Организация делопроизводства по обращению граждан в МКУ "Архив городского округа Дегтярск"

3. Разрабатывать инструкции  по организации и проведению  личного приема граждан в администрации, структурных подразделениях.

4. Практиковать проведение  приемов «Без записи» инвалидов  и участников Великой Отечественной  войны в МКУ «Архив городского круга Дегтярск»

5. Проводить проверки организации работы с обращениями граждан и анализировать выполнение замечаний и предложений, высказанных в ходе проверок.

6. Рассматривать обращения граждан в соответствии с Федеральным Законом «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

8. Выполнить и опубликовать  обобщенный график личного приема  граждан руководителями администрации, (т.к. МКУ « Архив городского округа Дегтярск» является отделом Администрации городского округа Дегтярск и подчиняется ей);

9. Начать практику индивидуального ознакомления новых работников с порядком рассмотрения обращений;

10. Управляющему делами осуществлять контроль за исполнителями и принимать меры дисциплинарного взыскания в случае нарушения без уважительной причины установленного «Порядка работы с письменными и устными обращениями граждан»;

11. Анализировать поступающую почту, материалы с личного приема граждан по периодам времени, тематическим аспектам, подразделениям, результативности, рассмотрения;

12. Внести в должностные инструкции специалистов изменения, направленные на усиление персональной ответственности за эту работу;

13. Постоянно информировать население через Интернет о практике работы с обращениями граждан и результатах их рассмотрения.

14. Разработать интернет-приемную для жителей городского округа Дегтярск, через которую они смогут отправлять свои заявления.

Реализация данных предложений поможет не только улучшить работу специалистов МКУ «Архив городского округа Дегтярск», но и будет способствовать более качественному рассмотрению обращений граждан, сократить сроки рассмотрения, улучшить качество ответов. Что приведет к снижению повторных обращений (как основной показатель неудовлетворительной работы отдельных служб), выполнению обещаний по ранее данным ответам и, в общем, укрепить имидж М КУ «Архив городского округа Дегтярск» как эффективно работающей структуры.

Таким образом, выявлены проблемы организации делопроизводства по обращениям граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск» и предложены мероприятия, которые помогу сделать работу архива более эффективной и удобной для граждан городского округа Дегтярск.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В результате выполнения дипломной работы была рассмотрена организация документооборота в МКУ «Архив городского округа Дегтярск», проведен ее анализ, определены проблемы и намечены пути совершенствования данного процесса.

В процессе выполнения работы были решены следующие задачи:

• Раскрыты понятие и виды обращений граждан;
• Определена нормативно- правовая основа, регулирующая обращения граждан;
• Проанализированы требования, предъявляемые к обращениям граждан и алгоритм их обработки;
• Раскрыты особенности делопроизводства по обращениям граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск»;
• Выявлены проблемы организации делопроизводства и намечены пути совершенствования.

В процессе исследования было выявлено, что нормативно-правовой основой, регулирующей организацию делопроизводства по обращению граждан, являются: Конституция РФ; Федеральный закон от 27.07.2006 года № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и защите информации»; ФЗ № 59 от 02.05.2006 «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ», и др.

В документообороте обращений граждан МКУ «Архив городского округа Дегтярск» выделяют такие виды обращений как: заявление и предложение, жалобы, как правило, в архиве не встречаются. Работа с обращениями населения имеет свои особенности и ведется отдельно от общего делопроизводства. Технология работы с обращениями граждан требует организации:

1. приема граждан;
2. приема и первичной обработки письменных обращений;
3. регистрации обращений;
4. направления обращений на рассмотрение;
5. уведомления заявителя о направлении обращения в другие учреждения;
6. уведомления заявителя о длительном расследовании обращения;
7. контроля за сроками исполнения документов и выполнением принятых по ним решений;
8. информационно-справочной работы по обращениям;
9. извещения заявителя о вынесенных решениях с одновременным, в случае необходимости, направлением решений для исполнения в соответствующие органы;
10. группировки вдела и текущего хранения обращений;
11. анализа поступивших обращений.

При анализе делопроизводства по обращениям граждан было выявлено несколько проблем:

1. Нехватка штата в МКУ «Архив городского округа Дегтярск»;
2. Несовершенство интернет- технологий;
3. Специалист не регистрирует устные обращения и др.

В связи с этим были назначены мероприятия:

1. Разрабатывать общие правила приема, регистрации письменных, устных обращений граждан и организации контроля за их своевременным рассмотрением в общем отделе;
2. Разработать интернет-приемную для жителей городского округа Дегтярск, через которую они смогут отправлять свои заявления;
3. Внести в должностные инструкции специалистов изменения, направленные на усиление персональной ответственности за эту работу и др.

Таким образом, эти мероприятия помогут сделать работу архива с обращениями граждан более эффективной и удобной для граждан городского округа Дегтярск.

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

1. Конституция Российской Федерации;
2. Федеральный закон от 02 мая 2006 г. № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» // Собрание законодательства Российской Федерации. – № 19. – Ст. 2060;
3. Типовое положение о ведении делопроизводства по предложениям, заявлениям и жалобам граждан в государственных органах, на предприятиях, учреждениях и организациях;
4. ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.: Госстандарт России, 1998;
5. Андреева В.И.: Делопроизводство.- М.: КноРус, 2010- с.294
6. Байкова И.Ю.: Настольная книга делопроизводителя.- М.: Эксмо, 2010
7. Басаков М. И. Современное делопроизводство; Феникс - Москва, 2009. - 480 c
8. Дёмин Ю.М.: Делопроизводство.-Спб.: Питер, 2010
9. Документоведение и делопроизводство: Хрестоматия / Сост. Т.М. Савенкова. Новосибирск, 2002
10. Журнал «Делопроизводство»
11. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - 2-е изд., испр. - М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2001. - 288 с. - (Серия "Высшее образование")
12. Кузнецов, С. Л. Автоматизация делопроизводства. С чего начать? / С. Л. Кузнецов // Делопроизводство. 2003. № 1.
13. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): Учебно-справочное пособие. М.: ЗАО "Бизнес-школа "Интел-Синтез", 2002;
14. Кузнецова Т.В., Мосягина О.В., Овчинникова Н.В. Организация и документирование работы с предложениями, заявлениями и жалобами граждан. Учебно-методическое пособие. М.:РГГУ, 1992. 74 с;
15. Лопатникова Е.А.: Делопроизводство. - М. Омега- Л, 2008
16. Охотский, Е. В. Делопроизводство в системе государственной службы: учеб. пособие / Е. В. Охотский. М.: Изд-во РАГС, 2000
17. Рыбаков А.Е. Разъяснения по вопросам, касающимся обращений граждан//Секретарь-референт. - 2004. - №8(35). – С.34-38
18. Сологуб О.П.: Делопроизводство: составление, редактирование и обработка документов. - М. Омега- Л, 2007
19. Стенюков, М. В. Документы. Делопроизводство / М. В. Стенюков. М.: Приор-издат, 2004.
20. Ульянина Е.А.: Архивоведение. –М.: Высшее образование, 2007
21. Чуковенков А. Ю. Правила оформления документов: Комментарии к ГОСТ Р 6.30–2003. – М., 2004.
22. Журнал «Делопроизводство и документооборот на предприятии» июль 2014 [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.delo-press.ru/
23. Войцехович Т. В., Работа с обращениями граждан [Электронный ресурс] Режим доступа: http://naar.ru/
24. Библиотека менеджмента [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.managment.aaanet.ru/
25. Рыбаков А. Общие требования к ведению делопроизводства по обращениям граждан [Электронный ресурс] Режим доступа: http://www.busel.org/

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ А

 

Шаблон регистрационной карточки писем граждан

 

Регистрационная карточка писем граждан

Входящий № и дата регистрации	Заявитель (Ф.И.О.)	Адрес и место работы

Краткое содержание письма ___________________________________________

____________________________________________________________________Срок  исполнения_____________________________________________________

 

Оборотная сторона

Дата передачи на исполнение	Кому направлено письмо	Расписка в получении, дата	№ дела, в котором хранится письмо, или отметка об уничтожении письма

 

Отметка о контроле и исполнении_______________________________________

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ Б

 

Шаблон аннотационного листа

 

_________________________ 200__ г.

Дата поступления письма

Ф.И.О. _____________________________________________________

Место работы _______________________________________________

Район _____________________________________________________

Адрес проживания ___________________________________________

___________________________________________________________

Содержание обращения ______________________________________

___________________________________________________________

___________________________________________________________

Куда обращался ранее ________________________________________

N по классификатору _________________________________________

Доложено __________________________________________________

Направлено на исполнение ____________________________________

Характер задания ____________________________________________

__________________ 200__ г.

             Дата                                                                           Подпись

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ПРИЛОЖЕНИЕ  В

 

Образец справки о результатах рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан

Справка о результатах рассмотрения предложений,

заявлений и жалоб граждан, поступивших

в ________________________

Наименование организации

 

	За ________ 200__ г.	Всего с начала года	За соответствующий период

 

1. Общее количество :

поступивших писем

В том числе:

предложений

заявлений

жалоб

2. Всего поступило писем

граждан через

вышестоящие органы

В т ом числе:

из Администрации

Президент а

из Комитета ветеранов

войны

3. Количество повторных

писем граж дан

В том числе

поступивших

через вышестоящие

органы

                                                                                   Подпись должностного лица