Виды и системы организационной документации

     Эффективность управления организацией зависит от объема, оперативности и достоверности информации, которая фиксируется в документах. Документ, зафиксировав информацию, тем самым обеспечивает ее сохранение и накопление, возможность передачи заинтересованным лицам, а также ее многократное использование.

     Таким образом, документирование управленческой деятельности заключается в записи по установленной форме необходимой  для управления информации, то есть в создании документов. Кроме того, документирование во многих случаях является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления.

     Документирование  информации осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной  власти, ответственными за организацию  делопроизводства и стандартизацию документов.

     В разных организациях состав и количество создаваемых документов различны. Комплект документов определяется:

     - кругом вопросов, решаемых организацией  в процессе деятельности;

     - объемом и характером компетенции  учреждения;

     - объемом и характером взаимосвязей с другими организациями.

     Обработка документов в аппарате управления включает документирование информации, обработку  информации, содержащейся в документах, и организацию работы с документами. Совокупность работ, связанных с созданием документов, их регистрацией, классификацией, движением, учетом и хранением, называется делопроизводством.

     В процессе делопроизводства осуществляется фиксирование информации (документирование) и организация работ с документами. Под документированием понимается создание текстовых документов в сфере управления.

     Организация работы с документами означает создание условий, обеспечивающих движение, поиск  и хранение документов в делопроизводстве. Необходимость документирования управленческих процедур, установленная действующим законодательством, приводит на практике к созданию многочисленных форм финансовой, первичной учетной, расчетно-денежной, отчетно-статистической, организационно-распорядительной и других систем документации.

     Особую  роль среди управленческих документов играет организационно-распорядительная документация (ОРД), применяемая при оформлении распорядительной и исполнительной деятельности аппарата учреждения, организации, предприятия.

     Входящие  в эту систему документы условно  подразделяются на 3 группы:

     - организационные документы –  устав, структура и штатная  численность аппарата управления, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положение о структурном подразделении учреждения, организации, предприятия, должностная инструкция работнику;

     - распорядительные документы –  приказ, распоряжение, указание, инструкция;

     - информационно-справочные документы  – протокол, акт, письмо, докладная  и объяснительная записки, справка,  телеграмма, телефонограмма и т.д.

      

     Совокупность  расположенных в установленной последовательности реквизитов документа называется его формуляром. Формуляр-образец является основой для конструирования формуляров и бланков всех видов управленческой документации. Площадь, отводимая формуляром-образцом для расположения каждого реквизита, соответствует оптимальному объему этого реквизита в печатных знаках. Согласно ГОСТ 6.38-90 документы могут содержать (в зависимости от назначения) до 32 реквизитов. Однако ни один документ не оформляется полным набором реквизитов. Каждый должен содержать определенный их состав в зависимости от назначения документа.

     В перечень реквизитов ОРД входят следующие:

     1 Государственный герб.

     2 Эмблема организации, учреждения, предприятия. 

     3 Изображение наград.

     4 Код предприятия, учреждения или организации по Общегосударственному классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

     5 Код формы документа по Общегосударственному  классификатору управленческой  документации (ОКУД).

     6 Наименование министерства или  ведомства. 

     7 Наименование учреждения, организации, предприятия.

     8 Наименование структурного подразделения. 

     9 Индекс предприятия, почтовый  и телеграфный адрес, номер  телетайпа, номер телефона, номер счета в банке.

     10 Название вида документа. 

     11 Дата.

     12 Индекс.

     13 Ссылка на индекс и дату входящего документа.

     14 Место составления или издания. 

     15 Гриф ограничения доступа к  документу. 

     16 Адресат. 

     17 Гриф утверждения. 

     18 Резолюция. 

     19 Заголовок к тексту.

     20 Отметка о контроле.

     21 Текст. 

     22 Отметка о наличии приложения.

     23 Подпись. 

     24 Гриф согласования.

     25 Визы.

     26 Печать.

     27 Отметка о заверении копий. 

     28 Фамилия исполнителя и номер  телефона.

     29 Отметка об исполнении документа  и направлении его в дело.

     30 Отметка о переносе данных  на машинный носитель.

     31 Отметка о поступлении.

     32 Предупредительный знак. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. СНАЧАЛА  ПЕРЕПИШИ ТЕКСТ ЗАДАНИЯ !!! 
 

     На бланке предприятия ООО «Полюс»  

                                                Начальнику 

                                                коммерческого отдела

                                                ОАО «Старт» 

Исх. № 1122 от 01.10.20__ г. 
 

     28 сентября 20__ г. Вашим предприятием в наш адрес была произведена поставка партии спортивного инвентаря согласно договора № ___от ___.___.___ г. При приемке партии обнаружено отсутствие запасных частей у трех тренажеров, что подтверждается актом приемки № 134 от 28.09.20__г., составленным при участии представителя Вашего предприятия. 

     Просим  Вас доукомплектовать тренажеры  запасными частями согласно комплектации, указанной в прилагаемом к тренажеру описании,  в срок, предусмотренный договором на устранение разногласий. 

     Копия акта приемки № 134 от 28.09.20__ г. прилагается. 
 

     Специалист  коммерч. отдела

     ЗАО «Полюс»       О.Ю.Каткова  
 
 
 

Список  литературы:

Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч.I.

Березина  Н.М., Воронцова Е.П., Лысенко Л.М. «Современное делопроизводство». 2-е  изд. 2007г.

Волков  В.А., «Документация на предприятии» 2004 г.

Стародубов  Н.М., Харитонов М.М. «Организация управления» 2005 г.

Матузов Н.И. Малько А.В. «Теория  государства и  права» . 2006 г.