Автоматизация регистрации документов

        Несогласованность выявляется уже  на уровне терминологии - работники  служб делопроизводства и разработчики  программ порой обозначают одним  и тем же словом совершенно  разные понятия.

        Например, часто путают понятия  "делопроизводство", включающее весь цикл создания, оформления документов и работы с ними, и "документооборот", являющийся составной частью делопроизводства и определяемый ГОСТом как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления"¹⁴.

      Точно так же, говоря об архиве, разработчики программ часто подразумевают системы  упорядоченного хранения файлов, а  вовсе не системы, эквивалентные традиционному архиву по функциональности.

      Отсюда  вытекает технологическая проблема - реализованные в программе технологии работы с документами не соответствуют  делопроизводственным нормам. В результате вместо того, чтобы нормализовать  делопроизводство путем внедрения системы, разработчики адаптируют программу под особенности делопроизводства конкретной организации, часто поставленного неграмотно.

      Второй  не менее важной проблемой для  внедрения автоматизации регистрации  документов является отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов.

      Негативным  фактором для автоматизации управленческих процессов становится и недостаточная  проработка на государственном и  ведомственном уровне вопросов документообразования¹⁵.

        Сохраняется неопределенность относительно  того, какие управленческие ситуации  обязательно документируются, какими  видами документов, с каким набором  информации. Исключение, пожалуй, составляет  только бухгалтерская документация, обязательность составления которой определяется Федеральным законом "О бухгалтерском учете". И отчасти именно поэтому работа с данным видом документации автоматизирована в наибольшей степени.

      Внедрение автоматизации регистрации документов при всем при этом несет ряд положительных  моментов:

     1. Во всех подразделениях и в  организации в целом вводится  унифицированная, формализованная  и строго регламентированная  технология  автоматизации регистрации документов.

     2. Организация становится полностью  управляемой. Появляется возможность ответить на любой вопрос по документам и исполнителям, осуществлять анализ и управление документационной деятельностью.

     3. Поскольку компьютерная сеть  может охватывать не только  центральный офис организации,  но и ее территориально-удаленные  подразделения, то управляемость может распространяться на всю территориально-распределенную структуру организации.

     4. Система автоматизации регистрации документов, по сути, является носителем строго формализованной и строго документированной технологической информации о правилах и порядке работы с документами.

     В результате уменьшается зависимость  организации от персонала как  физического носителя технологических  знаний и правил работы с документами.

     4. Ускоряется прохождение документов  по организации, особенно при организации электронного документооборота.

     5. Снижается трудоемкость делопроизводственных  операций. При этом, однако, нужно  иметь в виду, что необходимость  ввода полной и точной информации  о документе, скажем, при его  первичной регистрации может  потребовать дополнительных усилий на некоторых рабочих местах, тогда как трудоемкость работы на других рабочих местах, использующих эту информацию, может сократиться в несколько раз.

     6. Качественный выигрыш достигается  при организации взаимоувязанного  электронного документооборота между организациями, поскольку полностью отпадают проблемы, связанные с изготовлением и пересылкой бумажных документов, а затем - в повторном вводе реквизитов и текстов полученных документов.

     Все эти ярко выраженные положительные  стороны автоматизации регистрации документов только тогда будут работать в полной мере, когда буду устранены все те отрицательные факторы, о которых говорилось раннее:

1. несогласованность терминологии;
2. отсутствие общегосударственных стандартов на автоматизированные технологии в области делопроизводства и архивов;

      Для того чтобы были преодолены все отрицательные  моменты в автоматизации регистрации  документов, необходимо провести ряд  усовершенствований:

1. Комплексная автоматизация всех этапов работы с документами для достижения максимального эффекта;
2. Разработка детального оргпроекта;
3. Обязательное участие во внедрении квалифицированных специалистов по делопроизводству.

      Таким образом, введение автоматизации регистрации  документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах организации, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Формы автоматизации регистрации  документов

       Автоматизированные  системы регистрации документов делятся на два класса. К первому относятся системы управления электронными архивами. Их основные функции: регистрация новых документов, хранение, поиск и их извлечение с целью передачи в приложения, умеющие с ними работать.

       Ко  второму классу относятся системы  управления электронным документооборотом (СУЭД, DMS (Document Management System)). На них возложены  функции управления документами  на пути прохождения от одного пользователя - должностного лица к другому с возможностью контроля за их перемещением с фиксацией всех изменений и сопровождающих резолюций. В готовых системах одного класса могут встречаться функции другого класса.

       Из  важнейших характеристик СУЭД наиболее значимыми для пользователя являются следующие:

       - программная платформа (система,  обеспечивающая хранение и поиск  документов, а также система обмена  сообщениями. В настоящее время  используется архитектура «клиент  /сервер»);

       - поддержка распределенной обработки информации;

       - возможности масштабирования (набор  поддерживаемых платформ; максимальное  число пользователей; число уровней  вложенности структур);

       - открытость архитектуры и возможность  интеграции с другими приложениями;

       - широкий выбор типов документов, с которыми работает система (форматы документов; поддержка работы с составными документами и несколькими версиями документа; связи документов (один документ может быть ответом на другой или может быть порожден при исполнении предыдущего документа); совместное использование электронных и обычных (бумажных) документов);

       - возможность коллективной работы  группы исполнителей над одним  (или несколькими) документами;

       - возможность работы по «свободной»  схеме (без жесткой фиксации  маршрутов);

       - возможности контроля за прохождением документов;

       - наличие системы оповещения должностных  лиц; 

       - возможность настройки системы  под нужды конкретного заказчика  (например, набор реквизитов регистрационной карточки, объем вносимой в базу информации); наличие русифицированного интерфейса;

       - наличие средств регламентации  доступа и криптозащиты;

       - наличие средств оповещения о  нарушениях в регламенте прохождения  документов;

       - ориентированность на отечественную  концепцию документооборота.

       С точки зрения системы автоматизации регистрации документов, документ, как правило, распадается на тело документа - файл (файлы), вся содержательная работа с которым обычно ведется вне рамок системы делопроизводства, и регистрационную карточку, содержащую все реквизиты документа, с которой собственно и идет работа. Файлов может и не существовать, документ может оставаться в бумажной форме.

       Компьютеризация делопроизводственных процессов позволила  заменить ручную карточную форму  регистрации документов на современную автоматизированную, с помощью персональных компьютеров. При этом большинство программ построено на занесении в электронную карточку, выводимую на экран компьютера, как традиционных реквизитов, так и ряда дополнительных.

       Компьютерная  регистрация документов позволяет:

       - внести значительно больше сведений о документах, учитывающих специфику организации;

       - организовать децентрализованную (на  рабочих местах) регистрацию документов непосредственно в структурных подразделениях с объединением сведений в документах в единой базе данных организации:

       - организовать на основе базы  данных информационно-справочную работу;

       - организовать эффективный контроль  за исполнением документов.

       Выводимые на экран компьютера регистрационные  формы входящих, исходящих и внутренних документов имеют небольшие отличия, но вносимые в общую базу данных сведения позволяют осуществлять обобщенный поиск сведений по всем документам организации.

     После заполнения основных полей реквизитов важные документы передаются руководителю, который наносит соответствующую резолюцию. Автор резолюции и ее текст также заносятся в электронную карточку.

     Остальная корреспонденция передается в подразделение или ответственным сотрудникам. Сведения о подразделении-исполнителе или об ответственном сотруднике вносятся в регистрационную карточку.

       С внедрением автоматизированных систем регистрации документов значительно расширились возможности информационно – справочного обеспечения.

       Автоматизированная система позволяет находить справки по любой комбинации данных, включенных в регистрационную карточку документа.

       Процесс регистрации позволяет создать  базу данных о документах и тем  самым заложить основы информационно-поисковой системы организации по всем документам.

       Поиск сведений по конкретному документу  может выполняться по неисполненным и исполненным документам, по всей оперативной базе данных текущего года, а при необходимости по документам предшествующих лет (архивная база данных).

       При необходимости получения информации по конкретному документу на экран выводится, а затем распечатывается соответствующая регистрационная форма. Результаты поиска информации по группе документов выводятся на экран в табличной форме, а также при необходимости распечатываются.

       Сведения  по неисполненному документу или  по исполненному соответственно показывают, у какого исполнителя находится документ, или в какое дело данный документ подшит.

       В настоящее время во многих организациях внедряется или уже действует автоматизированный контроль за исполнением документов. Постановка документа на контроль происходит автоматически при заполнении соответствующего поля.

       Текущий контроль осуществляется путем вызова на экран и распечатки списка документов, срок исполнения которых истекает сегодня. Специальные программы в порядке осуществления предупредительного контроля позволяют выводить на экран списки документов, исполнение которых истекает в любой срок, фамилии исполнителей и т.д.