Виды и системы организационной документации

     Организационные документы - это комплекс документов, содержащих правила создания и функционирования организации, в том числе: выбор ее организационно-правовой формы; компетенцию, структуру, штатную численность, состав должностей (руководителей, специалистов, технических исполнителей); порядок формирования органов управления; установление режима работы и системы охраны; организацию и оценку труда; порядок ее реорганизации и ликвидации.

     Организационные документы реализуют нормы административного и гражданского права, являются правовой основой деятельности организации и содержат положения, обязательные для исполнения.

     Общие положения, определяющие наименования видов организационных документов и порядок их оформления, приведены  в Гражданском кодексе РФ (гл. 4, ч. I).

     По  срокам действия организационные документы  относятся к бессрочным и действуют  до их отмены или до замены новыми.

     Особенностью  организационных документов является возможность вносить в них  изменения и дополнения в тех  случаях, когда нет необходимости перерабатывать весь документ.

     Датой организационных документов является дата их утверждения.

     Организационные документы утверждаются руководителем организации, ее структурного подразделения, либо вышестоящей организацией. Утверждение осуществляется либо проставлением грифа утверждения на самом документе, либо изданием другого документа.

     К организационным документам относятся:

     - устав организации;

     - положение об организации;

     - учредительный договор;

     - положения о структурных  подразделениях, коллегиальных и совещательных органах;

     - регламент; 

     - структура и штатная  численность; 

     - штатное расписание;

     - инструкции по определенным направлениям деятельности;

     - должностные инструкции;

     - правила внутреннего  трудового распорядка (положение  о персонале) 

     и др.

     Организационные документы имеют сложную структуру текста. Констатирующей частью текста организационных документов является раздел «Общие положения», в котором указываются основания разработки, основное назначение организационного документа, сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

     Основной  текст организационных документов делится на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия. Главы  нумеруются римскими цифрами. Нумерация  пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

     Организационные документы проходят установленный  в организации порядок согласования. Согласование осуществляется со всеми  заинтересованными подразделениями  и должностными лицами, с юридической  службой, проверяющей соответствие данного организационного документа действующему законодательству.

     К основным организационным документам относятся учредительные документы организации: устав или положение, учредительный договор.

     Все государственные, муниципальные, частные  предприятия, общественные объединения действуют на основе Устава.

     Устав - правовой акт, определяющий структуру, функции и права предприятия, организации, учреждения.

     Типовая структура текста устава государственного учреждения закреплена в «Унифицированной системе организационно-распорядительной документации».

     Структура текста устава негосударственной организации  отличается от структуры текста устава государственного учреждения. Устав  негосударственного предприятия содержит дополнительные разделы, в которых  отражается специфика его организации и деятельности.

     В Гражданском кодексе РФ дан перечень обязательных сведений, которые должны быть отражены в уставе организаций  с различной организационно-правовой формой.

     Возможные разделы устава:

     1. Общие положения. В разделе указываются полное и сокращенное официальные наименования организации; ее статус, почтовый адрес; основания, на которых создана организация; чем она руководствуется в своей деятельности; наличие филиалов, дочерних фирм, представительств; предмет и цели деятельности; наличие зарегистрированного товарного знака, фирменного бланка, печати.

     2. Акционерный капитал (уставный  капитал). В разделе определяются  размеры вкладов каждого учредителя (участника), оговариваются условия  увеличения (уменьшения) уставного фонда, регламентируются права участников на отдельные объекты, входящие в состав имущества организации.

     3. Порядок деятельности. Раздел устанавливает  цели, виды деятельности, механизм  отношений организации с другими  организациями в вопросах финансово-хозяйственной деятельности, а также определяет права, которыми наделяются участники в процессе финансово-хозяйственной деятельности.

     4. Управление. Раздел регламентирует  состав органов управления организацией и их полномочия.

     5. Учет и отчетность; распределение прибыли. В разделе устанавливается порядок ведения бухгалтерской и статистической отчетности, порядок представления сведений о деятельности общества в налоговые и иные органы, порядок подведения итогов о финансовой деятельности общества, порядок распределения прибыли.

     6. Прочие накопления. В разделе  устанавливаются дополнительные  фонды общества, кроме уставного  (страховой, резервный), если таковые  имеются. 

     7. Прекращение деятельности. Раздел  устанавливает порядок ликвидации  общества, его реорганизации, а также порядок рассмотрения споров общества с физическими и юридическими лицами.

     Отметка о регистрации проставляется  на титульном листе устава. Она  состоит из:

     - наименования органа, осуществляющего  государственную регистрацию создаваемых  организаций;

     - даты регистрации; 

     - государственного регистрационного  номера;

     - подписи; 

     - печати регистрирующего органа.

     Гриф  утверждения также выносится  на титульный лист и заверяется печатью.

     Устав государственной организации утверждается вышестоящим учреждением, а негосударственной - его учредителями, общим собранием акционеров.

     Положение - правовой акт, определяющий состав, компетенцию, порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, учреждений, организаций, структурных подразделений (служб).

     Положения могут быть типовыми (примерными) и индивидуальными (конкретными). При наличии типового положения конкретные положения разрабатываются на его основе. Типовые положения разрабатываются для однотипных организаций и структурных подразделений. Различают положения об организациях и положения о структурных подразделениях (службах).

     Положение об организации - это документ, на основании которого действуют государственные бюджетные организации (органы государственной власти и управления всех уровней).

     Схема положения о государственном  учреждении аналогична схеме устава государственного учреждения.

     Положение об организации оформляется на общем  бланке. Обязательными реквизитами  положения об организации являются: заголовок к тексту, текст, подпись, гриф утверждения, печать.

     Положения о структурных  подразделениях (службах) можно классифицировать на:

     - положения о структурных подразделениях;

     - положения о коллегиальных и  совещательных органах, как руководящих  (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.);

     - положения о временных органах  (совещания, комиссии, советы).

     Положение о структурном подразделении  оформляется на общем бланке организации. Обязательными реквизитами данного вида документов являются:

     - наименование организации;

     - наименование структурного подразделения;

     - дата;

     - номер документа;

     - место составления;

     - заголовок к тексту, текст;

     - подпись;

       - гриф утверждения.

     Положения о подразделениях подписываются руководителем подразделения и утверждаются руководителем организации.

     Текст положений о структурных подразделениях включает следующие разделы:

     1. Общие положения. В разделе указываются: полное официальное наименование подразделения, дата, номер и наименование правового акта, на основании которого создано и действует подразделение, чем руководствуется в своей деятельности, кем возглавляется и кому подчиняется, порядок назначения и освобождения от должности руководителя подразделения, наличие у подразделения печати.

     2. Цели и задачи. В разделе перечисляются основные проблемы, решаемые подразделением и определяющие характер и направления деятельности подразделения.

     3. Функции. В разделе указываются действия или виды работ, которые должно выполнять подразделение для осуществления поставленных перед ним задач. Функции должны полностью отражать специфику деятельности подразделения.

     4. Права и обязанности. В разделе перечисляются права, которыми наделяется подразделение в лице его руководителя. В этом же разделе устанавливаются виды дисциплинарной, административной, а при необходимости - и уголовной ответственности, которую может нести руководитель подразделения в случае невыполнения подразделением своих обязанностей.

     5. Взаимоотношения. В разделе регламентируются информационные и документационные потоки подразделения, основные документы, создаваемые им, указывается, с какими подразделениями и организациями осуществляется взаимодействие, какую информацию получает и представляет подразделение, периодичность и сроки представления; в каком порядке и кем рассматриваются возникающие разногласия.

     Изменения в положение о структурном  подразделении вносятся приказом руководителя организации.

     Положения о коллегиальных и совещательных  органах, как руководящих (совет директоров, правление), так и специализированных (ученый совет, педсовет, научно-технический совет и др.), также носят нормативный характер и определяют состав, порядок формирования, компетенцию, порядок работы, права и ответственность коллегиальных и совещательных органов.

     В государственной организации внесение изменений и дополнений в положения  о коллегиальных и совещательных  органах и в положения о  структурных подразделениях осуществляется распорядительным документом руководителя организации.

     В негосударственной организации  изменения и дополнения в положения  о коллегиальных и совещательных  органах принимаются на общем  собрании акционеров.

     Положения о временных органах (совещаниях, комиссиях, советах) создаются на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

     Учредительный договор.