Федеральное государственное  бюджетное образовательное  учреждение высшего профессионального образования

«РОССИЙСКАЯ АКАДЕМИЯ НАРОДНОГО  ХОЗЯЙСТВА и ГОСУДАРСТВЕННОЙ  СЛУЖБЫ  при ПРЕЗИДЕНТЕ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ» 

ПОВОЛЖСКИЙ  ИНСТИТУТ им. П.А. СТОЛЫПИНА

КАФЕДРА Документационного обеспечения управления

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА 

по  дисциплине:  Документоведение

на  тему: Понятие ценности документов.  
 
 

    Выполнил:

    Студент 1 курса, 106 группы,

    очной формы обучения,

    направления подготовки 034700.62

    Документоведение  и архивоведение.

    Костюк  Н.Д.

    Проверил:

    Дорошина  Г.В.

 
 

    (Не  полный Библиограф. Список) 

    Саратов 2011 г 

    Содержание

    Введение……….…………………………………………………………….3

Глава 1. Понятие экспертизы ценности документов…………………… 5

    Глава 2. Система экспертных органов……………………………………12

    Глава 3. Принципы и критерии ценности документов…………………..21

    Заключение…………………………………………………………………28

    Библиографический список……………………………………………….30 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Документы сопровождают нас с древних времен. Практически с того же момента  как люди начали осознавать себя как  личность. Документы возникли вместе с письменностью, вначале как  средство закрепления каких либо торговых или же государственных  отношений, а затем, с развитием  письменности, стали средством передачи информации, общения. Документы являются одним из так называемым «хранилищем» человеческой памяти.

    Ценность  каждого документа различна. Большая  часть документов несет не значительную информацию, имеющую одноразовое  применение, после использования  которой мы больше к ним не возвращаемся. Другие содержат информацию, которая  может потребоваться по истечению  длительного периода времени. Яркий  тому пример зачетная книжка выдаваемая студентам. После окончания студентом  ВУЗа она храниться в его архивах  около 75 лет. Есть и другие примеры, но все сводится к одному эти типы документов хранятся практически всю  жизнь человека. Так же есть такие  типы документов информация которых  ценна в практических и научных  целях. Хранение таких документов производится очень долго.

    Но  с экономической точки зрения мы видим минусы хранения документов. Во-первых для сохранности потребуются  большие помещения, оборудование, штаты специальных работников и др. Во-вторых найти нужный ценный документ в таком количестве бумаг довольно проблематично.  Именно поэтому систематически проводится экспертиза ценности документов которая определяет экономический, социально-культурный, практический и иного значения документов с различными целями.

    Объект  нашего  изучения – экспертиза ценности.

    Предмет – рассмотрение понятия экспертиза ценности документов.

    Цель  работы – раскрыть понятие ценности документа и экспертизы ценности документа.

    Для реализации этой цели необходимо решить следующие задачи:

    - Раскрыть понятие «экспертиза  ценности документа».

    - Рассмотреть система экспертных органов

    - Раскрыть принципы и критерии ценности документов

    В работе будут указаны некоторое  нормативные акты. Они смогут помочь нам разобраться в понятии «Экспертиза ценности документов» и системы экспертных органов.

    Один  из них называется «Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.» в нем раскрываются работа архивов. По теме ЭЦД есть целый выделенный пункт. Ниже будут подробно рассматривать  ЭЦД и пункты из правил.

Так же здесь будет рассмотрено «Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия» В нем подробно раскрывается цель создания экспертных органов и их обязанности.

    В курсовой работе будут упоминаются другие нормативные акты и источники, но их рассмотрим подробнее чуть позже. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 1. Понятие экспертизы ценности документа. 

    «Экспертиза ценности документов (ЭЦД) – это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение»¹.

    «Экспертиза ценности документов в организации  проводится:

• в делопроизводстве – при составлении номенклатур дел, в процессе формирования дел и при подготовке дел к передаче в архив;
• в архиве – в процессе подготовки к передаче дел на постоянное хранение»².

    Именно  так расшифровывается понятие ЭЦД  в Основных правилах работы архивов  организаций.  Но рассмотрим это  понятие подробнее.

    ЭЦД является важным предварительным этапом создания архива компании и передачи документов в уже существующий архив. Но при несоблюдении правил хранения документов (уничтожении, утере бумаг, подлежащих хранению), к административной ответственности привлекается руководитель компании. В этом случае штраф составляет мизерную сумму, 500 рублей. Однако куда серьёзнее ситуация может сложиться, например, при налоговой проверке, когда обнаружится отсутствие какого-либо первичного документа: в этом случае в действие вступает статья №126 Налогового Кодекса Российской Федерации. В случае неправильного архивного хранения документов, при их фактическом наличии налоговая служба также может наложить штраф до 30 МРОТ на соответствующих должностных лиц.

    Результатом ЭЦД является подробная опись, где указывается, сколько именно какой документ должен храниться.

    В задачи ЭЦД входят:

    •Отбор наиболее ценных документов из ведомственных в государственные архивы на постоянное хранение так же определение профильности документов тому или иному государственному архиву.

  •Определение сроков хранения документов, информация в которых может быть использована в течение какого-то периода времени. В зависимости от установленных сроков хранения такие документы могут быть разделены на две группы:

Первая: для долговременного хранения

   Вторая: для временного хранения.

•Обеспечение полноты состава архивного фонда путем восполнения утраченных документов, что можно сделать за счет идентичных документов из фондов однородных учреждений, а также выше- или нижестоящих учреждений.

•отбор на хранение наиболее информативно емких документов.

    Экспертиза проводится как самостоятельный вид работы при наличии в фонде архивных дел, не подлежащих хранению (не имеющих ценности). В архиве экспертиза проводится, как правило, по фондам вышестоящих и подведомственных учреждений одной системы, по фондам лиц, связанных служебными, родственными и иными отношениями и по фондам однородных учреждений, деятельность которых связана с определённой территорией. В этих целях составляется список фондов, подлежащих экспертизе с указанием очередности работ с ними.

    ЭЦД при описании и переработке описей архивных фондов целесообразно проводить:

• в процессе составления заголовков;
• в процессе систематизации по структурным частям и годам;
• при систематизации документов внутри структурной части или года.

    ЭЦД приводятся в полном соответствие с  нормативными  документами, утвержденными  президентом, Государственной архивной службой и непосредственно Правительством России. Типовыми перечнями определяется состав документов, подлежащих постоянному  хранению, а также длительность хранения остальных документов с указанием  сроков их хранения, утверждаемыми и составляемыми архивной службой, минимальные сроки хранения, указанные в перечнях, носят, как правило, нормативный характер и они не должны быть нарушены.

    Так на основе Типового перечня могут  создавать ведомственные или  отраслевые перечни, которые имеют  нормативный характер для организаций  данной отрасли после их утверждения  совместно с архивной службой  этой организации. Они создаются  для того чтоб расширить состав документов и для увеличения сроков хранения некоторых категорий. ЭЦД обязательно  проводится в случаях, например:

• при подготовке дел к последующему хранению в архиве;
• при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
• при составлении номенклатуры дел;
• при процессе подготовки дел к передаче из организации на хранение в государственный архив.

    Экспертиза  ценности документов осуществляется ежегодно работниками службы документационного обеспечения управления (ДОУ) совместно с Центрально экспертной комиссией (ЦЭК) или экспертной комиссией (ЭК) организации под методическим руководством архива организации.³

    Для проведения ЭЦД, а также рассмотрения нормативно-методических документов в  службах архива и делопроизводства создаются постоянно действующие  ЭК. В ведомствах создаются ЦЭК, основные задачи которых дополняются рассмотрением  и согласованием результатов  работы экспертной комиссии подведомственных организаций. Основанием для работы ЭК и ЦЭК являются типовое положение, утвержденное государственной архивной службой России.

    В состав ЭК (ЦЭК) включаются опытные  и квалифицированные работники  основных структурных подразделений  организации, хорошо знающие состав и содержание, а также значение, и ценность информации документов, создаваемых тем же структурным  подразделением, в котором они  работают. В обязательном порядке  в состав комиссии включается руководитель службы документационного обеспечения  управления и архива организации  или лицо, которое ответственное  за архив организации. В случае если организация передает свои документы  на хранение в государственный или  муниципальный архив, рекомендуется  включать в состав комиссии и его  представителя.

    За  частую председателем комиссии назначают  заместителя руководителя организации, курирующего вопросы архива и  делопроизводства. Секретарем комиссии является заведующий архивом или  ответственный за архив организации.

    Само  хранение документов в архивах организаций  осуществляется в соответствии с  методическими указаниями. Речь идет о хранении перфокарт, магнитных  материалов (дисков, лент). Учет, хранение и использование машиночитаемых документов на ВЦ в оперативном режиме реализует специальная служба хранения. Она принимает, учитывает и хранит машинограммы: создает поисковые системы, аннулирует машиночитаемую документацию, выдает ее пользователям, передает на архивное хранение.  

    На  каждый носитель заводится учетная  карточка, куда вносится данные по его  эксплуатации и следующие основные показатели: код по ОХДХ; регистрационный  номер; краткое содержание; дата создания документа; срок хранения; код регистрации, вид носителя; место хранения и  другие.  

    Информативно-поисковый  аппарат составляют журналы, картотеки, карточки учета документов, ручные справочные картотеки.