Организация делопроизводства по обращению граждан в МКУ "Архив городского округа Дегтярск"

Действие настоящих Правил распространяется на жалобы, поданные с соблюдением требований Федерального закона "Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг".

7. ФЗ № 8 от 09.02.2009 «Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления»;
8. Закон Свердловской области «Об административных правонарушениях на территории Свердловской области»;

В соответствии с Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях настоящий Закон Свердловской области устанавливает:

• административную ответственность по вопросам, не имеющим федерального значения, в том числе административную ответственность за нарушение правил и норм, предусмотренных законами и иными нормативными правовыми актами Свердловской области, муниципальными нормативными правовыми актами;
• перечень должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об отдельных административных правонарушениях, предусмотренных настоящим Законом Свердловской области, а также порядок установления перечней должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об иных административных правонарушениях, предусмотренных настоящим Законом Свердловской области;
• подведомственность дел об административных правонарушениях, предусмотренных настоящим Законом Свердловской области, мировым судьям, административным комиссиям, уполномоченному исполнительному органу государственной власти Свердловской области, указанному в статье 45-2 настоящего Закона Свердловской области, комиссиям по делам несовершеннолетних и защите их прав;
• исполнительные органы государственной власти Свердловской области, устанавливающие перечни должностных лиц, уполномоченных составлять протоколы об административных правонарушениях, предусмотренных Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях в отношении видов деятельности, лицензирование которых осуществляется исполнительными органами государственной власти Свердловской области, и перечни должностных лиц, имеющих право составлять протоколы об административных правонарушениях, рассмотрение дел о которых Кодексом Российской Федерации об административных правонарушениях отнесено к полномочиям исполнительных органов государственной власти Свердловской области.

1.3 Требования, предъявляемые к обращениям граждан

 

Согласно ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан РФ» обращение гражданина может быть подано в письменном, электронном и устном видах.

Письменное обращение должно содержать:

1. наименование и (или) адрес государственного органа, иной организации (должность, фамилию, имя, отчество должностного лица), в которые направляется обращение;
2. фамилию, имя, отчество гражданина, данные о его месте жительства и (или) работы (учебы);
3. изложение сути обращения (предложения, заявления, жалобы);
4. личную подпись гражданина[2].

К письменным обращениям прилагаются документы, подтверждающие полномочия лиц, которые обращаются от имени других граждан (копии доверенности, решения суда, свидетельства о рождении, акта государственного органа, других документов).

К письменным обращениям могут прилагаться копии решений (ответов), принятых (данных) ранее по обращениям должностными лицами государственных органов, иных организаций, а также иные документы, необходимые для рассмотрения обращений[18, c.198].

Письменные обращения, не соответствующие требованиям, указанным в частях первой и второй настоящей статьи, могут быть оставлены без рассмотрения с уведомлением граждан в пятидневный срок о причинах оставления обращений без рассмотрения. После устранения нарушений граждане вправе вновь обратиться в государственный орган, иную организацию (к должностному лицу) в порядке, установленном настоящим Законом.

Если обращение направлено по электронной почте, то оно в обязательном порядке должно содержать адрес электронной почты гражданина.

Устное обращение гражданина излагается во время личного приема, который ведет руководитель организации. Если изложенные факты и обстоятельства очевидны и не требуют дополнительной проверки, личность гражданина известна, на обращение дается устный ответ. В некоторых случаях, когда для ответа требуется время для наведения справок и т.д., гражданину отвечают письменно.

 

1.4 Алгоритм обработки обращений граждан

 

Первичная обработка письменных обращений граждан ведется так же, как и в общем делопроизводстве. Руководители учреждений должны сообщать гражданам в письменной или устной форме о решениях, принятых по их обращениям. Закон устанавливает, что если гражданин не согласен с решением по его вопросу, он имеет право обжаловать это решение тому органу или тому должностному лицу, которому подчинены государственный или общественный орган либо должностное лицо, принявшие обжалуемое решение. Обращения разрешаются в срок до одного месяца со дня регистрации, а не требующие законодательного изучения — безотлагательно, но не позднее чем через 15 дней. Сроки рассмотрения жалоб могут продлеваться, если та или иная жалоба требует специального изучения и дополнительных проверок[23].

Делопроизводство по обращениям граждан в государственных органах, на предприятиях, в учреждениях, организациях ведется отдельно от обработки других видов документов.

Согласно упомянутому Типовому положению устанавливается следующий порядок делопроизводства по обращениям граждан.

Все обращения регистрируются в день поступления и учитываются на регистрационной карточке (Приложение 1), заполняется аннотационный лист (Приложение 2). Индекс проставляется на определенном месте по ГОСТ Р 6.30-97. Он состоит из начальной буквы фамилии автора письма и порядкового номера поступившего документа. Например: К-187 от 12.06.97.

Установлено, что повторным заявлениям при их поступлении присваивается очередной регистрационный индекс, а в соответствующей графе регистрационной контрольной карточки (РКК) указывается регистрационный индекс первого предложения, заявления, жалобы[21, c.31]. В правом верхнем углу повторных заявлений и на РКК делается отметка «Повторно». Повторными считаются предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого заявления истек срок, установленный для рассмотрения, или заявитель не удовлетворен данным ему ответом.

Предложения, заявления и жалобы граждан, поступившие от одного и того же лица и по одному и тому же вопросу, направленные различным адресатам и поступившие для решения в один государственный орган, учитываются под регистрационным индексом первого документа с добавлением порядкового номера через дробь. Например: К-187/1, К-187/2.

Картотеки из РКК могут формироваться по алфавитному, географическому и тематическому признакам[6, c. 58]. Контроль за разрешением предложений, заявлений и жалоб граждан в государственных органах возлагается на должностных лиц, которые обязаны обеспечить своевременное и полное рассмотрение писем и исполнение принятых по предложениям, заявлениям и жалобам решений.

Если тот или иной адресат направляет поступившие к нему письма граждан в государственные органы и требует сообщить результаты их рассмотрения, такие письма берутся на особый контроль с проставлением в установленном на документе месте знака «К». Предложения, заявления и жалобы граждан, на которые даются промежуточные ответы, с контроля не снимаются. В этом случае контроль завершается только после принятия исчерпывающих мер по разрешению вопроса. Решение о снятии с контроля принимают руководители государственных органов, ответственные за своевременное и правильное рассмотрение писем граждан.

Ответы на предложения, заявления и жалобы граждан дают руководители и специально уполномоченные на то лица из государственных органов. Ответ может быть дан как в письменной, так и в устной форме при личном приеме. В этом случае делается соответствующая запись в РКК. При этом индекс ответа состоит из регистрационного индекса и номера дела по номенклатуре дел. Предложения, заявления и жалобы граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны исчерпывающие ответы в соответствии с действующим законодательством.

Руководители государственных органов должны систематически анализировать и обобщать предложения, заявления и жалобы граждан, содержащиеся в них замечания с целью своевременного устранения порождающих их причин. Материалы для анализа и обобщения готовятся должностными лицами, ведущими делопроизводство по предложениям, замечаниям и жалобам граждан. Они обобщают их в виде аналитических справок и представляют их своим руководителям.

Предложения, замечания и жалобы граждан возвращаются после их разрешения должностным лицам, ведущим их делопроизводство в учреждении, со всеми сопутствующими материалами и РКК для централизованного формирования дел. Хранение дел у исполнителей запрещается. Документы в делах располагаются в хронологическом или алфавитном порядке, при этом каждое заявление и предложение со всеми относящимися к ним материалами составляют единую группу, куда подшиваются также повторные заявления и вновь поступающие материалы. Ответственность за сохранность документов этого вида в учреждении несут руководитель учреждения и лицо, ответственное за ведение делопроизводства по предложениям, замечаниям и жалобам граждан[8, c. 165].

Установлен пятилетний срок хранения предложений, замечаний, жалоб граждан и всех документов по их разрешению. По мере необходимости экспертная комиссия может продлить этот срок или установить постоянный срок хранения. Такое решение экспертной комиссии должно быть утверждено руководителем учреждения. Дела постоянного срока хранения и временного (свыше десяти лет) передаются в архив государственного учреждения через год после их завершения делопроизводством. После десяти лет хранения дела передаются в архив по решению руководства учреждения. По истечении срока хранения дела подлежат уничтожению в установленном порядке.

При автоматизированной обработке предложений, замечаний и жалоб граждан могут быть использованы приспособленные к машинной обработке формы, в том числе и РКК, с сохранением всех установленных нормативами реквизитов в машинно-ориентированном варианте.

Таким образом, обращения граждан- это обобщенное наименование различных видов индивидуальных или коллективных обращений граждан в государственные органы, органы местного самоуправления, в адрес администраций предприятий, учреждений, организаций, общественных объединений, должностных лиц - заявлений, жалоб, предложений, ходатайств.

Обращения бывают: письменные, устные и электронные.

 

2 Особенности делопроизводства по обращениям граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск»

 

2.1. Функции, структура  и цель деятельности МКУ «Архив  городского округа Дегтярск»

 

 

Архивный отдел является государственным учреждением, которое относится к Администрации города Дегтярска и является одним из его отделов.

Данный муниципальный архив, подчиняется Администрации городского округа Дегтярск, а его работу координирует Управление архивами Свердловской области.

В 20 фондах сосредоточены 6727 единиц хранения за 1937-2010 гг. Наиболее интересные материалы архива, источниками комплектования которого являются 13 организаций, отложились в фондах дегтярских рудоуправления и продснаба Министерства цветной металлургии СССР, муниципальных учреждений общего, специального и дополнительного образования; на хранении находятся также документы по личному составу и документы.

Архивный отдел предоставляет гражданам города Дегтярска информацию по вопросам собственности на землю, квартиры, дачные участки и на др. виды собственности, а также информацию по пенсионному вопросу.

МКУ «Архив городского округа Дегтярск» осуществляет следующие виды деятельности:

1. Деятельность по организации отдыха и развлечений, культуры и спорта;

2. Прочая деятельность в области культуры;

3. Деятельность библиотек, архивов, учреждений клубного типа (Основной вид деятельности);

4. Предоставление персональных услуг;

5. Предоставление прочих персональных услуг (Дополнительный вид деятельности).

 

2.2. Порядок работы с обращениями граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск»

 

  Предоставление муниципальной  услуги осуществляет муниципальное  казенное учреждение «Архив городского  округа Дегтярск» (далее – Архив). Административные процедуры по  предоставлению муниципальной услуги  осуществляют специалисты Архива, также данная услуга может  быть получена заявителем в  МФЦ.

Предоставление муниципальной услуги может осуществляться в МФЦ при соблюдении одновременно следующих условий:

- муниципальная услуга  включена в перечень муниципальных  услуг, предоставление которых осуществляется  в МФЦ, утвержденный постановлением  Администрации городского округа  Дегтярск;

- между МФЦ и Администрацией  городского округа Дегтярск заключено  соглашение о взаимодействии  с учетом требований, установленных  Правительством Российской Федерации;

Организация деятельности многофункциональных центров осуществляется на основании правил, утверждаемых Правительством Российской Федерации.

Документы, необходимые для получения муниципальной услуги представляются Заявителем в МФЦ  по месту его нахождения в соответствии с условиями заключенного между многофункциональным центром и Администрацией городского округа Дегтярск соглашения о взаимодействии. Срок предоставления муниципальной услуги составляет 30 календарных дней с момента регистрации обращения.