Понятие ценности документов

      3. Юридическую силу имеют главным  образом правильно оформленные  документы (подлинники). Иногда юридической  силой обладают и копии, но  при условии правильно оформленных  реквизитов. Поэтому так важно  правильно оформлять документы  в процессе делопроизводства.

      4. Дублетность документов. Этот критерий играет большую роль при отборе документов на государственное хранение в связи с широким распространением дублетных документов. Дублетный документ — это один из размноженных экземпляров подлинника. Они бывают машинописные, в виде ксерокопий, отпечатанные на ротаторе, ротапринте, выполненные при помощи другой множительной техники. Если материалы учреждений передаются в разные архивы (например, фонд вышестоящего учреждения находится в Российском государственном архиве экономики, а подведомственного — в областном архиве), то такая дублетность в масштабе Архивного фонда страны представляется целесообразной.

      5. Поглощенность содержания. Этот критерий применяется при экспертизе плановой и отчетной документации. Содержание месячных планов и отчетов поглощается квартальными, содержание квартальных планов и отчетов — годовыми или отчеты структурных подразделений поглощаются отчетом учреждения и т.п. На государственное хранение отбирается сводный документ, поглотивший содержание первичных.

      6. Физическое состояние документа. Этот критерий применяется в отдельных случаях. Если документ сильно поврежден, но имеет особую ценность, он должен быть реставрирован. Если есть копийный экземпляр, то его присоединяют к испорченному документу.

      ЭЦД проводится на основе перечней — систематизированных списков видов и категорий документов, содержащих нормативные указания о сроках их хранения. Перечни документов позволяют установить сроки хранения или возможность уничтожения многих управленческих документов без их дополнительного изучения.

      В процессе ЭЦД применяются все критерии в совокупности. В этом заключается одно из проявлений всесторонности и комплексности оценки документов.

      Кроме общих критериев экспертизы ценности, для каждой группы документов существуют и собственные критерии их оценки: значение информации для развития науки  и техники, приоритетность авторства, экономическая эффективность разработки или открытия и др.

      В федеральном законе «Об архивном деле в Российской Федерации» используется следующее определение «экспертизы  ценности документов»: «изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения и отбора их для включения в  состав Архивного фонда Российской Федерации»⁷. Как видно из определения, ключевое значение придается применению критериев ценности, т.е. системе научно обоснованных признаков документов, на основании которых выносится решение о степени их ценности. В то же время и сама система критериев ценности, и методы (подходы) их применения должны опираться на общенаучные принципы историзма, системности и целостности.

      Принцип историзма в настоящее время  признается основным, предполагающим рассмотрение в первую очередь совокупности документов. Рассмотрение должно быть всесторонним: и с точки зрения внутренней структуры документов и документальных фондов, и с точки зрения исторических связей между ними, и с точки зрения выявления и фиксации качественных изменений их структуры, происходящих со временем, и с точки зрения закономерностей развития структуры, форм документов и т.п.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Заключение 

    В результате рассмотрения вопроса экспертизы ценности документов можно сделать  следующий вывод, что во-первых процессе работы организации любой организационно-правовой формы образуется большое количество документов. Эти документы необходимо систематизировать, хранить. Но хранение документов на бумажных носителях, а такие документы сегодня составляют подавляющий процент всего объема документов организации, требует больших площадей и специальных сотрудников. Информация в документах часто дублируется, первичные данные из одних документов обобщаются и представляются в сводном виде в других. Следовательно, отпадает необходимость хранить все документы, содержащие одни и те же данные. Кроме того, документы могут содержать информацию незначительную, предназначенную для разового прочтения, после использования которой надобность в ней сразу отпадает.

    Во-вторых ценность документов, появившихся в процессе управленческой деятельности, неоднозначна её определяют система экспертных органов (ЭК, ЦЭК, ЭПК) которые создаются в архивах предприятий, областей, краев и т.д. Они исследуют документы и определяют должен ли тот или иной документ продолжать храниться или он должен быть уничтожен так как потерял свою надобность или устарел.

    В-третьих, есть специальные закрепленные принципы и критерии ценности документов с  помощью них вовремя ЭЦД и  определяется насколько актуален документ и стоит ли его хранить вообще.

    Таким образом, различные документы имеют  разную ценность, следовательно, не все  должны сохраняться.

    Сроки хранения документов устанавливаются  в процессе экспертизы их научной  и практической ценности. Эта ответственная  миссия возложена на архивные органы страны. Определение сроков хранения документов в зависимости от их исторической, научной, практической значимости требует специальных знаний, профессионального образования, широкого научного кругозора.

    Во  всем мире выработаны и применяются  определенные научные принципы и  критерии, на базе которых проводится экспертиза ценности документов и определяются сроки их хранения.

    Следовательно, составление, оформление документов и организация работы с ними регламентированы постоянно обновляющимися законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Библиографический список. 

1. Федеральный закон РФ от 22 октября 2004г. № 125-ФЗ «Об  архивном деле в Российской Федерации».
2. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. ПереМ., ИПК Издательство стандартов, 1998
3. Перечень типовых управленческих документов с указанием сроков хранения М.: Росархив, 2010
4. Основные правила работы архивов организаций, одобренные решением Коллегии Росархива от 6 февраля 2002 г.
5. Примерное положение о постоянно действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия (утв. Приказом Росархива от 19.01.1995 №2). М.:Росархив, 1995
6. Жукова М.П. Экспертиза ценности и комплектование Гос архивов управленческими документами (теоретико-методический аспект) //Отечественные архивы. - 2005. - № 62.
7. Чувенков А.Ю., Янковая В.Ф. Правила оформления документов. Комментарий к ГОСТ Р 6.30-2003 – М.: ТК Велби, Изд-во проспект, 2004.