелярии), так и децентрализовано (отдельными сотрудниками), но при этом попадая в единую базу;
• централизованное хранение информации и организация доступа к ней всех сотрудников - от руководителей высшего звена, создающих поручения по документам, до рядовых исполнителей.

      Отличительной особенностью системы является ее возможность благодаря гибким настройкам работать как в небольших компаниях, так и организациях с разветвленной структурой (филиалами, дочерними предприятиями). Другой не менее важной особенностью является разграничение прав доступа к информации в зависимости от служебного положения сотрудника, что обеспечивает охрану документа.

      Lotus Notes для регистрации документов использует электронную базу данных, состоящую из двух частей¹⁷:

• входящие документы;
• исходящие документы.

      При поступлении электронного либо факсимильного сообщения в регистрационной базе данных «Входящие документы» создается регистрационная карточка. Документы, поступающие по почте, проходят первичную обработку и распределяются на: нерегистрируемые (печатные издания, рекламные материалы), регистрируемые (оригиналы документов) После регистрации входящие документы подвергаются предварительному  рассмотрению, и часть из них направляется напрямую исполнителям, при этом руководителю исполнителя направляется уведомление о поступлении на исполнение данного документа. Остальные документы направляются соответствующему руководителю на рассмотрение и принятие решения по исполнению.

      Исходящие документы регистрируются в базе «Исходящих документах». Регистрации  подлежат все исходящие документы  компании, кроме документации, сопровождающей продажу товаров  (заказы, счета). Для регистрации исходящего документа в регистрационной  базе «Исходящие документы» создается регистрационная карточка.

       Использование программы «Информационная система  предприятия», данный программный продукт реализован на платформе «1С: Предприятие 8.0», позволяет автоматизировать, организовать и упорядочить обработку документов и различных событий, автоматизировать деятельность руководителя, секретаря, отдела делопроизводства, диспетчера производственных заказов и других работников организации¹⁸. Для писем электронной почты, заданий, сообщений или заметок, событий или обсуждений в системе предусмотрены специальные формы.

      Ввод  в систему описания и значений реквизитов официальных документов выполняется с помощью формы «Регистрация документа».

      К электронному документу прикрепляется  файл, полученный в результате сканирования первичного документа и последующего распознавания, или файл, созданный  с помощью специализированной программы-редактора.

      В процессе регистрации выполняется размещение документа в необходимом каталоге - в личной папке, в общей папке или в каталоге файлов.

      Размещение  документа в календарном графике  позволяет запланировать выполнение каких-либо действий или обработку  документа на определенную дату и время.

      После размещения в системе электронный  документ становится доступен для выполнения различных операций - передача от одного пользователя к другому, размещение в очереди обработки, присоединение  других документов и файлов, контроль исполнения.

      Обработка документов в системе упорядочена  в соответствии с формализованными схемами организации.

      При регистрации документа для него назначается последовательность обхода ответственных лиц, каждое из которых  выполняет то или иное действие по обработке и передает документ дальше по маршруту обхода.

      Данная  программа имеет ряд отрицательных  факторов: отсутствует упорядоченная  система регистрации исходящих  документов, не полностью проработана  система разграничения прав доступа  к информации, что ставит под угрозу сохранность документов.

      Автоматизация документооборота и делопроизводства ведет к повышению качества и  скорости работы с документами, способствует экономии рабочего времени специалистов¹⁹.

      Таким образом, в информационно-документальном обеспечении управленческой деятельности используются автоматизированные технологии регистрации документов, позволяющие формировать электронную базу данных по документам организации, благодаря которым можно получать необходимую информацию о документах в считанные секунды и в любом разрезе. А использование электронной и факсимильной связи значительно ускоряет информационный  обмен с корреспондентами и повышает скорость принятия решений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

                     Заключение

      Нормальная  работа подразделения, департамента, фирмы  возможно только тогда, когда необходимая информация, любой документ могут быть быстро найден.

      Ни  один требующий ответа документ не должен остаться без исполнения, ни одно поручение руководителя не должно быть забыто.Это может быть достигнуто только учетом всех документов путем регистрации и организацией контроля за их исполнением.

      Регистрация – это запись учетных данных о  документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления  или получения.

      Регистрация преследует три цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа. 

      Основной  же цель регистрации является придание документу юридической силы.

      При соблюдении правил регистрации делопроизводственная служба быстро наводит справки о  местонахождении документов на любой  стадии работы с ними.

      Регистрации подлежат все документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях (распорядительные, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации: поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных лиц (обращения граждан).

      Регистрируются  все документы независимо от способа  их изготовления – как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые с помощью новейших информационных технологий.

      Как правило, регистрируется до 80 % от общей  массы документов.

      Сегодня ручная карточная система регистрации  повсеместно заменяется наиболее рациональной автоматизацией регистрацией документов.

      Автоматизация процессов делопроизводства еще острее, чем раньше, ставит задачу совершенствования процесса управления в целом. Сюда входит уточнение задач и функций каждого структурного подразделения, определение функций, выполняемых каждым работником, делегирование полномочий на решение вопроса и подписание документа.

        Внедрение автоматизации регистрации  документов требует упорядочения, прежде всего самого процесса делопроизводства и создания единой корпоративной системы документационного обеспечения управления для организации в целом.

      Ведение автоматизации регистрации документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих  данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения.

      Внедрение автоматизированных системы регистрации  документов требует совместных усилий системных интеграторов и профессионалов-документоведов, специалистов служб делопроизводства, владеющих технологическими процессами управления.  
 
 
 
 
 
 
 
 

         Список источников и  литературы

                     Источники

1. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Издательство стандартов, 1998
2. Положение о письмоводстве и делопроизводстве в Военном ведомстве. Спб., 1911.

                     Литература

      3.  Алексенцев А.И. Автоматизация делопроизводства. М.: Бизнес-школа «Интел-синтез», 2004.

      4.   Андреева В.И. Делопроизводство: Практическое пособие / Издание 6-е, переработанное и дополненное. М.: ЗАО Бизнес-школа «Интел-синтез», 2005.

      5. Баласанян В. Концепция автоматизации отечественного документооборота // Открытые системы . 2001. №1.

      6.   Барановский В.П. Автоматизация ДОУ. Учебное пособие. М.: Экмос, 2004.

      7.   Вялова Л.М. Регистрация документов// Секретарь- референт. 2003. №11. С. 25 - 30

      8.  Гайфулина М.В. Автоматизированные системы регистрации документов компании// Секретарское дело. 2006. № 1. С. 16-18

      9. Григорьев С.В. Автоматизация документооборота. / Под ред. В.А. Федовой и др. М.: Технология, 2004.

      10.   Делопроизводство (Организация и технология документационного обеспечения управления): учебник для вузов/ Кузнецова Т.В., Санкина Л.В. М., 2002. 359 с.

      11. Делопроизводство: учебник. Под общ. ред. Кузнецовой Т.В. М.:МЦФЭР, 2006.

      12. Илюшенко М.П. Регистрация документов в России (XVI- начало XX века)//Делопроизводство. 2008. № 2. С. 86-92

      13. Кирсанова М.В. Курс делопроизводства: Документационное обеспечение управления: учебное пособие. М.: ИНФРА-М, 2005.

14. Кочеткова п. Автоматизированные системы документооборота и делопроизводства CompanyMedia // Делопроизводство. 2006. № 3. С. 3

      15. Кузнецова Т.В. Регистрация – ключевой момент организации работы секретаря с документами // Секретарское дело. 1999. № 4. С. 3-6

      16. Кузнецов С. Л. Компьютеризация делопроизводства. М. 1997. 197 с

      17. Кузнецов С.Л. Современные технологии регистрации документов // Секретарское дело. 2007. № 11. С. 30-33

      18 . Кузнецова Т.В., Кузнецов С.Л. Автоматизация делопроизводства с точки зрения документоведов // Документовед. 2003, № 2.