Особенности оформления управленческих документов на современном этапе

Почтовый  адрес в реквизите «Адресат»  оформляется в соответствии с  правилами оказания услуг почтовой связи.

Например:

Учреждение «Белорусский научно-  исследовательский институт  документоведения и архивного дела»  ул. Кропоткина, 55  220002, г. Минск

17. Реквизит «Гриф утверждения» является одним из способов удостоверения документа после его подписания. Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу только с момента его утверждения. Документ может утверждаться двумя способами: изданием распорядительного документа или должностным лицом. Оба способа имеют одинаковую юридическую силу. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДАЮ», наименования должности лица, утвердившего документ, включая видовое наименование организации, его подписи, расшифровки подписи и даты утверждения: 

УТВЕРЖДАЮ  Директор института  Подпись А.И.Новиков  23.06.2008

Дата (день месяца) утверждения в грифе «УТВЕРЖДАЮ»  проставляется должностным лицом, утвердившим документ. Месяц и  год допускается печатать с помощью  технических средств. Распорядительный акт издается, как правило, в случае, когда введение утверждаемого документа требует дополнительных предписаний и разъяснений, связанных с его применением, а также при утверждении нормативных правовых актов Республики Беларусь. При утверждении распорядительным документом или протоколом гриф утверждения состоит из слова «УТВЕРЖДЕНО», названия вида документа в именительном падеже, его даты и индекса. 

УТВЕРЖДЕНО  Приказ Министра информации  Республики Беларусь  25.06.2008 № 32

Гриф утверждения  проставляется в правом верхнем  углу документа. При утверждении  документа несколькими должностными лицами грифы утверждения располагают  на одном уровне. Слова «УТВЕРЖДАЮ» и «УТВЕРЖДЕНО» печатают прописными буквами без кавычек и пробелов.

Обязательному утверждению подлежат:

• уставы;
• положения о представительствах, филиалах и структурных

          подразделениях предприятия;

• структура, штатная численность и штатное расписание;
• акты проверок, ревизий, приемки-сдачи материальных

          ценностей;

• должностные инструкции;
• правила внутреннего трудового распорядка;
• сметы;
• расценки на проведение работ и оказание услуг и др.

18. Реквизит «Резолюция». Резолюция – письменное указание руководителя о порядке исполнения или использования документа. Реквизит «Резолюция» включает фамилию исполнителя, содержание поручения и срок исполнения. Резолюция должна быть подписана (собственноручная подпись) и датирована. При наличии нескольких исполнителей первой указывается фамилия ответственного исполнителя, который организует работу соисполнителей.

19. Реквизит «Заголовок к тексту» должен быть кратким и емким, точно передавать смысл текста и грамматически согласовываться с названием документа, например:

приказ (о  чем?) «О совершенствовании структуры  аппарата управления»;

положение (о  чем?) «О канцелярии»;

протокол (чего?) «собрания акционеров»;

правила (чего?) «внутреннего трудового распорядка»;

должностная инструкция (кому?) «секретарю-референту»;

акт (о чем?) «О выделении документов к уничтожению»;

акт (чего?) «ревизии»;

письмо (о  чем?) «Об изменении сроков выполнения договора».

Заголовок в кавычки не заключается и  не подчеркивается. Точка в конце  заголовка не ставится.

20. Реквизит «Отметка о контроле» располагается на левом поле документа на уровне заголовка к тексту и обозначается буквой «К» или словом «Контроль». Отметка может быть дополнена контрольной датой.

21. Текст документа.

22. Реквизит «Отметка о наличии приложения» располагается ниже текста документа перед реквизитом «Подпись». Слово «Приложение» печатается с прописной буквы от нулевого положения табулятора от границы левого поля, после него ставится двоеточие. Если документ имеет приложение, названное в тексте, то в отметке о наличии приложения указывается только количество листов и экземпляров, например:

Приложение: на 7 л. в 2 экз.

Если документ имеет приложения, не названные в  тексте, то их наименования перечисляются  с указанием количества листов и  экземпляров каждого приложения. При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, например:

Приложение:

1. Инструкция по делопроизводству  на 12 л. в 3 экз. 2. Отзыв на проект инструкции на 3 л. в 2 экз.

23. Реквизит «Подпись» располагается после текста и отметки о наличии приложения и состоит из наименования должности лица, подписавшего документ, собственноручной подписи и ее расшифровки (инициалы, фамилия). Инициалы печатаются перед фамилией без пробелов на уровне последней строки наименования должности, например:

Директор института

Подпись

А.Е.Рыбаков

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются  одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемым должностям. 

Например:
Директор завода  Главный бухгалтер	Подпись  Подпись	Г.Н.Петров  Д.И.Иванова

 

 

При подписании документа несколькими  лицами, не подчиненными по должности, их подписи располагаются на одном  уровне.

Министр образования  Республики Беларусь  Подпись А.М.Радьков

Министр финансов  Республики Беларусь  Подпись А.М.Марковец

При подписании документа, подготовленного комиссией, указываются не должности лиц, а  их обязанности в составе комиссии. Фамилии членов комиссии располагаются  в алфавитном порядке.

Председатель комиссии	Подпись	В.В.Грушевский
Члены комиссии:	Подпись  Подпись  Подпись	Г.Б.Орлов  П.П.Силаев  А.В.Янукович

24. Реквизит «Гриф приложения» располагается в правом верхнем углу первого листа приложения и состоит из слова «Приложение», его порядкового номера (указывается арабскими цифрами без знака № ), названия вида документа в дательном падеже, его даты и регистрационного индекса, например:

Приложение 2  к приказу директора института  18.11.2008 № 9

25. Согласование документов. Документы, подготавливаемые в организации, до придания им юридической силы (подписания, утверждения, регистрации) в необходимых случаях подлежат согласованию. Согласование может проводиться как внутри организации(внутреннее согласование), так и вне неё  –с подчиненными и неподчиненными организациями (внешнее согласование).

26. Реквизит «Гриф согласования». Внешнее согласование оформляется грифом согласования, которое располагается ниже реквизита «Подпись» на лицевой стороне последнего листа документа и состоит из слова «СОГЛАСОВАНО», наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая полное наименование организации), собственноручной подписи, ее расшифровки и даты, например: 

СОГЛАСОВАНО Директор  государственного  учреждения «Национальный  архив Республики Беларусь»  Подпись В.Д.Селеменев  13.10.2008

27. Реквизит «Визы». Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Реквизит «Виза» включает в себя наименование должности лица, визирующего проект документа, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату: 

Начальник отдела кадров  Подпись А.В.Смирницкий  25.06.2008

Отказываться  от визирования, а также делать какие-либо исправления в тексте проекта  документа не допускается. Замечания  и дополнения излагаются на проекте  документа ниже даты визирования. При  значительном объеме замечания и  дополнения излагаются на отдельном  листе, а на проекте документа  указывается: «Замечания прилагаются», например:

Начальник отдела кадров  Подпись А.В.Смирницкий  25.06.2008  С проектом не согласен.  Замечания прилагаются

Визы проставляются  ниже реквизита «Подпись» на лицевой  стороне последнего листа первого  экземпляра документа слева. Проекты  распорядительных документов допускается  визировать на оборотной стороне  последнего листа первого экземпляра документа.

28. Реквизит «Печать» ставится на документах, требующих особого удостоверения их подлинности.

Порядок использования  и ответственность за хранение печатей  закрепляются в локальных нормативных  правовых актах организации, разрабатываемых  в соответствии с законодательством  Республики Беларусь. Перечень документов, на которых проставляется печать, определяется организацией на основании законодательства Республики Беларусь. Проставление печати необходимо на подлинниках документов и их копиях, в том числе факсимильных, удостоверяющих права, свободы и (или) законные интересы граждан, права и обязанности юридических лиц, санкционирующих расходование денежных средств и материальных ценностей.

Оттиск печати должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего (утвердившего) документ.

29. Реквизит «Отметка об исполнителе» располагается на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу и фамилию и номер служебного телефона исполнителя (составителя) документа, например: 

Корнеев 200 59 79 

При оформлении документа на компьютере реквизит «Отметка об исполнителе» выполняется шрифтом  Times New Roman обычный, размер 9 пунктов, межстрочный интервал – точно 9 пунктов. Отметка об исполнителе обязательно оформляется на исходящих документах.

30. Реквизит «Отметка о заверении копии». Для придания копии документа юридической силы она должна быть заверена. Отметка о заверении копии оформляется ниже реквизита «Подпись» и включает слово «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения. 

Верно

Инспектор отдела кадров Подпись А.Г.Леонов

25.01.2008  

 

При пересылке  копии документа в другие организации  или передаче ее на руки физическому  лицу заверительную надпись удостоверяют печатью организации. Организация может заверять копии только тех документов, которые созданы в самой организации.

31. Реквизит «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело» проставляется на документе после его исполнения и является свидетельством завершения работы над ним. Располагается на нижнем поле первого листа документа слева и состоит из слов «В дело», номера дела по номенклатуре дел, в котором будет храниться документ, даты и индекса документа, свидетельствующего об исполнении, собственноручной подписи исполнителя или руководителя структурного подразделения-исполнителя и даты направления документа в дело, например: 

В дело 11-10

Подготовлен ответ

15.02.2008 № 11-10/130

Подпись

16.05.2008

32. Реквизит «Отметка о поступлении» (регистрационный штамп входящих документов) проставляется на нижнем поле первого листа документа справа и состоит из полного или сокращенного наименования организации-получателя, даты и регистрационного индекса (номера) поступления документа, например:

		ЗАО «Маяк»		16 мм	h    i
		26.05.2008
		№ 342
		42 мм

На документах, требующих срочного исполнения, вместе с датой допускается указывать  время поступления (часы, минуты).[1]

Текст документа  – это информация, зафиксированная  любым типом письма или любой  системой звукозаписи, заключающая  в себе всю или основную часть  документа.

Композиционная  структура текста документа –  последовательность логически взаимосвязанных  смысловых частей, объединённых единством  темы или предмета.

«Примерная  инструкция по делопроизводству в министерствах, госкомитетах и других центральных  органах управления, учреждениях, организациях и на предприятиях Республики Беларусь» рекомендует делить текст на две части. В первой, вводной части, указывается, основание, причины составления документа; во второй, основной части, излагаются выводы, предложения, решения, распоряжения или просьбы. Язык и стиль управленческих документов должен соответствовать традициям официально-делового стиля. Его основными особенностями являются:

- юридическая  безупречность формулировок, не  допускающая различных    толкований  и неясностей;