Разработка положения о структурном подразделении организации

     6. Иное. В положениях о структурных  подразделениях может приводиться  перечень основных понятий и  определений. Это характерно для  подразделений, выполняющих специфические  функции. Так, в положение об  отделе по защите информации  следует включить пояснения основных терминов "утечка информации", "объект информации", "противодействие", и т.д. Такая расшифровка особенно необходима в тех случаях, когда в состав подразделения входят специалисты, выполняющие работы, не связанные с основными его задачами (например, экономист в отделе по защите информации).  

     (5) Содержание раздела  "Структура и  штатная численность".

     Здесь необходимо отобразить структуру подразделения, указать порядок ее формирования и утверждения. Первоначальное предложение  о дроблении подразделения на более мелкие функциональные единицы, как правило следует от руководителя подразделения. Оно согласовывается с отделом организации и оплаты труда, отделом кадров и представляется должностному лицу, которому подчиняется отдел, либо напрямую директору предприятия для утверждения. Почему в положении о подразделении необходимо отразить порядок формирования и утверждения структуры? Потому что в процессе деятельности подразделения структура может пересматриваться и соответственно изменяться вплоть до полного упразднения. Порядок утверждения штатной численности подразделения практически тот же. Между тем штатная численность подразделения может утверждаться тем же приказом (решением), что и само подразделение, и оформляться в виде приложения к положению. Структуру подразделения можно отразить различными способами. Прежде всего это текстовой способ. Так, пункт о структуре отдела главного механика на предприятии, производящем ветеринарные препараты, может быть следующим: "В состав отдела главного механика входят следующие подразделения: ремонтно-механический участок, участок по обслуживанию и ремонту холодильных установок, участок по ремонту и обслуживанию санитарно-технических систем". Структуру можно также представить в виде схемы, в которой отражены структурные единицы подразделения, и по возможности взаимосвязи между ними. Не всегда структурное подразделение подвергается дроблению. В этом случае в разделе "Структура и штатная численность" указываются либо группы специалистов, выполняющие работы по отдельным направлениям, либо отдельные специалисты. При выполнении конкретных функций, группам могут присваиваться определенные наименования (например, группа финансового анализа в составе финансового отдела). Возглавляется группа, как правило, ведущим специалистом или специалистом более высокой категории по должностному наименованию в данной группе. В этом же разделе следует отразить порядок утверждения положений о структурных единицах подразделения, распределения обязанностей между работниками подразделения, утверждения должностных (функциональных) инструкций работников, и т.д. 

     (6) Содержание раздела  "Задачи".

     В этом разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и  определяющие направление его деятельности. Действующий в настоящее время Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих не содержит указание на то, что его нормы могут использоваться при составлении положений о структурных подразделениях. Действовавшими ранее тарифно-квалификационными характеристиками (ТКХ) по должностям работников различных отраслей экономики предусматривалось, что ТКХ служат основой при составлении положений о структурных подразделениях, определяющих роль и место подразделений на предприятиях, в организациях и учреждениях. Между тем если взять квалификационные характеристики руководителей структурных подразделений, то зачастую уже первым предложением к разделу "Должностные обязанности" определены функции отдела. Например, в квалификационной характеристике начальника юридического отдела, в числе обязанностей указано: "Обеспечивает соблюдение законности в деятельности предприятия и защиту его правовых интересов". Это, в принципе и есть основная задача юридического отдела - обеспечение законности в деятельности предприятия и защита его правовых интересов. Задачи подразделения могут и "выходить" за пределы должностных обязанностей его руководителя. Чаще всего это имеет место при создании объединенных подразделений (например, рекламно-информационного отдела, финансово-экономического отдела). В этом случае задачи объединяются. Если в состав подразделения входят структурные единицы, отвечающие за отдельные направления, то задачи регламентируются подробно для того, чтобы затем в соответствии с каждой из выделенных задач можно было определить функции каждой такой единицы.  

     (7) Содержание раздела  "Функции".

     В этом разделе перечисляются основные действия или виды работ, которые  должно выполнять подразделение  для решения поставленных перед  ним задач. Его содержание может  в полной мере основываться на разделе "Должностные обязанности" квалификационной характеристики руководителя структурного подразделения. Еще раз напомним, что положение о структурном подразделении является своего рода должностной инструкцией руководителя подразделения, а соответственно использование квалификационной характеристики только поможет определить функции отдела в целом. В то же время именно в этом разделе положения должна отражаться специфика предприятия. Поэтому, наряду с общими функциями необходимо подробно определить специальные, обусловленные деятельностью предприятия. Раздел "Функции" может создаваться не только как "генеральная определяющая" деятельности предприятия, но и как управленческий инструмент. В ряде положений о структурных подразделениях следует подробно расписать и каждую функцию, и способы ее реализации, при этом не забыть об очередности выполнения каждой функции. Среди образцов, приведенных в данном издании, есть положения, разработанные по этой методике - положение о юридическом отделе, положение об отделе маркетинга, и ряд других. 

     (8) Содержание раздела  "Права".

     Здесь приводится перечень прав как самого подразделения, так и его руководителя.

     Среди общих прав подразделения следующие:

     1. Давать структурным подразделениям  и отдельным специалистам указания  по вопросам, входящим в компетенцию подразделения.

     2. Требовать и получать от других  структурных подразделений предприятия  необходимые документы и материалы  (информацию) по вопросам, входящим  в компетенцию подразделения. 

     3. Вести переписку по вопросам, входящим в компетенцию подразделения, а также по другим вопросам, не требующим согласования с руководителем предприятия.

     4. Представительствовать от имени  предприятия по вопросам, относящимся  к компетенции подразделения,  во взаимоотношениях государственными  и муниципальными организациями, а также другими предприятиями, организациями, учреждениями.

     5. Проводить и участвовать в  совещаниях по вопросам, входящим  в компетенцию подразделения. 

     6. В необходимых случаях, при  решении вопросов, связанных с  поручением руководства предприятия, привлекать в установленном порядке к совместной работе сотрудников других подразделений предприятия.

     7. Давать разъяснения, рекомендации  и указания по вопросам, входящим  в компетенцию подразделения. 

     Специальные права подразделения зависят  от его функций и задач. Заметим, что специальные права по сути своей представляют собой обязанности. Между тем довольно часто возникают сложности в тех случаях, когда, скажем одно подразделение совершает определенные служебные действия по отношению к другому.

     Очень редко можно услышать "это не в компетенции финансового отдела", зато гораздо чаще звучит "финансовый отдел не имеет права". Для того чтобы избежать таких ситуаций разработчики положений о структурных подразделениях вводят в числе специальных прав функциональные обязанности. Так, например, финансовый отдел имеет право не принимать к исполнению и оформлению документы по операциям, которые противоречат законодательству, нарушают договорную и финансовую дисциплину без соответствующего распоряжения директора предприятия и начальника юридического отдела.

     Однако, это не столько право, сколько  обязанность. Но фиксация данного действия как права является одним из способов избежать конфликта между финансовым отделом и другими подразделениями  предприятия. С другой стороны, право не всегда реализуют (на то оно и право), а это в свою очередь может привести к тому, что отдел охраны окружающей среды может проверить производственное подразделение, а может и не проверить, отдел контроля качества может реализовать свое право прекратить приемку продукции ненадлежащего качества, а может и не реализовать.

     В образцах, приводимых в настоящем  издании, целью, прежде всего, является устранение возможности возникновения  конфликтов внутри коллектива предприятия. Поэтому большинство специальных прав подразделений необходимо рассматривать как функциональные обязанности. В разделе "Права", можно отразить и такой вопрос, как согласование с подразделением отдельных документов. Например, в положении о планово-экономическом отделе: "Проекты приказов, положений, инструкций и других документов, затрагивающих вопросы экономической работы, структурных единиц подразделения и штатов подлежат обязательному согласованию с планово-экономическим отделом".

     Теперь  о правах руководителя подразделения. Поскольку в своей деятельности он руководствуется положением о подразделении, необходимо более подробно определить его должностные права.

     В перечень его прав могут входить  следующие:

     1. Вносить предложения в отдел  кадров (если только это не  сам отдел кадров) и руководству предприятия о перемещении работников подразделения, их поощрении за успешную работу, а также предложения о наложении дисциплинарных взысканий на работников, нарушающих трудовую дисциплину.

     2. Знакомиться с проектами решений  руководства предприятия, касающимися деятельности структурного подразделения.

     3. Вносить на рассмотрение руководителя  предприятия предложения по улучшению  деятельности предприятия и совершенствованию  методов работы коллектива, замечания  по деятельности других структурных подразделений. Среди прав руководителя структурного подразделения необходимо отразить и перечень документов, визируемых или подписываемых руководителем, - например: "Начальник финансового отдела визирует все документы, связанные с финансовой и хозяйственной деятельностью предприятия (планы, договоры, отчеты, сметы, справки, пр.)." Разработчики положения о структурном подразделении по согласованию с подразделением, для которого разрабатывается положение, могут оформить перечень визируемых или подписываемых руководителем подразделения документов в виде отдельного приложения.  

     (9) Содержание раздела  "Взаимоотношения  (служебные связи)".

     В процессе решения задач, поставленных перед подразделением, выполнения функций, возложенных на него, и реализации прав, предоставленных ему, между структурным подразделением и другими подразделениями предприятия возникают функциональные отношения (устанавливаются служебные связи). Определение служебных связей или схем взаимодействия структурных подразделений достаточно трудоемкое дело на только что образованном предприятии. Со временем связи "шлифуются" и в положения о структурных подразделениях вносятся соответствующие изменения и дополнения. Конечно, можно ограничиться фразой "Подразделение взаимодействует с другими подразделениями предприятия". Но когда начнут формироваться взаимоотношения, окажется, что неизвестно в каком направлении взаимодействуют подразделения, как часто, на каком уровне (на уровне руководителей или на общем уровне). Поэтому и отнестись к данному разделу следует с пристальным вниманием.

     Как правило, взаимодействие между подразделениями  может выражаться в следующем:

     1. В совершении совместных действий. Например, коллегиальная разработка  проектов документов, проведение  научно-исследовательских работ.  Для этого из каждого подразделения выделяются работники и они совместно выполняют определенные работы.

     2. В совершении согласованных действий. Например, проект документа разрабатывается  одним структурным подразделением  и передается в другие структурные  подразделения для согласования.

     3. В совершении встречных действий. Например, одно подразделение (хозяйственный  отдел) представляет другому подразделению  (канцелярию) в распоряжение и  пользование материальные ценности (канцелярские принадлежности). Встречным  действием канцелярии будет представление в хозяйственный отдел отчета об использовании материальных ценностей.

     4. В совершении действий, обусловленных  функциональными особенностями  подразделений. Например: предоставление  финансовому отделу отчетов о  расходовании средств, выделенных на содержание подразделения, планово-экономическому отделу - сведений, необходимых для составления производственных планов, главной бухгалтерии - документов и материалов, необходимых для учета; получение от канцелярии указаний о требованиях к оформлению документов, от отдела маркетинга - документов и материалов для участия в выставках, ярмарках.