МЗФИ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «БАНКОВСКОЕ ДЕЛО» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

По  дисциплине «Документационное

  обеспечение управления»

на  тему:

«Понятие управленческого документа» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Выполнил: студент 

группы 1-БД1

ххххххххххххх

Проверил: хххххххххххххх 
 
 

Москва 2009

Введение

    В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации выступает  документ.

    Организации работы с информацией и документами  в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

    Создание  законодательной основы использования  информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

    Ядро  учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

• организационно-правовая документация;
• плановая документация;
• распорядительная документация;
• информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
• отчетная документация;
• документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
• финансовая документация;
• документация по материально-техническому обеспечению;
• договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

    Общим для всех видов и типов служебных  бумаг является требование четкого  соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Все эти вопросы  требуют дальнейшего рассмотрения и изучения.

    Основные  задачи данной работы:

• изучение понятия «управленческий документ»;
• исследование основных правил составления и оформления документов;
• анализ требований к оформлению реквизитов документов;
• изучение требование к бланкам документов.

 

Глава 1. Теоретические основы

1.1. Понятия «управленческий документ», «документ».

    Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено  развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные  свойства делового письма – следствие   универсальности задач, которые  оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

    Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

    Итогом  документирования является создание документа.

    Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст и т.д.).

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.

    Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

    Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

    Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

    Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

    Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

    регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

    распорядительной  деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

    накопления  и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

    передачи  информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

1.2. Функции документа

    В социальном плане любой официальный  документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что  и позволяет ему удовлетворить  различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие  и специальные.

    Общие функции документа:

    – информационная: любой документ создается для сохранения информации;

    – социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

    – коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

    – культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

    Специальные функции документа:

    – управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

    – правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой документ;

    – функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

    Указанные функции имеют интернациональный  характер и определяют основные правила  составления и оформления документов.

    Так, например, юридическая сила документа  обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

1.3. Основные правила составления и оформления документов

    Основные  правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

    На  основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к  работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

    – права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

    – состав применяемых в аппарате управленческих документов;

    – компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

    – порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

    – обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

    Независимо  от способа документирования и вида носителя, к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

    – обеспечение юридической силы документа;

    – создание условий для оперативного исполнения документов;

    – возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

    – возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.