ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы доку-ментации.Унифицированная система организационно-распорядительной документации

Центросоюз  Российской Федерации

Негосударственное образовательное учреждение

среднего  профессионального образования

Бирский кооперативный техникум

Башпотребсоюза 
 

Доклад на тему:

«ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Требования к оформлению реквизитов. Установление границ, расположение и оформление реквизитов документа на компьютере. 

Выполнила: студентка 3 курса 33 группы

«Документационное обеспечение управления и архивоведение»

Сатаева В.В.

                                   Проверила: Ковригина  О.В. 

                                   2011 Бирск

     Введение.

     Результатом унификации документов является создание унифицированных систем документации, одной из которых является Унифицированная система организационно-распорядительной  документации. Применение УСОРД в настоящее время регламентируется ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

     В разработке унифицированных систем документации в нашей стране накоплен достаточно большой опыт. Длительное время в стране действовал ГОСТ 6.38-72 на требования по оформлению организационно-распорядительной документации. В 1990 году стандарт подергается определенной переработке с учетом двадцатилетней практики его использования (ГОСТ 6.38-90). С 1 июля 1998 года в РФ был введен в действие ГОСТР 6.30-97, а с 1 июля 2003 года постановлением Госстандарта России от 3 марта 2003 года – ГОСТ Р 6.30-2003.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 распространяется на организационно-распорядительную документацию, предусмотренную унифицированной системой организационно-распорядительной  документацией.

     ГОСТ  Р 6.30-2003 устанавливает:

- состав  реквизитов;

- требования  к оформлению реквизитов;

- требования  к бланкам и оформлению документов.

     Разделом 2 ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает 30 реквизитов.

     01 - Государственный герб Российской  Федерации;

     02 - герб субъекта Российской Федерации;

     03 - эмблема организации или товарный знак;

     04 - код организации;

     05 - основной государственный регистрационный  номер (ОГРН) юридического лица;

     06 - идентификационный номер налогоплательщика/код  причины постановки на учет (ИНН/КПП);

     07 - код формы документа;

     08 - наименование организации;

     09 - справочные данные об организации;

     10 - наименование вида документа;

     11 - дата документа;

     12 - регистрационный номер документа;

     13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

     14 - место составления или издания  документа;

     15 - адресат;

     16 - гриф утверждения документа;

     17 - резолюция;

     18 - заголовок к тексту;

     19 - отметка о контроле;

     20 - текст документа;

     21 - отметка о наличии приложения;

     22 - подпись;

     23 - гриф согласования документа;

     24 - визы согласования документа;

     25 - оттиск печати;

     26 - отметка о заверении копии;

     27 - отметка об исполнителе;

     28 - отметка об исполнении документа  и направлении его в дело;

     29 - отметка о поступлении документа  в организацию;

     30 - идентификатор электронной копии  документа. 
 
 
 

1.Требования к оформлению реквизитов.

     1. Государственный герб РФ помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе РФ».

     2. Герб субъекта РФ помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ.

       3.Эмблему организации или товарный знак помещают на бланках организаций в соответствии с уставом.

     4. Код организации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

     5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     6. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

     7. Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

     8. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации. Наименования организаций субъектов РФ, имеющих наряду с государственным языком РФ государственный язык субъектов РФ, печатают на двух языках. Наименование организации на государственном языке субъекта РФ или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке РФ.

     Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним.

     9. Справочные данные об организации включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению организации.

     10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, должно быть определено уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным ОКУД.

     11. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания, для акта - дата события. Документы, изданные двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

     12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

     13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

     14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено его определение по реквизитам «Наименование организации» и «Справочные данные об организации». Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

     15. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. При адресовании документа должностному лицу инициалы указывают перед фамилией. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

     16. Документ утверждается должностным лицом или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ, наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения. Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу документа.

     17. Резолюция, написанная на документе соответствующим должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения (при необходимости), срок исполнения, подпись и дата. Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

     18. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок должен быть согласован с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы: о чем (о ком)? чего (кого)? К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

     19. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

     20. Текст документа составляют на государственном языке РФ или на государственных языках субъектов РФ в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.

     Графы и строки таблицы должны иметь  заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.

     Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).

     В тексте документа, подготовленного  на основании документов других организаций  или ранее изданных документов, указывают  их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

     Если  текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

     В документах (приказ, распоряжение и  т.д.) организаций, действующих на принципах  единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, текст излагают от первого лица единственного  числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»).

     В документах коллегиальных органов  текст излагают от третьего лица единственного  числа («постановляет», «решил»).

     В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

     Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили», «решили»).

     В документах, устанавливающих права  и обязанности организаций, их структурных  подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа («отдел осуществляет функции»).

     В письмах используют следующие формы  изложения:

     - от первого лица множественного  числа («просим направить»);

     - от первого лица единственного  числа («считаю необходимым»);