Организация делопроизводства по обращению граждан в МКУ "Архив городского округа Дегтярск"

По итогам анализа директор Архива, принимает решение:

1) о возможности исполнения  запроса;

2) о направлении запроса  на исполнение по принадлежности  в государственные, муниципальные  архивы Свердловской области, другие  организации, при наличии у них  архивных документов, необходимых  для исполнения запроса, и информирует  об этом заявителя.

По итогам анализа тематики поступившего запроса заявителя и выявления места нахождения необходимых для его исполнения архивных документов в государственных, муниципальных архивах Свердловской области, других организациях, директор Архива, готовит проект сопроводительного письма о направлении запроса на исполнение по принадлежности.

В случае если запрос заявителя требует исполнения несколькими организациями, должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, направляет в течение 5 дней[17, c.191] со дня регистрации сопроводительные письма в соответствующие организации копии запроса.

Одновременно должностное лицо, ответственное за исполнение запроса, готовит письменное уведомление заявителя о направлении его запроса на исполнение по принадлежности в государственный, муниципальный архив Свердловской области, другие органы и организации.

Архив может запрашивать у организаций-исполнителей копии ответов о результатах рассмотрения запроса заявителя.

3) об отказе в предоставлении  муниципальной услуги.

 Результатом выполнения  административной процедуры является  определение:

1) правомочности получения  заявителем запрашиваемой информации  с учетом ограничений на предоставление  сведений, содержащих сведения конфиденциального  характера;

2) степени полноты сведений, содержащихся в запросе заявителя, необходимых для проведения поисковой  работы;

3) местонахождения архивных  документов, необходимых для исполнения  запроса;

4) адреса конкретных органов  и организаций, куда по принадлежности  следует направить на исполнение  запрос заявителя.

 Запросы, не относящиеся  к составу хранящихся в учреждении  документов (непрофильные запросы), в течение 7 дней со дня их  регистрации направляются по  принадлежности в организации, где  могут храниться необходимые  архивные документы с одновременным  уведомлением заявителя о переадресации  запроса [25].

При наличии запрашиваемых документов специалист готовит ответ заявителю в виде архивных справок, архивных копий и архивных выписок по существу запроса.

Текст в архивной справке дается в хронологической последовательности событий с указанием видов архивных документов и их дат. В архивной справке допускается цитирование архивных документов.

Несовпадение отдельных данных архивных документов со сведениями, изложенными в запросе, не является препятствием для включения их в архивную справку при условии, если совпадение всех остальных сведений не вызывает сомнений в тождественности лица или фактов, о которых говорится в архивных документах. В архивной справке эти данные воспроизводятся так, как они изложены в архивных документах, а расхождения, несовпадения и неточные названия, отсутствие имени, отчества, инициалов, или наличие одного из них оговариваются в тексте справки в скобках («Так в документе», «Так в тексте оригинала»).

Сведения о работе, учебе в нескольких организациях включаются в одну архивную справку[11, c.93].

В примечаниях по тексту архивной справки оговариваются неразборчиво написанные, исправленные автором, не поддающиеся прочтению вследствие повреждения текста оригинала места («Так в тексте оригинала», «В тексте неразборчиво»).

В тексте архивной справки не допускаются изменения, исправления, комментарии, собственные выводы исполнителя по содержанию архивных документов, на основании которых составлена архивная справка.

После текста архивной справки приводятся архивные шифры и номера листов единиц хранения архивных документов, печатные издания, использовавшиеся для составления архивной справки. В тексте архивной справки допускается проставление архивных шифров и номера листов единиц хранения архивных документов сразу после изложения каждого факта события.

В архивной справке, объем которой превышает один лист, листы должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены печатью организации[14, c.43].

Архивные справки должны оформляться на бланке архивного отдела. Подчистки и помарки в архивных справках не допускаются.

Архивная справка подписывается директором Архива и заверяется печатью, на ней проставляется номер и дата составления.

В архивной выписке название архивного документа, его номер и дата воспроизводятся полностью. Извлечениями из текстов архивных документов должны быть исчерпаны все имеющиеся данные по запросу. Начало и конец каждого извлечения, а также пропуски в тексте архивного документа отдельных слов обозначаются многоточием.

В примечаниях к тексту архивной выписки делаются соответствующие оговорки о частях текста оригинала, неразборчиво написанных, исправленных автором, не поддающихся прочтению вследствие повреждения текста и т.д. Отдельные слова и выражения оригинала, вызывающие сомнения в их точности, оговариваются словами «Так в тексте оригинала», «Так в документе». После текста архивной выписки указываются архивный шифр и номера листов единицы хранения архивного документа.

Аутентичность выданных по запросам архивных выписок удостоверяется подписью директора Архива и печатью.

На обороте каждого листа архивной копии проставляются архивные шифры и номера листов единиц хранения архивного документа. Все листы архивной копии скрепляются. Архивная копия заверяется подписью директора Архива и печатью [17, c.34].

При полном или частичном отсутствии документов, необходимых для исполнения запроса (заявления), в течение 30 дней составляется ответ об отсутствии запрашиваемых сведений на бланке Архива, подтверждающий неполноту состава архивных документов или их отсутствие по теме запроса (заявления) и направляются рекомендации о дальнейших путях поиска необходимой информации.

 При наличии оснований  Специалистом готовится уведомление  об отказе в предоставлении  муниципальной услуги.

В случае личного обращения гражданина или его доверенного лица результат муниципальной услуги выдается ему при предъявлении паспорта или иного удостоверяющего документа; доверенному лицу – при предъявлении доверенности, оформленной в установленном порядке[18, c. 65]. Получатель архивной справки, архивной копии и архивной выписки расписывается в журнале регистрации запросов, указывая дату ее получения.

Также ответ заявителю может быть направлен почтой, выдан через МФЦ.

Результатом административной процедуры является направление ответа заявителю. Рассмотрение запроса пользователя является законченным, если дан ответ по существу запроса, по нему приняты необходимые меры, автор запроса проинформирован по результатам исполнения.

Муниципальная услуга считается предоставленной в случае получения заявителем запрашиваемой информации или мотивированного ответа об отсутствии архивной информации.

Особенности выполнения административных процедур в электронной форме.

Заявителям обеспечивается возможность получения информации о порядке предоставления муниципальной услуги, а также копирования форм заявлений на официальном сайте администрации в информационно-телекоммуникационной сети Интернет и в федеральной государственной информационной системе «Единый портал государственных и муниципальных услуг».

Заявитель вправе подать заявление в форме электронного документа (в том числе с использованием Единого портала, прилагаемые к заявлению документы могут быть также поданы в форме электронных документов). Заявление, подаваемое в форме электронного документа, и прилагаемые к нему документы, подаваемые в форме электронных документов, подписываются простой электронной подписью в соответствии с требованиями Федерального закона от 27.07.2010 года № 210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг», Федерального закона от 06.04.2011 года № 63-ФЗ «Об электронной подписи», Постановления Правительства Российской Федерации от 25.01.2013 года № 33 «Об использовании простой электронной подписи при оказании государственных и муниципальных услуг».

Предоставление муниципальных услуг с использованием Единого портала осуществляется в отношении заявителей, прошедших процедуру регистрации и авторизации. Порядок регистрации и авторизации заявителя на Едином портале устанавливается оператором Единого портала по согласованию с Министерством экономического развития Российской Федерации.

Подача заявителем заявления и документов в электронной форме с использованием Единого портала осуществляется путем заполнения интерактивных форм заявлений и документов.

При оформлении заявления через Единый портал регистрация осуществляется в соответствии с датой и временем регистрации заявления на Едином портале (с точным указанием часов и минут).

Особенности выполнения административных процедур с участием МФЦ.

При предоставлении муниципальной услуги с участием МФЦ, МФЦ осуществляет следующие действия:

1) информирование заявителей  о порядке предоставления муниципальной  услуги администрацией через  МФЦ;

2) информирование заявителей  о месте нахождения Архива, режиме  работы и контактных телефонах  Специалиста;

3) прием письменных заявлений  заявителей;

4) передачу принятых письменных  заявлений в Архив;

5) выдачу результата предоставления  услуги.

Для получения муниципальной услуги заявители представляют в МФЦ заявление по форме и необходимые документы. При обращении заявителя или его представителя с заявлением, специалист МФЦ осуществляет действия в соответствии с соглашением о взаимодействии.

Секретарь, ведущий делопроизводство по обращениям граждан, обязан систематически вести анализ документов. Периодически (раз в месяц или квартал) составляются аналитические обзоры или справки, в которых отражают вопросы, по которым были поданы обращения, их количество по каждому вопросу, количество положительных и отрицательных решений. Кроме того, в справках указывается; сколько обращений было решено в срок, сколько с просроченным сроком исполнения и почему. Такой анализ служит выявлению причин, порождающих нарушение прав и интересов граждан, изучению общественного мнения, совершенствованию работы архива.

Таким образом, работа с обращениями граждан состоит из ряда этапов: регистрация, рассмотрение, исполнение, контроль исполнения, направление ответа заявителю. Часто прохождение этих этапов занимает длительное время и не всегда соответствует утвержденным регламентам. Это ведет к снижению качества работы с обращениями и, как следствие, негативно влияет на репутацию и имидж государственного учреждения.

 

 

 

 

 

3 Совершенствование делопроизводства по обращению граждан в МКУ «Архив городского круга Дегтярск»

 

3.1. Проблемы, возникшие  при организации делопроизводства  по обращениям граждан

 

Рассмотрением устных и письменных обращений граждан, адресованных директору МКУ «Архив городского округа Дегтярск» занимается специалист по ДОУ и архивоведению. В своей деятельности данный специалист руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами Российской Федерации, постановлениями Правительства Российской Федерации, Федеральным Законом «О порядке рассмотрения обращений РФ», действует на основе Регламента и Инструкции по документационному обеспечению; порядка работы с обращениями граждан в органах муниципального управления, соответствующих инструкций и регламента МКУ «Архив городского округа Дегтярск».

Основными задачами указанного специалиста являются:

- централизованный учет  письменных и устных обращений граждан;

- своевременное рассмотрение обращений;

- информирование (оперативно  и периодически) главы администрации  района, его заместителей, структурных  подразделений о результатах  работы с обращениями граждан;

- осуществление анализа  и обобщение вопросов, которые  ставят граждане на личном приеме;

- изучение опыта работы  с обращениями граждан и осуществление  консультативной, методологической помощи[6, c.109].

В связи с этим были выявлены следующие проблемы:

1. Специалист не ведет реестр устных обращений;
2. МКУ «Архив городского округа Дегтярск» не ведет «базу знаний» для граждан на сайте учреждения;
3. Для граждан нет возможности для  самостоятельно просматривать на сайте состояние своего обращения, а также ход рассмотрения обращения и принятые по нему решения;
4. Ощущается недокомплект штата МКУ «Архив городского округа Дегтярск».

 

3.2. Пути совершенствования  делопроизводства по обращениям  граждан в МКУ «Архив городского  округа Дегтярск»

 

В целях улучшения работы с обращениями граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск» автором были разработаны мероприятия по повышению эффективности работы с обращениями граждан:

1. Каждый год проводить  совещание должностных лиц, ответственных  за работу с обращениями граждан в администрации города (т.к. МКУ « Архив городского округа Дегтярск» является отделом Администрации городского округа Дегтярск и подчиняется ей), в целях повышения эффективности работы.

2. Разрабатывать общие  правила приема, регистрации письменных, устных обращений граждан и  организации контроля за их  своевременным рассмотрением в  общем отделе.