Регистрация и индексация документов

Содержание

 

1. Введение…………………………………………………………………2
2. Регистрация и учет документов………………………………………...3
3. Порядок обработки поступающих документов………………………..4
4. Порядок обработки отправляемых документов……………………….6
5. Передача документов внутри организации…………………………….7
6. Учет количества документов……………………………………………8
7. Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации……………………………………………………………….9
8. Правила регистрации и индексирования документов………………….10
9. Виды регистрационных учетных форм…………………………………
10. Справочная картотека…………………………………………………....14
11. Список литературы………………………………………………………16

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Введение

 Делопроизводство составляет  полный цикл обработки и движения  документов с момента их создания (или получения) до завершения  исполнения и отправки.

Документы закрепляют производственные отношения, как внутри предприятия, так и с другими организациями  и нередко служат письменным доказательством  при возникновении имущественных, трудовых и иных споров, рассматриваемых  гражданскими, арбитражными и третейскими  судами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Регистрация и учет документов

 Движение документов  с момента их получения или  создания до завершения исполнения  решений по ним, отправки или  сдачи в дело образуют документооборот  организации. Порядок движения  документов в организации закрепляется  в схемах прохождения документов, которые разрабатываются службой  документационного обеспечения  и утверждаются руководством  организации. При функционировании  системы автоматизированной обработки,  информации в схемы должны  быть включены вычислительные  центры и все пункты обработки  документов с помощью средств  вычислительной техники.

 

 Организация документооборота  в условиях применения средств  вычислительной техники должна  обеспечивать совместимость ручной  и автоматизированной обработки  документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Порядок обработки поступающих документов

Документы, поступающие в  организацию, в том числе созданные  с помощью средств вычислительной техники, проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрению руководством и доставляются исполнителям.

На полученном документе  проставляется регистрационный  штамп.

  Документы с грифом «лично» или адресованные общественным организациям в экспедиции не вскрываются, а передаются по назначению. Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Предварительное рассмотрение не осуществляется, исходя из оценки содержания документов, на основании установленного в организации распределения обязанностей. Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно в структурные подразделения или должностным лицам.

Предложения, заявления и  жалобы граждан передаются в подразделения  по рассмотрению писем граждан.

  Документы, адресованные руководству организации или не имеющие указания конкретного должностного лица либо структурного подразделения, предварительно рассматриваются в службе документационного обеспечения.

  На рассмотрение руководства передаются документы, полученные из правительственных и вышестоящих органов, содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности организации и требующие решения руководства. Остальные документы после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения направляются исполнителям.

 Обработка и передача документов исполнителям должны осуществляться в день поступления документов в службу документационного обеспечения или в первый рабочий день при их поступлении в нерабочее время. Документы, решения по которым исполняются несколькими структурными подразделениями, передаются им поочередно или одновременно в копиях. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.  

          Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.

  При необходимости безотлагательного решения по поступившему документу допускается ознакомление исполнителя с его содержанием до рассмотрения документа руководством организации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Порядок обработки отправляемых документов

 

Документы, отправляемые организацией, в том числе созданные с  помощью средств вычислительной техники, сортируются, упаковываются, оформляются как почтовое отправление  и сдаются в отделение связи. Обработка и отправка документов осуществляется централизованно экспедицией  или сотрудниками службы документационного  обеспечения в соответствии с  Почтовыми правилами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

5. Передача документов внутри организации

Передача документов между  структурными подразделениями производится через инспекторов (секретарей) структурных  подразделений или лиц, ответственных  за документационное обеспечение. Документы  передаются с соответствующей отметкой в регистрационной форме.

Передача документов на ВЦ для обработки, а также получение  документов (машинограмм) с ВЦ осуществляется через секретаря структурного подразделения или лицо, ответственное за документационное обеспечение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

6. Учет количества документов

Учет должен производится в комплексе с другими мероприятиями по совершенствованию работы с документами.

Осуществляется как полный, так и выборочный учет документов организации (по структурным подразделениям или группам документов). Отдельно учитываются предложения, заявления  и жалобы граждан. При подсчете количества документов за единицу учета принимается  каждый экземпляр, в том числе  размноженный и машинописный.

В службах оперативного размножения  и машинописных бюро проводится учет создаваемых копий документов.

Подсчет количества машиночитаемых осуществляется по учетным карточкам и журналам учета работы вычислительного центра. Результаты учета документов обобщаются службой документационного обеспечения и представляются руководству организации для выборки мер по совершенствованию работы с документами.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7. Информационно-поисковая система (ИПС) для работы с документами организации

В организациях создаются  ИПС ручного типа, механизированные, автоматизированные. ИПС включает регистрацию и индексирование, создание на их основе информационно-поисковых массивов (картотек, массивов на машинных носителях) и оперативное хранение документов.

Для достижения информационной совместимости поисковых массивов организации отрасли необходима централизованная разработка классификаторов: типовой номенклатуры дел, классификатора корреспондентов, классификатора структурных  подразделений (при наличии типовых  структур), классификатора названий видов  документов, классификатора аспектов деятельности организации, классификатора вопросов, содержащихся в предложениях, заявлениях и жалобах граждан, и  др.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

8. Правила регистрации и индексирования документов

Регистрация документов –  фиксация факта создания или поступления  документа путем проставления на нем индекса1 с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

Индекс документа состоит  из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется  индексами по номенклатуре дел, классификатором  корреспондентов, исполнителей и др. В индексе документа соблюдается  следующая (или обратная) последовательность его составных частей: порядковый регистрационный номер, индекс по номенклатуре дел, индекс по используемому классификатору. Составные части индекса отделяются друг от друга косой чертой.

Регистрации подлежат все  документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические, бухгалтерские, финансовые и др.), как создаваемые  и используемые внутри организации, так и направляемые в другие организации  и поступающие из вышестоящих, подведомственных и других организаций и частных  лиц. Регистрации подлежат как традиционные машинописные (рукописные) документы, так и создаваемые средствами вычислительной техники (машиночитаемые, машинограммы).

Документы регистрируются в  организации один раз: поступающие  – в день поступления, создаваемые  – в день подписания или утверждения. При передаче зарегистрированного  документа из одного подразделения  в другое оно повторно не регистрируется.

Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости  от названия вида документа, его автора и содержания. Например, отдельно регистрируются приказы руководителя по основной деятельности, приказы руководителя по кадрам, приказы  руководителя вышестоящей организации  по основной деятельности, решения  коллегии вышестоящей организации, акты ревизии финансово-хозяйственной  деятельности, бухгалтерские сводки, отчеты предприятий, акты внедрения результатов научных разработок, планы работы подведомственных организаций, заявки на материально-техническое снабжение и т.д. Порядковые регистрационные номера присваиваются документам в пределах каждой регистрируемой группы.

Регистрация поступающих  и создаваемых документов проводится в основном централизованно: в местах создания и исполнения документов. Например, плановая документация регистрируется в плановом отделе, документы по снабжению – в отделе снабжения, протоколы и решения коллегии – в секретариате, распорядительные документы по основной деятельности, подписанные руководителем организации, документы, поступающие из вышестоящих  организаций или направляемые им, – в службе документационного  обеспечения и т.д. Место регистрации  документа закрепляется в инструкции по документационному обеспечению  управления и в табеле документов организации.

Документы регистрируются на карточках. Чтобы достичь информационной совместимости регистрационных данных и создать условия для перехода к автоматизированной регистрации, определен обязательный состав реквизитов регистрации: автор (корреспондент), название вида документа, дата документа, индекс документа (дата и индекс поступления документа)2, заголовок документа или его краткое содержание, резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата), срок исполнения, отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и индекс документа-ответа, номер дела). Состав обязательных реквизитов в случае необходимости может быть дополнен следующими: исполнители, подпись исполнителя, удостоверяющая получение документа, ход исполнения, отметка о приложениях и др. Порядок расположения реквизитов на регистрационных формах и использования оборотной стороны регистрационно-контрольных карточек определяется самой организацией.

Количество экземпляров  регистрационно-контрольных карточек определяется числом справочных и контрольных  карточек в структурных подразделениях, где документ будет исполняться  и контролироваться.

Регистрация документов-ответов  осуществляется на регистрационных  формах инициативных документов. Документу-ответу присваивается самостоятельный  порядковый регистрационный номер  в пределах соответствующего регистрируемого  массива.

Предложения, заявления и  жалобы граждан регистрируются на регистрационно-контрольных  карточках установленной формы.

Для регистрации документов могут использоваться копировально-множительная и вычислительная техника.

В автоматизированной ИПС  регистрация документов осуществляется с использованием машиноориентированной  регистрационно-контрольной карточки, построенной на базе обязательных реквизитов регистрации или путем прямого  ввода их с документа.

Справочные картотеки  формируются из регистрационно-контрольных  карточек в зависимости от задач  конкретных ИПС в соответствии с  используемыми классификаторами.