Понятие управленческого документа

    Заголовок к тексту включает в себя краткое  содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием  вида документа.

    Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)?

    Приказ  о создании аттестационной комиссии: чего (кого)?

    Должностная инструкция ведущего эксперта.

    К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок  допускается не указывать. 

    Отметку о контроле за исполнением документа  обозначают буквой "К", словом или  штампом "Контроль". 

    Текст документа составляют на государственном  языке Российской Федерации или  на государственных языках субъектов  Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации и субъектов Российской Федерации.

    Тексты  документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

    При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с  глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и  т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

    Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным  в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы  с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы  таблицы должны быть пронумерованы  и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

    Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают  причины, основания, цели составления  документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать  одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без  констатирующей; письма, заявления - просьбу  без пояснения).

    В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер  документа, заголовок к тексту.

    Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно  разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

    В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

    В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа ("постановляет", "решил").

    В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

    Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

    В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

    В письмах используют следующие формы  изложения:

    - от первого лица множественного  числа ("просим направить", "направляем  на рассмотрение");

    - от первого лица единственного  числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

    - от третьего лица единственного  числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным"). 

    Отметку о наличии приложения, названного в тексте письма, оформляют следующим  образом:

    Приложение: на 5 л. в 2 экз.

    Если  письмо имеет приложение, не названное  в тексте, то указывают его наименование, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют.

    Если  приложения сброшюрованы, то число  листов не указывают.

    В приложении к распорядительному  документу (постановления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на первом его листе в правом верхнем  углу пишут "Приложение №" с указанием  наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. 

    В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должности лица, подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия).

    При оформлении документа на бланке должностного лица должность этого лица в подписи  не указывают.

    При подписании документа несколькими  должностными лицами их подписи располагают  одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

    При подписании совместного документа  первый лист оформляют не на бланке.

    В документах, составленных комиссией, указывают  не должности лиц, подписывающих  документ, а их обязанности в составе  комиссии в соответствии с распределением. 

    Гриф  согласования документа состоит  из слова СОГЛАСОВАНО, должности  лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования.

Согласование  документа оформляют визой согласования документа (далее - виза), включающей в  себя подпись и должность визирующего  документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания. 

    Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляют  в нижней части оборотной стороны  последнего листа подлинника документа.

    Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляют в  нижней части лицевой стороны  копии отправляемого документа.

    Возможно  оформление виз документа на отдельном  листе согласования.

    Допускается, по усмотрению организации, полистное  визирование документа и его  приложения. 

    Оттиск  печати заверяет подлинность подписи  должностного лица на документах, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные  с финансовыми средствами, а также  на иных документах, предусматривающих  заверение подлинной подписи.

    Документы заверяют печатью организации.

    При заверении соответствия копии документа  подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего  копию; личную подпись; расшифровку  подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

    Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации. 

    Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа  и номер его телефона. Отметку  об исполнителе располагают на лицевой  или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу. 

    Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело включает в себя следующие  данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа  краткие сведения об исполнении; слова "В дело"; номер дела, в котором  будет храниться документ.

    Отметка об исполнении документа и направлении  его в дело подписывается и  датируется исполнителем документа  или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ. 

    Отметка о поступлении документа в  организацию содержит очередной  порядковый номер и дату поступления  документа (при необходимости - часы и минуты).

    Допускается отметку о поступлении документа  в организацию проставлять в  виде штампа. 

    Идентификатором электронной копии документа  является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

2.2. Требования к бланкам документов

    Официальные документы, как правило, создаются  на бланках. Требования к бланкам  организационно-распорядительных документов установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

    Бланк документа – это лист бумаги с заранее воспроизведенными реквизитами, содержащими постоянную информацию об организации – авторе документа.

    Документы изготавливают на бланках.

    Устанавливают два стандартных формата бланков документов – А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

    Каждый  лист документа, оформленный как  на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее:

    20 мм - левое;

    10 мм - правое;

    20 мм - верхнее;

    20 мм - нижнее.

    Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов.

    Бланки  документов оформляют в соответствии с приложением А. Ориентировочные  границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

    Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки  для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:

    - центрированным (начало и конец  каждой строки реквизитов равно  удалены от границ зоны расположения  реквизитов);

    - флаговым (каждая строка реквизитов  начинается от левой границы  зоны расположения реквизитов).

    Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов:

    - общий бланк;

    - бланк письма;

    - бланк конкретного вида документа.

    Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме  письма.

    Общий бланк в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14.

    Бланк письма в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и, при необходимости, ограничительные  отметки для верхних границ зон  расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20.

    Бланк конкретного вида документа, кроме  письма, в зависимости от учредительных  документов организации включает в  себя реквизиты 01 (02 или 03), 08, 10, 14 и, при  необходимости, ограничительные отметки  для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

    Для организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным  языком Российской Федерации государственный  язык субъекта Российской Федерации, целесообразно  использование продольного бланка; при этом реквизиты 08, 09, 14 печатают на двух языках: русском (слева) и национальном (справа) на одном уровне.

    При изготовлении документов на двух и  более страницах вторую и последующие  страницы нумеруют.