Система документации

     Содержание 

     Введение           3

     1. Понятие о системе документации      5

     2. Основные функциональные системы  документации в 

         Российской Федерации        9

     3.Унифицированные  системы документации            14

     4. Классификаторы документированной  информации          17

     Заключение                 24

     Список  использованных источников и литературы           26 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Введение 

     Конечный  результат управленческой деятельности государственного аппарата зависит  от множества промежуточных звеньев, одним из которых является делопроизводство, позволяющее обеспечить оперативность  и гибкость в принятии решений. Информация, содержащаяся в документах, необходима для стабильной деятельности любой  организации. На основе ее принимаются  соответствующие управленческие решения. Документы во многих случаях являются главным аргументом в спорных  ситуациях, подтверждая тем самым  первичное определение термина  «документ» как «способ доказательства». Делопроизводство координирует все  этапы работы - от проектирования до практической реализации решений.

     Процесс управления включает следующие основные типовые документируемые операции: сбор и обработку документной  информации; подготовку решения; принятие и документирование решения; доведение  решений до исполнителей; исполнение решения; контроль исполнения; сбор информации об исполнении; передачу информации по вертикальным и горизонтальным связям; хранение и поиск информации. Беспорядок в хранении документов может обернуться риском потери ценной информации, что  может негативно отразиться на деятельности предприятия. Руководители предприятий  несут персональную ответственность  за состав, сохранность и правильное оформление документов. При работе с документами необходимо руководствоваться  нормативными актами Российской Федерации, которые предусматривают составление  документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для  обеспечения сохранности наиболее ценных документов. Для нормального  функционирования и развития любой  организации необходимо постоянно  владеть как оперативной, так  и стратегической информацией в  соответствующей области деятельности.

     Вся совокупность документов той или  иной страны, находящихся в оперативной  и ретроспективной среде, представляет собой сложную многоуровневую документную  систему. Эта система состоит  из множества подсистем, являющихся, в свою очередь, относительно самостоятельными системами документации по отношению  к их структурным составляющим. Такая  системная классификация документированной  информации, базирующаяся на основе комплекса  признаков, чрезвычайно важна для  решения практических задач. Именно она легла в основу построения и функционирования систем документации в Российской Федерации.

     Целью данной работы является изучить, что  же такое  системы документации, какие основные функциональные и  унифицированные системы документации применяются в РФ. А также, какие  классификаторы документной информации существуют.

     В первую очередь я просмотрела  два основых источника: ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Изучила следующую литературу: Кокарев В.И. Основы стандартизации в информационных системах, Додонова М.И. Стандартизация документов управления, Кузнецова Т.В., Степанова Е.А., Филиппов Н.Т. Делопроизводство и техническая документация и многих других авторов. 
 
 
 
 
 
 
 

     1. Понятие системы  документации 

     Система документации - это совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению. Каждый документ, будучи сам по себе сложной информационной системой, независимо от характера содержащейся в ней  информации - массовой, специальной  или личной, является элементом более  крупной документной системы.

       В основе классификационных систем, именуемых системами документации, лежит совокупность признаков.  Применительно к управленческой  документации в Российской Федерации  определение понятия «система  документации» стандартизировано.  Согласно ГОСТ Р 51141-98, системой  документации называется «совокупность  документов, взаимосвязанных по  признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых  требований к их оформлению».  В самом общем виде всё многообразие  систем документации можно разделить  на два основных типа: функциональные  и корпоративные (атрибутивные). Наиболее долговечными и универсальными  являются функциональные системы,  поскольку положенные в их  основу в качестве главных  признаков основные функции документа  остаются, как правило, неизмененными  в течение длительного времени.¹ К функциональным системам относятся такие комплексы документов, которые обеспечивают выполнение, прежде всего, общих управленческих функций (направлений) деятельности:

     · Система организационно-распорядительной документации

     · Система плановой документации

     · Первичная учетная документация

     · Отчетно-статистическая

     · Документация по труду

     · Система бухгалтерской документации

     · Система финансовой и расчетно-денежной документации

     · Система статистической и ведомственной  отчетности и др.

     В число функциональных систем входят также комплексы документации, в  которых находит отражение специфическая  деятельность целого ряда организаций  и учреждений. Это системы:

     · Проектно-конструкторской документации

     · Документации оперативного управления

     · Медицинской

     · Учебной и др.

     По  оценке специалистов, в управленческом процессе сложилось и функционирует  в настоящее время более 40 крупных  функциональных систем документации²

     Корпоративная система документации представляет собой совокупность документов, предназначенных  для реализации управленческих функций  в определенной сфере государственной  деятельности, отрасли хозяйства, а  также в рамках отдельной корпорации (ведомства либо предпринимательской  структуры). Сюда же относятся совокупности документов, образующиеся в процессе жизнедеятельности отдельного лица, семьи. В корпоративной системе  документации может быть объединен  ряд функциональных систем, предстающих  в этом случае как ее подсистемы. К примеру, система документации того или иного высшего учебного заведения включает в качестве подсистем  организационно-распорядительную, отчетно-статистическую, бухгалтерскую и некоторые другие функциональные системы документации. В каждом конкретном учреждении, организации, на предприятии имеется свой определенный набор функциональных подсистем  документации и видов документов, в совокупности называемый документальным фондом. Одной из первых систем документации, выделившихся из общего документального массива еще в Древнем Египте и Междуречье, стала система деловой документации, регулировавшая хозяйственные гражданские, семейные отношения т.е. документы административного характера и правовой практики. Документы этой системы содержали реквизиты, придававшие зафиксированной на материальном носителе информации юридическую силу³. Система общего делопроизводства стала складываться уже в XVI веке одновременно с процессом становления центральных органов управления - приказов и местных учреждений Российского государства.

     Система бухгалтерского учета, возникшая в XVI-XVII веках, представленная на первых порах учетными книгами для записи хозяйственных операций, расписками и др., а в последствии пополнявшаяся  более сложными видами документов, включавшими счета, приходно-расходные  книги и т.д.

     Тогда же появляется система статистического  учета, включавшая писцовые книги (содержали  описание городов и уездов), переписные книги (фиксировали подворные переписи населения). В XVIII веке к ним добавляется  статистическая отчетность, а начиная  со второй половины следующего столетия, - материалы первой всероссийской  переписи населения, переписи населения  крупных городов, сельскохозяйственные переписи, отчеты фабричных инспекторов, материалы земской статистики.

     Во  второй половине XIX века стала складываться система коммерческой документации - контракты, соглашения, акции, облигации  и т.п. Еще в условиях дореволюционной  России сложилась система дипломатической  документации. Ее подсистемами были: документирование договорных отношений с иностранными государствами (договоры, конвенции, протоколы  и т.п.); дипломатическая переписка; документирование положения и деятельности дипломатических агентов за границей (наказы, инструкции, отчеты, дневники, записки обзоры прессы и др.). Вскоре после образования централизованного государства стала формироваться система военной документации, получившая широкое развитие в период существования Российской империи. К этой системе относились такие виды документов, как именные списки, ведомости, табели; распоряжения подчиненным лицам (приказы, ордера, предписания); разъяснения к выполнению приказов (инструкции, наставления, правила); документы, отражавшие ход военных действий (журналы, дислокации, диспозиции) и др. В дореволюционной России сложились также системы документации вотчинных хозяйств, монастырей, капиталистических предприятий.

     Таким образом, на протяжении столетий в процессе развития Российского государства  и общества сформировались десятки  функциональных систем документации, являющихся необходимым условием жизнедеятельности  социума, основой информированного обеспечения управления. Каждая из систем документации непрерывно развивается, так как усложняются и развиваются  функции общества и государства, которые они отражают, изменяется технология управления, его техническая  оснащенность. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     2. Основные функциональные  системы документации  в Российской Федерации 

     Система организационно-распорядительной документации (ОРД)

     Это одна из важнейших систем документации. Она включает документы, фиксирующие  решения самых различных вопросов управления и функционирования органов  власти, учреждений, предприятий, организаций, отдельных должностных лиц.

     Система организационно-распорядительной документации состоит из двух подсистем, которые  иногда рассматриваются в качестве самостоятельных систем документации:

     1. система организационной (или  организационно-правовой) документации

     2.     система распорядительной документации.

     Подсистема  организационно-правовой документации представляет собой совокупность документов, которые содержат правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, учреждения, предприятия, их компетенцию, структуру, штатную численность, содержание деятельности и т.д. Система организационно-правовой документации.

     Понятие организации лежит в основе всей управленческой деятельности. Эта функция, безусловно, является первичной по отношению к другим функциям управления, поскольку сначала нужно организовать систему, а затем планировать  ее деятельность, регулировать и контролировать. В составе организационной функции  выделяются подфункции, например создание организации, установление структуры  и штатной численности, распределение  обязанностей между руководством, регламентация  деятельности подразделений и работников, установление системы оплаты труда, режима работы и др. Содержанием  организационной функции определяется назначение организационно-правовых документов – регламентировать деятельность организации  во всех ее аспектах.

     К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение  об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных  органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные  направления деятельности организации, должностные инструкции.

     В подсистему распорядительной документации входят документы, регулирующие деятельность учреждений, организаций, предприятий: постановление, решение, приказ, распоряжение, указание и др.