Автоматизация регистрации документов

      В «Положениях о письмоводстве  и делопроизводстве в Военном  ведомстве» 1911 года предусматривались  изменения в организации документов: в отдельных случаях допускалось  применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм рекомендовалось давать такой заголовок, который мог бы «служить готовой записью во входящий журнал⁶»

      Однако  общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнению не способствовала быстрому решению вопросов.

      Появившись  в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохранила  свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа -  быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации. 
 
 
 

Регистрация документов: значение и общие правила 

       В организации работы с документами  ведущее место занимает постановка регистрации документов. Именно отлаженность этого участка работы предопределяет в дальнейшем быстрый поиск информации и документов и отсюда – обеспечение оперативного решения управленческих задач.

       Регистрация – это запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его создания, отправления или получения.⁷

       Целью регистрации является обеспечение в системе делопроизводства учета документов, контроля и их поиска:

1. Обеспечение сохранности документа;
2. Обеспечение справочно-информационного поиска по документам;
3. Сведения об объеме документооборота;
4. Прохождение регистрации документа влияет на его юридическую силу.

      Значение  регистрации документов заключается  также в том, что присвоение документу  регистрационного номера (индекса) фиксирует факт его создания, отправления или получения, а значит, как уже указывалось, придает документу юридическую силу, и организация, создавшая, получившая или отправившая документ, становится ответственной за него⁸.

      Регистрации подлежит не вся документация, поступающая в организацию. При определении необходимости регистрации документов учитывают их содержание, авторство, вид подлинность.

       Исходящим документам регистрация придает  официальный характер, фиксируя факт их составления и отправки.

       Регистрируют  документы, поступающие из вышестоящих федеральных и местных государственных органов и направляемые им в их адрес. Регистрируют также письма депутатов Государственной Думы, важнейшие внутренние документы, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, корреспонденция от других организаций, требующая решения или ответа, материалы постоянного срока хранения. Регистрируется ценная и заказная корреспонденция.

       На  документы, не подлежащие регистрации, составляется специальный перечень:

1. поздравительная документация;
2.   приглашения на совещания, повестки дня собраний, извещения.

       В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

       - централизованная, при которой регистрация всех документов организации производится в одном месте, например,  в журналах в службы ДОУ или у секретаря-референта. Такая форма характерна для небольших учреждений и фирм;

       - децентрализованная, предполагает  наличие во многих пунктов  регистрации документа. При данной  форме регистрация документов  осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

       - смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и децентрализованной систем.

       Наиболее  эффективной формой является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки), а также предложения и жалобы граждан.

       Специализированную  документацию: расчетно-денежную, плановую, статистическую отчетность,  регистрируют в соответствующих структурных подразделениях.

      Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения⁹. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют. Однако однократный ввод информации должен обеспечить ее многократное использование в ходе учета документов, справочной работы, контроля за исполнением документов.¹⁰

      Основными регистрационными формами в традиционной и автоматизированной системах документационного обеспечения управления в настоящее время являются:

       Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Журнальная форма хорошо выполняет учетную и охранную функции. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков:

• поскольку запись в журналах ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации приводит к задержке дальнейшей работы с документами;
• журнальная система регистрации неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях, куда он передается для исполнения, и документ регистрируется повторно уже во всех отделах, через которые проходит;
• делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов  для их поиска надо знать хотя бы приблизительную дату регистрации документа;
• невозможно вести сроковой контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в организациях обычно заполняют дополнительные контрольные карточки, то есть операция регистрации дублируются. 

       Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке.

       Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных  подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.

       Преимущество  карточной системы регистрации  заключается в следующем¹¹:

• регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;
• карточки можно изготовлять в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;
• карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки. Таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;
• позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

       Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.

       Делопроизводство  в России, начиная с приказного делопроизводства, зафиксировало обязательную регистрацию каждого документа  с момента его появления в организации, а также регламентированное (и контролируемое) движение документа вплоть до его исполнения. Сама идея подобного учета, регламентации и централизованного контроля вполне адекватна современным мировым реалиям управления.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

         Автоматизация регистрации документов

      Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть).

      Рассматривая  автоматизацию регистрации документов, нельзя не упомянуть, что, к сожалению, в нашей стране отсутствует единые, стандартизованные требования к системам автоматизации, на которые можно было бы опереться при выборе системы и составлении технического задания. В то же время за рубежом уже несколько лет существуют соответствующие стандарты, описывающие требования к таким программам. Это стандарт Moreg в странах ЕЭС, DoD 5015.2- STD (Desing Criteria Standart for Electronic Recorgs Management Software Application) – в США, проект VERS (Victorian Records Strategy) – в Австралии.¹²

      При использовании автоматизированной формы регистрации сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

      Автоматизированная  система регистрации позволяет:

• регистрировать документы на различных рабочих местах;
• организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документе (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных организации;
• на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;
• организовать контроль за исполнением документов.

      Совокупность  реквизитов и вид регистрационно-контрольной  карточки в разных программных системах могут быть разными. Одновременно может изготавливаться один экземпляр регистрационной формы в качестве страхового массива (печать регистрационно-контрольной карточки).

      Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих организациях, так как она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации:

• быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;
• автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;
• автоматический контроль за исполнением документа;
• возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;
• возможность организации децентрализованной регистрации документов в структурных подразделениях с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

      Организация может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

      Внедрение автоматизированных технологий по существу всегда должно начинаться с разработки полного оргпроекта, включающего  рационализацию системы управления организации и ее информационно-документационного обеспечения, то есть с оптимизации системы управления и схем работы с документами.

      Только  на основе этой оптимизированной модели должна строиться автоматизированная система делопроизводства. В противном случае перевод на основу несовершенной, противоречивой и запутанной схемы управления и работы с документами приведет к созданию такой же противоречивой и несовершенной автоматизированной системы.

      Однако  уже на этапе внедрения программных продуктов возникает ряд проблем, которые необходимо решать для успешного внедрения новых технологий в сферу управления.

      Одна  из главных причин трудностей  состоит  в недостаточном участии специалистов-документоведов во внедрении компьютерных технологий и разработке программ документооборота¹³.