Регистрация документов в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортос

    Работу  с исходящей документацией можно организовать при наличии локальной  сети. Практически каждый исполнитель  в нашем предприятии имеет  персональный компьютер. Следовательно, можно создавать архив документации непосредственно на месте работы и передавать на общее хранение и создание общего архива делопроизводителю.

       Документы, отправляемые организацией, в том  числе на машинных носителях, проходят сортировку, упаковку, оформление почтового отправления и сдачу в отделение связи.    Обработка и отправка осуществляются делопроизводителем в соответствии с действующими Почтовыми правилами. 

    Делопроизводитель проверяет правильность оформления документов, наличие указанных в документе приложений, соответствие количества экземпляров количеству адресатов, даты подписания, регистрации и отправки. Неоформленные или неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителям на доработку.   На  заказную корреспонденцию составляют опись рассылки, на которой проставляется фамилия сотрудника и дата отправки.

    Документы на машинных носителях принимаются к отправке в упаковке, соответствующей техническим требованиям, при наличии сопроводительного письма, оформленного и зарегистрированного в установленном порядке.

      Документы, переданные на отправку, обрабатываются и отправляются в тот же день или не позднее первой половины следующего рабочего дня.

      Таким образом, подготовка исходящих документов складывается из подготовки проекта документа, его согласования, визирования, перепечатки, подписания, регистрации и отправки. На движение исходящих документов, прежде всего, оказывает влияние количество подразделений, участвующих в составлении документа, количество операций по согласованию и визированию. Кроме того, чем выше уровень подписания документа, тем больше инстанций он проходит. 
 

    2.4. Подготовка  и оформление внутренних документов 

      Внутренние документы проходят следующие стадии:

         - подготовка проекта документа,

         - перепечатка,

         - согласование,

         - визирование,

         - подписание,

         - исполнение.

      Поэтому маршруты их прохождения на этапах подготовки и оформления те же, что и у исходящих документов, а на этапе исполнения совпадают с маршрутами  

входящих  документов. Однако некоторые виды внутренних документов могут иметь свои маршруты. Протоколы не требуют составления проекта; докладные записки, справки и т.п. документы поступают прямо к руководителю, на имя которого они написаны. Докладные записки на имя руководителя предприятия, справки и другие внутренние документы после рассмотрения должностным лицом передаются подшиваются в соответствующие дела.

       

          Глава 3.   Автоматизация  регистрации документов 
 

      Автоматизированная (электронная) форма регистрации документов ведется с помощью специального программного обеспечения, которое устанавливается на персональный компьютеры (или на сервер и персональные компьютеры, объединенные в сеть). При ее использовании сведения о  документе вводятся в электронную  регистрационно-контрольную карточку, сохраняемую в базе данных.

      Автоматизированная  система регистрации позволяет:

      -  регистрировать документы на различных рабочих местах;

     - организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документе (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных предприятия;

     - на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

     - организовать контроль за исполнением документов.

      Предприятие может самостоятельно разработать программу для регистрации документов, но чаще всего используются готовые программные продукты, автоматизированные системы документационного обеспечения управления (АСДОУ), позволяющие автоматизировать всю работу с документами, начиная с создания проекта или регистрации документа и заканчивая завершением исполнения или отправлением документа в другую организацию.

      Автоматизированная  форма регистрации в настоящее  время широко применяется во многих предприятиях, так как она имеет ряд существенных преимуществ по сравнению с журнальной и карточной формами регистрации:

     

     - быстрый поиск документов по любому реквизиту или реквизитам регистрационно-контрольной карточки;

       - автоматическое формирование отчетов, сводок, ведение справочно-аналитической работы по документам;

      -   автоматический контроль за исполнением документа;

       -  возможность одновременно регистрировать документы на нескольких рабочих местах;

      - возможность организации децентрализованной регистрации документов с объединением сведений о всех документах в одной базе и другие.

      Таким образом, введение автоматизации регистрации  документов обеспечивает сбор и хранение исчерпывающих данных обо всех документах предприятия, позволяет осуществлять эффективный контроль и вести информационно-справочную работу, а также автоматически составлять при необходимости внутреннюю опись в делах и описи дел постоянного хранения.  

     

          
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение 

         В современном обществе информация стала полноценным ресурсом производства, важным элементом социальной и политической жизни общества.    Информация  фиксируется в документах, которые придают ей организационную форму и перемещают ее во времени и пространстве. Документы и документная информация лежат в основе управленческих решений и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой и тем самым способствуют их исполнению.

         Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность работы предприятия во многом определяется умением соответствующих должностных лиц составлять и оформлять управленческие документы. По сути дела, организация работы с документами является координирующим центром конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку организацию телефонных разговоров и т.д. Все это особенно необходимо для оперативного выполнения срочного задания руководства определенным должностным лицам закрепленного подразделения.

         Работа  с документами должна иметь настолько  отработанный порядок, чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия. Неважно, на каком уровне будет вестись  делопроизводство: традиционным способом или современным безбумажным  обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

    Анализ  регистрации документов ГУП «БТИ Республики Башкортостан» показал, что документирование деятельности предприятия ведется на высоком уровне.  Но так, же были выявлены недостатки: нарушения правил оформления в журнале регистрации входящей документации. Так, например, две первые графы содержат дублирующую информацию, отсутствует регистрационный номер.  

Вместо  графы «Резолюция или кому направлен  документ» следует  применить  две графы: «Резолюция» и «Ответственный исполнитель». Отсутствует графа «Срок исполнения» - ее необходимо внести, т.к. каждый документ имеет срок исполнения. Для облегчения поисковой работы с документами данный журнал необходимо пересмотреть и переработать, т.к. существующий журнал не только не облегчает поиск документа, а даже затрудняет его.

    Журнал регистрации исходящей документации составлен грамотно, чем журнал этого же предприятия по учету входящих документов. Не хватает графы «Исполнитель». Она является значимой, т.к. при возникновении каких-либо несоответствий ответственность несет исполнитель. Отметка «Примечание» может быть, и не использована.

    Устранить данные ошибки и недостатки возможно путем автоматизации и внедрения  более подходящего для деятельности конкретного анализируемого предприятия программного продукта, которая:

     -  позволит регистрировать документы на различных рабочих местах;

     - организовать децентрализованную регистрацию документов в структурных подразделениях с объединением сведений о документе (как внутренних, так и поступивших) в единой базе данных предприятия;

     - на основе базы данных организовать информационно-справочную работу;

     - организовать контроль за исполнением документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список источников и литературы: 

Источники

    1. Федеральный закон №149-ФЗ от 27.07.2006 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Российская газета. - 2006.

    2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., ВНИИДАД, 2003.

    3. Правила по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2005.- №4.

    4. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. – М.: Изд-во стандартов, 2003.

    5. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. -  М.: Изд-во стандартов, 1998. 10. ГОСТ 34.601-90 «Автоматизированные системы. Стадии создания». – М.: Изд-в стандартов, 1992. 

       6. ГОСТ 34.201-89 Виды, комплектность и обозначение документов при создании автоматизированных систем. – М.: Изд-во стандартов, 1990.

    7. Положение ГУП «БТИ Республики Башкортостан».

    8.  Должностная инструкция

    9.  Информационно-справочные документы. 

Литература

    1.  Борискин В.В. Нормативное регулирование делопроизводства // Справочник секретаря и офис-менеджера. -2006. - №8. – С. 24-27.

       2. Делопроизводство: Учебник для ВУЗов/ Быкова Т.А., Вялова Л.М., Максимович Г.Ю., Санкина Л.В.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: МЦФЭР, 2004. – 543 с. 
 

    3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. – М.: ИНФРА-М, 2003. – 331 с.

    4. Санкина Л.В. Делопроизводство: Справочное пособие. - М.: МЦФЭР,

2002. - 288 с.

    5. Стенюков М.В. Справочник по делопроизводству. - М.: ПРИОР, 2001. – 142 с.