Понятие ценности документов

    Выдача  машиночитаемых документов для использования  осуществляется по актам приема-выдачи с сопроводительным письмом.

    Но вернемся непосредственно к экспертной комиссии.

    Функции и права ЭК (ЦЭК), а также организация  ее работы определяются положением об этой комиссии, разрабатываемым на основе Примерного положения о постоянно  действующей экспертной комиссии учреждения, организации, предприятия, утвержденного  приказом Росархива от 19.01.1995 № 2. 

    Основными задачами ЭК (ЦЭК) являются:

    •проведение ЭЦД на стадии делопроизводства при составлении и формировании номенклатуры дел;

    •проведение отбора, подготовка документов к передаче на постоянное хранение в государственный или муниципальный архив;

• проведение ЭЦД на стадии подготовки их к передаче в архив организации;

                Основными функциями ЭК (ЦЭК) являются:

      •организация ежегодного отбора документов для хранения и уничтожения;

      •рассмотрение и вынесение на утверждение и согласование ЭПК архивного органа проектов номенклатур дел организации, описей дел постоянного и долговременного хранения, в т.ч. по личному составу, актов о выделении к уничтожению дел, не подлежащих хранению;

      •подготовка и вынесение на рассмотрение ЭПК архивного органа предложений об изменении сроков хранения категорий документов, установленных перечнями, и определении сроков хранения документов, не предусмотренных перечнями;

      •участие в подготовке и рассмотрении проектов нормативных и методических документов по вопросам работы с документами в организации.

    Итоги работы комиссии заносятся в протокол и хранятся длительный период времени.

    Протоколы экспертной комиссии об одобрении описей на дела постоянного хранения и по личному составу, об установлении сроков хранения документов, не предусмотренных  действующими перечнями, об изменении  типовых сроков хранения документов, акты документов выделен к уничтожению. Номенклатуры дел утверждаются руководителем  организации только после их согласования с соответствующим органом Государственной  архивной службы.

    Организации, в процессе деятельности которых  не создаются документы, подлежащие передаче на государственное хранение, составляют акты о выделении к  уничтожению документов и уничтожают документы, включенные в эти акты, по истечении сроков их хранения только после составления годовых разделов описей дел по личному составу  за соответствующий период и их утверждения  руководителем организации.

    Дела  и документы, предназначенные для  уничтожения сдаются в конторы  вторсырья, дата сдачи документов, их вес и номер приема сдаточной  накладной указываются в акте о выделении документов к уничтожению. Акты подшиваются в дело после  внесения изменений в учетные  документы делопроизводной службы и ведомственного архива.

    Подшивка  вновь оформленных в процессе проведения экспертизы дел производится только после ее полного завершения⁴.

    Решения экспертной комиссии и требования о  необходимости переформирования дел, розыске недостающих дел и  документов доводятся до сотрудников, как правило, в форме приказов или указаний руководителя организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава 2. Система экспертных органов 

    Экспертная  комиссия - это совещательный орган, ее решения вступают в силу после утверждения руководителем организации.

    Именно  так определяется ЭК в одном из литературных источников. Но все же что такое ЭК и что она осуществляет?

    ЭК  определят  какие документы с наибольшей полнотой могут обеспечить государство, общество, науку, отдельных граждан необходимой информацией. Возможность и длительность использования документов предопределяется значением заключенной в них информации.

     Задачи ЭК и ЭЦД которые состоят в следующем:

•Отборе документов, имеющих политическое, хозяйственное, научное, культурное значение, для последующей передачи их на постоянное хранение в государственные архивы РФ;

•Отборе на временное хранение документов, не представляющих научно-исторической ценности, но сохраняющих практическое значение;

•Выделением к уничтожению документов, не имеющих научно-исторической ценности и утративших практическое значение;

•Установлением или изменение сроков хранения документов.

    Во  время экспертизы можно так же узнать как относится к сохранности  документов то или иное предприятие. Сам же руководитель организации, согласно законодательству, несет непосредственную ответственность за сохранность документов.

    Объектами рассмотрения ЭК в организации, прежде всего являются:

    - пересоставляемая номенклатура  дел; 

    - описи дел постоянного и долговременного  (свыше 10 лет) хранения;

    - акты о выделении к уничтожению  и об аннулировании документов  и дел независимо от вида  носителя;

    - комплексы документов (номенклатуры  дел, бумажные дела, проекты, единицы  хранения на небумажных носителях  на предмет правильности их  оформления для постоянного и  долговременного хранения);

    - предложения об увеличении типовых  сроков хранения документов;

    - протоколы заседаний экспертной  комиссии,

    Описи и акты о выделении документов к уничтожению в государственных  учреждениях и других организациях, сдающих свои документы постоянных сроков хранения в государственные  архивы, утверждаются руководителем организации только после их согласования с соответствующими органами Архивной службы РФ.

    При проведении экспертизы ценности документов в структурных подразделениях осуществляется:

•отбор дел с временными сроками хранения(до 10 лет) , подлежащих хранению в структурных подразделениях;

•отбор дел временного хранения в ведомственном архиве (свыше 10 лет);

•выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

    Организационные документы ЭК систематизируются  по трем основным группам:

    - основная документация, наиболее  полно отражающая деятельность  учреждения по выполнению основных  функций (протоколы собраний и  совещаний, положения, приказы,  планы, отчеты, переписка с органами  власти и вышестоящими организациями  по вопросам деятельности, доклады,  обзоры). Эти документы в основном  подлежат постоянному хранению  в организации. На постоянное хранение отбираются подлинники документов; копии выделяются к уничтожению.

    - оперативная документация, содержащая  сведения, необходимые для текущей  практической деятельности (документы  по бухгалтерскому учету и  отчетности, снабжению и сбыту  и т.п.). Для этой категории документов  устанавливаются временные сроки  хранения;

    - документация по личному составу  (личные карточки рабочих и  служащих, приказы, лицевые счета  начисления заработной платы  и т.п.). Эта документация имеет  длительный срок хранения, к ней  часто обращаются для наведения  справок по заявлениям граждан  о трудовом стаже, заработной  плате и др.

    Так же в отдельную группу можно выделить дела требующие дополнительного  изучения, нестандартные  научно-практическая ценность которых определяется в  каждом конкретном случае индивидуально, после соответствующего их изучения сотрудниками Государственного архива с привлечением специалистов организации.

    После утверждения описей на дела постоянного  хранения архивное учреждение разрешает  учреждению уничтожить документы с  временными сроками хранения. Уничтожение  документов оформляется актами. Акт  о выделении к уничтожению  документов и дел подписывают  председатель и члены ЭК, утверждает руководитель учреждения

    Порядок уничтожения дел с истекающими  сроками хранения с грифом «ДСП»  определяется специальными инструкциями.

    Но все же вернемся к структуре экспертной службы.

    Экспертная  служба представляет собой систему  ЭК и экспертно-проверочных комиссий (ЭПК), на которые возлагается проведение работ по экспертизе ценности документов. ЭК и ЭПК – постоянно действующие  совещательные органы. Решения ЭК утверждаются руководителем учреждения, но по ряду вопросов, входящих в их функции, требуется утверждение ЭПК соответствующего учреждения государственной архивной службы, от которой ЭК получают организационно-методические указания. Из этого вытекает необходимость постоянного контакта в их работе.

    Экспертно-проверочные  комиссии (ЭПК) функционируют при  архивных управлениях – отделах  автономных республик, краев, областей, а также в федеральных государственных  архивах, комплектующихся современными документами. При других государственных  архивах и центрах документации действуют экспертно-методические комиссии (ЭМК).

    При Росархиве действует Центральная экспертно-проверочная комиссия (ЦЭПК).

    Таким образом, система экспертной службы состоит из звеньев которая «собирается» в следующую цепочку:

1. Архивные учреждения (ЦЭПК - ЭПК - ЭМК);
2. Прочие учреждения и организации (ЦЭК - ЭК);

    В 1977 г. Главный архив СССР разработал и опубликовал типовые положения о постоянно действующей ЦЭК и о постоянно действующей ЭК, эти положения действуют и сейчас. В них указаны правовые положения и функции комиссий, а также порядок их работы и взаимоотношения с ЦЭПК - ЭПК. Основное назначение этих комиссий - проведение практической и методической работы по ЭЦД и осуществление руководства и координации деятельности ЭК структурных подразделений и подведомственных организаций.

    ЦЭК назначается приказом по министерству (ведомству) из числа квалифицированных  специалистов основных структурных  подразделений. Возглавляется одним  из руководящих работников. В состав ЦЭК обязательно входит заведующий центральным архивом министерства и представитель центрального государственного архива.

    ЭК  назначается руководителем учреждения (организации, предприятия и т.д.), а возглавляется руководителем  структурного подразделения. В состав комиссии включаются квалифицированные  специалисты основного профиля  деятельности учреждения (не менее  пяти человек).

В состав ЭК и ЦЭК входят:

• экономист  или работник бухгалтерии (учетно-финансовая документация составляет значительный процент всеобщей массе документов);

• работник делопроизводственной службы;

• руководитель архива организации или должностное  лицо, ответственное за архив;

• специалист по научной, производственной и другим видам документации;

• специалист по обеспечению защиты информации.

В состав ЦЭК целесообразно включить представителя  архивного учреждения, для которого данная организация является источником комплектования.

В положениях об ЭК и ЦЭК изложены правовые аспекты, функции комиссий и порядок работы.

    Согласно  типовому положению в состав ЭК входят работник делопроизводственной службы и заведующий архивом учреждения. Обязательное включение в состав ЭК этих лиц объясняется тем, что  они в силу своих служебных  обязанностей должны знать всю документацию в совокупности. Кроме того, непосредственная работа по составлению номенклатур, отбору дел на государственное хранение, и т.п. проводится ими или под  их руководством. В состав ЭК ведущих  организаций ведомства входит представитель архивного учреждения: это одна из форм контроля и методической помощи. Для консультаций могут привлекаться специалисты из других организаций.