Разработка положения о структурном подразделении организации

     Если  в разделе "Взаимоотношения (служебные  связи)" отразить вопросы "получения" и "предоставления", то вопросы "совместной разработки (работы, проведения)" можно оформить в виде отдельных решений руководителей структурных подразделений.

     С целью исключения дублирования и "параллелизма" функций положение о структурном  подразделении, в котором выполнение отдельных функций связано с  другими подразделениями должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Причем не просто визироваться в ознакомительном порядке, а с полной и детальной выверкой текстов положений. Безусловно, это определенные затраты времени. Однако этим и достигается главная цель управления предприятием - четкая регламентация функций каждого подразделения.

     В приводимых в издании образцах положений, мы попытались максимально полно  отобразить взаимоотношения подразделений  на уровне информационных и документационных потоков. Но на предприятии, может и не быть производственных и технических подразделений (например, предприятия по оказанию финансовых услуг). Поэтому в положениях о подразделениях, общих для всех отраслей (отделе кадров, канцелярии, и пр.) не "расписаны" взаимоотношения с производственными и техническими подразделениями.

     В том случае, если разрабатывается  положение о структурной единице  подразделения, порядок определения  взаимоотношений более сложный. Обусловлено это тем, что руководитель, скажем, отдела должен знать, что "творится" в бюро, входящих в отдел. Определить взаимоотношения внутри подразделения между линейными единицами легче, нежели предусмотреть схему взаимодействия, скажем, бюро инвестиций в составе финансового отдела с планово-экономическим отделом. Такого рода взаимодействия определяются в положении о бюро инвестиций, и там же отражается порядок согласования "внешних" действий с начальником финансового отдела. Наряду с информационными и документационными потоками в этом разделе, можно (а в некоторых случаях - следует) отразить периодичность и сроки представления информации, документов, материальных ценностей. Не помешает и определение порядка разрешения разногласий, возникающих между подразделениями.  

     (10) Содержание раздела  "Ответственность".

     При разработке этого раздела следует  вновь вспомнить о том, что  ответственность руководителя структурного подразделения определяется положением о подразделении. В первую очередь  руководитель несет ответственность  за надлежащее и своевременное выполнение отделом своих функций.

     На  него также возлагается персональная ответственность за:

     1. Соответствие законодательству  издаваемых подразделением, и подписываемых  руководителем инструкций, указаний  и других правовых актов. 

     2. Организацию в подразделении оперативной и качественной подготовки и исполнения документов, ведение делопроизводства в соответствии с действующими правилам и инструкциями, а также использование информации сотрудниками подразделения строго в служебных целях.

     3. Своевременность и качество исполнения документов и поручений руководства предприятия.

     4. Создание условий для производственной  деятельности сотрудников подразделения. 

     5. Обеспечение сохранности имущества,  находящегося в подразделении  и соблюдение правил пожарной  безопасности.

     6. Соблюдение сотрудниками отдела  трудовой и производственной  дисциплины. Данный раздел может  строиться по другому принципу.

     Так, на руководителя подразделения возлагается  персональная ответственность в  случае:

     1. Несоответствия законодательству правовых актов, издаваемых подразделением.

     2. Необеспечения или ненадлежащего  обеспечения руководства предприятия  информацией о деятельности подразделения. 

     В приведенном примере, исходя из правил русского языка и юридической  фразеологии, следовало бы указать "руководитель подразделения привлекается к ответственности в случае...". Но как показывает опыт, такая формулировка вызывает "беспокойство" у начальников подразделений. Вместе с тем закрепление в положениях видов дисциплинарной, административной, и при необходимости уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения, положительно сказывается на качестве и своевременности выполняемых им функций.

     Не  всегда следует разделять ответственность  отдела и ответственность руководителя. Для положений об отдельных подразделениях следует предусмотреть и коллективную ответственность. Так, целесообразно ввести коллективную ответственность отдела по защите информации за сохранность сведений, составляющих государственную или коммерческую тайну как своего предприятия, так и контрагентов предприятия, за обеспечение прикрытия информации, имеющей конфиденциальный характер. Для большинства подразделений предприятия, в положении следует зафиксировать, что ответственность работников подразделения устанавливается должностными инструкциями.  

     (11) Подпись руководителя  структурного подразделения. 

     В состав реквизита "подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное, на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).  

     (12) Согласование.

     Мы  уже отмечали, что положение о  структурном подразделении, выполнение функций которого связано с другими  подразделениями, должно визироваться руководителями соответствующих структурных подразделений. Даже если визы согласования занимают не одну страницу, не следует отвергать возможность установления эффективной модели управления предприятием.

     Если  свою визу после правовой экспертизы проставит начальник юридического отдела или юрисконсульт предприятия, можно говорить и о юридической "чистоте" положения. Необязательно, но рекомендуется предусмотреть графу ознакомления работников подразделения с положением, или графу о доведении положения до работников подразделения.  

     Например: Настоящее Положение доведено до (Ф.И.О. сотрудников отдела; дата) * * * Рассмотренная выше модель положения  о структурном подразделении  является наиболее распространенной.

     Реже  применяемой, но в то же время характеризующейся более подробной регламентацией, является модель, при которой в положение о структурном подразделении входят следующие разделы:

     1. Общие положения. 

     2. Цели и задачи подразделения. 

     3. Функции подразделения. 

     4. Права и обязанности подразделения. 

     5. Ответственность подразделения.

     6. Взаимодействия и связи. 

     7. Имущество и средства подразделения. 

     8. Трудовые отношения.

     9. Организация работ. 

     10. Структура и штатная численность  подразделения. 

     11.Финансирование  работ и материально-техническое  обеспечение подразделения.  

     Разработка  положения по данной модели достаточно трудоемка и не всегда целесообразна. Текст положения о структурном  подразделении может не разделяться  на отдельные блоки (разделы, статьи). Однако, в нем должны быть определены порядок образования подразделения, его правовое положение, задачи и функции, права и обязанности, взаимоотношения с другими подразделениями, ответственность.