Рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД

Раздел 2 "Цели и задачи" формулирует  цель и основные задачи службы делопроизводства. При этом их круг нельзя сужать до задач его руководителя.

Раздел 3 "Функции" является основным и включает детальное описание всех функций, выполняемых службой делопроизводства, в т. ч. и специфические для  данной организации. Например: осуществляет экспедиционную обработку; регистрирует документы; организует своевременное рассмотрение и подготовку к докладу руководству входящих документов; регулирует ход исполнения документов; осуществляет контроль сроков исполнения документов; ведет информационно-справочную работу по документам; составляет и ведет сводную номенклатуру дел; готовит дела для передачи в архив организации; ведет делопроизводство по обращениям граждан; контролирует ведение делопроизводства в структурных подразделениях организации; следит за повышением квалификации работников службы ДОУ; консультирует по вопросам делопроизводства; организует рабочие места и условия труда работников службы ДОУ.

Раздел 4 "Права" перечисляет  права, которые закрепляются за службой  в целом для выполнения возложенных  на нее задач и функций.

Например, служба делопроизводства может наделяться правом проверять организацию работы с документами в структурных подразделениях, требовать от исполнителей доработки документов в случае нарушения правил их составления и оформления, запрашивать у структурных подразделений информацию, необходимую для выполнения своих функций, и т. д.

В этом разделе могут быть установлены  персональные права руководителя службы делопроизводства.

Например: подписывать, утверждать, визировать документы, издавать распоряжения по определенному кругу вопросов, назначать и освобождать от занимаемых должностей работников службы делопроизводства (или представлять документы для этих процедур), применять меры поощрения или взыскания и т. д.

Раздел 5 "Ответственность" содержит основные позиции, за которые несет  ответственность делопроизводственная служба.

Например: за состояние документации организации, обеспечение установленного порядка организации работы с документами, выполнение указаний и поручений руководства, соблюдение необходимых условий труда работников службы ДОУ.

В разделе 6 "Взаимосвязи" указываются  наличие и характер взаимосвязей службы делопроизводства с другими  структурными подразделениями, которые  возникают в ходе выполнения ее задач  и функций.

Пересмотр положения проводят при  изменении структуры организации, переподчинении службы делопроизводства или изменении ее внутренней организационной структуры, введении новых форм и методов организации труда, а также при внедрении новой технологии, так как при этом происходит перераспределение функций между структурными подразделениями.

Положение об отделе делопроизводства ОВО приведено в Приложении Б.

 

2.4 Должностные инструкции  работников службы ДОУ

 

Должностная инструкция — документ, регламентирующий производственные полномочия и обязанности работника.

Должностные инструкции разрабатывает  руководитель подразделения для  своих непосредственных подчиненных. Должностные инструкции на должности, находящиеся непосредственно в его подчинении, утверждает руководитель организации. На другие должности инструкции утверждают соответствующие заместители по функции. Первый экземпляр должностной инструкции на каждого работника хранится в отделе кадров, второй — у руководителя подразделения, третий — у работника.

Должностные инструкции разрабатывают  в соответствии с положением о  подразделении. Комплект должностных  инструкций охватывает все функции  подразделения и равномерно распределяет нагрузку между работниками с  учетом уровня их квалификации. Каждая должностная инструкция содержит однозначное определение того, чем данная работа отличается от всех иных работ. Ответственность за полноту обеспечения организации должностными инструкциями лежит на начальнике отдела кадров.

Не существует стандарта, регламентирующего  содержание и процедуру разработки должностной инструкции, в связи с чем каждая организация имеет возможность самостоятельно формировать описание той или иной должности. Должностная инструкция содержит информацию, которая необходима в процессе управления персоналом:

1. Должностная инструкция — это руководство к действию для самого работника: она дает знание того, каких действий от него ожидают и по каким критериям будут оценивать результаты труда, представляет ориентиры для повышения уровня квалификации работника в рамках данной должности. Участие в обсуждении должностной инструкции дает возможность работнику влиять на условия, организацию, критерии оценки его труда.
2. Должностная инструкция — основа для проведения оценки результатов трудовой деятельности работника, принятия решения о его дальнейшем внутреннем движении и переподготовке (повышении, перемещении, увольнении, зачислении в резерв руководящих кадров, направлении на дополнительное обучение и т. п.).
3. Должностная инструкция содержит информацию для проведения обоснованного отбора работников при найме, оценке уровня соответствия кандидатов на вакантные должности.
4. Должностные инструкции используются при ранжировании работ/должностей и последующей разработке внутрифирменных систем оплаты труда.

Должностные инструкции работников отдела делопроизводства ОВО приведены в Приложении В.

 

 

 

Заключение

Документационное обеспечение  управления - отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами – является важным аспектом работы любого предприятия: в организациях создаются документы, отражающие результаты и ведение производственной деятельности, финансовое состояние, работу с персоналом, материально-техническое обеспечение и т.п. Именно документы обеспечивают реализацию управленческих функций, в них определяются планы, фиксируются учетные и отчетные показатели и другая информация. В связи с этим, можно сказать, что от того как налажена работа с документами, во многом зависят оперативность и качество принимаемых решений, эффективность их выполнения и деятельность организации в целом.

В курсовой работе был изучен рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД. А также изучен документооборот отдела и разработано положение об отделе делопроизводства.

В ходе курсовой работы было выяснено, что служба ДОУ - это организационное обособленное структурное подразделение учреждения, выполняющее работу с документами. Основная задача службы ДОУ является своевременная обработка и передача на разные уровни управленческой информации.

Операции, проводимые службой ДОУ:

• контроль за соблюдением стандартов на документы;
• экспедиционная обработка и доставка документов исполнителям;
• регистрация документов и учётно-справочная работа;
• контроль за исполнением документов;
• формирование, оформления, хранения и использования дел;
• оформление и выпуск распорядительной документации учреждений;
• машинописное изготовление, копирование и размножение служебных документов.

 

 

 

Список  использованной литературы

1.  Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации "Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" [Текст]. – Введ. 01.07.03.

2.  Должностные инструкции отдела  делопроизводства

3. Инструкция по делопроизводству

4.  Официальный сайт Управления вневедомственной охраны  ГУ МВД России по Кемеровской области: [Электронный ресурс] – Новокузнецк, 2011. – Режим доступа: http://www. http://uvokuzbass.ru/

5.  Положение об отделе делопроизводства

6.  Устав ОВО

7.  Янковая В.Ф. Секретарь-референт высокой квалификации: Язык и стиль управленческих документов [Текст]: Учебное пособие. / В.Ф. Янковая// М.: Проспект, 2006. – 80 с.

 

 

 

 

 

 

 

 

Приложение А

Организационная структура ОВО

 

 

 

 

 

 

 

Приложение Б

Положение об отделе делопроизводства

 

УТВЕРЖДАЮ

Начальник ОВО при УВД

__________________ Ю.В. Кель

«___» _____________ 200_ г.

 

 

ПОЛОЖЕНИЕ 

ОБ  ОТДЕЛЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

 

ПП.06.60.2009

 

Версия 1.0

 

 

 

 

 

 

 

Прокопьеск, 2011

	Должность	Фамилия/ Подпись	Дата
Разработал	Начальник отдела делопроизводства	И.И.Антонова/
Согласовал	Начальник отдела кадров	Н.В.Мальхевич /
Согласовал	Начальник юридического отдела	Ю.А.Леоненко /

 

Содержание  документа

Перечень сокращений и обозначений………………………………………………….29

1 Общие положения……………………………………………………………………...29

2 Основные задачи……………………………………………………………………….30

3 Функции………………………………………………………………………………...30

4 Перечень документов, записей  и данных по качеству подразделения…………….31

5 Взаимоотношения. Связи……………………………………………………………...31

6 Основные функции руководителя  структурного подразделения…………………33

7 Права……………………………………………………………………………………34

8 Поощрения и ответственность………………………………………………………. 34

Лист согласования……………………………………………………………………….35

Лист регистрации изменений…………………………………………………………...35

 

 

 

 

 

 

 

Перечень  сокращений и обозначений

В настоящем ПСП использованы термины и определения по ГОСТ Р ИСО 9000-2001.

 

СМК – система менеджмента качества.

РИ – рабочая инструкция.

ДИ – должностная инструкция.

СП – структурное подразделение.

ПСП – положение о структурном  подразделении.

ОВО — Отдел вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску.

1.  Общие положения

1.1.Отдел делопроизводства является  структурным подразделением ОВО.

1.2. Отдел подчиняется начальнику.

1.3. Отдел создается, реорганизуется  и ликвидируется на основании  приказа начальника.

1.4. В состав отдела входят:

• начальник отдела;
• ведущий документовед;
• документовед.

1.5. Начальник отдела делопроизводства  назначается на должность и  освобождается от нее приказом  начальника отдела и на время отсутствия начальника отдела его обязанности исполняет лицо, назначенное приказом начальника.

1.6. На должность начальника отдела  назначается лицо, имеющее высшее  образование по направлению работы  отдела и имеющего стаж работы  не менее 3-х лет.

1.7. Отдел делопроизводства в  своей деятельности руководствуется:

• Законодательством РФ;
• Конституцией Российской Федерации;
• положением ОВО;
• постановлениями, распоряжениями, приказами, другими руководящими и нормативными документами Федерального агентства по образованию, касающихся организации делопроизводства;
• приказами и распоряжениями начальника;

2.  Основные задачи отдела  делопроизводства

      Деятельность отдела  делопроизводства ведется в рамках  процесса 3.8. «Управление производственной  средой», целью которого является  деятельность, направленная на формирование, поддержание и развитие производственной  среды ОУ, а также обеспечение  комфортных условий деятельности  сотрудников ОУ. 

2.1. Обеспечение организации делопроизводства  в отделе в соответствии с типовой инструкцией по делопроизводству;

2. Контроль за порядком подготовки, оформления, прохождения, исполнения, учета, хранения, печатания, копирования и тиражирования служебных документов.
3. Организация и обеспечение функционирования в структурных подразделениях отдела единой системы делопроизводства.
4. Организация и обеспечение единого порядка работы с документами.
5. Совершенствование форм и методов делопроизводства.
6. Осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов в структурных подразделениях отдела, анализ исполнительской дисциплины.
7. Организация работы с исходящей корреспонденцией.
8. Систематизация и хранение документов текущего архива.
9. Учет объема документооборота.
10. Организация методической помощи в работе с документами в структурных подразделениях отдела.