Особенности оформления управленческих документов на современном этапе

ЛИНГВОГУМАНИТАРНЫЙ   КОЛЛЕДЖ  УЧРЕЖДЕНИЯ  ОБРАЗОВАНИЯ

«МИНСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  ЛИНГВИСТИЧЕСКИЙ  УНИВЕРСИТЕТ»

 

 

 

 

Допущена к защите

Председатель  ЦК

Белорусского  и 

русского  языков

и литературы

________ И.И. Козловский

 

 

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

 

ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

 

 

 

 

 

 

Учащаяся  43 ДБ группы

Ивановой Анны Дмитриевны

Руководитель 

Румянцев Александр Иванович

 

 

 

 

 

Минск

2011

 

ОГЛАВЛЕНИЕ

1. Введение ............……………………………………..…………...………….. 3

2. Особенности  оформления управленческих документов на современном этапе....................................................................................................................... 5

2.1. Классификация документов. Виды организационно-распорядительных         документов ...............................................................………......……………. 5

2.2. Современные  требования к оформлению документов ........................ 9

2.3. Особенности  оформления различных видов документов .................. 22

3. Заключение .............……………………………………….…………………..

4. Список  литературы .......................................................................................

5. Приложения .......................................................................................................... 

Введение

Одной из важнейших задач современного управления является рациональная организация  работы служащих, деятельность которых  протекает в организации. Эта  деятельность базируется на таких процессах, как получение информации и ее обработка: анализ, подготовка и принятие решений; выполнение решений; учет и контроль принятых решений. Интенсивность этих процессов столь велика, а потери, связанные с несвоевременными и некачественными решениями столь существенны, что значение их организации становится первостепенным. При этом уровень знаний и умения руководителя в области организации документационного управления становится определяющим для всей организации и достигаемых ею результатов.

Важнейшими  средствами передачи информации, особенно в деловой сфере, являются многочисленные виды документов. Практически ни одна технологическая функция управления, связанная с информационными источниками, подготовкой и принятием решений, не обходится без документирования. С ним связана деятельность всех сотрудников – от исполнителей до руководителей.

По этой причине государство уделяет  большое внимание вопросам правильной постановки делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях. Это  нашло отражение, в первую очередь, в усилении государственного контроля состояния делопроизводства и архивов  в учреждениях, организациях и на предприятиях, введении ответственности  должностных лиц за нарушение  законодательства в области делопроизводства и архивного дела.

Ведение делопроизводства в Республике Беларусь регулируется комплексом документов, которые могут быть разделены  на 2 основные группы:

- нормативные   правовые акты Республики Беларусь;

- методические  документы.

 

Документы и документная информация лежат  в основе управленческих решений  и являются их материальным воплощением, обеспечивают юридической силой  и тем самым способствуют их исполнению.

В Республике Беларусь действуют правила оформления документов, которые обеспечивают создание общей модели построения документов.

В своей  курсовой работе я проанализировала и использовала множество источников:

- нормативные  правовые акты Республики Беларусь и методические документы:

Закон Республики Беларусь от 5 января 2004г. №262-З «О техническом  нормировании и стандартизации», Инструкция по делопроизводству в государственных  органах и организациях Республики Беларусь от 19 января 2009 года №4, СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», благодаря этим нормативным правовым актам любое предприятие может быть ознакомлено с общепринятыми правилами оформления управленческих документов. Пользуясь этими источниками, я смогла осветить в своей работе такие моменты, как  состав и требования к оформлению реквизитов документов; правильная расстановка реквизитов в документе; требования к бланкам документов.

- множество учебных пособий Республики Беларусь и Российской Федерации:

А.Е.Рыбаков «Делопроизводство», с помощью которого охарактеризовала в своей работе особенности делопроизводства в современных условиях.

Л.А.Мишина «Документация. Делопроизводство», из которого пользовалась материалом о классификации современных управленческих документов.

В.В.Паневчик, В.В.Акулич, С.В.Некраха «Делопроизводство.

Документационное  и оргтехническое обеспечение управления». С помощью данного источника  охарактеризовала особенности документирования организационно-распорядительной документации.

М.В.Кирсанова «Современное делопроизводство. Учебное пособие», из которого использовала в своей работе изложенный материал о ведении делопроизводства в различных отраслях.

Целью моей курсовой работы являются:

- систематизация, накопление и закрепление знаний  о правилах оформления управленческих  документов.

Для реализации цели мне необходимо решить следующие  задачи:

- проанализировать  виды документов, применяемых в  управленческой деятельности;

-   изучить источники литературы по данному вопросу;

- исследовать  источники государственного регулирования  требований к оформлению управленческих  документов.

 

 

 

 

 

 

2. ОСОБЕННОСТИ ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ НА СОВРЕМЕННОМ ЭТАПЕ

Классификация документов. Виды организационно-распорядительных         документов

Управленческая  деятельность присуща всем учреждениям, организациям и предприятиям. В процессе управления собирается, обрабатывается и передается огромное количество информации. Эффективность управления зависит  от объема, оперативности и достоверности  информации, большая часть которой  отражается в документах. Законодательными и нормативными актами предусмотрен ряд ситуаций, при которых документирование информации является обязательным.

В зависимости  от конкретной управленческой ситуации создается множество различных видов документов.

Информация  является основой управления. С ее помощью реализуются связи определенных объектов, связи между управляющей  и управляемой подсистемами, между  управленческими звеньями. Общеизвестно, что информация, используемая для  целей управления, классифицируется по многим признакам, каждый из которых  существенен для формирования информационных ресурсов.

В современном делопроизводстве существует общепринятая классификация документов, в которой описываются основные признаки группировки документов. Данная классификация помогает создать общедоступную систематизированную модель группировки документов по различным признакам.

Внутри  различных систем возможна классификация  документов по подсистемам, видам, разновидностям, формам. Например, в отчётно-статистической документации выделяются подсистемы документации по макроэкономической статистике, статистике финансов, статистике цен, статистике труда, статистике промышленности и  др. [4, с.30]

  Изучив классификацию, мы можем выделить для себя основные критерии подразделения документов и наиважнейшие их составляющие части.

Согласно  данной классификации, документы подразделяются по:

● По наименованию. Существует множество разновидностей документов классифицированных по этому признаку, например: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т.д.

● По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические и фото-, фоно-, кинодокументы.

● По степени сложности документы классифицируют на простые и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных документах освещается несколько вопросов.

● По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

● По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

● По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

● По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

● По срокам хранения документы делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

● По степени обязательности исполнения документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и директивные – обязательные для исполнения, носящие характер юридической или технической нормы.

● По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные и унифицированные в виде анкеты и таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями, и носят обязательный характер. Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т.к. экономят время на подготовку. [5, с.26-54]

Процесс управления включает следующие документируемые  операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации.

Аппарат управления реализует свои функции  главным образом посредством организационно-распорядительных документов (ОРД), создаваемых и циркулирующих, вне зависимости от специфики деятельности, во всех отраслях народного хозяйства и государственного управления. [9, с.58-73]

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в  организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным  образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых  в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительная документация является наиболее широко используемым видом документации.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) подразделяются на три  группы:

• Организационные документы;
• Распорядительные документы;
• Справочно-информационные документы.

Существует  множество форм управленческой деятельности, которые находят отражение в  различных документах. Например, учет отражается в статистической, бухгалтерской документации, материально – техническое снабжение в договорах, актах, нарядах, письмах и так далее.

Деятельность  любой организации регулируется правовыми документами. Прежде всего  – это организационные документы, которые разрабатываются самими учредителями и являются локальными нормативными актами. Организационные документы регламентируют задачи и функции организации, структуру, организацию работы, права, обязанности, ответственность руководства, структурных подразделений и сотрудников. В состав организационных документов входят: устав и другие учредительные документы, инструкция, структура и штатная численность; штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, должностные инструкции и другие.

В целях  решения основных задач организации  издаются приказы, указания, постановления, решения, распоряжения. Это вторая группа – распорядительные документы.

Третья  группа – справочно-информационные документы – включает в себя служебные  письма, справки, обзоры, докладные  и объяснительные записки, акты и др.