Рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД

3. Функции

В соответствии с возложенными на отдел задачами осуществляет следующие  функции:

3.1. Обработка поступающей и отправляемой  корреспонденции.

3.2. Осуществление контроля за сроками исполнения документов.

3.3. Организация работы  по регистрации, учету и хранению  документации материала текущего  архива.

3.4. Осуществление контроля за правильным оформлением дел в подразделениях вуза.

3.5. Разработка и внедрение  предложений по совершенствованию  систем делопроизводства отдела.

3.6. Печатание и размножение служебных  документов.

3.7. Оформление командировочных  документов работников отдела, регистрация, приезжающих в ОВО в командировку.

3.8. Получение проектов  приказов, распоряжений и исходящей  корреспонденции на подпись руководству.

3.9. Направление корреспонденции  (копий распорядительных документов, бланков, форм) в структурные подразделения.

3.10. Описание и подготовка  законченных дел к сдаче в  архив.

11. Оказание методической помощи в вопросах ведения делопроизводства.
11. Подготовка документов к передаче в архив.

4. Перечень документов, записей  и данных по качеству подразделения

4.1. Номенклатура дел  отдела делопроизводства.

4.2.  Политика и Цели в области  качества

4.3..Положение о структурном подразделении. 

4.4. Должностные инструкции сотрудников  отдела делопроизводства.

4.5. Документы по планированию  деятельности отдела.

4.6. Нормативные документы

      4.7. Журналы:

      -  регистрации  приказов;

      -  регистрации  исходящей корреспонденции; 

      -  регистрации  отправки корреспонденции;

      -  регистрации  командировочных удостоверений.

5. Взаимоотношения.  Связи

№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
ВХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём (доставка) документов	Секретарь	Делопроизводитель
2	Первичная обработка документов	Делопроизводитель	-
3	Предварительное рассмотрение документов	Делопроизводитель	-
4	Регистрация документов	Делопроизводитель	Руководитель
5	Рассмотрение документов	Начальник отдела делопроизводства	Делопроизводитель
6	Передача документов исполнителям	Делопроизводитель	Сотрудники отделов
7	Исполнение документов	Сотрудники отделов	Делопроизводитель
8	Возврат документов в делопроизводство	Документовед	-
ИСХОДЯЩИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Приём документов от исполнителей	Исполнители	Делопроизводитель
2	Тиражирование документов (при необходимости)	Секретарь по общим вопросам	-
3	Регистрация документов	Делопроизводитель	-
4	Оформление почтовых реквизитов	Делопроизводитель	-
5	Конвертирование документов	Делопроизводитель	-
6	Сортировка документов	Делопроизводитель	Экспедитор
7	Отправка документов	Секретарь	-
8	Перемещение контрольных экземпляров  в дела	Документовед	-
ВНУТРЕННИЕ ДОКУМЕНТЫ
1	Регистрация резолюции руководителя	Делопроизводитель	-
2	Доведение резолюции до исполнителей	Делопроизводитель	-
3	Выдача документов исполнителям	Документовед	Сотрудники отделов
4	Подготовка проекта документов	Секретарь	Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения
5	Согласование проекта документа (при  необходимости)	Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения	Сотрудники отделов
Продолжение таблицы 3
№ п/п	Наименование группы документов	Кому поступает документ	Кому передаётся документ
6	Оформление проекта документов	Секретарь	Руководитель, заместитель руководителя, руководитель подразделения
7	Утверждение (подписание) проекта	Руководитель, заместитель руководителя	Сотрудники отделов
8	Регистрация документа	Сотрудники отделов	Делопроизводитель
9	Тиражирование документа (при необходимости)	Секретарь	-
10	Выдача документа в работу	Документовед	Должностные лица
11	Перемещение контрольных экземпляров  в дела	Документовед	-
12	Возврат документов в делопроизводство	Документовед

6. Основные функции руководителя  структурного подразделения

6.1. Начальник отдела делопроизводства  организует работу отдела делопроизводства.

6.2. Обеспечивает своевременную  обработку отправляемой корреспонденции.

6.3. Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.

6.4. Организует работу по регистрации,  учету, хранению и передаче  в соответствующие структурные  подразделения документов текущего  делопроизводства, в том числе  приказов и распоряжений руководства,  по формированию дел и их  сдаче на хранение.

6.5. Разрабатывает и внедряет  инструкцию по ведению делопроизводства  в отделе.

6.6. Принимает меры по обеспечению  работников отдела делопроизводства  необходимыми инструктивными и  справочными материалами, а также  оборудованием, оргтехникой, техническими средствами для осуществления деятельности отдела.

6.7. Организует печатание и размножение  служебных документов.

6.8. Организует оформление командировочных  документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в  ОВО. 

6.9. Проводит работу по защите  информации, составляющей служебную  тайну.

При оценке качества работы начальника отдела делопроизводства и решении вопроса о соответствии его занимаемой должности учитывается:

• всестороннее владение современной методологией работы с первичной документацией
• знание действующего законодательства и нормативных документов по делопроизводству

7. Права

Начальник отдела делопроизводства имеет  право:

7.1. Требовать качественного и  своевременного выполнения обязанностей  от сотрудников отдела.

7.2. Вносить на рассмотрение начальника и руководителей структурных подразделений отдела предложения по улучшению деятельности отдела, форм и методов работы с документами.

7.3. Требовать от руководителей  структурных подразделений отдела и иных ответственных работников надлежащего выполнения установленных правил работы с документами в отделе.

7.4. Подписывать и визировать  документы, связанные с деятельностью  отдела делопроизводства.

7.5. Давать поручения сотрудникам,  помимо должностных обязанностей, направленных на осуществление  деятельности отдела.

7.6. Вносить на рассмотрение начальника отдела предложения о поощрении отличившихся работников отдела, наложений взысканий на нарушителей трудовой дисциплины.

7.7. Взаимодействовать с руководителями  структурных подразделений отдела по вопросам ведения делопроизводства.

7.8. Взаимодействовать с юридическим  отделом по правовым вопросам, связанным с подготовкой документов.

7.9. Взаимодействовать с отделом  снабжения по вопросам обеспечения  средствами оргтехники, канцтоварами  и др.

8. Поощрения и ответственность

Начальник отдела делопроизводства несет  ответственность за оптимальное  функционирование своего подразделения, за качество и своевременность выполнения возложенных настоящим Положением на отдел задач и функций, выполнение плана работы по всем направлениям деятельности, а  также за создание условий для эффективной работы своих подчиненных.

Увеличение или уменьшение стимулирующей  части заработной платы начальника отдела делопроизводства возможно на основании следующих показателей:

• высокая интенсивность труда, сложность выполняемых работ, новые подходы к организации деятельности управления;
• качественное и оперативное выполнение особо важных заданий руководства отдела;
• внедрение инновационных средств и технологий в практику работы отдела;
• организация и проведение отделом мероприятий, способствующих повышению качества деятельности отдела в целом и ее подразделений.

При оценке качества работы начальника отдела учитывается:

• умение организовать работу коллектива подразделения, не допуская срывов, нарушений законодательства и внутренних регламентов, предотвращая конфликтные ситуации и текучесть кадров;
• знание действующего законодательства и нормативных документов;
• систематическое повышение квалификации (с подтверждением соответствующими свидетельствами и сертификатами);
• отсутствие замечаний со стороны начальника (заместителей) отдела.

В случае невыполнения должностных обязанностей или неприятия  своевременных надлежащих мер, повлекших  за собой срыв работы подразделения, руководитель привлекается к дисциплинарной ответственности, вплоть до увольнения.

Лист согласования

Должность	Фамилия	Подпись	Дата

 

Лист регистрации  изменений

Номер изменения	Номера листов			Дата внесения изменения	Дата введения изменения	Всего листов в документе	Подпись лица, ответственного за внесение изменений	Расшифровка подписи
	замененных	новых	аннулированных

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение В

Должностные инструкции работников отдела делопроизводства

 

 

 МВД России                                                                                                                          Утверждаю

Отдел вневедомственной охраны                                                                          Начальник ОВО при УВД

при управлении внутренних дел                                                                           _________________Ф.И.О

653033,  г. Прокопьевск,                                          

   ул. Петренко,1-а

тел (83846) 62-12-72

                               

    №___________ 

    «_____»______ 2004 г.

Должностная инструкция

начальника  отдела делопроизводства

 

1. Общие  положения.

• Начальник отдела делопроизводства относится к категории руководителей.
• На должность начальника отдела делопроизводства назначается лицо, имеющее высшее образование  без предъявления требования к стажу работы.
• Назначение на должность начальника отдела делопроизводства и освобождение от нее производится приказом начальника отдела.

Начальник отдела делопроизводства должен знать:

• Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся организации делопроизводства;
• Единую государственную систему делопроизводства;
• структуру ОВО;
• организацию делопроизводства в ОВО;
• схемы документооборота;
• порядок постановления номенклатуры дел, описей дел постоянного и  временного хранения, установленной отчетности;
• сроки  и порядок сдачи дел в архив;
• системы организации контроля за исполнением документов;
• правила внутреннего распорядка;
• правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты;

Начальник отдела делопроизводства в  своей деятельности руководствуется:

• Положением об отделе делопроизводства;
• нормативными документами по вопросам выполняемой работы;
• методическими материалами, касающимися соответствующих вопросов;
• Уставом ОВО;
• приказами и распоряжениями начальника ОВО;
• настоящей должностной инструкцией.

Начальник отдела делопроизводства подчиняется  начальнику отдела.

Начальник отдела делопроизводства осуществляет руководство работниками отдела делопроизводства.

 

2. Должностные  обязанности.

Начальник отдела делопроизводства:

• Организует работу отдела делопроизводства.
• Обеспечивает своевременную обработку отправляемой корреспонденции.
• Осуществляет контроль за сроками исполнения документов и их правильным оформлением.
• Организует работу по регистрации, учету, хранению и передаче в соответствующие структурные подразделения документов текущего делопроизводства, в том числе приказов и распоряжений руководства, по формированию дел и их сдаче на хранению.
• Разрабатывает инструкцию по ведению делопроизводства в отделе и организует ее внедрение.
• Принимает меры по обеспечению работников отдела делопроизводства необходимыми инструктивными и справочными материалами, а также инвентарем, оборудованием, оргтехникой  техническими средствами.
• Обеспечивает печатание и размножение служебных документов.
• Обеспечивает оформление командировочных документов, регистрацию работников, прибывающих в командировку в ОВО.
• Проводит работу по защите информации, составляющей служебную тайну.