Рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД

Основным нормативным  документом, регламентирующим наименование должностей работников службы ДОУ, является «Общероссийский классификатор профессий рабочих, должностей руководителей, специалистов и служащих», М. – 1996, а также «Классификационный справочник должностей, руководителей, специалистов и других служащих», М – 1998 г.

Согласно этим нормативным документам, все работники службы ДОУ по характеру труда делятся на три категории:

1. Руководители:

• начальник отдела делопроизводства;

• начальник секретариата;
• начальник архива.

Основные функции руководителя:

1. Планирование и распределение работы.
2. Подбор и расстановка кадров.
3. Координация деятельности подразделения, его структурных звеньев и отдельных сотрудников.
4. Контроль за выполнением работы.
5. Количество руководителей не должно превышать 20% от общего числа делопроизводственного персонала.

2. Специалисты:

• ведущий документовед;
• помощник руководителя;
• референт;
• заместитель начальника архива.

Основные функции:

1. Выполнение технологических и оперативных задач.
2. Выполнение творческих операций по анализу и обобщению информации.
3. Разработка нормативно-методической базы.
4. Подготовка проектов документов по заданию руководства организации.

3. Технические исполнители:

• документовед;
• секретарь руководителя;
• архивариус.

Основные функции: выполнение операций по передаче, фиксации, учету, доставке и хранению информации. 

2.2 Потоки документов, образующих  документооборот

 

Документооборот составляет движение документов в ОВО с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки.

Порядок прохождения и исполнения поступающей корреспонденции

Доставка документов в  отдел осуществляется, как правило, средствами почтовой или электронной связи.

С помощью почтовой связи  в отдел доставляются письменная корреспонденция в виде простых и заказных писем, почтовых карточек, бандеролей и мелких пакетов, а также печатные издания.

По каналам электронной  связи поступают телеграммы, факсограммы, телефонограммы, сообщения по электронной почте.

Вся корреспонденция, поступающая  в отдел, принимается и регистрируется в секретариате.

Если сотрудники, в т.ч. руководители, получили корреспонденцию  за пределами отдела, они обязаны передать ее в секретариат.

При приеме корреспонденции  проверяется целостность конвертов  или другой упаковки и правильность адресования.

Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается отправителю.

Корреспонденция, получаемая под расписку (с нарочным, заказная и.т.п.), регистрируется в журнале.

Не подлежат вскрытию конверты, адресованные должностным лицам, с  пометкой «Лично», общественным организациям.

При вскрытии конверта (упаковки) проверяются правильность адресования и наличие вложенных документов.

При обнаружении повреждения, отсутствия документа или приложения к нему, а также несоответствия номера, указанного на конверте, номеру вложенного документа составляется акт в двух экземплярах, один из которых прилагается к полученному документу, а другой направляется отправителю.

Конверты от поступившей  корреспонденции сохраняются и  прилагаются к документам в случаях, если адрес отправителя указан только на конверте; если дата документа и  дата его отправки согласно почтовому  штемпелю имеют большие расхождения  во времени; если конверт необходим  в качестве оправдательного документа  к расходам по оплате корреспонденции.

Документы сортируются  на регистрируемые и нерегистрируемые согласно перечню.

Документы сортируются, регистрируются и записываются в разностные журналы  для передачи по назначению под роспись.

На всех входящих документах в правом нижнем свободном от текста поле первой страницы документа ставится штамп с указанием порядкового  регистрационного номера и даты поступления  документа. Штамп проставляется  также на всех приложениях к документу. На корреспонденции, не подлежащей вскрытию, штамп ставится на конверте.

Корреспонденция, адресованная начальнику или его заместителю, передается им оперативно по мере ее поступления.

Документы, адресованные начальникам отделов и руководителям структурных подразделений отдела, передаются их помощникам или лицам, ответственным за ведение делопроизводства.

Документы, не требующие  доклада руководству отдела, направляются помощником начальника для исполнения в структурные подразделения. Передача документов из одного структурного подразделения в другое производится через секретариат.

Получив документы на исполнение, сотрудник отдела должен немедленно ознакомиться с их содержанием, выделив документы, требующие срочного исполнения.

Если документ направляется нескольким исполнителям, то лицо, указанное  в резолюции первым, является ответственным  исполнителем, который обязан ознакомить с документом  всех других в оперативном  порядке (в день получения документа) и организовать в указанный срок его исполнение.

В отдельных случаях  такие документы могут тиражироваться и передаваться в соответствующие  структурные подразделения.

Каждый сотрудник отдела обеспечивает оперативность, качество исполнения и сохранность документов.

Передача документов от одного исполнителя к другому  может производиться только через  лицо, ответственное за делопроизводство в структурном подразделении.

После решения поставленных в документе вопросов исполнитель  внизу первой страницы документа  должен сделать отметку об исполнении документа и направлении его  в дело.

Порядок подготовки и прохождения  исходящих  и внутренних документов

Порядок подготовки исходящих  документов включает в себя работу по составлению проекта документа, согласованию, подписанию (утверждению), тиражированию и отправке.

До передачи документа  на подпись исполнитель должен проверить  его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и  приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основании которых он готовился.

Документы, подписанные  начальником и руководителями структурных подразделений, адресованные в вышестоящие организации, регистрируются в отделе делопроизводства и направляются через органы почтовой связи.

Документы для отправки передаются полностью оформленными, зарегистрированными, с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

Документы, подлежащие отправке, должны обрабатываться и отправляться в день их подписания или не позднее  следующего рабочего дня. Исходящая  корреспонденция, принятая отделом  делопроизводства до 15 часов, отправляется в день получения. Документы, сданные  позже 15 часов, отправляются на следующий  день.

Отправлять служебные  документы, минуя отдел делопроизводства,  не допускается.

Оправка исходящих документов включает в себя сортировку отправляемой корреспонденции, адресование, вложение в конверты, заклеивание, определение и проставление стоимости, составление реестров на заказную корреспонденцию и передачу в почтовое отделение связи.

Документы, направляемые одновременно в один адрес вкладываются в один конверт.

Оправляются документы  только полностью оформленные, с  пометкой категории почтового отправления (заказное, ценное, с уведомлением и т.д.). Без крайней необходимости пользование заказной корреспонденции не рекомендуется.

На заказную корреспонденцию  составляется реестр (список), который  передается в бухгалтерию отдела.

Сопроводительные письма следует составлять при отправке адресату нескольких документов или  когда необходимы дополнительные пояснения, уточнения к пересылаемым документам.

Документы для отправки в другие организации должны передаваться сотрудниками структурных подразделений, в отдел делопроизводства.

Ответственные за делопроизводство перед сдачей корреспонденции на отправку должны обязательно проверить  правильность ее оформления и адресования.

Неправильно оформленные  документы возвращаются исполнителям для исправления.

Внутренние документы  оформляются и исполняются (используются) в пределах отдела.

Внутренние документы (докладные  записки, справки, сводки и др.) рассматриваются  теми должностными лицами, кому они  направлены.

Копии подписанных руководителем  распорядительных документов в обязательном порядке рассылаются в структурные  подразделения, в ведении которых  находятся рассматриваемые вопросы. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через  лиц ответственных за делопроизводство.

 

 

 

2.3 Положение о службе ДОУ

 

В организации любой формы, собственности  ответственность за ведение делопроизводства возлагается на специальную службу, которая действует на правах самостоятельного структурного подразделения: управление делами, общий отдел, отдел ДОУ, служба ДОУ, канцелярия, секретариат. В этом случае в организации составляется Положение о службе ДОУ (общем  отделе, управлении делами и т. д.). Иногда за ведение делопроизводства отвечает секретарь руководителя или назначенный руководителем работник - в этом случае Положение о службе ДОУ не составляется.

Положение о службе ДОУ оформляется  на общем бланке организации (т. к. относится  к ОРД); визируется заместителем руководителя организации, отвечающим за делопроизводство, начальником отдела труда и заработной платы (если такой отдел создан), руководителями тех структурных подразделений, с которыми закреплены взаимосвязи, юристом; подписывается руководителем службы ДОУ; утверждается руководителем организации.

Структура текста Положения состоит  из разделов. Текст каждого раздела  излагается по пунктам, которые нумеруются арабскими цифрами в пределах каждого раздела.

Составляя Положение о службе ДОУ, необходимо использовать "Примерное  положение о службе документационного  обеспечения управления". В нем  пять разделов:

1. Общие положения.
2. Цели и задачи.
3. Функции.
4. Права и ответственность (в Примерном положении они объединены в один раздел, но на практике они всегда являются самостоятельными разделами).
5. Взаимоотношения с другими структурными подразделениями.

В разделе 1 "Общие положения" устанавливается точное название службы ДОУ, ее место в структуре организации, степень самостоятельности службы.

При определении степени самостоятельности рекомендуется полностью использовать п. 1.2 приложения 2 к ГСДОУ, подчеркивающий обязательную независимость службы ДОУ: "Документационное обеспечение управления в организациях, учреждениях и на предприятиях осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации".

Затем указывается наименование должности  руководителя службы ДОУ (начальник, заведующий, управляющий), порядок назначения и освобождения его от должности, требования к его квалификации и стажу практической работы.

Если в службе ДОУ есть специализированные участки (экспедиция, группа контроля и др.), то следующий пункт положения  перечисляет все звенья организационной структуры службы.

Отдельным пунктом дается перечень основных законодательных, правовых, нормативных  и методических документов, которыми служба ДОУ руководствуется в своей работе.

Служба ДОУ имеет свою печать, поэтому в положении приводится ее описание, условия ее хранения и  использования.