Организационная документация

      Эти примеры показывают, насколько тщательно, с учетом соответствующих законодательных актов, должен разрабатываться этот главный организационный документ, в котором заложены принципы работы организации или фирмы.

      § 3.2. Коллективный договор

      Коллективный  договор – нормативно – правовой акт, регулирующий социально – трудовые отношения на предприятии и заключаемых работодателем и работником, в лице их полномочных представителей. В соответствии с Федеральным Законом «О коллективных договорах и соглашениях» решение о необходимости заключения коллективного договора с работодателем вправе принимать полномочные представители трудового коллектива предприятия, либо общее собрание работников. Проект коллективного договора подлежит, как правило, обязательному обсуждению работниками в структурных подразделениях предприятия. Проект дорабатывается с учетом поступивших замечаний, предложений и дополнений. Далее доработанный проект утверждается общим собранием работников предприятия и подписывается со стороны работников, участниками представительного органа. Порядок, сроки разработки проекта и заключение коллективного договора, состав согласительной комиссии, место проведения и повестка дня переговоров определяются сторонами, и оформляется приказом по предприятию. В соответствии с положениями Федерального Закона и Трудовым Кодексом Российской Федерации в коллективный договор могут включаться взаимные обязательства работодателя и работников по следующим вопросам:

1. Форма, система и размер оплаты труда; денежные вознаграждения, пособия, доплаты и т.д.
2. Механизм оплаты труда; исходя из роста цен и инфляции;
3. Занятость, переобучение и условия высвобождения работников;
4. Продолжительность рабочего времени; времени отдыха и отпусков;
5. Улучшение условий и охраны труда работников;
6. Добровольное и обязательное медицинское социальное страхование, оздоровление и отдых работников и членов их семей;
7. Соблюдение интересов работников при приватизации предприятия ведомственного жилья;
8. Экологическая безопасность, здоровья работников на производстве;
9. Гарантии и льготы для работников, совмещающих работу с обучением;
10. Контроль, за выполнением коллективного договора, порядок внесения в него изменений и дополнений; ответственность сторон;
11. Социальное партнерство, обеспечение нормальных условий функционирования представителей работников;
12. Отказ от забастовок по условиям, включенным в данный коллективный договор при своевременном и полном их выполнении;

      Коллективный  договор сохраняет свое действие в случае изменения состава, структуры  полномочного органа управления предприятием и расторжения трудового договора с руководством предприятия. При реорганизации предприятия коллективный договор сохраняет свое действие на период реорганизации; а затем может быть пересмотрен по инициативе одной из сторон. При смене собственника имущество предприятия, действие коллективного договора сохраняется в течение трех месяцев. В этот период стороны вправе начать переговоры о заключении нового коллективного договора или сохранения изменения действующего.

      § 3.3 Правила внутреннего  трудового распорядка

      Каждого работника, принятого в организацию  касаются Правила внутреннего трудового распорядка. Этот документ настолько важен, что ему посвящена статья 189 Трудового Кодекса Российской Федерации, где указывается, что «трудовой распорядок организации определяется правилами внутреннего трудового распорядка».

      Правила внутреннего трудового распорядка организации – локальный, нормативный акт организации, регламентирующий в соответствии с настоящим Кодексом или иными федеральными законами, порядок приема и увольнения работников, основные права, обязанности и ответственность сторон трудового договора, режим работы, время отдыха, применяемое к работникам, меры поощрения и взыскания, а также иные вопросы, регулирующие трудовые отношения в организации. Таким образом, в Трудовом Кодексе очерчен круг основных вопросов, которые должны быть отражены в этом документе. Обычно Правила Внутреннего Трудового Распорядка содержат следующие разделы:

• Общественное положение;
• Порядок приема и увольнения работников;
• Основные права и обязанности работников;
• Основные права и обязанности работодателя;
• Режим труда и отдыха;
• Поощрения за успехи в труде;
• Ответственность за нарушение трудовой дисциплины;

§ 3.4 Положения 

      Не  менее важную роль в деятельности любой организации играют положения. 

      Положения – нормативные акты, которые определяют порядок образования, структуру, функции, компетенцию, обязанности и организацию работы тех или иных структур. Нужно сказать, что положения – это документы, которые могут регламентировать организацию и деятельность системы органов государственного управления, например, Общее положение о министерствах; одной организации, например Положение о представительстве  фирмы «Лек» (в данном случае положение имеет значение  устава); структурного подразделения или комиссии (Положение об отделе кадров или Положение об экспертной комиссии). Кроме того, в отдельную группу выделяют  положения, которые регулируют организацию каких – либо конкретных сфер деятельности. Например, «Положение о бухгалтерском учете и отчетности Российской Федерации» или «Положение о порядке  государственной регистрации субъектов предпринимательской деятельности». Еще одну отдельную группу составляют документы, которые начали составляться сравнительно недавно. Речь идет о положениях, определяющих деятельность органов управления негосударственных коммерческих организаций: Положение об общем собрании акционеров, Положение о совете директоров и т.д. Особенности таких документов будут рассмотрены в следующем параграфе. Положения, как и уставы организаций и предприятий входят в состав унифицированной системы организационно – распорядительной документации (УСОРД) и имеют унифицированную структуру текста. Правда, такая структура может полностью применяться при разработке документов в основном государственных учреждений и организаций, для которых она собственно и принималась. Что касается негосударственных предприятий, то специфика их организации и деятельности должна находить отражение в содержании положений, уставов и других документов. Поэтому в них включаются разделы, дополняющие типовые структуры, закрепленные УСОРД. Положения обязательны для всех подразделений и  всех должностных лиц внутри самого предприятия; их действия распространяются, как правило, на всех работников. На основании положений разрабатываются инструкции и правила выполнения основных задач и функции подразделения. Разработка положений позволяет достичь следующих управленческих целей:

• Определение правового статуса, как организации, так и подразделения;
• Закрепление внутренней структуры предприятия;
• Разграничение задач, функций и ответственности;
• Обеспечение более полного выполнения возложенных на предприятие и его подразделения функций;
• Обоснованная оценка результатов деятельности;
• Закрепление организационно – правовых  основ деятельности;

      Положение предварительно должно быть согласовано с кадровой  службой предприятия, юридическим отделом, а также заинтересованными структурными подразделениями, с которыми осуществляется взаимодействие. Текст положений, как и других организационных документов, имеет свою структуру построения:

1. Общие положения (полное наименование; индекс предприятия; место в системе управления; главная цель деятельности; кто возглавляет порядок назначения на должность руководителя предприятия и освобождает от должности);
2. Основные задачи;
3. Функции;
4. Права и ответственность (права руководителя, права должностных лиц)
5. Взаимоотношения и связи;
6. Контроль проверка и ревизия деятельности (устанавливается кто, какое направление деятельности, в какие сроки и с какой периодичностью имеет право проверять);
7. Показатель оценки работы;

      Таким образом, положение – это один из основных документов, который регулирует деятельность организаций и предприятий  независимо от формы собственности  и сферы их деятельности.

      3.4.1.Положения  об органах управления  предприятием

      Положениям  об органах управления предприятием, предъявляются  требования аналогичные требованиям, установленным для подготовки положений о министерствах. В качестве примера положений об органах управления  рассмотрим положение о совете директоров акционерного общества. Структура текста положений об органах управления нормативно не установлена. Однако, исходя из назначения документа и требований закона к организации деятельности совета директоров, рекомендуется следующее содержание положения:

• Общие положения – определяют статус совета директоров (Совет директоров осуществляет общее руководство деятельностью общества в промежутках между общими собраниями акционеров в пределах своей компетенции), законодательные и нормативные акты, которыми он руководствуется и на основании которых осуществляет свою деятельность;
• Компетенция совета директоров – перечисляются все вопросы, входящие в исключительную компетенцию этого органа в соответствии с законом «Об акционерных Обществах» и уставом конкретного общества. В данном разделе очень важными являются вопросы о том, какие полномочия совета могут быть переданы другим органом и в каких случаях;
• Состав совета директоров – устанавливается количественный состав совета директоров, кто может быть его членом (физические и юридические лица, члены других органов управления и контроля общества), порядок избрания председателя и секретаря совета, срок полномочий совета директоров. При определении срока полномочий  совета следует помнить, что в соответствии с законом его состав избирается на ежегодном (обязательном) общем собрании акционеров, однако возможны исключения, например, если новый состав не был избран по какой – либо причине или совет директоров досрочно прекратил свои полномочия.
• Выдвижение кандидатов в совет директоров и избрание членов совета директоров – эти разделы определяют порядок внесения предложений по кандидатам в совет директоров в повестку дня годового общего собрания акционеров и порядок принятия собранием соответствующих решений. (Секр д.97№1,2)
• Регламент заседаний совета директоров – закрепляется порядок созыва и  проведения заседаний совета, принятия решений и доведения их до сведения заинтересованных лиц. Очень важной является информация о документировании заседаний совета директоров. В раздел включаются требования к содержанию и оформлению протоколов заседаний, определяются сроки их составления;
• Взаимоотношения с   другими органами управления и контроля общества – определяется характер взаимоотношений совета директоров с общим собранием акционеров, исполнительным органом, ревизионной комиссией общества. Например, закрепляется положение о том, что решения общего собрания являются обязательными для совета директоров, он ежегодно отчитывается в своей деятельности перед общим собранием акционеров;
• Ответственность членов совета директоров – устанавливается ответственность членов совета директоров перед обществом и акционерами за несвоевременное и некачественное выполнение ими своих обязанностей, что может повлечь за собой негативные последствия для общества;
• Процедура утверждения положения и внесения в него изменений – определяется порядок утверждения положения, после чего оно становится нормативным документом, и принятия решения о внесении в него необходимых изменений;

      Следует обратить внимание на то, что оформление положений об органах управления обществ отличается от порядка оформления положений о структурных подразделениях. Так , законом не установлена необходимость подписания и визирования положений об органах управления. Как правило, такие документы согласовываются с юристами. Свои визы ставят на документах руководители соответствующих органов управления. Однако утверждение положений об органах управления обязательно. Обычно положения утверждаются решением общего собрания акционеров, но могут утверждать и решением совета директоров.

      3.4.2.Положения о структурном подразделении предприятия См .стр41

      Положения  о структурном подразделении предприятия составляются как в государственных, так и в негосударственных организациях. Это – нормативные акты,  определяющие порядок образования, права, обязанности и организацию работы структурного подразделения. Документы имеют типовую структуру, закрепленную УСОРД, которая состоит из следующих разделов:

• Общие положения – определяется правовой статус структурного подразделения, сфера его деятельности, подчиненность, законодательные и нормативные акты, которыми руководствуется структурное подразделение в своей деятельности;
• Основные задачи – закрепляются основные направления деятельности;
• Функции – определяются конкретные виды деятельности данного структурного подразделения;
• Права и обязанности – устанавливаются права подразделения, необходимые для решения стоящих перед ними задач, и обязанности по отношению руководству, другим структурным подразделениям и сторонним организациям;
• Руководство – закрепляются квалификационные и иные требования контроль руководителю структурного подразделения, порядок его назначения и освобождения от занимаемой должности, порядок замещения руководителя в период его отсутствия;
• Взаимоотношения – определяется порядок служебных взаимоотношений структурного подразделения с руководством, другими подразделениями, сторонними организациями в процессе его деятельности, включая работу с документами (подготовка, согласование и т.д.)
• Организация работы – устанавливается порядок деятельности, реорганизации и ликвидации структурного подразделения, контроля над его работой

      При разработке положения о структурном  подразделении очень важно соблюдать  и требования контроль его оформлению. Положение о структурном подразделении  разрабатывается на общем бланке организации и должно иметь подпись руководителя подразделения. Оно согласовывается с соответствующими должностными лицами (например, с юрисконсультом и/или с тем лицом, которое курирует структурное подразделение или направление деятельности) и обязательно утверждается руководителем организации. Обязательными реквизитами положения о подразделении являются: наименование организации; гриф утверждения; место издания; наименование вида документа с заголовком тексту, подпись, визы.

      § 3.5 Штатное расписание и организационная структура См .стр.39

      Штатное расписание – правовой акт, устанавливающий штатную численность организации, состав должностей и размеры оплаты труда работников. Форма штатного расписания утверждена постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г.№ 01 (форма Т-3 в Альбоме форм первичной учетной документации). Штатное расписание разрабатывается и действует в течение одного календарного года. Разработкой штатного расписания  занимаются, как правило, два структурных подразделения совместно – планово – экономическое подразделение и служба персонала (кадров). В штатном расписании фиксируются сведения:

1. Структурное подразделение (наименование и код)
2. Профессия (должность)
3. Количество штатных единиц
4. Оклад (тарифная ставка)
5. Надбавки
6. Месячный фонд заработной платы
7. Примечания

      Штатное расписание визируется руководителями всех структурных подразделений  организации, в том числе главным  бухгалтером, главными специалистами (главным инженером, главным механиком  и др.), заместителями руководителя организации, утверждается приказом (распоряжением) руководителя. Как правило, утверждается на 1 января. Изменения в штатное расписание вносятся в соответствии с приказом руководителя организации или уполномоченным им лицом.

      Организационная структура – это документ, устанавливающий количественный и качественный состав структурных подразделений предприятия и схематически отражающий порядок их взаимодействия между собой. Структура предприятия устанавливается исходя из объема и содержания задач, решаемых предприятием, направлениями и интенсивностью сложившихся на предприятии документационных потоков. Обычно организационная структура представляется в виде таблицы: