Рабочий процесс службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД

 

Министерство образования  и науки РФ

Государственное образовательное  учреждение

высшего профессионального  образования

«Сибирский государственный  индустриальный университет»

Кафедра управления качеством и  документоведения

 

 

 

 

КУРСОВОЙ  ПРОЕКТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«Организация  и технология

документационного обеспечения управления»

 

 

 

Выполнил: студент гр.________________________

                                                                                                                                 ^{(аббревиатура группы)}

____________  _________  ____________________

                                                                               ^{(дата)              (подпись)                (инициалы, фамилия)}

                                                           Проверил:

___________________________________________

                                                              ^{(должность, инициалы  и фамилия)}

____________  _________  ____________________

                                                            ^{(оценка)                     (дата)                          (подпись)}

 

 

 

 

Новокузнецк, 2012

 

Содержание

 

Введение…………………………………………………………………………………...3

1 Общая часть……………………………………………………………………………...4

1. Организационная структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел по городу Прокопьевску……………………………………….4

   1.2 Структура подразделений ОВО, выполняющих

 работы  по ДОУ…………………………………………………………………….7

   1.3 Документооборот ОВО при УВД…………………………………………………9

   1.4 Структура управленческой  и нормативно-правовой документации…………...10

2 Специальная часть……………………………………………………………………..14

    2.1 Организационная структура службы  документационного

           обеспечения управления…………………………………………………………14

    2.2 Потоки документов, образующих документооборот…………………………...16

    2.3 Положение о  службе ДОУ………………………………………………………..20

    2.4 Должностные  инструкции работников службы  ДОУ…………………………..22

Заключение……………………………………………………………………………….24

Список использованной литературы…………………………………………………...25

Приложение А  Организационная структура ОВО при УВД………………………………..26

Приложение Б   Положение об отделе делопроизводства…………………………….27

Приложение В   Должностные инструкции работников

                            отдела делопроизводства…………………………...36

 

 

 

Введение

Понятие службы ДОУ в настоящее  время употребляется в двух значениях:

1. Структурное подразделение организации,  выполняющее функции документационного  обеспечения управления.

2. Структурное подразделение организации,  осуществляющее функции по документационному обеспечению управленческой деятельности, и работники структурных подразделений, ответственные за ведение делопроизводства в подразделениях.

Основной целью службы ДОУ является организация, руководство, координация, контроль и реализация работ по документационному обеспечению управления.

Цель исследования: изучение рабочего процесса службы документационного обеспечения управления ОВО при УВД. Разработка способов рационализации документооборота.

Задачи:

• изучение организационной структуры отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел;
• изучение структуры подразделений организации, выполняющих работы по ДОУ;

• выявление системы документации, действующей в ОВО;

• описание документооборота ОВО;
• разработка положения о службе ДОУ.

 

 

 

 

 

 

 

1 Общая  часть

1.1 Организационная  структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел

 

Организационная структура — совокупность способов, посредством которых процесс труда сначала разделяется на отдельные рабочие задачи, а затем достигается координация действий по решению задач. Организационная структура определяет распределение ответственности и полномочий внутри организации. Как правило, она отображается в виде органиграммы — графической схемы, элементами которой являются иерархически упорядоченные организационные единицы (подразделения, должностные позиции).

Организационная структура — документ, устанавливающий количественный и качественный состав подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объёма и содержания задач, решаемых предприятием, направленности и интенсивности, сложившихся на предприятии информационных и документационных потоков, и с учётом его организационных и материальных возможностей.

Критерием наиболее популярной типологии организационных структур является распределение ответственности (способ группирования ответственности).

• иерархическая;
• линейная;
• линейно-штабная;
• функциональная;
• упрощённая матричная;
• сбалансированная матричная;
• усиленная матричная;
• проектная;
• процессная;
• дивизиональная

Нередко организационную  структуру подстраивают под процесс производства продуктов или услуг в зависимости от типа производства и вида производства.

Предложенная Г. Минцбергом типология базируется на выделении шести основных структурных элементов организации:

• операционное ядро организации — осуществляет основные процессы по созданию ценности для конечного потребителя;
• стратегическая вершина — руководство организации, осуществляющее, формирование миссии, стратегических целей и стратегии деятельности организации;
• средняя линия — промежуточное звено между руководством и операционным ядром;
• техноструктура — объединяет аналитиков и специалистов, организующих и поддерживающих информационные потоки, формально организующих взаимодействие подразделений и контроль за их деятельностью;
• вспомогательный персонал — службы, обеспечивающие функционирование остальных элементов организации;
• идеология — атмосфера организации, связанная с её традициями.

На основании этого  выделяется 6 типов сверхструктур:

• простая структура — основной частью выступает стратегическая вершина и организация стремится к централизации
• машинная бюрократия — во главе управления стоит техноструктура с доминирующим стремлением к стандартизации
• профессиональная бюрократия — власть принадлежит операционному ядру, наиболее ценным качеством выступает профессионализм
• дивизиональная форма — главную роль играет средняя линия за счет увеличения роли среднего звена
• адхократия — основной частью является вспомогательный персонал, стремящийся к сотрудничеству с внешними организациями
• миссионерская форма — ценности и идеология ставятся во главу управления организацией.

Основные параметры проектирования организационной структуры:

Параметры индивидуальной деятельности:

• уровень специализации деятельности
• уровень формализации поведения
• параметры обучения
• параметры восприятия организационной культуры

Структурные параметры:

• параметры группировки ресурсов по подразделениям 
• размеры подразделений

 

Параметры поперечных связей:

• параметры системы планирования и контроля
• параметры механизмов связи

Параметры системы принятия решений:

• уровень вертикальной децентрализации
• уровень горизонтальной децентрализации.

Координация взаимодействия сотрудников является важной задачей  при проектировании организационных  структур. Г. Минцберг выделил следующие механизмы:

• взаимное регулирование — координация на основе информационной коммуникации работающих совместно сотрудников, групп, подразделений, характерна для простых систем, однако, с успехом используется и в сложных системах при управлении межфункциональными группами и проектными командами;
• непосредственный контроль — координация на основе директивных указаний координатора верхнего уровня иерархии, характерна для иерархических и других структур с жестким контролем со стороны руководства;
• стандартизация процесса — координация на основе спецификации (описания) содержания всех этапов процесса и соответствующих функций (инструкций) участвующих сотрудников, групп и подразделений;
• стандартизация выходов — координация на основе детальной спецификации (описания) результатов деятельности (процесса);
• стандартизация навыков — координация на основе идентификации характеристик компетенций, знаний и навыков персонала, осуществляющего деятельность и реализации соответствующего обучения персонала;
• стандартизация норм — координация на основе формирования разделяемых всеми участниками процесса норм деятельности, ее ценностей и традиций.

Организационная структура ОВО представляет собой дивизиональную форму распределения ответственности. Дивизиональная (или отделенческая) структура управления - наиболее распространенная форма организации управления. Смысл ее состоит в том, что самостоятельные подразделения практически полностью отвечают за разработку, производство и сбыт однородной продукции.

Организационная структура отдела вневедомственной охраны при управлении внутренних дел приложение А.

 

1.2 Структура подразделений ОВО, выполняющих работы по ДОУ

 

Документационным обеспечением управления в ОВО занимаются такие подразделения как: отдел делопроизводства и режима, секретариат и архив.

Отдел делопроизводства и  режима - самостоятельное структурное  подразделение аппарата Главного управления, подчиняющееся непосредственно начальнику.

В состав отдела делопроизводства и режима входят:

- начальник отдела;

- документовед;

- делопроизводитель.

Основные направления  деятельности отдела делопроизводства и режима:

- Документационное обеспечение деятельности руководства управления и подразделений областного аппарата. Прием, регистрация и подготовка к докладу начальнику и его заместителям поступающих документов, осуществление их передачи для исполнения в подразделения Главного управления и подчиненные органы внутренних дел, контроль порядка обращения с документами, их движением и своевременностью возврата в отдел делопроизводства и режима;

-  Обеспечение режима секретности и конспирации при работе с документами в управлении и подчиненных ему органах внутренних дел;

-  Регистрация и учет писем (предложений, заявлений и жалоб), адресованных на имя начальника и его заместителей. Организация приема граждан, обращающихся в Главное управление. Осуществление контроля деятельности по разрешению обращений граждан в подразделениях Главного управления и подчиненных органах внутренних дел;

-  Учет, организация размножения и рассылка нормативно-правовых актов МВД России и главного управления в подчиненные подразделения органов внутренних дел;

- Контроль своевременности исполнения подразделениями управления документов, по которым даны поручения начальником управления и его заместителями;

- Организационно-методическое руководство общим и секретным делопроизводством в подразделениях управления и органах внутренних дел. Обобщение и анализ данных о состоянии делопроизводства, режима секретности и работе с письменными и устными обращениями граждан в управлении и органах внутренних дел области.