Регистрация документов в Чекмагушевском территориальном участке Кушнаренковского межрайонного филиала ГУП «БТИ Республики Башкортос

     В XVI- XVII века регистрация в основном преследовала одну главную цель – обеспечение землевладельцам сохранение прав собственности на землю и на работников. Она не была самостоятельной делопроизводственной операцией. Вот почему регистрация документов рассматривается не в специальных, а в общих законодательных актах.

     XVIII век – это время радикальных перемен в организации делопроизводства. Регистрация документов рассматривается как один из основных его этапов, разрабатывается целая система норм, регулирующих регистрационный процесс. В это время начинается законодательное закрепление норм всего делопроизводства, так как это требовали интересы разросшейся государственной машины.  

         

      Правила регистрации документов были сформулированы в изданном в 1722 году «Генеральном регламенте». Глава I «Генерального регламента» предписывала «тайные дела содержать в тайне», задачу охраны документа ставила и регистрация. Одновременно регистрационные журналы выполняли роль справочного аппарата: «по журналам можно найти, что в регистратуре искать надобно». Кроме того, регистрация оказывала помощь в осуществлении контроля за исполнением документов, в их систематизации, так как регистрационные велись по каждой группе документов.

     Начиная с того периода, на документах появляются входящие и исходящие номера. На  поступивших документах проставлялась  номер и дата получения, в общем журнале («повседневная записка») излагалось содержание документа с указанием, кому послано на исполнение. Существовало 4 книги для регистрации входящих и исходящие документов:

     - в книгу «С» записывались в хронологическом порядке документы от царя и Сената, к ней прилагался реестр зарегистрированных документов;

     - в книгу «Д» - документы других коллегий и местных учреждений;

     - в книгу «А» регистрировались документы, адресованные царю;

     - в книгу «В» регистрировались документы, отправленные в другие коллегии, указывались дата, кому и куда отправлен документ, его краткое содержание.

      Согласно «Учреждению  для управления губерний» 1775 года для  получаемых документов велся «реестр  входящих бумаг», для отправляемых – реестр документов, посылаемых в вышестоящие учреждения (рапорты, донесения, представления), и реестр документов, посылаемых равным и подчиненным учреждениям и лицам.

      Правила регистрации документов в учреждениях  XIX века определялись «Общим положением учреждений министерств» 1811 года. Процесс регистрации был сложным, поступавшие документы регистрировались на всех ступенях движения: в канцелярии министерства, в департаменте, отделении. В канцелярии министерств  велся общий  журнал поступивших документов, в которых  

излагалось  его краткое содержание, указывались  номер, учреждение или лицо, от которого документ получен, дата получения. Кроме  того, каждое отделение канцелярии имело свой частный журнал входящих документов, где регистрировались те из них, которые рассматривались самой канцелярией и не относились к ведению департаментов.     В канцелярии министра и департаментах было по два журнал исходящих документов:

      - общий журнал, в него вносились все документы с «самым кратким означением их содержания»;

      - частный журнал, в него записывались документы во всем их пространстве «от слова до слова».

      В «Положениях о письмоводстве  и делопроизводстве в Военном  ведомстве» 1911 года предусматривались  изменения в организации документов: в отдельных случаях допускалось  применение карточной формы регистрации. Для ускорения заполнения регистрационных форм рекомендовалось давать такой заголовок, который мог бы «служить готовой записью во входящий журнал». Однако  общая практика регистрации документов оставалась прежней. Многократность регистрации одного и того же документа на пути его движения к исполнению не способствовала быстрому решению вопросов.

    Появившись  в одном из ранних периодов документирования, регистрация документов сохранила  свое назначение на протяжении многих лет вплоть до настоящего времени. Суть оставалась изначальной: регистрация укрепляла статус официального документа -  быть подлинным доказательством закрепленной в нем информации.  
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Регистрация документов в ГУП «БТИ Республики Башкортостан»

    2.1. Регистрация документов 

     Основой построения поисковых систем является регистрация документов¹ - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт

его создания, отправления или получения.  Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях. В ГУП «БТИ Республики Башкортостан» регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые независимо от способа их доставки, передачи или создания.     

      Важнейшим принципом регистрации документов является однократность. Это означает, что документы должны регистрироваться один раз: входящие – в день поступления, внутренние и исходящие – в день подписания или утверждения. Если зарегистрированный документ передается из одного структурного подразделения в другое, повторно его не регистрируют.

     Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из вышестоящих организаций, приказы министерства по основной деятельности, приказы по административно-хозяйственной деятельности, служебная переписка, обращения граждан и т.п. Регистрация обращений граждан осуществляется с помощью журнала регистрации обращения граждан.

     Моментом регистрации документа (в том числе и обращения граждан) считается момент фиксации факта поступления документа путем записи регистрационных данных о документе и проставления на документе даты и регистрационного номера. Регистрационный номер документа состоит из индекса

__________________

   ¹ ГОСТ Р 51141-98. «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Издательство стандартов. М., 1998. 

по классификатору органов исполнительной власти, индекса  структурного подразделения, индекса дела по номенклатуре дел, порядкового номера.

     Исходя из информационных потребностей регистрационный номер может дополняться кодом документа по классификатору корреспондентов, исполнителей и др. Составные части регистрационного номера отделяются друг от друга косой чертой и знаком дефиса. Например: 404-01-52/134.

     Для достижения информационной совместимости регистрационных данных и создания поисковых систем устанавливается следующий состав основных реквизитов регистрации:

    - наименование организации (автора или корреспондента);

    - наименование вида документа;

    - дата и регистрационный номер документа;

    - дата и индекс поступления;

    - заголовок к тексту (краткое содержание документа);

    - резолюция (исполнитель, содержание поручения, автор, дата);

    - срок исполнения документа;

    - отметка об исполнении документа и направление его в дело.

   Состав  основных реквизитов регистрации в  зависимости от характера документа  и задач использования информации может дополняться другими реквизитами:

    - гриф (пометка) ограничения доступа к документу;

    - внутренняя переадресация документов по исполнителям;

    - код по тематическому классификатору;

    - ключевые слова;

    - количество листов документа;

    - наличие приложений;

    - должностное лицо, поставившее документ на контроль;

    - промежуточные сроки исполнения;

    - перенос сроков исполнения; 
 

    - срок хранения документа;

    - статус документа (проект, версия);

    - вид передачи документа (почтой, факсом и т.д.) и др.

    В настоящее время находят применение три системы регистрации документов:

         - централизованная, при которой регистрация всех документов предприятия производится в одном месте, например,  в журналах в службы ДОУ или у делопроизводителя. Такая форма характерна для небольших учреждений и фирм;

      - децентрализованная, предполагает  наличие во многих пунктов регистрации документа. При данной  форме регистрация документов  осуществляется в журналах в структурных подразделениях секретарями подразделений;

     - смешанная, сочетающая в себе  элементы централизованной и децентрализованной систем.

      Наиболее  эффективной формой является последняя, смешанная система. При этом централизованно регистрируется документация, поступающая из федеральных и местных органов власти или направляемые в их адрес, важнейшие внутренние документы (приказы по основной деятельности и личному составу, протоколы, акты, докладные записки), а также предложения и жалобы граждан.

    Основными регистрационными формами документационного обеспечения управления в настоящее время являются:

    1.   Журнальная  форма может быть использована эффективно в организациях с небольшим объемом документооборота, а также для учета специальных видов документации, требующей особого внимания к их сохранности. Журнальная форма хорошо выполняет учетную и охранную функции. При всей надежности и простоте журнальной формы учета документов, она имеет целый ряд недостатков:

    - поскольку запись в журналах ведется в последовательности поступления документов, регистрацию может вести только один человек. Поэтому при большом количестве поступивших документов процесс регистрации приводит к задержке дальнейшей работы с документами; 
 

    - неизбежно приводит к дублированию этой операции, так как данные о документе нужны не только в канцелярии, но и в структурных подразделениях,

куда  он передается для исполнения, и  документ регистрируется повторно уже  во всех отделах, через которые проходит;

    - делает практически невозможной справочную работу по документам, так как при хронологической записи документов  для их поиска надо знать хотя бы приблизительную дату регистрации документа;

    - невозможно вести сроковой контроль за исполнением документов, так как документы имеют разные сроки исполнения и для выявления документов, срок исполнения которых истекает на определенную дату, надо просматривать все записи в журнале. В связи с этим на документы, требующие контроля, в

    предприятиях обычно заполняют дополнительные контрольные карточки, то есть операция регистрации дублируются. 

    2.  Карточная регистрация всех категорий документов осуществляется на единой по форме регистрационной карточке. Количество  экземпляров регистрационной карточки на документ определяется числом справочных и контрольных картотек во всех структурных  подразделениях и звеньях, в которых документ будет исполняться и контролироваться.  Преимущество  карточной системы регистрации заключается в следующем:

    -  регистрацией одновременно могут заниматься несколько работников;

    - карточки можно изготовлять в необходимом количестве экземпляров и, следовательно, отпадает необходимость в повторной регистрации документов в структурных подразделениях;

    - карточки «подвижны», их можно систематизировать по различным признакам и создавать картотеки, таким образом, карточная система регистрации обеспечивает информационно-справочную работу;

    - позволяет сразу же один экземпляр карточки передать в сроковую картотеку для контроля за исполнением документов.

      

    Применение  карточек для регистрации заметно  повышает оперативность нахождения документа или группы документов и одновременно сокращает трудоемкость процесса регистрации по сравнению с журнальной формой.