Принципы и критерии ценности документов

Подготовка электронных документов к передаче в архив организации состоит из следующих этапов:

1. проверка физического состояния машинных носителей, предназначенных для передачи в архив;
2. запись экспертизы документов на машинные носители;
3. проверка качества записи;
4. описание экспертизы документов;
5. проставление архивных шифров на единицах хранения (на футлярах) в соответствии с архивной описью (описями) электронных документов постоянного хранения и по личному составу;
6. подготовка комплекта сопроводительной документации.

 

Сопроводительная документация экспертизы документов должна быть достаточной для обеспечения их сохранности и использования. В ней отражается следующая информация: название документа, дата его создания, характеристика содержания (аннотация), электронный формат, физическая и логическая структура (для БД, сайтов и т.п.), объем документа (для БД также - количество записей)10. 
Основные критерии ценности документов

 

Нормативно-методические основы экспертизы ценности документов утверждены Коллегией Росархива11.

Отнесение документов к составу Архивного фонда Российской Федерации осуществляется по результатам экспертизы ценности путем комплексного применения критериев происхождения, содержания, внешних особенностей документов. Критерии экспертизы ценности – это система научно обоснованных признаков, на основе которых определяется ценность документов.

Экспертиза ценности документов – это отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации. Назначение экспертизы состоит в том, чтобы определить, какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией.

В обобщенном виде задачи экспертизы ценности документов состоят в следующем:

• отбор документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы Российской Федерации;

• отбор на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

• выделение к уничтожению документов, не имеющих научной ценности и утративших практическое значение;

• установление или изменение сроков хранения документов.

Документы оцениваются на основании принципов историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние особенности.

Критериями оценки происхождения являются: роль и место организации в системе государственного управления, значимость выполняемых функций, время и место образования документов. Критерий происхождения позволяет разделить все организации, учреждения и предприятия примерно на три группы.

К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую научную, историческую и экономическую ценность. Это центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.

Вторую группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются в государственные архивы, как правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы организаций этой группы, которые не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

Третью группу составляют преимущественно организации вспомогательного и обслуживающего характера. Документы этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

Критерии оценки содержания – значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность документа. К критериям содержания относятся:

• значимость отраженных в документах событий;

• значение информации, содержащейся в документе;

• повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

• вид документа;

• подлинность документа.

Наиболее полно основную деятельность организации отражают:

• организационно-учредительные и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы и др.), а также годовые планы и отчеты. Это документы постоянного хранения;

• справочно-информационные документы, играющие вспомогательную роль, содержат, как правило, оперативную или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в распорядительных, а иногда и в организационных документах. Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период – от одного до пяти лет. Это документы оперативной и бухгалтерской отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

Повторение и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов поглощается годовым отчетом.

Отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным отчетом вышестоящей организации и т. д.

Критерии оценки внешних особенностей документа – это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния. К критериям внешних особенностей относятся:

• форма фиксирования и передачи содержания;

• удостоверение и оформление документа;

• физическое состояние документа.

 

Рассмотрим некоторые критерии:

1. Значимость учреждения или лица, в результате деятельности которых созданы документы. В процессе деятельности общества создается огромное количество учреждений, организаций и предприятий с разнообразными функциями. Это органы власти и управления, промышленные, сельскохозяйственные, транспортные, торговые предприятия, научно-исследовательские и проектные институты, учреждения культуры, общественные, кооперативные, акционерные, учебные и другие организации. Ценность комплекса документов, созданного в каждом из них, определяется значимостью этого учреждения в системе управления, науки, народного хозяйства и др. Поэтому отбор документов на государственное хранение производится из учреждений, играющих наиболее важную роль в жизни общества.
2. Значимость содержания документов. В общем массиве документации имеются документы, отражающие деятельность учреждения12, и документы, играющие вспомогательную роль, нужные для текущей (оперативной) работы учреждения13.
3. Время и место образования документов. Этот критерий является важным для экспертизы. В истории нашего общества были периоды, насыщенные событиями особой важности. Это периоды войн, революций, реконструкции народного хозяйства. При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время – «большое видится на расстоянии». Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Все это делает необходимым при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям как «авторство», «первоисточник», «протограф» и т.п.
4. Подлинность и копийность документов. При отборе на хранение предпочтение всегда отдается подлинным документам. Согласно ГСДОУ, копии документов, отправляемых учреждениями, должны быть заверены, иметь номер и дату. Работники службы делопроизводства должны своевременно оформлять копии документов, особенно документов постоянного срока хранения. Это необходимо для их будущего использования.
5. Юридическую силу имеют главным образом правильно оформленные документы (подлинники). Иногда юридической силой обладают и копии, но при условии правильно оформленных реквизитов. Поэтому так важно правильно оформлять документы в процессе делопроизводства.
6. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ – это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного – в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.
7. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов – годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.
8. Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

 

Экспертиза ценности документов проводится на основе перечней – систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

В процессе экспертизы ценности документов применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и др.

 

Работа по организации экспертизы ценности документов проводится в три этапа.

Первый этап проводится в текущем делопроизводстве:

• при разработке и составлении номенклатуры дел;
• при регистрации документов;
• при направлении исполненных документов в дела;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам.

 

Второй этап проводится во время подготовки дел к передаче в архив организации.

 

Третий этап экспертизы ценности проводится в архиве организации, передающей документы постоянного хранения в государственный архив.

При оценке научно-технической документации применяется ряд дополнительных специфических критериев, таких как:

1. «значимость проблемы или объекта, отраженного в документах»,
2. «принципиальная новизна, уникальность, оригинальность решения проблемы, конструкции, технологии, проекта»
3. «соответствие научно-технической документации этапности научных исследований (стадийности технических разработок)» и многие другие.

 

Специфические критерии ценности применяются и при экспертизе аудиовизуальных документов: их художественные достоинства, композиционно-сюжетная целостность, выразительность и оригинальность, своеобразие носителя, цветовое решение, способ записи и воспроизведения информации14.

 

Порядок отбора и хранения документов

 

В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в состав Архивного фонда Российской Федерации»15. Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности16.

Принцип историзма в настоящее время признается основным, предполагающим рассмотрение в первую очередь генезиса объекта, т.е совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п.. При таком подходе отмечается совпадение принципа историзма с научной объективностью, с требованием непредвзятости суждений при отборе документов на хранение.

В современной архивоведческой литературе отмечается также совпадение других общенаучных принципов – системности (рассмотрение объекта как системы взаимосвязанных и взаимообусловленных элементов) и целостности (понимание явлений действительности как единства частей целого в многообразии их проявлений и связей) – с ранее применявшимся архивным принципом всесторонности и комплексности при оценке документов. Комплексность предполагает рассмотрение документа в единстве его взаимосвязанных частей, а также как часть более общего его окружения. Причем не только в конкретном фонде и архиве, но и в более широких документационных рамках. Всесторонность трактуется как «рассмотрение документов в "разном освещении" – в сопоставлении разных требований к ним, учитывая теоретическую неисчерпаемость информации источника». В первую очередь, рассматриваются варианты и формы потенциального использования документов, но не только это. Также учитываются полнота сохранности фонда, правовые аспекты, возможности обеспечения сохранности и некоторые другие моменты17.

Таким образом, уже на уровне основных методологических принципов экспертизы ценности формулируется требование рассматривать всю совокупность документов фондообразователя, в каком бы виде они не возникали. Анализ взаимосвязей между бумажными и электронными документами, рассмотрение направления и характера информационных процессов и потоков между ними, раскрытие функционального назначения разных групп документов, баз данных и других электронных ресурсов, наконец, определение условий, влияющих на их достоверность и юридическую силу, – все это должно быть направлено на формирование полноценного, информационно насыщенного архивного фонда, достоверно отражающего не только деятельность фондообразователя, но и, по возможности, событий и явлений действительности в более широком управленческом, историческом и культурном контексте. Поэтому, как ценность электронных документов невозможно правильно оценить без их рассмотрения в связи и в генезисе с бумажными документами, так и отбор на хранение последних без определения значения первых ведет к обеднению архивного фонда. Поэтому существующая практика, когда государственные архивы сосредотачиваются на экспертизе ценности лишь бумажных документов, является методологически ущербной. По сути, это нарушение методологических основ экспертизы ценности и даже нарушение федерального закона об архивном деле, который недвусмысленно определяет, что «экспертизе ценности документов подлежат все документы на носителях любого вида»18.