Понятие ценности документов

    Целесообразно иметь индивидуальное положение  об экспертной комиссии в каждом отдельном  учреждении.

    Некоторая часть функций ЦЭК и ЭК, связанных  с практической работой, отчасти  совпадают.

    1.  ЭК и ЦЭК рассматривают и  одобряют/отклоняют проекты номенклатур  дел структурных подразделений  и сводной по учреждению.

    2.  ЭК и ЦЭК рассматривают график  передачи документов в государственный  архив (составленный архивом учреждения  и согласованный с государственным  архивом) и график передачи  документов из структурных подразделений  в архив учреждения.

    3.  ЭК ежегодно совместно с работниками  ДОУ структурных подразделений  и архивом проводит отбор документов  постоянного и длительного сроков  хранения для передачи в архив  учреждения. Это важнейший этап  в работе по экспертизе ценности, так как при этом происходит  отбор дел которые в дальнейшем  передадутся в государственное  хранение.

    Особое  внимание обращается на дела с отметкой ЭПК, так как надо установить по каждому  делу, представляет ли оно политическую, научную, народнохозяйственную или  культурную ценность, надо ли его отобрать для постоянного хранения или  оно имеет только справочное значение и для него достаточно того срока, который стоит перед отметкой ЭПК.

    ЦЭК осуществляет контроль за отбором дел  в структурных подразделениях и  подведомственных организациях.

    4. ЭК рассматривает описи, составленные  в учреждении (годовые разделы  описей дел постоянного хранения, подлежащих передаче в государственный  архив, дел временного хранения (свыше 10 лет) и т.д.). После одобрения описей дел постоянного хранения ЭК выносит решение о представлении их для утверждения ЭПК архивного учреждения. ЦЭК проводит подобную работу по центральному аппарату.

    ЭК  и ЦЭК утверждают описи дел  долговременного хранения по учреждению и подведомственным организациям, не сдающим документы в государственные  архивы.

    5. ЭК и ЦЭК рассматривают и  одобряют/отклоняют акты о выделении  к уничтожению дел и документов  находящихся в архиве учреждения  и в структурных подразделениях, с истекшими сроками хранения, в том числе с отметкой ЭПК  (последние согласовываются с  архивными учреждениями), рассматривают  также акты подчиненных организаций  и предприятий, не состоящих  на учете в архивных учреждениях.

    6. ЭК и ЦЭК рассматривают акты  подлежащие передаче на государственное  хранение о неисправимом повреждении  документов постоянного хранения  и актов об утере дел.

    7. ЭК и ЦЭК рассматривают вопросы   приема на ведомственное хранение  документов личного характера.

    8. ЭК и ЦЭК рассматривают и  представляют предложения о замене  отдельных категорий подлинников  документов микрофильмами.

    9. ЭК и ЦЭК подробно рассматривают  описи, перечни особо ценных  дел и представляют предложения  ЭПК.

    10. ЭК и ЦЭК осуществляют методическое  руководство деятельностью ЭК  структурных подразделений,  подведомственных  организаций, контролируя их работу, консультируя членов их ЦЭК  совместно с центральными архивами  министерства и делопроизводственной  службой участвуя в проведении  занятий по повышению квалификации  работников делопроизводства и  архивов, членов ЭК структурных  подразделений и подведомственных  организаций.

    11. ЭК и ЦЭК оказывают методическую  и практическую помощь подведомственным  организациям, не состоящим на  учете в архивных учреждениях,  по вопросам работы с документами  (составление номенклатур, организация  хранения и учета документов, экспертиза их ценности, составление  описей дел долговременного хранения  и актов о выделении к немедленному  уничтожению дел, не подлежащих  дальнейшему хранению по различным  параметрам, и др.).

    По  завершении экспертизы документов выделенного  хранения результаты работы всех экспертов  рассматриваются на заседании ПДЭК и фиксируются в протоколе  с отражением:

    -какие  дела и документы выделенного  хранения (с уточненными заголовками,  грифами конфиденциальности, сроками  хранения и номерами статей  по перечню) подлежат передаче  на архивное хранение (раздельно  постоянного и временного (свыше  10 лет) сроков хранения);

    -какие  документы в какие дела из  каких дел необходимо перешить;

    -какие  дела, документы выделенного хранения  подлежат уничтожению; 

    -с  каких дел, документов выделенного  хранения или отдельных документов, подшитых в дела, должен быть  снят гриф конфиденциальности  с указанием в последнем случае, подлежит ли документ, с которого  снимается гриф конфиденциальности, изъятию из дела или должен  оставаться в нем. Протокол  заседания подписывается председателем  и всеми членами ПДЭК и утверждается  руководителем предприятия.

    По  ряду вопросов, как говорилось выше, решения ЦЭК (ЭК) утверждаются или  согласовываются с ЭПК учреждения государственной архивной службы. К  ним относятся: решения об одобрении/неодобрении  описей на дела по личному составу  и постоянного хранения; акты о  выделении к уничтожению дел  с отметкой ЭПК, акты о неисправимом повреждении и об утере дел  постоянного хранения, методические пособия по экспертизе ценности и  обработке дел; сводная номенклатура дел лежащих приему в государственные архивы, предусматривает в ряде случаев прием отчетов в составе фонда вышестоящего учреждения с дальнейшей экспертизой и фонда учреждения-автора в стенах государственного архива. Если материалы этих учреждений передают в разные архивы, то такая дублетность в настоящее время представляется целесообразной.

    Таким образом, отбор документов на хранение или уничтожение является результатом  проведения тщательной и кропотливой  работы  ЭК и ЦЭК. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

    Глава 3. Принципы  и критерии ценности документов. 

      Что же такое критерии ценности документов?

      Критерии  ценности документов — это система  научно обоснованных признаков, на основе которых и определяется ценность документов.

    А ЭЦД как уже говорилось ранее «…– это изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их на постоянное хранение»⁵.

    Другими словами без критериев ЭК не сможет понять какой из документов представляет ценность, а какой нет.

    Назначение  экспертизы состоит в том, чтобы  определить, какие документы с  наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных  граждан необходимой информацией.

     Документы оцениваются на основании принципов  историзма, системности, целостности. Критериями оценки документов являются их происхождение, содержание и внешние  особенности.

     Критериями  оценки происхождения являются: роль и место организации в системе  государственного управления, значимость выполняемых функций, время и  место образования документов.

     Критерий  происхождения позволяет разделить  все организации, учреждения и предприятия на три примерно равные группы.

     К первой группе относятся организации, документы которых имеют большую  научную, историческую и экономическую  ценность. (Центральные и местные органы власти и управления, их отраслевые структурные подразделения, органы суда и прокуратуры, научные и промышленные объединения, крупные заводы и фабрики и др.)

     Вторую  группу составляют организации местного значения. Это большое количество организаций, однородных по функциям и  целевому назначению. Документы этой группы имеют практическое и определенное научное значение, но принимаются  в государственные архивы, как  правило, выборочно, так как деятельность таких учреждений отражается в документах вышестоящих организаций. Важные документы  организаций этой группы, которые  не поступают в вышестоящие организации, должны быть выявлены и присоединены к документам вышестоящей организации.

     Третью  группу составляют преимущественно  организации вспомогательного и  обслуживающего характера. Документы  этой группы организаций имеют значение только для практической работы.

     Критерии  оценки содержания — значимость события, отраженного в документах, значение содержащейся в документах информации, ее повторение в других документах, целевое назначение, вид и разновидность  документа. К критериям содержания относятся:

     •значимость отраженных в документах событий;

     •значение информации, содержащейся в документе;

     •повторение и поглощаемость информации, содержащейся в других документах организации;

     •вид  документа;

     •подлинность  документа.

Наиболее  полно основную деятельность организации  отражают:

     •организационно-учредительные  и распорядительные документы (уставы, положения, приказы, постановления, протоколы  и др.), а также годовые планы  и отчеты. Это документы постоянного  хранения;

     •справочно-информационные документы, играющие вспомогательную  роль, содержат, как правило, оперативную  или справочную информацию, служащую основанием для принятия управленческих решений, которые фиксируются в  распорядительных, а иногда и в  организационных документах.

     Эта группа документов наиболее многочисленная. Некоторые из них имеют длительное справочное значение, например значительная часть документов по личному составу. Подавляющая часть этих документов теряет свое оперативное и справочное значение через определенный период — от одного до пяти лет. Это документы  оперативной и бухгалтерской  отчетности и учета, переписка по текущему ремонту, по снабжению и  многим другим вопросам, не отражающим основную деятельность организации.

     Повторение  и поглощаемость информации. Этот критерий применяется в основном при экспертизе текущей, плановой и  отчетной документации. Например, содержание месячных отчетов поглощается квартальными; содержание квартальных отчетов  поглощается годовым отчетом.

     Отчеты  структурных подразделений поглощаются  отчетом организации, отчеты подведомственных организаций поглощаются сводным  отчетом вышестоящей организации  и т. д.⁶

     Критерии  оценки внешних особенностей документа  — это юридическая достоверность (наличие подписей, дат, резолюций, печатей), особенности передачи текста, материального носителя документа и его физического состояния. К критериям внешних особенностей относятся:

     •форма  фиксирования и передачи содержания;

     •удостоверение  и оформление документа;

     •физическое состояние документа.

      Рассмотрим  некоторые критерии.

      1. Значимость содержания документов. В общем массиве документации  имеются документы, отражающие  деятельность учреждения, и документы,  играющие вспомогательную роль, нужные для текущей работы  учреждения.

      К первой группе документов, наиболее полно  отражающих основную деятельность учреждений, относится организационно-распорядительная документация учреждения и вышестоящих  органов.

      Документы второй группы имеют справочное назначение (документы оперативной и бухгалтерской  отчетности и учета и др.) и  теряют свое значение через год, три  или пять лет.

      2. Время и место образования  документов. Этот критерий является  важным для экспертизы. В истории нашей страны были периоды, насыщенные событиями особой важности (периоды войн, революций, и т.д.). При оценке документов, созданных в особые периоды истории, важную роль играет и место их создания. Критерий времени и места создания документа предполагает совокупную оценку нескольких характеристик ретроспективной информации: ее оригинальность, достоверность, историческую значимость. Одномоментность прохождения события и его документирования повышает достоверность информации. Протоколы, стенографические отчеты, аудиовизуальные записи призваны наиболее полно и точно отражать характер и последовательность действий, процессов и явлений. Документы, более отдаленные от времени событий, могут содержать разнообразные объективные и субъективные искажения и неточности. В то же время – «большое видится на расстоянии». Порой отдаленность и отстраненность автора документа от описываемых событий позволяет ему акцентировать внимание на ключевых или наиболее значимых моментах, которые становятся очевидными лишь по прошествии времени, при рассмотрении объекта в более широком событийном контексте. Все это делает необходимым при проведении экспертизы ценности прибегать к таким источниковедческим понятиям как «авторство», «первоисточник», «протограф» и т.п.