Организационная документация

• Наименование структурного подразделения;
• Общая численность структурного подразделения;

      § 3.6 Инструкции по основным и второстепенным видам деятельности предприятия

      Инструкция  – от латинского «Instryktio» – направление, устройство – определяется в юридических энциклопедиях и словарях двояко:

• Как подзаконный правовой акт, издаваемый в целях разъяснения и определения порядка применения законодательного акта, приказа министра или руководителя иного государственного органа.
• Как в широком смысле указание технического порядка (правила пользования механизмом, способы выполнения какой- либо технологической операции).

      В работе и в жизни мы руководствуемся большим количеством инструкций. Покупая любой прибор или лекарство, мы получаем этот вид документа как наставление контроль его использованию. Но и в профессиональной  деятельности секретаря инструкция играет большую роль. Как правило, инструкция по видам деятельности применяется как самостоятельный правовой акт, подписывается начальником соответствующего структурного подразделения, ответственного за разработку документов. Инструкция по виду деятельности утверждается по представлению руководителя соответствующего предприятия федеральным, местным либо ведомственным органом исполнительной власти. Утверждается и оформляется в форме грифа  утверждения или путем издания  распорядительного документа об их утверждении. Инструкция печатается на общем бланке предприятия. Текст инструкции излагается следующим образам:

• Общие положения;
• Правила подготовки оформления документов;
• Организация документооборота;
• ИПС по документам;
• Контроль исполнения документов;
• Составления номенклатур дел;
• Формирование дел и подготовка дел передаче  на архивное хранение;
• Организация работы СДОУ;

      Структура инструкции излагается от третьего лица единственного или множественного числа. Заголовок  тексту формулируется  в предложном падеже. Основной текст, как правило, делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются  римскими цифрами.

      3.6.1  Должностная инструкция

      И еще одна разновидность инструкции определяет работу секретаря – его  должностная инструкция – правовой акт, издаваемый для регламентации организационно – правового положения секретаря, его обязанностей, прав и ответственности. Первичным элементом структуры  управления является служебная должность. Должностные инструкции играют организационную, регламентирующую и регулирующую роль. Они позволяют обеспечить четкое разграничение обязанностей и прав между работниками. Кроме того, они позволяют осуществить объективную оценку деятельности работников, являются нормативной основой для применения к ним мер воздействия. При разработке должностных инструкций необходимо обеспечить единый подход к их построению, формулировке содержания разделов, последовательности их изложения. При этом  они должны отражать весь круг должностных обязанностей, полномочий и ответственности работника, иметь четкие и краткие формулировки, быть гибкими и динамичными. Должностные  инструкции разрабатываются на все должности, которые предусмотрены  штатным расписанием, кроме должности руководителя подразделения, деятельность которого регламентирует положение о подразделении. Должностные инструкции разрабатываются на основе Квалификационного  справочника должностей руководителей, специалистов и других служащих, утвержденного постановлением Минтруда России от 21 августа 1998 г. № 37.

      При разработке должностных инструкций для государственных служащих используются рекомендации по разработке должностных инструкций по должностям государственных служащих федеральных органов исполнительной власти.

      Должностная инструкция оформляется на общем  бланке организации. Обязательными  реквизитами должностной инструкции являются:

• Наименование организации;
• Гриф утверждения;
• Название вида документа;
• Заголовок к тексту;
• Место составления;
• Подпись;

      Должностная инструкция подписывается руководителем  структурного подразделения и утверждается руководителем организации или заместителем руководителя. Датой должностной инструкции является дата ее утверждения. После утверждения на подлиннике должностной инструкции работник проставляет ознакомительную визу: С инструкцией ознакомлен, дата, подпись. Текст должностной инструкции, как правило, состоит из разделов: Раздел «Общие положения» включает: наименование должности с обозначением структурного подразделения; кому непосредственно подчиняется работник; порядок назначения на должность и освобождения от  нее; перечень нормативных, методических и других документов, которыми руководствуется работник, занимающий данную должность; квалификационные требования; требования к специальным знаниям и навыкам. В разделе «Должностные обязанности» устанавливается конкретное содержание деятельности работника. В разделе указывают: участок работы, закрепленный  за работником  и виды работ, выполняемых работником. При перечислении обязанностей их следует разбить на группы:

• Обязанности по разработке, подготовке или участию в составлении документов по конкретным вопросам, находящимся в компетенции работника (приказов, инструкций и др.);
• Обязанности по своевременному и качественному сбору, обработке, анализу и использованию информации (сводок, отчетов и др.);
• Обязанности по использованию работником организационных, методических, инструкторских и других форм работы (выезды на места, созыв совещаний и др.);
• Обязанности по соблюдению сроков выполнения конкретных действий;

      В разделе «Права» устанавливаются полномочия работника, обеспечивающие реализацию возложенных на него обязанностей:

• Право принимать решения, давать указания по конкретным вопросам, самостоятельно подписывать документы в пределах компетенции;
• Право обращаться с предложениями к вышестоящему руководителю;
• Право представительствовать от имени подразделения или организации в других организациях и пределы представительства;
• Право участвовать в совещаниях, на которых рассматриваются вопросы, относящиеся к деятельности работника;
• Право требовать необходимую информацию для выполнения возложенных функций;
• Право требовать определенных действий от других работников;

      В разделе «Ответственность» устанавливаются критерии оценки работы и мера персональной ответственности работника. Критериями оценки являются объективные показатели, характеризующие качество и своевременность выполнения работы. Ответственность работника определяется в соответствии с действующим законодательством и может быть дисциплинарной, административной или уголовной. В разделе «Взаимоотношения» указывается: от кого, в какие сроки и какую информацию получает работник; кому, какую и в какие сроки  предоставляет; с кем согласовывает проекты подготавливаемых  документов; с кем осуществляет совместную подготовку документов и другие вопросы информационных взаимосвязей работника с иными  подразделениями, лицами, организациями.

      § 3.7 Правила. Разъяснения. Методические рекомендации

      К числу документов, регламентирующих осуществление отдельных видов  деятельности на предприятии относятся: правила, разъяснения, методические рекомендации и внутренние указания. Все перечисленные нормативные документы предназначены для конкретных положений федеральных, местных  и ведомственных нормативно – правовых актов и организация распорядительных документов, устанавливающих общие правила и порядок осуществления на предприятиях  отдельных видов деятельности, с учетом специфики его функционирования. Правила – совокупность требований и норм устанавливающих единый порядок осуществления определенной деятельности и обязательных для выполнения. В словарях русского языка правила определены как:

• «постановление, предписание, устанавливающее порядок чего–нибудь»
• постановление, предписание, устанавливающее тот или иной порядок в исполнении чего – нибудь, норма».

      Таким образом, правила как вид организационного документа разрабатываются тогда, когда необходимо определить, как должна вестись работа, в какой последовательности. По сфере применения правила можно разделить на имеющее общее значение для всех отраслей, например: правила по технике безопасности  и отраслевые, относящиеся только к одной отрасли, например: правила приема в высшие учебные заведения или правила бытового обслуживания населения. Секретарь, занимаясь организацией текущего хранения документов, составляя номенклатуру дел и готовя дела к сдаче в архив, обращается к «Основным правилам работы архивов организаций», а работник архива организации, проводя экспертизу ценности документов и передавая дела в государственный архив на постоянное хранение, использует «Основные правила работы государственных архивов». Нормативно – правовые акты составляются в соответствии с «Правилами подготовки нормативных правовых актов в федеральных органах  исполнительной власти и их государственной регистрации», которые были утверждены специальным постановлением правительства Российской  Федерации. Трудовые книжки заполняются и ведутся на каждого работника в организации на основании утвержденных постановлением правительства Российской Федерации 16.04.2003.№ 225 «Правил ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей» (СЕКР.дело 2003№6). Как видно из краткого перечисления, правила составляются по самым разным поводам, когда надо установить определенный порядок и единообразие. Поэтому содержание и структура правил различны, но все они обычно начинаются с раздела «Общие положения», в котором указывается, на какой круг работников они распространяются и решению каких задач способствуют. Правила применяются как самостоятельный правовой акт, подписывается ответственным за их разработку лицом; а утверждается – в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа. Текст печатается на общем бланке и излагается от третьего лица единственного либо множественного числа. Основной текст может делиться на пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумеруются  римскими цифрами. Основной текст обычно завершается разделом «Заключительные положения», устанавливающие порядок введения в действие документа, а также порядок внесения в него изменений и переутверждения.

      Разъяснения – издаются в дополнение к вновь  введенным в действие нормативно – правовым актам. Разъяснения комментируют  наиболее существенные положения нормативно – правовых актов, создавая, с одной стороны, предпосылки для их более точного и полного исполнения. Отличительной особенностью содержания разъяснений  является присутствие в документе значительного числа ссылок на положения иных  нормативно – правовых актов, регламентирующих выполнение определенных действий.

      Методические  рекомендации - не являются обязательными для исполнения,  так как с правовой точки зрения являются вторичными по отношению к тому документу, который должен растолковываться с учетом практики повседневной деятельности в условиях того или иного предприятия. Вот почему методические рекомендации  содержат сведения, применение которых существенно повышает эффективность действий работников предприятия в процессе выполнения ими своих обычных функций. Методические рекомендации – изложение некой технологии,  доступной пониманию рядовых работников предприятия, и снабженной необходимыми примерами, образцами. Рекомендации могут носить постоянный или временный характер. При этом  временные рекомендации вводятся в действие на период подготовки нормативно – правового акта или  организационно - распорядительного документа. Внутренние указания являются обязательными для исполнения теми  категориям работников, которым данные указания адресованы. Указания взаимоувязано дополняют положения, инструкции по отдельным видам деятельности. Это в свою очередь предопределяет структуру и содержание  внутренних указаний. Внутренние указания позволяют работникам, задействованным в осуществлении какого- либо вопроса оптимизировать взаимодействия между собой и уяснить особенности выполнения должностных обязательств в различных повседневных ситуациях. Указания излагаются таким образом, чтобы в максимально ясной и конкретной форме отразить наиболее важные моменты выполнения той или иной функции.

      § 3.8 Регламент

      Значительно реже разрабатывается такой организационно – правовой документ, как регламент. В Юридической энциклопедии регламент (от лат.regula – норма, правила) определяются как правила, регулирующие порядок действия государственного органа, коммерческой или некоммерческой организации. Ст. 101 Конституции Российской Федерации устанавливает, что каждая из палат парламента – Совет Федерации и Государственная Дума «принимает свой регламент и решает вопросы внутреннего распорядка своей деятельности». Именно с разработки регламента начинала свою работу Государственная Дума в Российской Федерации. Регламент определяет всю организационную, законодательную работу главного законодателя страны, и для Государственной Думы первого созыва разработка регламента определялась как задача первостепенной важности. Без регламента, в котором устанавливается весь порядок работы, начиная с выбора председателя, порядка голосования, режима работы, и, заканчивая скрупулезным прописыванием порядка внесения, прохождения, обсуждения, принятия законов, Дума не может функционировать. Для разработки регламента была создана специальная временная комиссия по регламенту государственной Думы, проекты регламента неоднократно обсуждались, но и в уже принятый регламент вносятся изменения и дополнения.