Организационная документация

     Положение о структурном подразделении определяет статус подразделения в иерархической структуре организации и имеет следующие разделы содержательной части: Права и обязанности руководителя подразделения; Ответственность руководителя; Взаимоотношения. Связи; Организация работы. Составляется положение в структурном подразделении по заданию руководителя организации и под контролем кадровой службы, согласовывается с заинтересованными функциональными структурными подразделениями, подписывается руководителем вышестоящего структурного подразделения и утверждается руководителем организации.

     Должностная инструкция устанавливает организационно-правовое положение работника и имеет  следующую структуру содержательной части: Общие положения; Функции; Должностные  обязанности; Права; Ответственность; Взаимоотношения (связи по должности). Инструкция составляется руководителем структурной части подразделения (бюро, группы, участка), подписывается руководителем структурного подразделения и утверждается, как правило, одним из руководителей организации, курирующим подразделение.

     Другие  организационно-правовые документы  могут иметь упрощённую методику составления и основываться на аналогах, используемых в других организациях.

      Организационно  – правовые документы имеют целый  ряд особенностей в подготовке и оформлении. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения. В зависимости от вида и разновидности документа они могут утверждаться:

• вышестоящей организацией
• руководством данной организации
• коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.)
• руководством самостоятельного структурного подразделения

      Утверждаться  данный вид документации может также  непосредственно руководителем, распорядительным документом руководителя (приказом или  распоряжением) или коллегиальным органом.

      Весьма  отличительной особенностью организационных  документов является то, что в них  можно вносить различные изменения  и дополнения в том случае, когда  нет необходимости перерабатывать весь документ. Частота внесения изменений  и дополнений обусловлена как изменением условий деятельности организации, так изменением действующего законодательства. Большинство организационно – правовых документов, за исключением штатного расписания, относятся к документам неопределенного срока действия или «бессрочным». Это выражается в том, что эти документы  действуют до их отмены или до утверждения взамен них новых. Штатное расписание, в отличие от остальных организационно- правовых документов, действует в течение одного года.

      В случае реорганизации предприятия разрабатываются новые организационные документы, которые проходят установленный порядок согласования и утверждения. Как правило, организационные документы разрабатываются с привлечением юридической службы и квалифицированных специалистов хорошо знающих работу учреждения и соответственно  руководством  предприятия. Для разных видов организационно – правовых документов установлен различный порядок внесения изменений. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общим собранием акционеров, участников) с обязательной регистрацией изменений  в органе государственной регистрации. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя. Изменения в положения о структурном подразделении  и должностные инструкции вносятся распорядительными документами руководителя. Обязательными реквизитами организационно – правовых  документов в соответствии с ГОСТ Р.  6.30 – 2003 являются:

• Наименование организации – автора документа
• Гриф утверждения
• ОКПО, ОГРН, ИНН/КПП
• Наименование вида документа
• Дата
• Регистрационный  номер документа
• Место составления или издания документа
• Заголовок к тексту
• Текст
• Подпись

      Датой организационно – правового документа  является дата его утверждения. Заголовок  к тексту в данных документах согласуется  с наименованием вида документа.

      Глава 3

      Состав  организационно-правовых документов

      § 3.1  Учредительные  документы 

      Учредительные документы – документы, служащие основанием для учреждения вновь создаваемого предприятия, компании, акционерного общества и их регистрации в установленном порядке. В данном виде документации должны определяться: наименование юридического лица, место нахождения юридического лица, порядок управления деятельностью юридического лица, а также содержаться другие сведения, предусмотренные законом для юридических лиц соответствующего вида. В учредительных документах некоммерческих организаций и унитарных предприятий должны быть определены предмет и цели юридического лица. Изменения учредительных документов приобретают силу для третьих лиц с момента их государственной регистрации, а в случаях, установленных законом, - с момента уведомления органа, осуществляющего государственную регистрацию, о таких изменениях. Однако юридические лица и их учредители (участники) не вправе ссылаться на отсутствие регистрации таких изменений в отношениях с третьими лицами, действовавшими с учетом этих изменений.

      3.1.1 Учредительный договор    см .стр 40

      Учредительный договор предприятия является одним  из учредительных документов юридического лица. В качестве примера в данном случае будет рассматриваться учредительный  договор Общества с ограниченной ответственностью. Вопрос связан с  подготовкой учредительного документа Общества с ограниченной ответственностью, регламентируется положением Федерального Закона от 08.02.1998 № 14 «Об Обществах с ограниченной ответственностью».

      Как известно Обществом с ограниченной ответственностью признается учрежденное одним или несколькими лицами хозяйственное общество, уставной капитал которого разделен на доли определенные учредительными документами размеров. При этом участники сообщества не ответственны по его обязательствам своим имуществом и не несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости внесенных вкладов. В учредительном договоре должны отражаться следующие вопросы:

1. Обязанность учредителей создать общество;
2. Определение порядка совместной деятельности учредителей по его созданию;
3. Состав участников общества;
4. размер уставного капитала и доли каждого из учредителей;
5. размер и состав  вкладов;
6. порядок внесения вкладов в уставной капитал;
7. Ответственность учредителей;
8. условия и порядок распределения между учредителями прибыли;
9. состав органов сообщества;
10. порядок выхода участников из сообщества;

      Учредительный договор также может содержать  в себе краткую вводную часть  и заключительные положения. В соответствии с нормами гражданского законодательства Российской Федерации учредительный  договор заключается в простой письменной форме и подписывается, как правило, всеми учредителями.

      3.1.2 Устав организации    см. стр 42

      Основным  организационно – правовым документом любой коммерческой организации  является устав. Устав – правовой акт, представляющий собой свод правил, установленных государством или организацией в целях регулирования определенных сфер деятельности.

      В «Кратком словаре видов и разновидностей документов» данное понятие обозначается как: правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия или свод законов, договоров,

      положений по определенным вопросам. В юридических  словарях устав трактуется более  широко и имеет три значения

• Установленный собственником имущества организации свод правил, регулирующих ее правовое положение, отношения, связанные с внутренним управлением, взаимоотношения с другими организациями и гражданами;
• Установленный законом или иным правовым актом свод правил, регламентирующих деятельность различных организаций и граждан; их права и обязанности в определенной сфере государственного управления или хозяйственной деятельности;
• Государственный нормативный документ, на основе которого осуществляется организация определенной сферы деятельности в Вооруженных силах;

      На  государственном уровне разрабатываются  такие уставы, как: Ветеринарный, Строевой, Дисциплинарный и другие. Уставы организаций (юридических лиц) являются документами, определяющими общий порядок деятельности организации, например, Устав «Открытого Акционерного Общества», Устав «Унитарного государственного предприятия», Устав «Общества с Ограниченной Ответственностью» и др. Общие положения об уставе содержаться в Гражданском Кодексе Российской Федерации (часть 1). Юридическое лицо, не являющиеся коммерческой организацией, может действовать на основании общего положения об организации определенного вида . Устав организации утверждается его учредителями (участниками). Юридическое лицо, созданное одним учредителем, действует на основании устава, утвержденного этим учредителем. В уставе организации определяется:

• наименование организации;
• место нахождения организации;
• порядок управления деятельности и другие сведения, предусмотренные законом;

      В уставах некоммерческих организаций  и унитарных предприятий (а в  предусмотренных законом случаях  и других коммерческих организаций) должны быть определены предмет и цели деятельности юридического лица. Предмет и цели деятельности коммерческих организаций могут быть предусмотрены уставом и в случаях, когда по закону это не является обязательным. Как организационный документ устав настолько важен, что требования к тексту, то есть тому, что должно быть отражено в уставе, для ряда его разновидностей установлено в законодательном нормативе. Устав оформляется на стандартных листах бумаги формата А 4 .Текст устава как правило состоит из разделов, имеющих заголовки и нумеруемых арабскими цифрами. Особенностью оформления устава является наличие отметки о регистрации устава. Отметка о регистрации устава проставляется на титульном листе и включает:

1. наименование органа, осуществляющего регистрацию создаваемых юридических лиц;
2. дату регистрации;
3. номер государственной регистрации;

      Отметка о регистрации заверяется печатью  регистрационного органа и ставится на подлиннике устава. На титульном  листе устава  указывают:

• вид документа (УСТАВ);
• организационно – правовую форму юридического лица;
• его индивидуальное название;
• место составления документа;
• гриф утверждения устава учредителями или участниками (вверху справа);

      В статье 52 Гражданского Кодекса Российской Федерации указывается, что в  уставе «юридические лица должны определять наименование юридического лица, место его нахождения и другие сведения». Например, в соответствии с Федеральным Законом «О банках и банковской деятельности» устав банка должен содержать кроме наименования банка и его местонахождения (почтовый адрес), перечень осуществляемых банковских операций и сделок; сведения о разделе уставного капитала; сведения о системе органов управления, в том числе исполнение органов внутреннего контроля; о порядке их образования и их полномочиях и т.д. В уставе муниципального образования, в соответствии с Федеральным Законом «О местном самоуправлении», указывается: граница и состав территории муниципального образования; вопросы местного значения, относящиеся к ведению муниципального образования; формы, порядок и гарантии непосредственного участия населения в решении вопросов местного значения; структура и порядок формирования органов местного самоуправления; срок полномочий депутатов представительных органов; порядок принятия и вступления в силу нормативно – правовых актов органов местного самоуправления и т.д. В уставе образовательного учреждения, учитывая его специфику, в соответствии с Федеральным Законом «Об образовании» в обязательном порядке, кроме общих положений о наименовании, местонахождении и статусе образовательного учреждения, указываются: цели образовательного процесса, в том числе язык (языки), на котором ведется обучение; порядок приема обучающихся; продолжительность обучения; порядок и основание отчисления; систему оценок и промежуточной аттестации; режим занятий; наличие платных образовательных услуг и т.д.

      Нормативными  правовыми актами установлены типовые  и примерные формы уставов  организаций и предприятий, различных  организационно – правовых форм, например Указом Президента Российской Федерации от 01.07.1992 № 721 утвержден «Типовой устав акционерного общества открытого типа»; Постановлением Правительства Российской Федерации от 12 августа 1994 года № 908 утвержден «Типовой устав казенного завода, созданного на базе ликвидированного федерального государственного предприятия. При государственной регистрации сведения об организации и соответствующие документы включаются регистрационным органом в государственный реестр. Законом определен перечень документов, представляемых юридическим лицом в регистрационный орган при создании, реорганизации или ликвидации. В частности, при создании организации представляющей устав (подлинник или нотариально заверенная копия).