Сокращается союз "то есть" (т.е.), а слова "так  как" "таким образом", "потому что", "так называемый" не должны сокращаться.

   Названия  ученых степеней, званий могут сокращаться  непосредственно только перед фамилиями  как в тексте, так и в реквизите "подпись", например: акад.

     Захаров, доц. Петров, канд. техн. наук Леонов, инж. Иванов и др. - наименование должности допускается сокращать только в тексте, например: "на собрании выступил гл. механик Силаев Л.П." Причем слова "зам.", "зав.", "пом.", пишутся слитно (завотделом, заве кладом, помдиректора). Но если эти слова отделяются от существительного прилагательным, то после них ставится точка: например зам. главного инженера.

   Географические  понятия сокращают только перед  словами, к которым они относятся, например: оз. Балатон, г.Донецк.

   При написании адреса в реквизите "адресат" допускается сокращать: ул. (улица), пр. (проспект), пер. (переулок), пл. (площадь), д. (дом), корп. (корпус), кв. (квартира), обл. (область), пос. (поселок). Сокращения промежутков времени и количественных определений допускаются после числительных, выраженных цифрами: 5 тыс. вагонов, 12 тыс. голов скота, 20 млн. крб.

  Слово "год" сокращается только при  цифрах, например: 1992 г.

   При обозначении периода времени  пишут так: 1990-1995 гг., если же между  годами есть предлог "по", тогда  следует писать, с 1990 г. по 1996 г.

   При обозначении учетного хозяйственно-административного  бюджета годов пишут 1995/96 уч.г., —  в остальных случаях 1995/96 г. (если имеется в виду год административный, хозяйственный, учебный, бюджетный).

   При написании даты смешанным способом (словесно-цифровым и буквенным) слово "год" пишется буквой г., например, 22 мая 1996 г. При сочетании названия месяца и года слово "месяц" не пишется: (в октябре 1995 г.). Не пишут в тексте "в октябре с.г." (сего года), нужно указать год полностью: в октябре 1995 г.

   При ссылках в тексте на страницы, рисунки, чертежи, таблицы их следует сокращать, если они стоят при цифрах, например с.8, рис.4, черт.З. табл.5.

   При исчислении времени в документах пишут 20 ч или 20-00, 8 ч¹ 45 мин., слово "утро" и "день" не должны употребляться.

  Слова "час", "минута", "секунда" при цифрах сокращаются, например: — 5 ч 32 мин 20 с (точка в конце сокращений не ставится).

  Знаки №, §, % в тексте ставят только при  цифрах, причем во множественном числе  они не удваиваются, например № 16, 6, 9, § 7, 10, 12, 50-60 %.

  Следует применять только официально принятые сокращения названий учреждений, организаций, например. Минуглепром, Минобразования и др.

   Сокращенные названия марок машин, механизмов, станков, инструментов и др., состоящие из отдельных буквенных или смешанных (буквенных и цифровых) индексов, должны писаться без кавычек прописными буквами. В таких сокращениях цифры, если они стоят после буквенных индексов, должны отделяться дефисом, например: ГАЗ-51, ВАЗ-69. Если же буквенные обозначения стоят после цифр, то весь индекс пишется слитно. ИЛ-18Д.

3. Написание чисел и оформление таблиц в документах

 
   Цифровая  информация и таблицы часто приводятся в документах. Существуют определенные правила их оформления. Так, однозначные  количественные числительные (отвечают на вопрос "сколько") падежных наращений не имеют, например, в реквизите "приложение" количество листов и экземпляров пишется только цифрами, на 3 л в 2 экз (не пишется на 5-ти, в 3-х). Если число имеет при себе сокращенную размерность, оно пишется только цифрами: 8 кг, 5 л, 25 км и т.д., если же числа не имеют единиц измерения в тексте документа, они пишутся только словами, например: в одном направлении, с тремя болтами и т.д.(кроме составных числительных: 21, 35, 198 и т.п.).

  Числа, начиная с десятков тысяч, пишутся смешанным способом: 15 млн. человек, 20 тысяч руб., 200 тыс.экз., но единообразно в пределах одного текста.

   Порядковые  числительные, выраженные римскими цифрами, падежных окончаний не имеют, например: на IV сессии Верховного Совета Украины. Порядковые числительные не имеют наращений, если они стоят после существительного, например: рис. 2, в черт. 2, на с. 41. Если несколько (больше двух) порядковых числительных стоят рядом, падежные наращения ставятся только при последнем, например: 1, 2, 3-й и т.д.

  Сложные слова, первой частью которых является числительное, пишутся смешанным  способом, через дефис (без падежных наращений), например: 200-тонный, 300-летия, 40-миллиметровый, 12-томный.

  Единицы измерения при числительных, обозначающих предел, пишутся только раз: 20-30 шт., или от 20 до 30 шт.

  Денежные  суммы пишутся так: вначале сумма  указывается цифрами, а в скобках  — словами, например: в размере 25600 руб. (двадцать пять тысяч шестьсот руб.).

   Если  в тексте документа приводится ряд  числовых значений величины, выраженной одной и той же единицей измерения, то эта единица измерения указывается только за последней цифрой.

Пример: Таблица 1

Количественный  состав документов

  Таблица может иметь заголовок, который  размещается справа над нею. Он не подчеркивается. Таблицу располагают  на ближайшей странице, после ссылки на нее или, если это невозможно, в ближайшем месте. Пример: см. таблица 1

   Если  текст небольшой, а таблиц много, то последние могут располагаться  в конце текста, по порядку номеров. В пределах раздела таблицы нумеруются арабскими цифрами. Номер таблицы  состоит из номера, раздела и порядкового  номера таблицы, разделенных точкой, например: таблица 1.2 (вторая таблица первого раздела). При ссылке в тексте на таблицу пишут сокращенно: табл. 12. Повторные ссылки на таблицу следует давать так: см. табл. 1.2. Если в документе одна таблица, то ее не нумеруют и слово "таблица" не пишут.

  Таблицу с большим количеством граф допускается  делить на части и размещать одну часть под другой. В этом случае слово "таблица" и ее порядковый номер указывают один раз справа над первой частью, над остальными частями пишут слово "продолжение" с указанием порядкового номера таблицы. 
 

4. Названия учреждений, организаций, предприятий в документах

  С прописной буквы пишутся все  слова в названиях высших органов  власти и управления, например: Верховный Совет Украины.

  В названиях республиканских государственных комитетов, министерств и других центральных учреждений с прописной буквы пишется первое слово и, конечно же, собственные имена, например Министерство Украины по делам защиты населения от последствий аварии на Чернобыльской АЭС.

   Названия самостоятельных главных управлений и отделов в составе Министерства или ведомства также пишут с прописной буквы, например: Технологическое управление по обогащению угля. Главное производственное управление.

   Названия  отделов, входящих в состав главных  управлений, пишут со строчной буквы, например: отдел новых машин Технологического управления, отдел эксплуатации Главного производственного управления.

  В официальных названиях организаций  с прописной буквы пишется  первое слово, например: Дворец сперта "Шахтер".

   Названия  объединений, комбинатов, шахт, трестов  и институтов, если им предшествуют родовые слова типа "производственное объединение", "комбинат", "трест", "институт", "шахта", пишутся  в кавычках и не склоняются, например: производственное объединение по добыче угля "Макеевуголь " - производственному объединению "Донецк-уголь".

  При отсутствии родовых слов названия необходимо писать без кавычек, и они склоняются, например. Минуглепром - Цонуглемашу.

   Названия  организаций, предприятий, съездов, конференций, начинающиеся со слов: Государственный, Всеукраинский, Чрезвычайный и др. или с порядковых числительных, выраженных словесно, пишутся с прописной буквы, например: Государственная библиотека, Государственный МакНИИ по безопасности работ в горной промышленности, II Всеукраинский фестиваль.

   Слово "совет" в единственном и множественном  числе всегда пишется с прописной  буквы, если входит в полное наименование органа власти; например. Ворошиловский  районный Совет народных депутатов  г.Донецка.

   В сокращенных названиях слово "совет" пишется слитно и со строчной буквы, например: горсовет, сельсовет, поссовет.

   В названиях документов, утвержденных Кабинетом министров Украины, слова "Постановление", "Положение", "Устав", "Инструкция" пишутся  с прописной буквы. Слова "распоряжение", "решение", "акт", приложение", "перечень" — со строчной, например:

   "В  соответствии с  Инструкцией о  вознаграждении за  открытия, изобретения  и рационализаторские  предложения ".

   Географические  названия, если они не входят в состав собственного имени предприятия, пишутся со строчной буквы, донецкая шахта "Кировская", но Старобешевская ГРЭС.

   В символических, условных названиях  предприятий или учреждений первое слово пишется с прописной  буквы и все название заключается  в кавычки, например: шахта "Красная Звезда ", завод "Красный пахарь ".

   Не  пишется в кавычках наименование предприятия, учреждения, если в нем  есть слово "имени" или "памяти", например: шахта имени Скочинского.

   Сокращенные названия (аббревиатуры) институтов, читаемые по первым буквам, пишутся прописными и без кавычек, например: ВНИМИ, ВШИДАД, МакНИИ, ВНИИугля.

   Во  множественном числе слова "государственные  комитеты", "министерства", "главные  управления при Кабинете министров  Украины" пишутся со строчной буквы.

  При перечислении в тексте нескольких министерств или комитетов следует писать их полное наименование.

Например: "Обязать Министерство финансов и Министерство лесного хозяйства ", но не "обязать Министерства лесного хозяйства и финансов ...".

  Однако  при перечислении объединений, комбинатов, трестов и т.п. родовое слово следует писать один раз. Например: обязать производственные объединения "Донецкуголь, "Макеевуголь ", "Снежнянскантрацит ", но не "объединение "Донецкуголь", объединение "Макеевуголь" и т.д.

5. Написание должностей, званий и фамилий

 

   Наименования  высших государственных и правительственных  должностей пишут с прописной  буквы, например: Президент России, Председатель Кабинета министров.

  Названия  всех других должностей — со строчной, например: министр культуры, член коллегии Министерства внутренних дел, генеральный директор производственного объединения по добыче угля "Донецкуголь ".

   Наименования  воинских, почетных и ученых звании пишут со строчной буквы, например: лауреат Государственной премии Украины имени Т.Г.Шевченко, доктор технических наук, почетный шахтер, генерал-полковник юстиции. В наименованиях орденов все слова, кроме слова "орден", пишутся с прописной буквы, например: орден Трудового Красного Знамени, орден "Знак Почета ".

   Имеются некоторые особенности написания  и склонения имен и фамилий. Не склоняются фамилии, оканчивающиеся на — аго, — яго, — ых, -их, -ово: Живаго, Дуняго, Черных, Долгих, Хитрово. Иностранные фамилии, оканчивающиеся на гласный звук (кроме неударяемых -а, -я), не склоняются: стихи Гюго, роман Золя, опера Верди и др. Украинские фамилии на -ко также не склоняются: Петренко, Шевченко. Фамилии на неударяемые -а, -я склоняются, как славянские, так и иностранные: например: Лагоде: творчество Шоуды, фильм с участием Джульеты Мазины. В институте имени Патриса Лумумбы. Русские и иноязычные фамилии с окончанием на согласную склоняются, если относятся к мужскому полу, и не склоняются, если к женскому, например, рабочему Киричеку, рабочей Киричек, у Карла Гофмана — у фрау Гофман.