Регистрация документов в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортос

    2.2. Порядок работы с входящей документацией 
 

      Как уже отмечалось в первой главе, можно выделить три группы документов: поступающие (входящие) документы, отправляемые (исходящие) документы и внутренние документы. Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения.

      Работа  с входящими документами начинается со стадии приема документов секретарем, дальнейшей сортировки и регистрации. После рассмотрения их руководителем и простановки резолюции документы направляются на исполнение.

      Со  стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение трех лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшее использование или уничтожение). Основу  правильной организации работы с  документами составляет четкое разделение функций и вытекающих из них обязанностей между работниками предприятия. Точное знание обязанностей повышает ответственность каждого работника и в то же время исключает дублирование операций при работе с документами. Разделение труда между работниками закрепляется в должностных инструкциях или в инструкциях по делопроизводству.

    Различные операции по обработке документа  следует выполнять параллельно, чтобы сократить время его  пребывания в сфере делопроизводства и повысить оперативность исполнения. Например, копирование документа, в  исполнении которого должны принимать участие несколько лиц, и одновременная передача копии всем исполнителям. Копии с документа снимают после  рассмотрения его руководителем  и нанесения резолюций. Количество копий соответствует  

количеству  исполнителей; подлинник передается ответственному исполнителю (как правило, фамилия его стоит в резолюции первой).

       Входящие  документы образуют 3 направления  движения:

      - руководству предприятия;

       - руководству структурных подразделений;

    - непосредственно специалисту.

    Все поступившие в ГУП «БТИ Республики Башкортостан» документы, независимо от способа поступления (почта, телеграф, факс, электронная почта) передаются делопроизводителю, для обработки, которая включает в себя несколько этапов:

      1.  Прием и первичная обработка  документов.

      2.  Предварительное рассмотрение и распределение документов.

      3.  Регистрация документов.

       4.  Рассмотрение документов руководством.

      5.  Передача документов на исполнение.

      6.  Контроль исполнения.

      7. Подшивка документов в дела.

      Прием и первичная обработка  документов.

       В нормативных документах¹ регламентированы правила первичной обработки  поступивших документов, которые сводятся к следующему:

        1.  проверяется правильность доставки. Ошибочно доставленная документация  возвращается на почту для пересылки адресату;

      2. проверяется целостность упаковки, сохранность печатей, конверты  вскрываются, проверяя комплектность  и сохранность вложений. При обнаружении  повреждений конвертов, отсутствия  документов, приложений к ним,  несоответствия документов и  приложении об этом сообщают отправителю;

       3.  при поступлении машиночитаемых  документов обрабатывается только 

__________________

     ¹ ГОСТ Р.6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов».  

сопроводительная  документация, машинные  носители в  упаковке передаются  по назначению;

      4.  телеграммы, поступившие в организацию,  принимаются под расписку с проставлением даты и времени приема. Регистрируются по тем же правилам, что и письма;

       5.  текст поступившей телефонограммы  записывается (печатается) получателем  на специальном бланке или  в журнале и оперативно передается  руководителю, которому она адресована;

    6.  как правило, конверты уничтожают, их сохраняют (подкалывая  их к документу) только в  тех случаях, когда на документе  отсутствует обратный адрес, когда дата на почтовом штемпеле имеет значение для доказательства даты получения документа, когда на конверте нет надписи «лично», а документ носит личный характер. Конверты с обращениями граждан сохраняются всегда;

      7.  документы с пометкой «лично»  не вскрываются, а передаются  адресату. Если в конверте служебный  документ, то адресат после прочтения возвращает его в канцелярию для регистрации;

       8.  на всех входящих документах  проставляется регистрационный  штамп, фиксирующий факт и время  поступления документа в организацию.  В штампе указывается наименование  организации, дата поступления,  при необходимости - часы и минуты, обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса;

    9.  сортировка документов на регистрируемые  и нерегистрируемые в соответствии  с перечнем нерегистрируемых  документов. Сразу по назначению передаются документы с пометкой «лично». Затем откладываются нерегистрируемые, и, наконец, документы, подлежащие регистрации.

    Предварительное рассмотрение и  распределение  документов.

    Предварительное рассмотрение документов проводится делопроизводителем ГУП «БТИ Республики Башкортостан». Документы, не подлежащие предварительному рассмотрению, передаются по назначению: 

    - структурным подразделениям;

       - должностным лицам.

      Если в поступившем документе  имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству учреждения вместе с поступившим документом или соответствующей справкой. Руководству направляются следующие документы, полученные:

       - из администрации Президента (указы); 

       -  из правительственных органов (постановления); 

      - от органов представительной и исполнительной власти; 

      - документы вышестоящих организаций; 

       - жалобы на действия подчиненных должностных лиц; 

     - другие важнейшие документы, содержащие необходимую информацию по принципиальным вопросам деятельности организации.

      Передача  документов руководству или непосредственным исполнителям должна быть осуществлена в день их поступления.

      Документы, поступившие по каналам электронной  почты, должны подлежать следующей  обработке:

1. отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки;
2. адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажном носителе;
3. каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик, которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти ящики. При наличии электронной почты документы обрабатываются и исполняются при помощи автоматизированной регистрации.   Отправителю необходимо поставить отметку «соответствует оригиналу».

 
 

    Документы, поступившие по каналам факсимильной связи, обрабатываются следующим образом:

1. объем передаваемого документа не должен превышать 5 листов формата А4;
2. документ для передачи по каналам факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца, подписанной руководителем подразделения (заявки хранятся в течение 1 года);
3. ответственность за содержание информации, передаваемой по факсу, возлагается на исполнителя, подготовившего документ, и руководителя соответствующего подразделения;
4. запрещается передавать текст документов с пометкой «Для служебного пользования»;
5. подлежащий передаче документ учитывается в журнале установленной формы без проставления регистрационного штампа, передается адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;
6. факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

      Регистрация документов.

         На  входящих документах в правом нижнем углу первого листа проставляется  отметка о поступлении. Она может  проставляться в виде штампа от руки. Отметка заключается в присвоении порядкового номера документу и записи его в регистрационный штамп. Факсимильное  изображение имеет уже дату получения, поэтому в нем проставляется  лишь порядковый номер.

      Документы, подлежащие регистрации, вносятся в регистрационную  форму, установленную в организации (журнал, карточка, электронная карточка). На  сегодняшний день существует 3 вида регистрации документов:

1. Журнальная  регистрация - эта форма используется в тех организациях, куда поступает  небольшое количество документов (500-600 документов в год). Для каждой категории документов разрабатывается  свой журнал с разной степенью

 
 

дробности  сведений о документе. Форма регистрационного журнала обычных  входящих документов имеет следующие  графы:

         - дата получения;

         - наименование документа;

         - регистрационный номер;

         - корреспондент;

         - номер и дата документа;

         - содержание;

         - резолюция;

         - исполнитель;

         - срок исполнения;

         - отметка об исполнении; 

         - номер дела. 

       2. Карточная регистрация -  форма регистрационно-контрольной карточки РКК и расположение на ней реквизитов могут быть определены в самом предприятии и записаны в инструкции по делопроизводству. Она может иметь формат А5 (148*210) или А6 (105*148). Для различных регистрируемых групп можно использовать карточки разных цветов, цветные полосы по верхнему полю или по диагонали. Для каждой категории документов, подлежащей регистрации, используется свой цвет карточки. В основном в организации содержатся две основные картотеки: сроковая контрольная и справочная.

      3. Автоматизированные системы регистрации -   при использовании данной формы регистрации одна из двух форм, журнальная или карточная, заполняется на компьютере.   Наиболее  оптимальной представляется индивидуальная система регистрации с использованием локальных компьютерных сетей, так как они создают универсальные возможности, как регистрации, так и справочной работы с документами. Данный вариант дает возможность осуществлять регистрацию децентрализовано и создавать при этом единую базу данных организации, которая содержит сведения обо всех поступающих документах.

     

       Рассмотрение документов руководством.

     

        Руководство, ознакомившись с документом, должно составить резолюцию, т.е. принятое им решение по информации, содержащейся в документе. Резолюция должна содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.  На  документе должно быть не более одной резолюции. Последующие резолюции руководителей необходимы, когда в них детализируется порядок исполнения документа.

      Рассмотрение  документов должно производиться в день поступления документа. После рассмотрения документ необходимо возвратить в канцелярию

для перенесения  текста резолюции на регистрационную  карточку, затем доставить по назначению. Документ передается исполнителю в  день его получения и регистрации.   В случае, когда руководитель отсутствует, документ может быть передан непосредственно исполнителю, но обязательно с сообщением об этом руководителю.