Регистрация документов

      Регистрация документов  –  важнейший этап работы с документами   и определяется как «запись учетных данных о документе по установленной  форме, фиксирующей факт его создания, отправления или получения» [16,            с. 25].

      Регистрация документов — это запись необходимых  сведений о документах с последующим  проставлением на них делопроизводственного  индекса и даты регистрации. Она  необходима для учета, контроля исполнения и поиска документов.

      Правила организации регистрации описаны  в Государственной   системе документационного обеспечения управления [1] и Типовой инструкции по делопроизводству [2]. В обоих документах регистрация рассматривается прежде всего как поисковая система по документам организации  и поэтому здесь же описывается  и  порядок  организации   традиционных и автоматизированных картотек по всему массиву документов организации.

      Задачи  регистрации не исчерпываются только учетом документов. Так как  в регистрационные формы вносятся  главные  сведения  о  документах,  создается база данных  всех  зарегистрированных  документах. В процессе  регистрации создается информационно-поисковая система по всем  документам Компании, которую затем  можно использовать  для  справочной  работы  и  контроля  за исполнением документов¹.

      Регистрация документов является составной частью делопроизводственного процесса. Организация  регистрации документов в значительной степени определяет трудоемкость делопроизводственного  процесса, надежность и быстроту нахождения документов, их сохранность, возможность  эффективного   контроля   их   исполнения.

      В учреждении регистрируют не все, а наиболее важные документы.

      При решении вопроса о целесообразности регистрация основной критерий — содержание документов, вид документа, его подлинность.

      Обязательно регистрируют документы, поступающие из вышестоящих органов, центральных и местных государственных, партийных и других общественных организаций и направляемые им; письма депутатов Верховного и местных Советов, важнейшие внутренние документы — приказы, распоряжения, протоколы, планы, отчеты, докладные и объяснительные записки, справки и доклады, характеризующие отдельные стороны деятельности учреждения либо имеющие обобщенный характер, предложения, заявления и жалобы граждан, договоры, важнейшие письма вневедомственных организаций. Обязательна регистрация важнейших внутренних документов; ее отсутствие — типичный недостаток организации делопроизводства.

      Часть документов, создаваемых в учреждении и поступающих в него, не регистрируется. Это первичные документы бухгалтерского, материального и статистического учета и отчетности, поздравительные письма и телеграммы, проспекты, приглашения, прейскуранты, нормы расхода материалов, малозначительная переписка по административно-хозяйственным, кадровым и другим вопросам, программы, повестки дня, извещения, наряды, заявки, а также документы, поступающие в копиях для сведения, и большая часть документов,   не  требующих   исполнения                 [6, с.17]..

      В каждом учреждении делопроизводственная служба (канцелярия, секретарь) разрабатывает  «Перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства» (приложение 1).

      Перечень  утверждает руководитель учреждения, если он включает нерегистрируемую документацию всего учреждения, или же руководитель структурного подразделения, на документы  которого он распространяется. В исполкоме  Совета депутатов трудящихся перечень нерегистрируемых документов утверждается секретарем исполкома. Перечень включается в инструкцию по делопроизводству как одно из   ее   приложений.

      Документы регистрируют, как правило, централизованно, т. е. все документы — входящие, исходящие и внутренние — регистрируются в одном месте. Централизация регистрационных операций позволяет сократить затраты на их осуществление, эффективно использовать технические средства, специализировать делопроизводственный персонал, улучшить информационное обеспечение руководства.

      Децентрализованная  регистрация документов допускается  в учреждениях I категории, а также  в тех, которые имеют территориально обособленные структурные подразделения и особые условия работы. Это положение следует иметь в виду при организации регистрационных работ в производственных объединениях, в которых часть функций управления не централизуется. Входящие в состав таких объединений производственные единицы могут регистрировать документы самостоятельно.  

      В учреждениях с годовым документооборотом 100 тыс. документов и более, где нельзя осуществить централизованную регистрацию, важнейшую внутреннюю документацию и переписку руководства могут  регистрировать в канцелярии, остальные  документы — в структурных  подразделениях².

      Специализированную  документацию (учетно-финансовую, арбитражную, кадровую, плановую) регистрируют в  ряде случаев в соответствующих  подразделениях: документы по личному  составу — в отделе кадров, финансовые, учетные и аналогичные им —  в бухгалтерии, арбитражные и  исковые — в юридическом отделе, печатные издания — в библиотеке, месячные и квартальные планы  и отчеты — в плановом.

      Документ  регистрируют в учреждении один раз. Если сведения о документе необходимы нескольким структурным подразделениям, одновременно создают несколько  регистрационных карточек, каждую из которых передают в соответствующее  подразделение. В канцелярии, структурном подразделении или на рабочем месте исполнителя документ   вторично не регистрируют.

      Для регистрации входящих, исходящих  и внутренних документов применяют  однообразные регистрационные формы  — регистрационную  карточку и  журналы.

      Входящие  документы регистрируют в день поступления  в учреждение; исходящие и внутренние — в день  подписания. Телеграммы  регистрируют немедленно  после  получения   и  сразу  передают  адресату.

      Для ускорения регистрационных работ, сокращения их трудоемкости и   объема учетно-информационного аппарата целесообразно  использовать парную регистрацию писем  по принципу «запрос-ответ». При этом самостоятельно учитываются только инициативные письма (запросы), как входящие, так и исходящие. Ответы на запросы как входящие, так и исходящие письма фиксируются в регистрационных записях, относящихся к соответствующим инициативным документам³.

      На  одной карточке фиксируют данные только о двух документах — запросе  и ответе. Если переписка продолжается, то все последующие письма тем  же методом парией записи, т. е. попарно, регистрируют на новых карточках. Карточки и документы получают регистрационный  индекс первого инициативного  письма.

      При регистрации документов используют справочные материалы: список структурных  подразделений учреждения с указанием  их условных обозначений, фамилий руководителей  и их телефонов; перечень подведомственных организаций с указанием их почтовых и телеграфных адресов, фамилий руководителей и заведующих канцеляриями, номеров их телефонов; перечень постоянных корреспондентов с аналогичными данными, перечень документов, не подлежащих регистрации; классификатор документов или участков (вопросов) деятельности учреждения; список ответственных исполнителей, которые согласно инструкции по делопроизводству или другому распорядительному акту могут подписывать документы от имени учреждения или предприятия с указанием их фамилий и номеров телефонов; номенклатуру дел; список служебных телефонов сотрудников учреждения; справочники адресный и административно-территориального деления; другие специальные справочники; инструкцию по делопроизводству; перечень документов, подлежащих обязательному контролю   исполнения.

      Регистрировать  документы могут в одном или, как исключение, в нескольких структурных подразделениях. При этом регистрационные формы (журналы и карточки), формулировки регистрационных записей, делопроизводственные индексы и схемы построения справочных карточек должны быть максимально однообразны. При возможности названные элементы следует унифицировать в рамках одного или нескольких учреждений. Например, можно унифицировать структуру (рубрикацию)   справочно-информационных картотек главных управлений министерств,   делопроизводственные индексы предприятий системы, на которых введены типовые структуры аппарата управления,   и т. д.

      Регистрировать  документы должен опытный делопроизводственный работник, который знает делопроизводственный процесс, функции  учреждения и его  подразделений, состав документации, циркулирующей  в учреждении, умеет выделить и  четко изложить основную мысль  регистрируемого  документа в случае, если отсутствует  его заголовок, владеет техникой машинописи.