Особенности оформления управленческих документов на современном этапе

- нейтральный  тон изложения;

- лаконичность.

 

В настоящее  время значение оптимальной организации  делопроизводства в организации  необычайно велико. Основными требованиями к организации документооборота являются:

- оперативность  прохождения документов;

- исключение  лишних инстанций прохождения  и действий с документами;

- максимальное  единообразие в порядке движения  документов и в процессе их  обработки.

Использование современных стандартов по ведению  делопроизводства в организациях способствует:

- унификации  форм управленческой документации;

- организации  централизованного изготовления  бланков;

- созданию  возможности централизованной обработки  управленческих документов;

- облегчению  труда управленческого персонала.[8, с. 202-276]

 

Особенности оформления различных видов документов

В целях  достижения единообразия на общегосударственном  уровне устанавливаются единые требования к составлению и оформлению организационно-распорядительных документов, независимо от иерархической  субординации и ведомственной специфики  организаций.

При создании и оформлении управленческих документов все организации, независимо от вида их деятельности и отрасли, к которой  они относятся, должны руководствоваться  государственными нормативными правовыми  актами и методическими рекомендациями.

Однако, несмотря на единые требования к оформлению, у различных документов существуют свои особенности, важнейшие из которых, я охарактеризовала в своей работе:

Организационные документы содержат положения, строго обязательные для исполнения, и фиксируют организационные, контрольные функции управления, реализующие нормы административного права, являющиеся правовой основой деятельности организации. Данные документы в обязательном порядке проходят процедуры согласования и утверждения, выполняемые уполномоченным органом или руководителем.

1. Положения — нормативные акты, определяющие порядок образования, компетенцию, организацию работы. В практике администрирования организаций, имеющих внутреннюю организационную структуру, положение является основным документом, предназначенным для закрепления и разграничения функций каждого структурного подразделения. Положение оформляют на общем бланке организации, т.е. этот документ должен содержать наименование организации, структурного подразделения, вида документа, а также дату и гриф утверждения. Текст положения включает следующие разделы:

• «Общие положения» содержит точное наименование структурного подразделения; степень его самостоятельности; орган управления (или должностное лицо), в распоряжении которого находится структурное подразделение; перечень основных правовых, директивных, нормативных и инструктивных материалов, которыми руководствуется в своей деятельности данное структурное подразделение.

• «Цели и задачи» формулирует направленность деятельности структурного подразделения.

• «Функции» включает всестороннюю характеристику деятельности структурного подразделения, подробный перечень всех функций, которые должны обеспечить решение основных задач. 

• «Права и обязанности» регламентирует права, которыми наделяется подразделение для реализации возложенных на  него задач в соответствии с действующим законодательством.

 

 • «Руководство» содержит наименование должности руководителя подразделения, требования к уровню образования и стажу практической работы; определяет функцию координации деятельности структурного подразделения, планирование его работы, участие в разработке нормативно-методического обеспечения и др.; устанавливает основные позиции, по которым руководитель несет персональную ответственность за выполнение задач организации (структурного подразделения).

• «Взаимоотношения» определяет взаимосвязи с другими подразделениями в процессе производственной, хозяйственной, управленческой деятельности; фиксирует документные связи.

Положения подписывают  должностные лица, являющиеся их непосредственными  разработчиками (например, начальники структурных подразделений и др.), визирует положение юридическая служба (юрисконсульт), утверждает руководитель. Положение обретает юридическую силу с момента утверждения.

 

2. Устав — свод правил, регулирующих деятельность организаций, учреждений, обществ, граждан, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в разных сферах государственного управления, хозяйственной или иной деятельности.

Уставы утверждают высшие органы государственной власти и управления. Уставы общественных организаций принимают и утверждают на съездах этих организаций. Устав юридического лица утверждается его учредителями (участниками) и подлежит обязательной регистрации в установленном порядке.

Устав является обязательным документом, его содержание в соответствии с законодательством должно включать:

• наименование учреждения, организации, предприятия, его вид;

• местонахождение (юридический адрес);

• предмет  и цель деятельности;

• порядок образования имущества (или уставного капитала, выпуска и распределения акций и т.д.);

• порядок  распределения прибыли;

• порядок  образования учреждения (организации, предприятия), порядок управления и  прекращения деятельности;

• органы управления (внутренняя организационная структура). В зависимости от вида организации  в типовой устав могут быть добавлены другие сведения:

• для  банков — перечень проводимых банком операций и его функции;

• для  бирж — сведения о максимальном составе членов, порядке их приема, правах и обязанностях, порядке разрешения споров;

• для  акционерных обществ — сведения о категории выпускаемых акций, условия их приобретения, размеры долей каждого участника.

 

3. Структура и штатная численность — документ, который закрепляет наименования структурных подразделений организации (учреждения) и должностей, а также количество штатных единиц каждой должности.

Документ  оформляется на общем бланке и  имеет следующие реквизиты: наименование организации (для государственных  и муниципальных учреждений указывается  также вышестоящая организация), наименование вида документа, дату, место  издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст документа составляется в форме таблицы. Этот документ визируется главным бухгалтером, подписывается начальником отдела кадров, утверждается руководителем организации, подпись которого заверяется печатью.

 

4. Штатное расписание — документ, который закрепляет должностной и численный состав и фонд заработной платы организации в целом. Документ оформляется на общем бланке организации и содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, гриф утверждения, текст, визы, подпись. Текст штатного расписания составляется в виде таблицы, графы которой содержат наименования должностей, количество штатных единиц, размер должностного оклада, надбавок и примечания. Штатное, расписание подписывает начальник отдела кадров, визирует главный бухгалтер, утверждает руководитель, подпись которого заверяется печатью организации.

 

5. Инструкция — это правовой акт, утверждаемый или издаваемый в целях установления правил, регулирующих организационные, технологические, финансовые или иные специальные стороны деятельности организаций, должностных лиц и граждан. Инструкции издаются также в целях разъяснения и определения порядка применения законодательных актов, распорядительных документов, по заполнению и ведению форм документов (например, бухгалтерских, отчетных и др.).

В управленческой практике используются как типовые, так и индивидуальные инструкции. Типовые обычно издают органы власти или управления для системы однотипных организаций или учреждений.

Инструкция  оформляется на общем бланке и  должна содержать следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дату, место издания, заголовок к тексту, гриф утверждения, текст, подпись. Заголовок должен четко  определять те вопросы, объекты или  круг лиц, на которые распространяется инструкция. Например, должностная инструкция «Секретаря-референта», Инструкция «По делопроизводству».

Инструкцию  подписывает руководитель подразделения, которое ее разработало. Инструкция может вводиться в действие после утверждения руководителем организации или после издания специального распорядительного документа. И в том и в другом случае на первой странице инструкции оформляется гриф утверждения с указанием должности и даты утверждения или ссылки на распорядительный документ, его дату и номер. [5, 76-136]

 

Распорядительная  документация – совокупность распорядительных документов, издаваемых коллегиальными органами управления, а также руководителями государственных и негосударственных учреждений, организаций и предприятий в целях реализации возложенных на них функций.

В организациях могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, указание, постановление, решение.

1. Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией. Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подведомственных организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

2. Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем организации (коллегиального органа управления) для решения оперативных вопросов основной деятельности.

Не допускается  издание распоряжений в случаях, когда необходимо документально  оформить управленческое решение по основным принципиальным задачам, стоящим  перед организацией. В этих случаях  должны издаваться постановления, решения, приказы.

3. Указание – правовой акт, издаваемый руководителем организации по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения правовых актов.

Не допускается  использовать указание в качестве утверждающего  документа.

4. Постановление – правовой акт, принимаемый коллегиально органами государственной власти и управления.

5. Решение – правовой акт, принимаемый коллегиально исполнительными и распорядительными органами, а также коллегиальными органами, имеющими совещательные функции.

Приказы и  распоряжения, издаваемые в организациях, подразделяются на три вида: по основной деятельности (Приложение 2); по личному составу (Приложение 3); по административно-хозяйственным вопросам; постановления и решения – на два: по основной деятельности и по личному составу.

Не допускается  объединение в одном распорядительном документе вопросов основной деятельности и по личному составу.

Текст распорядительного  документа, как правило, состоит  из констатирующей и распорядительной частей. В констатирующей части излагаются цели, задачи, причины, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа. При издании распорядительного документа на основании  нормативного правового акта Республики Беларусь или распорядительного документа вышестоящей организации констатирующая часть должна содержать ссылку на этот документ с указанием его наименования, даты, регистрационного индекса и заголовка. Констатирующая часть в распорядительном документе может отсутствовать, если распорядительная часть не нуждается в обосновании.

В приказах и распоряжениях по личному составу  основание издания документа  указывается в конце каждого  пункта. Если основание для издания  нескольких пунктов документа является единым, оно указывается в конце  текста.

Распорядительная  часть приказа начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», распоряжения, указания – «ОБЯЗЫВАЮ» или «ПРЕДЛАГАЮ», постановления – «ПОСТАНОВЛЯЕТ», «ПОСТАНОВИЛИ», решения – «РЕШИЛ», «РЕШИЛА», «РЕШИЛИ».

Распорядительное  слово печатается прописными буквами  от границы левого поля, без кавычек  и пробелов. Слово «ПРЕДЛАГАЮ»  используется в случае, если исполнителя  нельзя обязать выполнять действия, не входящие в его обязанности  в соответствии с занимаемой должностью.

В приказах и распоряжениях по личному  составу распорядительная часть  начинается словом, точно обозначающим предписываемое действие («ПРИНЯТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», «УВОЛИТЬ» и др.). Распорядительное слово «ПРИКАЗЫВАЮ» может использоваться в текстах сложных по структуре приказов по личному составу.

Пункты распорядительной части  сложных по содержанию приказов и  распоряжений по личному составу  располагаются в следующей последовательности: прием на работу, перевод (перемещение), увольнение. Распорядительная часть распорядительного документа заканчивается указанием должностного лица, ответственного за контроль исполнения всего документа или его отдельных пунктов. Отсутствие указания об ответственном за контроль лице означает, что контроль за исполнением документа будет осуществлять руководитель, от имени которого он издан. Не допускается использование формулировки «Контроль за исполнением приказа оставляю за собой». Если распорядительный документ отменяет ранее изданный документ или его отдельные положения, в последнем пункте дается ссылка на отменяемый документ (пункты документа) с указанием его даты, регистрационного индекса и заголовка. При этом применяется устойчивый оборот: «Признать утратившим силу приказ от ... № ....».

Перечень должностных лиц или  структурных подразделений, подлежащих ознакомлению с распорядительным документом, указывается в листе ознакомления, прилагаемом к проекту документа, либо оформляется на оборотной стороне  последнего листа документа.