Принципы и критерии ценности документов

ГОУ ВПО Московский Государственный Университет Дизайна и Технологии

Институт социальной инженерии

 

 

 

 

 

Реферат

«Принципы и критерии ценности документов»

 

Дисциплина «Основы делопроизводства и документооборота»

Кафедра «Управление»

 

 

 

Выполнил студент 2 курса

гр. ГМД-112

Куликов А.А.

 

 

Преподаватель:

кандидат культурологии

Попел Алексей Евгеньевич

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва

2013год

 

Оглавление

 

 

Введение

Принципы и критерии ценности документов устанавливаются для того, чтобы определить ценность в целях определения сроков их хранения и отбора на постоянное хранение в архивном фонде организации.

Цель создания любого архива – организация повторного использования исполненных документов и закрытых дел. А вот, чтобы иметь такую возможность необходимо выполнение нескольких условий:

• выработать долговременную документационную политику, т.е. определить круг потенциальных пользователей и круг задач, для решения которых могут потребоваться документы, и в соответствии с этим провести классификацию документов и оценить сроки их хранения;
• производить отбор документов для архивного хранения, в соответствии с выработанной политикой;
• создать эффективную поисково-справочную систему по этим документам;
• обеспечить сохранность документов в течение всего срока хранения, т.е. вести их регулярный учет и реализовать систему мер, направленных на создание оптимальных условий хранения документов, на недопущение их порчи и на поддержание их потребительских качеств, в первую очередь для того, чтобы они могли служить достоверным свидетельством документированных событий, процессов, явлений;
• внедрить такую систему использования документов, при которой сводились бы к минимуму риски утраты документов.

 

Очевидно, что причиной создания архива является наличие или возможность появления документов, которые могут понадобиться их владельцу на протяжении определенного или неопределенного отрезка времени. Поэтому установление ценности документов рассматривается как непременное условие и начальная посылка организации любого архива, вне зависимости от формы собственности и ведомственной принадлежности. Принципы, методы и критерии экспертизы ценности документов оказывают определяющее влияние на состав архивных фондов, а тем самым на информационный, культурный и научный потенциал общества. Вот почему теоретическим и методологическим основам экспертизы ценности в отечественном архивоведении всегда уделялось пристальное внимание.

Стоит отметить, что в нашей стране довольно хорошо отработаны методологические и практические вопросы проведения экспертизы ценности традиционных документов. Существует система перечней документов с указанием сроков хранения, разработаны правила и рекомендации по отбору документов разных видов, определены источники комплектования государственных, муниципальных и ведомственных архивов, в организациях и государственных архивах действуют экспертные и экспертно-проверочные комиссии, в задачу которых входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с установленными сроками хранения документов.

В то же время, экспертизе ценности электронных документов (а значит и их учету) никем не уделяется практически никакого внимания.

В последние полвека развитию методологии экспертизы ценности в нашей стране придавалось большое значение. На эту тему проводилось множество конференции, семинаров, круглых столов, были написаны сотни статей, поднимавшиеся вопросы нашли отражение в десятках книг и диссертаций. Общепризнанные и наиболее апробированные принципы, критерии и методики были включены в методические рекомендации, учебные пособия и правила работы архивов с различными видами документации.

В связи с минимальным уровнем информатизации советских учреждений и организаций, в том числе и архивов, до конца прошлого века проблемы экспертизы ценности электронных документов (в то время машиночитаемых документов – МЧД) практически не поднимались. Исключение составляли МЧД, возникающие в производственной и научно-технической сферах1. При этом, критерии отбора МЧД, которые использовали авторы методик, ничем существенно не отличались от критериев, применяемых в целом к статистической и научно-технической документации.

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности – это проблемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал практиковаться с 1920-х гг.. С середины 1950-х гг. задача отбора документов встала настолько остро, что понадобилась работа целой группы ведущих архивистов страны для решения назревших методологических и методических проблем и разработки «Правил экспертизы научной и практической ценности документальных материалов в государственных архивах» (1957). По общему признанию теоретиков и практиков архивного дела побудительной причиной активизации научной мысли по выработке критериев ценности документов стал нарастающий год от года «бумажный поток», который захлестнул советские учреждения и который грозил «затопить» государственные архивы.

Для раскрытия темы работы были выявлены следующие задачи:

1. обзор нормативно-правовых актов Российской Федерации в области делопроизводства;
2. рассмотрение порядка проведения экспертизы ценности документов;
3. рассмотрение основных критериев ценности документов; 
4. выявить принципы отбора документов на хранение.

 

Нормативно-правовые акты Российской Федерации в области делопроизводства

 

Государственное регулирование делопроизводства обеспечивается Федеральным архивным агентством, которое осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за организацией документов в делопроизводстве федеральных органов государственной власти, координирует развитие государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

Комитет Российской Федерации по стандартизации, метрологии и сертификации (Госстандарт России) осуществляет государственное управление стандартизацией в Российской Федерации, включая работы по унификации и стандартизации документов и систем документации, разработке, внедрению и ведению общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации.

Правительство Российской Федерации, федеральные органы исполнительной власти несут ответственность за организацию документационного обеспечения в органах исполнительной власти, разрабатывая соответствующие нормативные правовые акты.

К нормативно-правовым актам Российской Федерации в области делопроизводства относятся:

1. Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации»2. В нём указана обязательность документирования информации, установлен ряд терминов, урегулированы отношения, возникающие при создании и использовании информационных технологий, установлена обязательность предоставления информации государственным органам.
2. Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»3. Он устанавливает основные понятия, связанные с архивным делопроизводством, полномочия органов государственного и муниципального управления, разграничивает архивные документы между государственными и муниципальными органами, устанавливает создание архивов.
3. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»4.
4. Постановление Правительства Российской Федерации «Об утверждении Правил отнесения сведений, составляющих государственную тайну, к различным степеням секретности»5.
5. Нормативно-правовые акты федеральных министерств, агентств или ведомств, устанавливающие правила ведения документооборота.
6. Нормативно-правовые акты субъектов Российской Федерации, а также муниципальных органов, регулирующих ведение делопроизводства.

 

Типология, языковое и композиционное представление деловых бумаг закреплены следующими основными документами:

1. Государственным стандартом ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»6. Стандарт устанавливает: состав реквизитов документов; требования к оформлению реквизитов документов; требования к бланкам документов, включая бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации. Требования стандарта являются рекомендуемыми.
2. «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»7, устанавливающие единый порядок и общие требования к организации и ведению делопроизводства.
3. Постановление «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты»8.
4. «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти»9.

 

Оформление текстов и графической информации научной, технической документации и деловых бумаг основывается также на Государственных стандартах по информации, библиотечному и издательскому делу (СИБИД) и Межгосударственных стандартах Единой системы конструкторской документации (ЕСКД).

 

Порядок проведения экспертизы ценности документов

 

Экспертизой в делопроизводстве называется изучение документов на основе принципов и критериев из ценности в целях определения средств хранения и отбора части из них для длительного хранения.

ЭЦД приводятся в соответствие с нормативными литературными документами, утвержденными президентом, Правительством и Государственной архивной службой России. Состав документов, подлежащих постоянному хранению, а также длительность хранения остальных документов определяется Типовыми перечнями документов с указанием сроков их хранения, составляемыми и утверждаемыми архивной службой минимальные сроки хранения, указанные в этих перечнях, носят нормативный характер и не должны быть нарушены.

В целях расширения состава документов и увеличения сроков хранения некоторых категорий на основе Типового перечня могут создавать ведомственные (отраслевые) перечни, имеющие нормативный характер для организаций данной отрасли после их утверждения совместно с архивной службой. Экспертиза ценности проводится обязательно в следующих случаях:

1. при составлении номенклатуры дел;
2. при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
3. при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
4. в процессе подготовки вдел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

 

Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов его работе службы делопроизводства и архива во всех организациях создаются постоянно действующие экспертные комиссии (ЭК). В ведомствах создаются центральные экспертные комиссии (ЦЭК), основные задачи которых дополняются рассмотрением и согласованием результатов работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

Экспертная комиссия является совещательным органом, ее решения вступают в силу после их утверждения руководителем организации или его заместителем. Секретарем экспертной комиссии назначается, как правило, секретарь организации или сотрудник делопроизводственной службы. Заседания комиссии проводятся не реже двух раз в год и оформляются протоколами.

ЭЦД проводится на основе перечней документов с указанием сроков хранения с полистным рассмотрением дел постоянного хранения и дел с отметкой в перечне «ЭПК» (экспертно-проверочная комиссия архивного органа) для дел временного хранения.

При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив; отбор дел с временными сроками хранения, подлежащих хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли. При этом одновременно проверяются качество и полнота номенклатуры дел организации, правильность определения сроков хранения дел.

Отбор документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения проводится путем полистного просмотра дел. Не допускается отбор документов для хранения и уничтожения только на основании заголовков дел.

Дела с отметкой "ЭПК" подвергаются полистному просмотру с целью определения и выделения из их состава документов, подлежащих постоянному хранению.

Дела с отметкой "ЭПК", содержащие документы постоянного хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

Сроки хранения дел, содержащих оставшиеся документы временного хранения, определяются по перечню документов с указанием сроков их хранения или по номенклатуре дел организации.

Подшивка вновь сформированных дел производится только после завершения экспертизы ценности документов.

Архив проводит экспертизу ценности документов при отборе их на постоянное хранение под методическим руководством соответствующего государственного или муниципального архива.