Разработка положения о структурном подразделении организации

     Разработка  положения о структурном  подразделении организации

     При создании структуры (мировой) предприятия  необходимо не только определить функции  каждой структурной единицы, но и  закрепить их в соответствующем  документе. Положение о структурном  подразделении как раз и является документом, определяющим: порядок создания подразделения, правовое положение подразделения в организационной структуре предприятия, задачи и функции подразделения, права подразделения, взаимоотношения с другими подразделениями предприятия, ответственность подразделения. 

     Поэтому обязанности по разработке положений  могут быть возложены на отдел  кадров, юридический отдел и пр. Нельзя сказать, что законодательством  установлены требования к составлению  и оформлению положения о структурном подразделении. И это правильно, потому что предприятие должно самостоятельно создавать свою управленческую стратегию. Практикой выработано несколько моделей положений о подразделениях предприятия. Одной из наиболее распространенных является модель, которая содержит следующие разделы:  

1. Общие  положения.  
2. Структура и штатная численность подразделения.  
3. Задачи подразделения.  
4. Функции подразделения.  
5. Права подразделения.  
6. Взаимоотношения (служебные связи) подразделения с другими подразделениями предприятия.  
7. Ответственность подразделения.  

     Рассмотрим  основные элементы текста на примере  оформления положения по приведенной  модели.

     Макет положения

     (1) Наименование предприятия, организации, учреждения. Наименование предприятия (организации, учреждения), являющегося автором документа, должно соответствовать тому, которое закреплено в учредительных документах. Если в учредительных документах закреплено сокращенное наименование, его также указывают в документе, но помещают ниже полного (в скобках). В том случае, если автором является обособленное структурное подразделение предприятия (филиал, представительство), его наименование располагают ниже наименования предприятия. Напомним, что согласно статье 55 Гражданского кодекса РФ филиалом является обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения и осуществляющее все его функции или их часть, в том числе функции представительства. Под представительством, в свою очередь, понимается обособленное подразделение юридического лица, расположенное вне места его нахождения, которое представляет интересы юридического лица и осуществляет их защиту. 

     (2) Гриф об утверждении. Положения об основных структурных подразделениях предприятия утверждает директор. Положение о подразделении в составе основного подразделения (например, бюро в составе отдела) может утверждать руководитель основного подразделения, если такое полномочие отражено в его должностной инструкции или положении о возглавляемом им подразделении.  
 

     Гриф  утверждения документа должен состоять из:

     1. слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек);

     2. наименования должности лица, утверждающего  документ;

     3. подписи, инициалов, фамилии должностного  лица;

     4. даты утверждения.  

     Как правило, приказом директора предприятия  о создании структурного подразделения одновременно утверждается и положение. В этом случае гриф утверждения состоит из:

     1. слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек);

     2. наименования утверждающего документа  в именительном падеже;

     3. даты документа и его номера. Например: УТВЕРЖДЕНО Приказ Генерального директора ООО "Согласие" от 22.03.00 № 31  

     (3) Наименование структурного подразделения. Если слово "ПОЛОЖЕНИЕ" является наименованием вида документа, то реквизит (3) представляет собой заголовок к тексту. Он включает краткое содержание документа и согласуется с наименованием вида документа. Например, положение о финансовом отделе. Структурное подразделение предприятия - официально выделенный орган управления частью предприятия с самостоятельными задачами, функциями и ответственностью за выполнение возложенных на него задач. В данном случае речь идет о структурных единицах предприятия, не обладающих полными признаками юридического лица и не являющихся обособленными подразделениями.

     Различают следующие виды структурных подразделений:

     1. Управления.

     2. Службы.

     3. Отделы 

     4. Цеха.

     5. Отделения. 

     6. Бюро.

     7. Лаборатории. 

     8. Секторы.

     9. Участки. 

     Создание  того или иного подразделения  зависит от различных факторов. Прежде всего, это списочная численность  работников. Обоснование создания подразделения, как правило, увязывается с нормативами численности работников. Они как раз и предназначены для определения необходимой численности работников того или иного подразделения, установления должностных обязанностей, распределения работы между исполнителями. Так, например, на предприятиях со среднесписочной численностью работников свыше 700 человек создаются бюро охраны труда при штатной численности работников 3-5 единиц (включая начальника) или отдел - при штатной численности работников от 6 единиц.

     В то же время на ряде предприятий  создание отделов охраны труда допускается  при нормированной численности  работников не менее 4-х штатных единиц. Если обратиться к организационной  структуре федеральных органов  исполнительной власти, то можно найти  там следующую зависимость: штатная численность управления не может быть менее 20 единиц, отдела не менее 10 единиц, отдела (в составе управления) не менее 5 единиц, отделения - не менее 2 единиц.

     В структуру управления не могут входить  менее 3 отделов. Следует отметить, что создание таких структурных подразделений, как управления, характерно для органов государственной власти и муниципальных органов. На частных предприятиях наиболее распространенным является структурирование на отделы. Нормативы штатной численности предприятие определяет самостоятельно.

     Однако  нельзя не учитывать тот факт, что  дробление организационной структуры  и штатной численности предприятия  на мелкие подразделения в количестве 2-3 человек, руководители которых не имеют права на принятие управленческих решений, приводит к "размазыванию" ответственности руководителей всех уровней за принятые ими решения. В то же время увеличение степени ответственности вызывает ответную реакцию у руководителей подразделений, а именно требования о повышении заработной платы.

     Теперь, о наименовании структурного подразделения. Оно обозначает основное направление  деятельности. Существует несколько  подходов к установлению наименований подразделений. Прежде всего это  наименования, которые содержат указание вида подразделения и основное его функциональное направление, - например, "финансовый отдел", "планово-экономический отдел", "отдел организации и оплаты труда", "отдел кадров" и т.д.

     Наименование  подразделения может быть производным  от наименований должностей главных специалистов, возглавляющих эти подразделения, - например, "отдел главного технолога", "отдел главного механика" и т.д. В то же время практикой выработаны емкие наименования без указания на вид подразделения - например, "канцелярия", "главная бухгалтерия", "архив". К таковым относятся также и цехи.

     Будучи  производственным подразделением предприятия, цех может выпускать различные  виды продукции. В этом случае к слову "цех" присоединяется наименование продукции, например, "колбасный  цех", или плюс ко всему - основная производственная операция - например, "цех по производству фитопрепаратов", "цех по сборке кузовов автомобилей", "цех по розливу водки", и т.д.

     Следует отметить, что в законодательстве нет жесткой регламентации наименований структурных подразделений предприятия. Одним из способов установления наименований подразделений является Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих, который содержит наименования руководителей общих для всех отраслей экономики подразделений (начальников отделов, заведующих лабораториями, и т.д.).

     Некоторую помощь в определении наименования можно получить обратившись к  Общероссийскому классификатору профессий  рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов, тем более что наименования должностей должны устанавливаться в строгом соответствии с этим классификатором. В том случае, если перед структурным подразделением ставятся задачи, соответствующие задачам двух или более подразделений, то это отражается в наименовании - например, "финансово-бухгалтерский отдел", "финансово-экономический отдел", "отдел маркетинга и сбыта", и т.д.  

     (4) Содержание раздела  "Общие положения".

     В данном разделе отражаются:

     1. Место подразделения в структуре  предприятия. Подразделение может  быть как самостоятельным, так и входить в состав более крупной структурной единицы. Например, отдел главного механика является самостоятельным структурным подразделением, а вот в его состав могут входить более мелкие подразделения (бюро, секторы, участки). Образцы положений, приводимые в настоящем издании, сориентированы на различные предприятия. Поэтому отдельные подразделения выведены как самостоятельные, хотя зачастую они входят в состав более крупных подразделений (например, подразделение послепродажного обслуживания продукции, рекламное подразделение, как правило, является структурными единицами отдела маркетинга или сбыта). 

     2. Порядок создания и ликвидации  подразделения. Как правило, подразделение  создается по приказу директора  предприятия. Однако решение о  создании подразделения может приниматься и учредителями. Если в первом случае, распорядительным документом является приказ, то во втором это может быть протокол собрания учредителей или решение. 

     3. Подчиненность подразделения. В  зависимости от того, насколько  самостоятельно подразделение, определяется его подчиненность. Как правило, технические подразделения подчиняются техническому директору (главному инженеру); производственные - заместителю директора по производственным вопросам; финансовые, планово-экономические, маркетинговые, сбытовые подразделения - заместителю директора по коммерческим вопросам. При таком "раскладе" непосредственно директору предприятия подчиняется канцелярия или отдел документационного управления, отдел кадров. Если же у директора предприятия нет заместителей, на которых возлагается обязанность управления отдельными группами подразделений, то ему подчиняются все основные структурные единицы. Если подразделение (участок, сектор) входит в состав более крупного подразделения (отдела), то оно подчиняется руководителю этого подразделения (начальнику отдела, главному механику и пр.). 

     4. Руководство подразделением. Руководству  может быть посвящен только  один пункт, например, "финансовый  отдел возглавляет начальник". В том случае, если разработчики  положения хотят ограничиться только одним предложением, следует указать и порядок назначения на должность руководителя. Между тем руководство подразделением не ограничивается указанием руководящего лица. Дело в том, что положение о структурном подразделении это своего рода должностная инструкция руководителя (начальника отдела, заведующего бюро). Поэтому здесь следует указать квалификационные требования к руководителю (образование, стаж, квалификационную категорию), наличие заместителей, их количество, порядок распределения между ними должностных обязанностей. Мы уже говорили о том, что существует несколько моделей положений о структурных подразделениях. В ряде из них руководству подразделением посвящены целые разделы, в которых указываются обязанности и права руководителя подразделения и определяется его персональная ответственность.  

     5. Основополагающие организационно-правовые  документы, которыми руководствуется  подразделение в своей деятельности. В зависимости от того, какие  функции, выполняет подразделение, определяется и перечень документов. Например, для главной бухгалтерии специальным и первоочередным документом является Федеральный закон "О бухгалтерском учете", а для отдела по защите информации - Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации". Подразделение предприятия также должно руководствоваться внутренними документами (уставом предприятия, положением о подразделении). В том случае, если трудовые отношения на предприятии регулируются Положением о персонале, этот документ также указывается в перечне.