Система документации

     Система плановой документации

     Фиксирует результаты планирования деятельности учреждения. Основные виды плановых документов: программа, план (перспективный, годовой  и т.д.), а также график, смета  расходов и некоторые другие.

     Общим назначением плановой документации является установление целей и задач  деятельности организации, определение  необходимых ресурсов и распределение  их по целям и задачам. Плановые документы  – это программы, планы, графики. Планироваться может деятельность организации в целом, по отдельным  направлениям деятельности и подразделениям.

     Плановые  документы могут иметь разную периодичность: год, полгода, квартал, месяц. Как правило, плановые документы, устанавливающие общие показатели по организации в целом и по определенным направлениям деятельности, утверждаются руководителем организации  или коллегиальным органом (советом, собранием и др.). Планы, готовящиеся  на их основе, например планы работы подразделений, не нуждаются в утверждении.  
 

     Система информационно-справочной и информационно-аналитической  документации

     Документы этой системы выполняют подчиненную, обслуживающую роль по отношению  к организационно-распорядительным документам. К информационно-справочной документации относятся: протокол, докладная  записка, объяснительная записка, заявление, служебное )деловое) письмо, телеграмма, факсограмма, телефонограмма, электронное  сообщение и некоторые другие. В состав информационно-аналитических  документов входят: акт, справка, сводка, заключение, отзыв, перечень, список. 

     Система отчетной документации

     состоит из документов, содержащих сведения о  результатах деятельности учреждений, организаций, предприятий за определенный период времени. Основной вид документов этой системы - отчет. Достаточно широкого используется также, отчетный доклад. 

     Кадровая  информационно-документационная система

     состоит из широкого круга документов, содержащих сведения о работниках предприятия, учреждения, организации, а также  о деятельности самой кадровой службы. Основную массу документов этой системы  составляют персональные документы, к  числу которых относятся: 

     1. документы, выданные гражданам  соответствующими государственными  органами и юридически подтверждающие  сведения, сообщенные гражданами  о себе: паспорт, трудовая книжка, военный билет, диплом, свидетельство,  аттестат, листок нетрудоспособности, медицинская справка и др.;

     2. документы, выдаваемые предприятием, учреждением, организацией своим  работникам с целью подтверждения  тех или иных правовых фактов: ходатайство, характеристика, справка  (с подтверждением места работы, должности, заработной платы), удостоверение, пропуск, командировочное удостоверение и т.п. 

     3. документы, составляемые гражданами  и направляемые в адрес администрации  или профсоюзной организации  с целью установления, изменения  или прекращения трудовых или  иных правоотношений: заявление,  автобиография, резюме, объяснительная  записка и др.;

     4. служебные документы, характеризующие  деловые, профессиональные, личностные  качества работника, но не предназначенные  для передачи этому работнику:  представление к назначению на  должность, аттестационный лист, результаты тестирования и анкетирования,  справка-объективка, докладные и  служебные записки и т.п. 

     Кадровая  информационно-документационная система  имеет ответвления, которые представляют собой во многом самостоятельные  специфические комплексы документов, выступающие по отношению к ней  как подсистемы кадровой документации:

     - документация по получению гражданином  среднего и высшего образования,  специальности, рабочей профессии  (студенческий билет, зачетная  книжка, академическая справка, диплом  об окончании учебного заведения  и т.п.);

     - документация по присуждению  учетных степеней и ученых  званий (стенограмма заседания диссертационного  совета, диплом доктора, кандидата  наук; аттестат профессора, доцента  и т.д.);

     - документация по прохождению  воинской службы;

     - документация по повышению квалификации  рабочих и служащих и т.д.⁴  

     Система научно-исследовательской  документации

     возникает в процессе проведения научных исследований и выполнения научно-технических  разработок. К основным видам этой системы относятся:

     - отчеты о результатах научно-исследовательских,  опытно-конструкторских, опытно-технологических  и экспериментально-проектных работ;

     - отчеты, доклады о научных экспедициях,  научных и технических командировках  специалистов;

     - программы научно-исследовательских  работ;

     - технико-экономические обоснования,  обзоры, доклады, записки и др.;

     - заключения, отзывы, рецензии, аннотации;

     - монографии, диссертации и авторефераты  к ним, другие научные публикации  и отзывы на них;

     - депонированные рукописи;

     - первичная документация, образующаяся  в ходе проведения научно-исследовательских  работ (результаты анализов, журналы  записей экспериментов и т.п.)⁵  
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     3. Унифицированные  системы документации 

     В последней трети XX столетия, с началом  широкомасштабного использования  новых информационных технологий, встал  вопрос о необходимости унификации документированной информации, прежде всего в сфере управления. В 1971г  было принято специальное постановление  Правительства СССР об ускорении  работ по созданию унифицированных  систем документации и классификаторов  технико-экономической информации. Их разработка велась на основе функциональных систем документации. В нашей стране фактически впервые в отечественной  и зарубежной практике была создана  система документационного обеспечения  управления с целью установления единого порядка документирования управленческой деятельности в масштабах  государства. Она получила условное название ЕГСД-1973 (Единая государственная  система делопроизводства). В общей  сложности в Советском Союзе  было разработано 16 унифицированных  систем документации.

     Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это  «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»⁶

     Главной целью создания унифицированной  системы документации является установление рационального состава форм документов, а также совокупности взаимоувязанных  технико-экономических и социальных показателей.

     Унифицированная система документации способствует:

     1. сокращению затрат ручного труда  в информационных процессах (в  результате чего от человека  требуется минимум усилий для  заполнения или прочтения документов);

     2. широкому использованию электронно-вычислительной  техники, поскольку унифицированные  формы документов удобны для  электронной обработки (это достигается  обеспечением программной, технической  и информационной совместимости  документов, разработкой соответствующих  форм документов, классификаторов,  словарей и т.п.);

     3. упорядочению информационных потоков;

     4. сокращению количества документов;

     5. дальнейшему совершенствованию  культуры документа и в целом  информационной культуры.

     Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как  достигается большая оперативность  в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого  труда, уменьшаются финансовые затраты  на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная  система документации представляет собой комплекс государственных  стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы  и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

     Ядро  всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы  документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются  на следующие категории:

     - общероссийские;

     - отраслевые (ведомственные);

     - формы документов субъектов Федерации;

     - формы документов объединений,  предприятий, организаций. 

     В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных  систем документации, в том числе: 

     - унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

     - унифицированная система банковской  документации;

     - унифицированная система отчетно-статистической  документации;

     - унифицированная система документации  по труду;

     - унифицированная система Пенсионного  фонда РФ;

     - унифицированная система внешнеторговой  документации и др.

     На  предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов - единых нормативный  документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые  необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления. По сути дела Табель форм документов - это справочник, где в упорядоченном  виде содержатся формы документов, которые используются в организации, а также указаны этапы подготовки и оформления документа. Он составляется в форме таблицы. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     4. Классификаторы документированной  информации 

     В настоящее время в условиях бурного  развития информационных технологий единицей хранения, обработки, информационного  обмена и поиска стал выступать не только документ как единое целое, но и отдельные его реквизиты, а  также показатели содержания. Это  потребовало создания единого языка  формализованного описания данных, используемых в управлении, с целью единообразного представления одних и тех  же реквизитов в различных документах для решения в конечном счете  задачи создания единого информационного  пространства страны. Таким стандартным  языком, обеспечивающим информационную совместимость различных систем документации, являются классификаторы технико-экономической и социальной информации⁷

     Координация работы по созданию классификаторов  и унифицированных систем документации осуществлялось Госстандартом СССР и непосредственно - Всесоюзным научно-исследовательским  институтом классификации и кодирования  информации (ВНИИКИ).

     Классификаторы  подразделяются на категории. Категория  классификатора указывает на его  принадлежность к определенной группе в зависимости от уровня утверждения  сферы применения. Различают классификаторы общероссийские, отраслевые и классификаторы предприятий. Вся совокупность общероссийских классификаторов в зависимости  от вида информации, являющейся объектом классификации и кодирования, распределена на восемь групп: