Понятие управленческого документа

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 10 Ноября 2010 в 22:07, Не определен

Описание работы

Основные задачи данной работы:
- изучение понятия «управленческий документ»;
- исследование основных правил составления и оформления документов;
- анализ требований к оформлению реквизитов документов;
- изучение требование к бланкам документов

Файлы: 1 файл

Реферат ДОУ.docx

— 43.70 Кб (Скачать файл)

МЗФИ

СПЕЦИАЛЬНОСТЬ «БАНКОВСКОЕ ДЕЛО» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

РЕФЕРАТ

По  дисциплине «Документационное

  обеспечение управления»

на  тему:

«Понятие управленческого документа» 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Выполнил: студент 

группы 1-БД1

ххххххххххххх

Проверил: хххххххххххххх 
 
 

Москва 2009

Введение

    В настоящее время объемы информации удваиваются каждые три года. Любая  организация, так же как и каждый человек в отдельности, может  существовать, только обмениваясь информацией. Носителем информации выступает  документ.

    Организации работы с информацией и документами  в экономически развитых странах уделяется большое внимание. Например, в США принят и действует Закон о документе. В нашей стране принят закон «Об информации, информатизации и защите информации», которым установлены правовые нормы создания, сбора, обработки, накопления, хранения, поиска, распространения и представления информации.

    Создание  законодательной основы использования  информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.

    Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

    Ядро  учрежденческой (служебной) документации составляют управленческие документы. Именно они обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Этот тип документов, в свою очередь, представлен комплексом систем, основными из которых являются:

  • организационно-правовая документация;
  • плановая документация;
  • распорядительная документация;
  • информационно-справочная и справочно-аналитическая документация;
  • отчетная документация;
  • документация по обеспечению кадрами (по личному составу);
  • финансовая документация;
  • документация по материально-техническому обеспечению;
  • договорная документация и другие системы документации, включая и те, которые отражают основную деятельность учреждения.

    Общим для всех видов и типов служебных  бумаг является требование четкого  соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Все эти вопросы  требуют дальнейшего рассмотрения и изучения.

    Основные  задачи данной работы:

  • изучение понятия «управленческий документ»;
  • исследование основных правил составления и оформления документов;
  • анализ требований к оформлению реквизитов документов;
  • изучение требование к бланкам документов.

 

Глава 1. Теоретические основы

1.1. Понятия «управленческий документ», «документ».

    Формирование  официально-деловой письменной речи во всех языковых культурах обусловлено  развитием государственности, аппарата управления и связано с необходимостью документально закреплять правовые отношения юридических и частных лиц. Интернациональные  свойства делового письма – следствие   универсальности задач, которые  оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

    Документирование – запись информации на различных носителях по установленным правилам. Документирование регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе обеспечивающий её силу.

    Итогом  документирования является создание документа.

    Документэто зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.

    Каждый  документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст и т.д.).

    Реквизит  документа — обязательный элемент оформления официального документа.

    Различные документы состоят из разного  набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к  содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.

    Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке.

    Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.

    Как носители информации документы выступают  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда.

    Многие  формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих  документов: распорядительная деятельность – изданием различных распорядительных документов; планирование – посредством подготовки различных планов; учет – в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации; контроль – путем сбора сведений в письменном виде и т.д. Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

    регламентации деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

    распорядительной  деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);

    накопления  и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

    передачи  информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).

1.2. Функции документа

    В социальном плане любой официальный  документ полифункционален, т.е. одновременно выполняет несколько функций, что  и позволяет ему удовлетворить  различные человеческие потребности. Среди функций выделяют общие  и специальные.

    Общие функции документа:

    – информационная: любой документ создается для сохранения информации;

    – социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

    – коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

    – культурная: документ — средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации. Так, например, в научно-технической документации находит отражение уровень научного и технического развития общества.

    Специальные функции документа:

    – управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные документы и др.), специально создаваемые для целей управления;

    – правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе. Правовую функцию выполняют законодательные и правовые нормативные акты, а также документы, приобретающие правовую функцию на время. Так, для использования в качестве судебного доказательства это может, быть любой документ;

     функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

    Указанные функции имеют интернациональный  характер и определяют основные правила  составления и оформления документов.

    Так, например, юридическая сила документа  обеспечивается комплексом реквизитов — обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф утверждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа.

1.3. Основные правила составления и оформления документов

    Основные  правила составления и оформления управленческих документов закреплены в действующих в настоящее  время в России общегосударственных  нормативно-методических документах –  государственных стандартах, которые  являются основой для конкретизации  правил работы с документами в  каждой организации, их уточнения с  учетом специфики ее деятельности, технологии документирования, условий  работы управленческого аппарата.

    На  основе законодательных, нормативных  и нормативно – методических документов каждое учреждение (организация, фирма) устанавливает свои требования к  работе с документами в уставе (положении), регламенте, правилах, инструкциях. В них закрепляются конкретные правила  документирования, в том числе:

    – права и обязанности должностных лиц, отдельных сотрудников в процедурах оформления документов;

    – состав применяемых в аппарате управленческих документов;

    – компетенция руководителя, его заместителей и руководителей среднего звена, их право на издание различных видов распорядительных документов;

    – порядок подписания, согласования и визирования документов, их заверение печатью;

    – обязательные требования к оформлению и порядок работы с документами.

    Независимо  от способа документирования и вида носителя, к документам, используемым в управленческой деятельности, предъявляются следующие основные требования:

    – обеспечение юридической силы документа;

    – создание условий для оперативного исполнения документов;

    – возможность оперативного поиска документов (использования их в справочных целях);

    – возможность использования для создания, копирования, обработки документов средства организационной техники.

Информация о работе Понятие управленческого документа