КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По дисциплине: Делопроизводство в туризме

Тема: «Язык служебных документов» 
 
 
 
 
 

г. Красноярск, 2009 г.

 

СОДЕРЖАНИЕ

 

ВВЕДЕНИЕ

 
    Составление служебных документов — трудный  и сложный процесс, который занимает много времени служащих. Рационализировав этот процесс, можно добиться экономии времени, повысить общую культуру документирования и управленческого труда

    В работе по документированию большую  роль играет словесное оформление решений, действий, связей. При подготовке документов следует учитывать, что язык является не пассивным фиксатором принятых решений, а выполняет активную стимулирующую роль в управленческой деятельности. Так, действенность директивной и распорядительной документации в значительной мере обеспечивается императивом — повелительной конструкцией языка приказов, распоряжений, постановлений. Соответствующих речевых конструкций требуют документы, излагающие просьбу, требование, благодарность и т.д. Деловая речь, деловой язык, деловое служебное письмо — понятия определенные. Деловой язык — это язык официальных взаимоотношений, это литературный язык.

    Традиции  и обычаи в документировании оказались  очень живучими. И сейчас еще встречаются  устаревшие термины, архаизмы, словосочетания, речевые штампы, канцеляризмы ("коим образам", "прошу не отказать", "при этом направляем", "дана настоящая" и др.). При составлении документов нужно пользоваться официально-деловым стилем.

    Литературный  язык имеет много стилей, художественно-беллетристический, общественно-публицистический, научный, производственно-технический, исторический, официально-деловой и т.п., которые все время развиваются и находятся в постоянном взаимодействии.

    Большинство документов составляется не от первого, а от третьего лица, причем местоимения  заменяются существительными (не "я прошу") а "институт просит", "Министерство не возражает"). В служебной документации недопустимы диалекты (местные говоры), просторечные и жаргонные слова.

    Язык  служебных документов должен удовлетворять  следующим требованиям:

  1. Соблюдение норм официально-делового стиля и современного литературного языка, прежде всего тех из них, которые помогают выразить мысль более четко и полно.

    В качестве нормы нередко выступают  и такие варианты языка, которые  наиболее целесообразны, уместны, а  потому и предпочтительны. Так, скажем, при выборе вариантов типа "оказать помощь — помочь", "допускать ошибку - ошибиться" надо учитывать традиции стиля, которыми пользуются в данном случае.

  2. Наличие слов, употребляющихся преимущественно в официальных документах, закрепившихся в административно-канцелярской речи (типа "надлежащий". "должный", "вышеуказанный", "нижеподписавшийся" и т.п.).

3. Использование терминов и профессионализмов (обусловленное тематикой, содержанием служебных документов), в первую очередь юридических и бухгалтерских;
4. Широкое употребление сложных отыменных предлогов, выражающих стандартные аспекты содержания, например: "в целях оказания помощи", "в порядке оказания помощи"',
5. Ограниченное употребление усложненных синтаксических построений — предложений с причастными и деепричастными оборотами, с различного рода перечислениями.

 

1.Правила изложения материала и логического построения текста документа

    Текст – основополагающий реквизит любого документа. Поэтому подготовка текстовой  части документации является важнейшим условием хорошо поставленного документирования управленческой деятельности.

    В зависимости от количества рассматриваемых  в тексте вопросов документы подразделяются на простые и сложные. Первые посвящены  одному вопросу, вторые – нескольким. Но текст любого документа, согласно требованиям, должен состоять не менее чем из двух основных частей. В первой из них дают обоснование или основание составление документа, во второй – излагают предложения, решения, распоряжения, выводы и просьбы. Даже в том случае, когда текст документа состоит из два логических элемента.

   В редких случаях текст документа  содержит одну лишь заключительную часть: в приказах, например, — распорядительную без преамбулы, в письмах и  заявлениях — просьбу без мотивировки.

   Однако  в большинстве случаев текст документа состоит из следующих логических элементов: введения, доказательства, заключения. Нередко заключению предшествуют выводы.

   Во  введении излагаются причины и непосредственный повод для составления служебного документа. В этой части текста нередко делают ссылки на другие, ранее полученные документы, послужившие основанием для создания данного документа.

  В доказательстве выражается существо вопроса, при водятся доводы, факты, ссылки на доказательства, цифровые данные, обосновывающие правильность поднимаемого вопроса. Сложное доказательство обычно заканчивается выводом. Доказательства должны убедить адресат в необходимости удовлетворения ходатайства, просьбы или требования.

  Выводы  не являются отдельным логическим элементом, так как они примыкают к доказательству и неотделимы от него.

  Заключение  — главная логическая составная  часть, в которой формулируется  основная цель документа, его ведущая  мысль, просьба, предложение, согласие, отказ. Заключение в служебном документе  обязательно.

   По  характеру содержания заключения неодинаковы Они делятся на активные и пассивные (или описательные) Активные заключения, в свою очередь, подразделяются на прямые и косвенные. В прямом активном заключении адресат побуждается к определенным действиям. 

   Пример  прямого расположения документов.

Введении        в обосновании претензий от 22. 05. 09

№ 100-ЮР Вами представлена копия акта бюро товарных экспертиз от 12.05.06.

Доказательство: для рассмотрения вопроса по существу требуется представление подлинных  документов.

Заключение: Поэтому просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.06.

  При обратном порядке изложения этот текст будет выглядеть таким  образом:

Заключение: просим срочно направить подлинник акта бюро товарных экспертиз от 12.05.06

Доказательство: т.к. для рассмотрения претензии по существу требуется представление подлинных документов.

   В обратном порядке излагают несложные  документы. Им следует пользоваться как можно реже. Дело в том, что  в заключении, если оно ставится на первое место, надо излагать всю сущность вопроса и в последующей части текста дать полностью его обоснование. Иначе документ становится непонятным и читать его приходится в обратном направлении (снизу вверх). Написать же заключение так, чтобы в нем была полностью раскрыта цель составления документа, довольно трудно. Вот почему прямой порядок расположения логических элементов более приемлем, особенно для подготовки больших по объему документов. Этого метода изложения должны придерживаться составители документации в вышестоящие и равные по положению организации и учреждения. Тон документа в любом случае должен быть корректным, выдержанным, не дающим повода вступать в полемику и заводить излишнюю переписку.

   Деление текста на логические элементы является условным приемом, который помогает выработать план документа и последовательно изложить содержание.

   Текст сложных документов содержащих по различным  вопросам деятельности учреждения, организации  или предприятия (положения, инструкции, доклады, отчеты, обзоры и т.д.), стандартом допускается делить на составные части: разделы, подразделы, пункты, подпункты (арабскими цифрами). Разделы и подразделы текста должны иметь заголовки, кратко выражающие суть их содержания.

   Деление текста на составные элементы тесно  связанные между собой и снабжение их заголовками улучшает документ делает его более доходчивым и выразительным.

   В повествовании нужно стремиться выделять узловые события, наиболее характерные факты, детали, черты. При этом нельзя забывать, что протяженность явления во времени и степень важности явления далеко не всегда находятся в прямо пропорциональной зависимости. Например, для автобиографии взрослого человека не имеют существенного значения события его детства, хотя оно и длилось более полутора десятков лет, а вот сведения о первых годах трудовой деятельности любого работника представляют в этом служебном документе значительный интерес. Их и нужно отразить с надлежащей полнотой. Здесь разрыв в хронологии повествования будет вполне оправданным.

   При работе над описательным текстом следует стремиться к раскрытию наиболее важных признаков явления. По степени важности их необходимо и располагать, что будет служить требованиям последовательности в изложении материала.

   Доказательства  бывают двух видов: дедуктивные и  индуктивные. В первых мысль развивается в направлении от общего к частному, т.е. от общих суждений к частным выводам. В индуктивных доказательствах, наоборот, мысль идет от отдельных разрозненных фактов к обобщению. Подобным образом нередко излагается материал в рассуждении.

   По  способу изложения тексты обычно делят на следующие виды: повествование, описание и рассуждение.

• В повествовании рассказывается о событиях, явлениях, фактах в той хронологической последовательности, в которой они происходили в действительности. Этот тип изложения чаще всего применяется в таких документах как информационные сообщения, отдельные виды протоколов, автобиографии, докладные записки и т.п.
• В описании дается характеристика явления, события, действия лица или факта в форме перечисления его признаков, особенностей, черт, проявлений. В этом типе изложения можно выделить отдельные элементы, отрывки, раскрывающие те или иные стороны объекта. Такие элементы конкретизируют и обосновывают общую характеристику
• Весьма распространенным способом изложения является рассуждение. Оно выражается в логически последовательном ряде определений, суждений и заключений, раскрывающих внутреннюю взаимосвязь явлений или событий и доказывающих какое-то положение (тезис).

  Следует отметить, что в чистом виде названные типы изложения текстов встречаются редко. Чаще всего они переплетаются между собой, дополняют друг друга. Такое взаимодействие особенно характерно для сложных документов. Составителю документации необходимо творчески использовать особенности каждого из видов изложения в работе по документированию.

2. Правила сокращений  в текстах документах

 
В документах применяются различные  типы сокращений. Однако все сокращения должны отвечать требованиям утвержденных в 1956 г "Сводных правил русской  орфографии и пунктуации", а также требованиям ГОСТ 1.5-85.

   Сокращения  оправданы, поскольку они укорачивают  время на составление текста, уменьшается  их объем и, естественно, затраты  на изготовление документа.

Принято различать сокращения нескольких типов.

1.  Буквенные (инициальные) сокращения (аббревиатуры), которые образованы из первоначальных букв каждого слова, например. ГУМ, ВТЭК, МВД и т.д. Почти все инициальные сокращения пишутся с прописной буквы (за исключением тех, которые превратились в самостоятельные слова, например, загс, вуз и т.п.).

2. Сложносокращенные слова смешанного образования состоят из аббревиатур и усеченных слов. Пишутся они по-разному, например ВНИИуголь, районе и др.
3. Сложносокращенные слова сложного типа, например - колхоз, совхоз, теплоход, Ростсельмаш, Главморпуть и т.д.
4. Отдельные, частично сокращенные слова, состоящие из части основы и полного слова, отличаются какими-либо особенностями в расшифровке, в категории рода, склонении, например, завкадрами, замдиректора, главпочта и т.д.
5. Заимствованные из других языков, например: Би-Би-Си, АПН, напалм, лавсан и т.п.
6. Условные графические сокращения для обозначения должностей, географических понятий, промежутков времени, количественных определений, названий городов, сел, деревень, областей, районов, улиц, проспектов и т.п.

  Особенность графических сокращений в том, что  они не произносятся в устной речи. После такого сокращения обязательно  ставится точка, например: г. (город); с. (село); обл., р-н и т.п. Графические  сокращения всегда пишутся строчными  буквами.

   Не сокращаются реквизиты "заголовок", "автор документа", "подпись". Не допускается сокращение слов через косую линию, т.к. такой способ не предусмотрен, например: н/заводе (на заводе), м/мать (многодетная мать). Общепринятые сокращения употребляются при перечислениях и ссылках, при рядом стоящих цифрах, названиях, фамилиях, например и т.д. (и так далее), и т.п. (и тому подобное), и пр. (и прочее), и др. (и другое), 1 млн, 50 км и т.д.