Рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД

В состав секретариата входят:

- секретарь руководителя ООО  «Санкт-Петербургское Объединение  Юридических лиц»;

- секретарь заместителя руководителя  ООО «Санкт-Петербургское Объединение  Юридических лиц»;

- секретарь по общим вопросам.

Секретариат выполняет следующие  функции:

- составляет внутренние документы;

- проверяет правильность оформления, адресования, наличие приложений документов;

- тиражирует документы.

В архивный отдел входят:

- начальник архивного отдела;

- архивариус.

Архив создан в целях обеспечения  хранения, учета, а также научного и практического использования  документальных материалов до сдачи  их в государственный архив.

Архив осуществляет следующие функции:

- принимает, учитывает и хранит  законченные делопроизводством документальные материалы;

- разрабатывает номенклатуру дел  и проверяет правильность формирования  дел в соответствии с утвержденной  номенклатурой;

- организует экспертизу научной  и практической ценности документальных материалов, находящихся в архиве;

- передает документальные материалы  на государственное хранение в установленные сроки;

- организует использование документальных  материалов и выдает в установленном  порядке справки, копии, выписки  по документальным материалам, как заинтересованным учреждениям, так и отдельным лицам;

- учитывает и обеспечивает сохранность  принятых в архив документов;

- изучает и обобщает опыт  работы архивов учреждений и  организаций;

 

 

 

 

1.3 Документооборот ОВО

Совокупность документов, движущихся по единому маршруту, составляет документопоток. Принято выделять три основных документопотока организации:

• входящие документы;
• исходящие документы;
• внутренние документы.

В каждом из документопотоков выделяются документопотоки второго  уровня. Например, документы, поступающие в организацию, могут включать документы из вышестоящих организаций, из сторонних организаций, обращения граждан и др. Исходящие документы также могут состоять из документов, направляемых в вышестоящие организации, сторонним организациям, гражданам и др. В составе внутренних документов отдельные документопотоки составляют распорядительные документы, протоколы, информационно-справочные документы (докладные, служебные записки и др.). Для каждого документопотока характерна своя схема прохождения документов.

Движение поступающих документов

При организации документооборота в конкретной организации учитывается  ряд факторов, в частности: форма  организации делопроизводства (централизованная, децентрализованная, смешанная), структура  организации (чем больше уровней  управления, тем сложнее система  документооборота), способы принятия решений и характер распределения  обязанностей между руководителями организации.

Централизованная форма  делопроизводства предполагает максимальное сосредоточение операций по обработке  документов в службе ДОУ и по возможности  полное освобождение структурных подразделений  от выполнения делопроизводственных функций (регистрации и учета документов, хранения дел и др.). Децентрализованная форма предполагает, что в структурных  подразделениях организации ведется  отдельное делопроизводство (прием, обработка, регистрация и др.). Такая  форма делопроизводства оправдана  только в случае территориальной  разобщенности организации, при  наличии удаленных от центрального офиса подразделений. При смешанной  форме часть делопроизводственных функций выполняет служба ДОУ, часть  – подразделения. Характер распределения функций между службой ДОУ и подразделениями может быть разным, чаще всего при смешанной форме делопроизводства часть документов регистрируется, контролируется, формируется в дела и хранится в службе ДОУ (как правило, это документы, поступающие руководству и исходящие от руководства), а часть документов регистрируется, контролируется, исполняется, хранится в структурных подразделениях (как правило, это документы по вопросам, решение которых находится в компетенции подразделений).

В целом движение исходящих документов включает следующие этапы:

1. Подготовка исполнителем проекта документа.
2. Согласование (визирование) проекта документа.
3. Доработка проекта документа по замечаниям.
4. Повторное визирование документа.
5. Подписание документа руководителем.
6. Регистрация документа (в службе ДОУ или в подразделении, если документ подписан руководителем подразделения).
7. Передача документа в службу ДОУ (если документ подписан руководителем подразделения).
8. Отправка документа корреспонденту и передача копии в дело.

Документы, переданные на отправку, должны быть отправлены в тот же день или, в крайнем случае, –  на следующий день.

Движение внутренних документов организации на стадии подготовки и  оформления должно быть организовано аналогично движению отправляемых документов, а на стадии исполнения или использования  – аналогично движению поступающих  документов.

Движение отдельных видов  документов (документопотоков) имеет  свои особенности в процессе подготовки и исполнения, поэтому службы ДОУ  разрабатывают схемы движения документов (маршрутные схемы), наглядно показывающие движение наиболее важных для деятельности организации видов документов.

 

1.4 Структура  управленческой и нормативно-правовой  документации

 

ОВО издает следующие документы: приказы, распоряжения, инструкции.

В целях эффективного использования  ПК в ОВО устанавливаются единые правила оформления документов.

Для сокращения количества применяемых форм документов в ОВО могут разрабатываться унифицированные формы документов (УФД), представляющие совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в этой сфере деятельности задачами.

Приказы

Приказ – правовой акт, издаваемый начальником отдела для решения основных и оперативных задач, вопросов финансово-хозяйственной деятельности, стоящих перед академией.

Приказ может быть издан  начальником ОВО или лицом, исполняющим обязанности в случае его отсутствия.

В приказах по основной деятельности решаются вопросы хозяйственной, финансовой деятельности, планирования, отчетности.

Употребление бланков  произвольной формы не допускается. Передача приказов, их копий работникам сторонних организаций допускается  только с разрешения руководства. Проекты  приказов разрабатываются структурными подразделениями ОВО по поручению руководства или по собственной инициативе.

Подготовка приказа включает в себя: изучение существа вопроса  и сбор необходимых сведений; подготовку проекта приказа; согласование проекта; подписание начальником, регистрацию. Согласование проекта приказа осуществляется путем визирования. Визируют проект исполнитель, руководитель структурного подразделения, вносящего проект, все указанные в проекте исполнители. Проекты приказов, исполнение которых требует финансового обеспечения, визируют ответственные лица финансовой службы, начальник юридического отдела

Проекты приказов представляются в отдел делопроизводства для  того, чтобы сотрудники отдела могли  проверить правильность их оформления.

Начальник отдела делопроизводства имеет  право:

• требовать от исполнителей проектов доработки документов, подготовленных с нарушением установленных правил составления и оформления документов.
• требовать от исполнителей проектов качественного исполнения документов в определенные сроки.

Ответственность за качество подготовки документов, как по содержанию, так и по оформлению возлагается  на руководителей структурных подразделений, готовивших эти документы.

Оформляется приказ на общем  бланке и должен иметь следующие  реквизиты: название вида документа, дату, номер приказа, заголовок, текст, подпись, визы согласования.

Приказы подписывает начальник или лицо, исполняющее его обязанности, только после подписания приказ вступает в силу, если в тексте не указано другого срока.

Все подписанные приказы регистрируются в отделе делопроизводства. При регистрации  приказы нумеруются порядковыми  номерами в пределах календарного года:

• по основной деятельности с литерой «об»;
• по личному составу - с литерой «к»;  
• по внебюджетной деятельности – с литерой «в»;
• по командированию – с литерой «ком».

Распоряжения

Распоряжение – распорядительный документ, издаваемый начальником и заместителем по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам оперативного управления деятельностью (совещания, конференции и т.д.). Распоряжение не должно содержать предписаний, носящих нормативный характер.

Подготовка и оформление распоряжений проводятся по тем же правилам, что и приказа.

Распоряжения подписывает  начальник или лицо, исполняющее его обязанности.

Положения, правила, инструкции

Положение принимается  в том случае, если в нем устанавливаются  системно связанные между собой  правила по вопросам, отнесенным к  компетенции отделения.

В правилах устанавливаются  нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагаются правила, регулирующие специальные стороны  деятельности ОВО и граждан.

В заголовке к  тексту инструкции обозначается объект или круг вопросов, на которые распространяются ее требования.

Положения, правила, инструкции применяются как самостоятельные  правовые акты, которые утверждаются начальником путем издания приказа об их утверждении или проставлением грифа утверждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Специальная часть

2.1 Организационная структура службы документационного обеспечения управления

 

ДОУ – отрасль деятельности, обеспечивающая своевременное и правильное создание документов, а также организацию работы с ними (получение, передача, обработка, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка документов к сдаче  в архив, уничтожения).

Служба документационного  обеспечения управления ОВО состоит из секретариата, отдела делопроизводства и архива.

Задачи службы ДОУ:

1. Постоянное совершенствование форм и методов работы с документами.
2. Обеспечение единого порядка документирования.
3. Контроль за исполнением документов.
4. Хранение документов.
5. Унификация форм документов.
6. Сокращение документооборота.
7. Разработка нормативных и методических документов по совершенствованию документообеспечения в организации.
8. Внедрение прогрессивных технологий на базе применения вычислительной и организационной технологии.

Функции службы ДОУ

1. Разработка, внедрение альбома унифицированных форм документов, организаций, внесение в них изменений.
2. Обработка, регистрация документов, учетно-справочная работа.
3. Доклад руководству о документах, контроль правильности оформления документов, предоставленных на подпись руководству.
4. Контроль за прохождением, исполнением и оформлением документов в намеченные сроки.
5. Подготовка и размножение документов.
6. Разработка НД и хранение дел.
7. Контроль за работой с документами в структурных подразделениях.
8. Организация работы архива.
9. Повышение квалификации работников.