Организация делопроизводства по обращению граждан в МКУ "Архив городского округа Дегтярск"

День начала течения срока предоставления услуги, исчисляется  на следующий день после приема документов от заявителя в МФЦ.  Момент начала течения срока, предоставления услуги исчисляется со дня приема документов от заявителя в органе. В учреждение пакет документов передается на следующий рабочий день.

Выдача результата предоставления муниципальной услуги осуществляется специалистом МФЦ в последний день течения срока, невостребованные результаты предоставления услуги хранятся в МФЦ в течение 3-х месяцев. По истечении указанного срока передаются в Архив.

Получение результата муниципальной услуги осуществляется Заявителем в МФЦ по месту его нахождения в соответствии с условиями заключенного между многофункциональным центром и Администрацией городского округа Дегтярск соглашения о взаимодействии.

 Результатом предоставления  муниципальной услуги являются:

1) выдача заявителю оформленных  в установленном порядке архивных  справок или копий архивных  документов, связанных с социальной  защитой граждан, предусматривающей  их пенсионное обеспечение, а  также получение льгот и компенсаций  в соответствии с законодательством  Российской Федерации (положительный  результат оказания услуги);

2) ответ об отсутствии  запрашиваемых сведений и направление  рекомендации о дальнейших путях  поиска необходимой информации;

3) уведомления о направлении  соответствующих запросов на  исполнение по принадлежности  в другие органы и организации;

4) уведомление об отказе  в предоставлении муниципальной  услуги.

 Срок предоставления  муниципальной услуги составляет 30 календарных дней[7, c. 234]. В случае если запрашиваемая заявителем информация не может быть предоставлена в установленный срок, или срок, указанный в запросе, из-за необходимости проведения масштабной поисковой работы по комплексу архивных документов, в том числе хранящихся в нескольких архивохранилищах, Архив уведомляет заявителя о продлении срока рассмотрения запроса.

 Для предоставления  муниципальной услуги заявитель  представляет в Архив:

1) письменный запрос, либо  запрос по электронной почте, либо запрос через Единый портал. В запросе заявителя должны  быть указаны:

• наименование юридического лица на бланке организации – для юридических лиц; фамилия, имя и отчество – для физических лиц;
• суть обращения, в котором с возможной полнотой указываются сведения, необходимые для его исполнения:

- об образовании - название  и адрес учебного заведения,  даты поступления и окончания  учебы;

- о стаже работы,  название, в качестве кого работали;

- о заработной плате  – указывается наименование и  адрес организации, период начисления;

- о пенсии - сведения об  организации, которая назначила  пенсию, дата назначения пенсии;

- о награждении государственными  и ведомственными наградами;

- интересующая пользователя  тема, вопрос, событие, факт с указанием  примерных хронологических рамок  и географической территории.

- иные сведения, позволяющие  осуществить поиск документов, необходимых  для исполнения запроса;

• почтовый и/или электронный адрес заявителя;
• форма получения пользователем информации (архивная справка, архивная копия, архивная выписка, информационное письмо, тематический перечень, тематический обзор)
• личная подпись должностного лица - для юридических лиц; личная подпись - для физических лиц;
• дата.

2) копию документа, удостоверяющего  личность заявителя. Заявителем  при получении муниципальной  услуги может быть предъявлена  универсальная электронная карта[3]. В случаях, предусмотренных федеральными законами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим личность гражданина, права застрахованного лица в системах обязательного страхования, иные права гражданина. В случаях, предусмотренных федеральными законами, постановлениями Правительства Российской Федерации, нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, муниципальными правовыми актами, универсальная электронная карта является документом, удостоверяющим право гражданина на получение государственных и муниципальных услуг, а также иных услуг.

3) документы, подтверждающие  полномочия физического или юридического  лица для получения сведений, содержащих персональные данные  о третьих лицах, оформленные  в установленном законодательством  Российской Федерации порядке;

В случае необходимости, заявитель прилагает к письменному запросу соответствующие документы и материалы, или их копии.

Запрещено требовать от заявителей:

• представления документов и информации или осуществления действий, представление или осуществление которых не предусмотрено нормативными правовыми актами, регулирующими отношения, возникающие в связи с предоставлением муниципальной услуги;
• представления документов и информации, которые находятся в распоряжении органов, предоставляющих муниципальную услугу, иных государственных органов, органов местного самоуправления либо подведомственных органам государственной власти или органам местного самоуправления организаций, в соответствии с нормативными правовыми актами Российской Федерации, Свердловской области и муниципальными правовыми актами, за исключением документов, включенных в перечень, определенный частью 6 статьи 7 Федерального закона №210-ФЗ «Об организации предоставления государственных и муниципальных услуг»;

Основаниями для отказа в приеме документов, необходимых для предоставления муниципальной услуги являются:

1) представление документов  лицами, не уполномоченными представлять  интересы заявителя;

2) непредставление документов, указанных в пункте 2.6 раздела II регламента  или представление документов  не в полном объеме;

3) наличие в документах  ошибок, неточностей, повреждений, не  позволяющих однозначно истолковать  их содержание;

4) отсутствие информации, позволяющей идентифицировать автора: отсутствие в заявлении фамилии, имени, отчества физического лица, почтового и/или электронного  адреса заявителя.

 Перечень оснований  для отказа в предоставлении  муниципальной услуги:

1) отсутствие в запросе (заявлении) необходимых сведений  для проведения поисков запрашиваемой  информации;

2) отсутствие у заявителя  документально подтвержденных прав  на получение сведений, содержащих  конфиденциальную информацию.

Отказ в предоставлении муниципальной услуги не является препятствием для повторного обращения заявителя после устранения причин, послуживших основанием для отказа.

 Оснований для приостановления  муниципальной услуги нет.

Архив осуществляет предоставление муниципальной услуги бесплатно. Государственная пошлина за предоставление муниципальной услуги не взимается.

 Срок ожидания заявителями  в очереди при подаче запроса  о предоставлении муниципальной  услуги и при получении результата  предоставления муниципальной услуги  не должен превышать 15 минут.

 Запрос заявителя муниципальной  услуги, поступивший в Архив подлежит  обязательной регистрации в течение  трех дней с момента поступления [13, c.89].

 Вход в помещение, где  располагается Архив, должен быть  оборудован информационной табличкой, содержащей наименование Архива, его местонахождение и режим  работы.

 Помещение Архива должно  быть оборудовано противопожарной  системой, средствами пожаротушения.

 Кабинеты специалистов, осуществляющих прием заявителей, должны быть оборудованы информационными  табличками (вывесками) с указанием  номера кабинета, фамилии, имени, отчества, должности специалистов. Рабочее  место специалиста оборудуется  персональным компьютером с возможностью  доступа к необходимым информационным  базам данных и печатающим  устройствам.

 Места для информирования  заявителей, получения информации  должны быть оборудованы информационными  стендами, стульями и столами  для возможности оформления документов. Места для ожидания и приема  заявителей должны соответствовать  комфортным условиям для заявителей  и оптимальным условиям работы  специалистов[19, c.234].

 Информационные стенды  размещаются с учетом высоты  стен помещения на одном уровне  в удобном для ознакомления  месте и обеспечивают свободное  прочтение содержащейся в них  информации.

Тексты материалов, размещаемых на информационных стендах, печатаются удобным для чтения шрифтом (размер шрифта не менее № 18), наиболее важные места выделяются другим шрифтом.

 Показателями доступности  и качества муниципальной услуги  являются:

1) соотношение одобренных  обращений к общему количеству  поступивших;

2) количество жалоб, поступивших  в орган, ответственный за предоставление  муниципальной услуги, на организацию  приема заявителей;

3) количество удовлетворенных  судами исков, поданных в отношении  органов и организаций, предоставляющих  муниципальной услугу, в части  вопросов, касающихся неправомерных  действий, в связи с принятыми  решениями об отказах в предоставлении  муниципальной услуги;

4) соблюдение сроков предоставления  муниципальной услуги;

5) количество поступивших  жалоб в адрес должностных  лиц, ответственных за предоставление  муниципальной услуги;

6) количество взаимодействий  заявителя с должностными лицами  при предоставлении муниципальной  услуги и их продолжительность;

7) возможность получения  муниципальной услуги в МФЦ;

8) возможность получения  информации о ходе предоставления  муниципальной услуги, в том числе  с использованием информационно-коммуникационных  технологий.

 

2.3. Этапы обработки  и анализ обращений граждан в МКУ «Архив городского округа Дегтярск»

 

Заявителями на получение муниципальной услуги являются любые физические и юридические лица, федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления, общественные объединения, а также их представители, действующие на основании доверенности, оформленной в соответствии с Гражданским кодексом Российской Федерации, имеющие право в соответствии с законодательством Российской Федерации, нормативными правовыми актами Свердловской области, правовыми актами  городского округа Дегтярск на получение оформленных в установленном порядке архивных справок или копий архивных документов, связанных с социальной защитой граждан, предусматривающей их пенсионное обеспечение, а также получение льгот и компенсаций в соответствии с законодательством Российской Федерации.

 Предоставление муниципальной  услуги включает в себя следующие  административные процедуры:

1) регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение;

2) анализ тематики поступивших  запросов (заявлений);

3) направление запросов (заявлений) на исполнение в организации  по принадлежности;

4) подготовка и направление  ответов заявителям.

Основанием для начала административной процедуры «Регистрация запросов (заявлений) и передача их на исполнение» является поступление запроса заявителя в Архив лично, по почте, через МФЦ либо с использованием Единого портала [20, c.134]. При поступлении в Архив запроса по электронной почте или через Единый портал запрос распечатывается на бумажном носителе и в дальнейшем работа с ним ведется в установленном порядке.

Поступившие в Архив письменные запросы заявителей регистрируются и рассматриваются директором Архива в течение трех дней. Депутатские запросы, обращения комитетов и комиссий палат Федерального Собрания Российской Федерации, Законодательного собрания Свердловской области, представительных органов местного самоуправления по вопросам их ведения, иных федеральных органов исполнительной власти и исполнительных органов государственной власти и местного самоуправления Свердловской области о предоставлении информации рассматриваются директором Архива в день поступления.

Директор Архива осуществляет следующие действия:

1) осуществляет регистрацию  запросов граждан и организаций;

2) определяет правомочность  получения заявителем запрашиваемой  информации;

3) определяет должностное  лицо, ответственное за исполнение  запроса;

4) место нахождения, адрес  государственного, муниципального  архива Свердловской области, организации, куда следует направить запрос  на исполнение по принадлежности (в случае отсутствия архивных  документов, необходимых для исполнения  запроса).

При поступлении в Архив запросов заявителей, которые не могут быть исполнены без предоставления уточненных или дополнительных сведений, Архив в 7-дневный срок запрашивает автора запроса об уточнении и дополнении запроса необходимыми для его исполнения сведениями.

 Анализ тематики поступивших  запросов осуществляется с использованием  имеющихся в Архиве архивных  справочников в традиционной  и электронной форме, содержащих  сведения о местах хранения  архивных документов, необходимых  для исполнения запросов заявителей [22]. Запросы, поступающие в архивы, подразделяются на:

• тематические запросы;

• генеалогические запросы;

• запросы социально-правового характера.

Запросы социально-правового характера исполняются архивом безвозмездно.

Срок исполнения запроса социально-правового характера в архиве не должен превышать 30 дней с момента регистрации запроса. С разрешения руководства архива этот срок может быть при необходимости продлен, с обязательным уведомлением об этом пользователя [2].