№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Раскройте содержание понятия

«документ»(ГОСТ 51141-98)?

Документ - зафиксированная

на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать

2.

Что такое реквизит?

Реквизит-обязательные сведения, которые должны содержаться в документе  для признания его действительным. Такими сведениями являются: наименование и дата составления документа; название и адрес предприятия (организации), составляющего документ; стороны, участвующие в совершении операции; содержание совершаемой операции; основание к совершению операции; единицы измерения и объём операции (в натуральном и стоимостном выражении); подписи ответственных лиц. Отсутствие одного или нескольких реквизитов в случаях, предусмотренных законом, влечёт за собой недействительность или оспоримость документа. Наиболее строгие требования установлены для реквизитов  бухгалтерских документов, в которых могут быть предусмотрены дополнительные реквизиты.

3.

Раскройте содержание следующих свойств документа:

3.1

Юридическая сила документа

Юридическая сила документа — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения следует, что орган управления или должностные лица, выпускающие документ, обязаны:

соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;

издавать документы только в пределах своей компетенции;

соблюдать действующие в определенное время общегосударственные правила составления и оформления документов. К числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, дата и регистрационный номер документа, подпись, печать, грифы согласования и утверждения.

Для удостоверения юридической силы в разных документах используются различные реквизиты. Так, заявление должно быть адресовано должностному лицу, содержать слово «заявление», текст (предмет или причина составления заявления), дату и подпись. Приказ руководителя должен быть составлен на бланке организации, содержать указание на вид документа (приказ), текст, передающий распорядительные действия, визы согласования, регистрационный номер, дату и подпись. Для штатного расписания организации необходимы не только перечисленные реквизиты, но и гриф утверждения, заверенный печатью. Для определенных видов документов в действующих правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую силу.

3.2

Оригинальность

Это единственные экземпляры официальных документов, подписанные автором или соответствующим должностным лицом и имеющие юридическую силу;

3.3

Копийность

Это документы, полностью воспроизводящие информацию подлинников и все их внешние признаки, не имеющие, однако, юридической силы;

4.

Какие функции может выполнять документ? Что означает понятие многофункциональности  применительно к документу?

Функций документа можно условно поделить на три группы:

1) Главная, наиболее обобщающая функция документа- это хранение и передача (распространение) информации во времени или пространстве. Документ создается для обеспечения потребностей общества с помощью размноженной документной информации.

2) Общие- информационная, коммуникативная, кумулятивная – характерны для всех документов, независимо от их вида и типа.

Информационная функция – это способность документа удовлетворять потребности общества и информации, т. е. служить источником информации, знаний. Основным критерием информативности документа является его информационная емкость, т. е. количество и качество информации, зафиксированной в документе. Эта функция определяется такими показателями, как полезность, полнота, достоверность, ценность, новизна информации. Документ неразрывно связан с информацией. Это главное свойство документа – закреплять и нести информацию. Более точно, на мой взгляд, эту функцию можно было бы назвать функцией закрепления (запечатления) информации.

Коммуникативная функция – это способность документа быть информативным средством передачи, обмена, коммуникации, общения, преемственности. Документ обеспечивает документную коммуникацию, которая без него была бы невозможна. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества. Именно эта функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации.

Кумулятивная функция – это способность документа накапливать, концентрировать, собирать и упорядочивать информацию с целью ее сохранения для нынешнего и грядущего поколений.

3) Специальные- к ним относятся: управленческая, познавательная (образовательная), правовая, общекультурная, мемориальная, гедоническая и др. функции

Управленческая или регулятивная функция – выполняется документами, которые созданы для целей управления и в процессе его реализации (законы, положения, уставы, постановления, распоряжения, решения, приказы, протоколы, циркуляры, предписания, т. е. официальные и деловые документы).

Познавательная или когнитивная функция способность документа служить средством получения и передачи знаний для изучения процессов и явлений природы и общества. Это назначение документа состоит в обеспечении общественного и профессионального процесса обучения (учебник, учебное пособие, практикум, хрестоматия, методические рекомендации и т. п. – т. е. учебные документы), а также научной деятельности (научная монография, диссертация, автореферат диссертации, патент, отчет, научные документы)

Правовая функция – это способность документа служить средством доказательства, подтверждения каких-либо фактов (сведений). Правовой функцией в первую очередь обладают официальные издания (конституции, законы, уставы), а также исторические источники служащие средством свидетельствования. Также эта функция заключается в установлении и заключении правовых норм и правоотношений в обществе.

Общекультурная функция – способность документа содействовать развитию культуры общества, выступать средством закрепления и передачи культурной традиции, усвоения системы ценностей, эстетических норм, ритуалов, принятых в обществе.

Мемориальная (памятниковая) функция – способность документа служить «внешней памятью» человека и общества в целом, сохранять информацию и передавать ее от одного поколения к другому. Эта функция свойственна документам-памятникам (артефактам), обладающая особой социально-культурной и исторической ценностью ( рукописная книга, редкие, особенно ценные и уникальные по содержанию, форме или условиям бытования во внешней среде документы).

Гедоническая функция – способность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования свободного времени.

1

2

3

5.

Проведите классификацию документов

по таблице

По месту составления

По степени сложности

По юридической силе

По степени гласности

Внешние

полученные учреждением (входящие) или направленные им за его пределы (исходящие)

Простые документы, содержащие один вопрос.

Подлинные- считаются документы, выданные в установлен-

ном законом порядке с соблюде-

нием всех правил.

Открытые

(несекрет-

ные)

Внутренние

(Составлен-

ные в данном

учреждении и используемые внутри его.)

Сложные, содержа-щие несколько вопросов.

Копии, заверенные копии

Документ

с ограничен-

ным доступом.

(совершен-

но секретные, секретные, документы для служеб-

ного пользования, с грифом «конфиден-циально», «лично»).

Дубликаты

6.

Приведите типовую схему управления входящими документами, установленную ГСДОУ, кратко охарактеризуйте каждый этап.

1. Доставка и приём документов.

Доставка осуществляется из почтового отделения по месту расположения предприятия, за исключением документов, поступающих непосредственно на предприятие по техническим средствам связи или доставляемых курьерами.

Прием осуществляется в организации централизованно экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции. 
Вся корреспонденция, поступающая в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

2. Первичная обработка документов

имеет своей задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. На всех документах (как регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штам­па. В процессе первоначальной обработки документы сортируют по структурным подразделениям.

3. Предварительное рассмотрение документов

 в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью - отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружено избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь.

4. Рассмотрение документов руководством предприятия производится, как правило, в день их получения. Срочные документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

5. Передача на исполнение должностным лицам (структурным подразделениям).

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

6. Осуществление контроля за исполнением документов.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль. Все перемещения документа между структурными подразделениями и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карте.

7. Прием исполненного документа, его помещение в дело

При передаче ответного документа на подпись к нему следует прилагать материалы, на основании которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

8. Последующее хранение и работа с документом (до передачи его в архив или на уничтожение).

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1

Понятие «управленческий документ»

Это документ составленный по определённой форме и одержащий конкретную управленческую информацию.

2

Раскройте основные требования к  составлению и оформлению управленческих документов

Оформление - совокупность про­цедур

по приведению внешнего вида УД в

соот­ветствии с правилами, обеспечивающими их юридическую силу, оперативное каче­ственное их

исполнение и поиск.

Требования к оформлению УД

регламен­тируется ГОСТ Р 6.30-2003.

Содержание УД-вся включенная

инфор­мация, основной компонент

которой текст, т.е. выраженная

сред­ствами служебно - де­лового языка

сущность управленческого ре­шения и

вытекающие из него действие.

Второстепенный информацион­ный компонент:

-в деловых письмах - приветствие,

обраще­ние к адресату, заключитель­ная

фор­мула вежливости.

-в приказах и распоряжениях –

преамбу­ла.

-в служебных записках – выводы и предло­жения подытоживающие текст.

3

Требования ГСДОУ, предъявляемые к управленческим документам

1.Управленческая документация должна содержать достоверную

и аргументирующую информацию,

т.е. основываться на фактах.

2.Увязываться с документами, раннее изданными по данному вопросу, но не дублировать их содержание,

3Не противоречить законодательству

Нормативно-правовым актам и

Организационно-распространительным документам, регламентирующим порядок и правило осуществления вида деятельности в документе.

4.Излагаться ясно, убедительно и ёмко, вместе с тем кратко.

4

Каким образом должен быть оформлен управленческий документ (язык, расположение реквизитов)

Тексты документов составляются на

русском или национальном языке.

Различные документы имеют разный набор реквизитов. Использование  реквизитов осуществляется избира­тельно исходя из це­лесообразности и с учетом вида УД.  В кон­кретном доку­менте будет только часть реквизитов, место для которых очерчено графиче­ски.

4.1.

Издаваемый национальным субъектом РФ и обращающийся только на его территории

При обращении только на территории РФ тексты документов составляются на русском или национальном языке.

4.2.

Издаваемый национальным субъектом РФ и обращающийся за пределами его территории

При обращении УД за пределами территории субъекта РФ текст со­ставляется только на русском языке.

5.

Раскройте типовую структуру управленческого документа. Каким образом происходит структуризация его составных элементов.

6.

Охарактеризуйте функциональное назначение составных частей управленческого документа

Функциональное назначение

1.вводной части заключается в

конкре­тизации сути излагаемого,

вопро­са (1 – 2 предложения)

2) основной части состоит в последова-

­тельном изложении различных ас­пектов

во­проса (1 – 3 абзацев)

3) заключительной части  – изложе­ние выводов и предложений, просьб, требова­ний, напоминаний (1 абзац, 2- 4 предложе­ния).

7.

Какие виды бланков вы знаете, в чем состоит особенность каждого из них, в каких случаях их следует применять.

Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного

вида документа.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

8.

Приведите примеры продольного и углового расположения реквизитов на бланке письма (на примере любой организации)

См. приложение №1

См. приложение №2

9.

Какие обязательные  элементы в соответствии с ГОСТ Р 6.30-2003 входят в состав реквизитов управленческих документов

В соответствии с ГОСТ Р 6.30 – 2003

в состав реквизитов УД входят:

01. изображение государственного герба РФ

02. изображение герба субъекта РФ

03. изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания).

04. указания на код приятия.

05. указание на основной, государственный регистрационный номер предприятия.

06. указание на индивидуальный номер налогоплательщика – код причины постановил на учёт (ИНН/КПП)

07. указание на  код формы документа.

08. наименование предприятия.

09. справочные данные о предприятии.

10. наименование вида документа

11. дата документа.

12. регистрационный номер документа.

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа.

14. указание на место составления или издания документа.

15. сведения об адресате.

16. указание на гриф «Утверждение документа».

17. резолюция.

18. заголовок к тексту документа.

19. отметка постановке документа на контроль.

20. текст документа.

21. отметка о наличии у документа приложение.

22. подпись.

23. указание на гриф «Согласование документа».

24. виза согласования документа.

25. оттиски печати предприятия.

26. отметка о заверении копии документа.

27. отметка об исполнителе документа.

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

29. отметка о поступлении документа на предприятие.

30. идентификатор электронной копии документа.

10.

Укажите основные особенности оформления и расположения всех реквизитов управленческих документов

10.1

01.изображение государственный Герба РФ

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.

Он ставится только на документах государственных учреждений и предприятий, которым предоставлено такое право.

Место размещения реквизита – верхний левый угол или центр документа при угловой и продольной форме бланка.

Государственный герб Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации. 2000. № 52. Ч. I. Ст. 5021).

В документах, создаваемых негосударственными организациями, реквизит «Государственный герб»

не используется.

10.2

02. изображение герба субъекта РФ

Герб субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.

Место размещения реквизита – верхний левый угол или центр документа при угловой и продольной форме бланка.

10.3

03. изображение эмблемы (логотипа) предприятия (изображение товарного знака или знака обслуживания).

Эмблема предприятия – условное (символическое) графическое изображение, зарегистрированное в установленном порядке. В качестве эмблемы предприятия может быть использован товарный знак, рисунок, аббревиатура, комбинированное буквенно-графическое изображение и т. п.

При угловом расположении реквизитов эмблема располагается в левом верхнем углу, а при продольном (центрованном) – в середине верхней части листа.

Эмблему не воспроизводят на бланке, если на нем помещен Государственный герб Российской Федерации или герб субъекта Российской Федерации.

Эмблему организации или товарный знак (знак обслуживания) помещают на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации).

10.4

04. указания на код приятия.

Код по ОКПО (общероссийский классификатор предприятий и организаций) имеют все зарегистрированные на территории РФ предприятия и организации. Код по ОКПО может быть проставлен на бланке документа заранее, например, при его изготовлении типографским способом

10.5

05. указание на основной, государственный регистрационный номер предприятия.

Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами. ОГРН оформляется также в виде цифр в правой верхней части документа (если это необходимо).

10.6

06. указание на индивидуальный номер налогоплательщика – код причины постановки на учёт (ИНН/КПП)

Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.

10.7

07. указание на  код формы документа.

Код по ОКУД (общероссийский классификатор управленческой документации) используется реже и проставляется только на унифицированных документах, название форм которых включено в ОКУД, например:

0221052 – должностная инструкция;

0276030 – график отпусков;

0222152 – штатное расписание.

10.8

08. наименование предприятия.

наименование предприятия, являющегося автором документа, - должен соответствовать наименованию, закрепленному в его учредительных документах. Над полным наименованием указывают сокращенное, а при его отсутствии - полное наименование вышестоящей организации (при наличии последней). Наименования организаций субъектов Российской Федерации, имеющих наряду с государственным языком Российской Федерации(русским) государственный язык субъектов Российской Федерации, печатают на двух языках. Наименование предприятия (организации) на государственном языке субъекта Российской Федерации или ином языке располагают ниже или справа от наименования на государственном языке Российской Федерации.

Сокращенное наименование предприятия приводят в тех случаях, когда оно закреплено в его учредительных документах. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного или за ним. Наименование филиала (территориального отделения, представительства) предприятия указывают в том случае, если именно он является автором документа, и располагают ниже наименования предприятия.

10.9

09. справочные данные о предприятии.

Включают в себя: почтовый адрес; номер телефона и другие сведения по усмотрению предприятия (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.

10.10

10. наименование вида документа

Наименование вида документа, составлен­ного или изданного организацией, должно быть определено уставом (по­ложением об организации) и должно соответствовать ви­дам документов, предусмотренным ОКУД (класс 0200000).

10.11

11. дата документа.

Датой документа является дата его подписа­ния или утверждения, для про­токола - дата заседания (принятия ре­шения), для акта - дата события. Доку­менты, изданные двумя или более ор­ганизациями, должны иметь одну (еди­ную) дату.

Дату документа оформляют араб­скими цифрами в последовательности: день меся­ца, месяц, год. День месяца и месяц оформ­ляют двумя парами араб­ских цифр, разде­ленными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами.

Например, дату 5 июня 2003 г. следует оформлять 05.06.2003.

Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например 05 июня 2003 г., а также оформление даты в последова­тельности: год, месяц, день месяца, напри­мер: 2003.06.05.

10.12

12. регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа

со­стоит из его порядкового номера,

кото­рый можно дополнять по

усмотрению организации ин­дексом дела по номен­клатуре дел, информа­цией о корре­спонденте, исполнителях и др.

Регистрационный номер документа, состав­ленного совместно двумя и бо­лее организа­циями, состоит из реги­страционных номе­ров документа каж­дой из этих организаций, проставляе­мых через косую черту в поряд­ке ука­зания авторов в документе.

10.13

13. ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрацион­ный номер и дату документа, на который должен быть дан ответ.

10.14

14. указание на место составления или издания документа.

Место составления или издания доку­мента указывают в том случае, если за­труднено его определение по реквизи­там "Наимено­вание организации" и "Справочные данные об организации". Место составления или издания указы­вают с учетом принятого администра­тивно-территориального деле­ния, оно включает в себя только общепри­нятые сокращения.

10.15

15. сведения об адресате.

В качестве адресата могут быть организа­ции, их структурные подразделе­ния, долж­ностные или физические лица. При адресо­вании документа должностному лицу ини­циалы указы­вают перед фамилией. На­именование организации и ее структурного подраз­деления указывают в именительном падеже. Должность лица, которому адресо­ван документ, указывают в датель­ном паде­же. Если документ отправ­ляют в несколько однородных органи­заций или в несколько структурных подразделений одной органи­зации, то их следует указывать обобщенно. До­пускается центрировать каждую стро­ку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Документ не должен со­держать более

четырех адре­сатов. Слово "Копия"

перед вторым, третьим, четвертым

адресатами не ука­зывают. При большем числе адресатов сост

При адресовании письма в организа­цию указывают ее наименование, за­тем почто­вый адрес. При адресовании документа фи­зическому лицу указыва­ют фамилию и ини­циалы получателя, затем почтовый адрес.

10.16

16. указание на гриф «Утверждение документа».

Утверждение документа производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуются дополнительные предписания и разъяснения).

Гриф утверждения располагают в правом верхнем углу первого листа документа (7-е положение табулятора) или показатель 9 см верхней линейки электронного документа.

При утверждении документа ректором (проректором) гриф утверждения документа состоит из:

слова УТВЕРЖДАЮ (прописными буквами, без кавычек, без двоеточия), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии,

даты утверждения.

10.17

17. резолюция.

Резолюция, написанная на документе должностным лицом, включает в себя фамилии, инициалы исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

10.18

18. заголовок к тексту документа.

«заголовок к тексту» печатается от границы левого поля, без кавычек, содержит не более 28-30 знаков (включая знаки препинания и пробелы) в одной строке, строк – не более 5. Точка в конце заголовка не ставится.

Допускается оформление заголовка 12 размером шрифта.

Заголовок к тексту должен быть кратким, точно передавать смысл текста и должен быть согласован с наименованием вида документа.

Заголовок отвечает на вопросы:

- о чём (о ком?) Так, например, письмо или приказ могут иметь заголовок:

О создании аттестационной комиссии

- чего (кого?) Например, должностная инструкция может иметь заголовок:

Ведущего эксперта

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовки не составляются.

10.19

19. отметка постановке документа на контроль.

Отметка о контроле за исполнением документа обозначают буквой «К», словом или штампом «Контроль».

10.20

20. текст документа.

Текст документа может быть оформлен в виде связного текста, анкет, таблиц или в виде соединения этих структур.

Связный текст (письма и распорядительного документа), как правило, состоит из двух частей:

В первой (вводной) – причины, основания, цели составления документа.

Во второй (заключительной) – решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации, указания.

Текст может содержать одну заключительную часть, без констатирующей (например, приказы – распорядительную часть; письма, заявления – просьбу без пояснения).

10.21

21. отметка о наличии у документа приложения.

Отметку о наличии приложения, названно­го в тексте письма, оформляют следующим образом:

Приложение: на 5 л. в 2 экз.

Если письмо имеет приложение, не назван­ное в тексте, то указывают его наименова­ние, число листов и число экземпляров; при наличии нескольких приложений их нуме­руют. Если приложения сброшюрованы, то число листов не указывают. В приложении к распорядительному документу (постанов­ления, приказы, распоряжения, правила, инструкции, положения, решения) на пер­вом его листе в правом верхнем углу пишут "Приложение N" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Допускается вы­ражение "ПРИЛОЖЕНИЕ N" печатать про­писными буквами, а также центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относи­тельно самой длинной строки.

10.22

22. подпись.

В состав реквизита "Подпись" входят:

на­именование должности лица,

подписавшего документ (полное, если

документ оформлен не на бланке

документа, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке); лич­ная подпись; расшифровка подписи

(инициа­лы, фамилия). При оформлении

до­кумента на бланке должностного

лица , должность этого лица в подписи

не указы­вают.

При подписании документа несколь-

кими должностными лицами их подписи

распола­гают одну под другой в

последовательно­сти, соответствующей

занимаемой должно­сти.  При

подписании документа нескольки­ми

лицами равных должностей их подписи

располагают на одном уровне. При

подпи­сании совместного документа 

первый                       первый лист оформляют не на бланке.

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписываю­щих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

10.23

23. гриф согласования документа

Гриф согласования проставляется на документах, согласуемых со сторонними организациями.

Данный реквизит оформляется ниже реквизита «подпись» (если он есть) в нижней части листа документа, от левого поля (в отличие от визы согласования гриф согласования оформляется на лицевой стороне листа, а не на обороте).

Гриф согласования состоит из слова, напечатанного прописными буквами без кавычек и двоеточия - СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласован документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия) и даты согласования.

10.24

24. виза согласования документа.

Согласование документа оформляется визой.

Виза согласования документа, включающей в себя должность, подпись, расшифровку подписи (И.О. Фамилия) должностного лица, дату подписания.

Для документа, подлинник которого остаётся в организации, визы проставляют в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

              Для документа, подлинник которого отправляют из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа (данная копия остаётся в отделе документационного обеспечения и подшивается в дело).

Возможно оформление виз согласования на отдельном листе согласования (Приложение № 11). В этом случае на обороте согласуемого документа указываются не визы согласования, а ссылка на то, что лист согласования прилагается.

В некоторых случаях (особые юридические, финансовые случаи) возможно полистное визирование документа и его приложений. В этом случае визы оформляются на обороте каждой страницы документа.

10.25

25. оттиски печати предприятия.

Оттиск печати заверяет подлинность документа и подписи должностного лица; удостоверяет права лиц, фиксирующих факты и данные. Оттиск печати проставляется на иных документах, предусматривающих заверение подлинности подписи.

              Документы заверяют двумя видами печатей организации:

-          гербовой (с изображением герба РФ);

-          простой (наименование организации, структурного подразделения).

Ставят печать таким образом, чтобы она затрагивала часть наименования должности лица, подписавшего документ. Подпись остается открытой.

Правило: подпись и оттиск печати должны быть хорошо читаемы.

Печать может проставляться в специально обозначенном для этого месте (МП).

10.26

26. отметка о заверении копии документа.

При заверении соответствия копии документа подлиннику, ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись, состоящую из слова «Верно» (пишется от границы левого поля с большой буквы, без кавычек и двоеточия), должности лица, заверившего копию; личной подписи, расшифровки подписи (И.О. Фамилия); даты заверения

10.27

27. отметка об исполнителе документа.

Отметка об исполнителе включает в себя И.О. Фамилию исполнителя документа и номер его телефона.

              Исполнитель – контактное лицо, обладающее информацией по сути вопроса (не секретарь, печатавший документ, а специалист, с которым устанавливается контакт с целью решения вопроса, изложенного в документе).

Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу

10.28

28. отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает в себя: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова «В дело»; номер дела, в котором будет храниться документ.

              Отметка об исполнении документа и направлении его в дело подписывается и датируется исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ, окончательно оформляется отделом документационного обеспечения (канцелярией).

10.29

29. отметка о поступлении документа на предприятие.

Отметка о поступлении документа в

организацию содержит очередной

порядковый номер и дату поступления

документа (при необходимости - часы

и минуты).

Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.

10.30

30. идентификатор электронной копии документа.

Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

11.

Что такое формуляр-образец.

Формуляр-образец документа –

модель построения документа, устанавливающая область применения, форматы, размеры полей, требования к построению конструкционной сетки и основные реквизиты.

12.

Составьте формуляр-образец

12.1

Письма

См приложение №3

12.2

Приказа

См приложение №4

12.3

Служебной записки

См приложение №5

12.4

Заявления

См приложение №6

12.5

Протокола

См приложение №7

12.6

Акта

См приложение №8

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Дать определение «договор»

Договор (контракт)

документ, представляющий  собой соглашение сторон об установлении

и регулировании каких – либо отношений.

Основным правовым документом, регулирующим и регламентирующим взаимоотношения между организациями

является коммерческий договор

( контракт).

2.

Какие особенности оформления и составления договоров Вы знаете

Составными частями договора являются:

-название вида и заголовок документа (договор купли-продажи, контракт на поставку, контракт о техническом содействии);

-дата, место составления, номер;

-наименования сторон (полные и сокращенные названия фирм);

-предмет договора;

-условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации;

-условия и сроки оплаты, особенности и порядок расчетов;

-порядок сдачи-приема выполненных работ;

-ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств);

-гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства;

-переход права собственности и риски;

-порядок разрешения споров;

-юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов);

-подписи должностных лиц (с указанием должностей, расшифровок подписей и дат подписания документов);

-печати фирм-контрагентов.

3.

Дать определение «приказ»

Приказ - важнейший правовой распорядительный документ, издаваемый руководителями организации.

4

Какие особенности оформления и составления приказов Вы знаете

Подписи сторон должны быть

поставлены разборчиво синими или

фиолетовыми чернилами и на

каждом листе договора.

Договоры оформляются на бланке

или на стандартных листах.

Датой договора объявляется дата его подписания. Присвоение номера документа происходит в валовом порядке в течение года. При большом количестве договоров к номеру может быть добавлено условное обозначение № 1 – Р (ремонт);  № - контракт № 1/6.

4.1

Из как их составных частей состоит приказ. В чем состоит функциональное назначение каждой из них

Текст приказа делится на констатирующую и распорядительную части. В первой части приказа могут  быть  указаны  причины  его  издания,  например,  факты нарушения трудовой дисциплины.  По  усмотрению  руководителя  констатирующая часть приказа может не указываться.

Вторая,   распорядительная   часть приказа,   начинается    словами: «НАЗНАЧИТЬ», «УВОЛИТЬ», «ПЕРЕВЕСТИ», которые печатаются  от  границы  левого поля.  После  них,   следующей   строкой указывается   фамилия   работника

(прописными буквами), имя  и  отчество  (без  сокращений),  должность,  срок

увольнения, назначения или перевода; статья КЗОТ РФ (в  случае  увольнения).

При приеме на работу указывается оклад  работника,  вид  приема  (постоянная

или временная работа), с испытательным сроком или без него и т. п.

4.2

Составить распорядительный документ - Приказ по основной деятельности  по

См.приложение №9

5.

Дать определение «протокол»

Распорядительный документ, который содержит в себе запись всего происходящего на собрании, заседании

6.

Какие особенности оформления и составления протоколов Вы знаете

За составление протокола отвечает секретарь. Протокол должен содержать:

08. наименование предприятия

10. Наименование вида документа

11. Дата документа.

12. Регистрационный номер документа.

14.  указание на место составления или издания документа

18. Заголовок к тексту.

20. текст документа

22. подпись.

Текст состоит из двух частей:

1.       вводная

2.       основная

Вводная часть имеет постоянную, переменную информацию. Постоянную: «председатель», «приглашен».

Фамилии членов коллегии организации располагаются в алфавитном порядке, через

Запятую в строку ( для приглашенных указывается должность и название

организации).

Вводная часть заканчивается разделом «Повестка дня»: (все прописные, слева).

Вопросы о повестке дня нумеруются арабскими

цифрами и печатаются от

первого положения таблицы (располагаются по степени

важности и сложности).

Основная часть строится по схеме: слушали – выступили – постановили (решили) по каждому вопросу отдельно.

Протокол подписывают председатель и секретарь.

Дата – дата проведённого заседания 12 – 14.03. 2007.

6.1.

Составить организационно-распорядительный документ - Протокол

См.приложение №10.

7.

Дать определение «акт»

Акт – документ составленный несколькими лицами, подтверждающей установленного факта, события или действия (инвентаризация, передача материальной ценности).

8.

Какие особенности оформления и составления актов  Вы знаете

Правильно составленный акт состоит из двух частей:

1.       вводная указывается основание для составления акта.

2.       констатирующая – цели, задачи, характер предельной работы, излагаются выводы, предложения, заключение составного акта.

Реквизиты:

08. наименование предприятия

10. Наименование вида документа

11. Дата документа

12. Регистрационный номер документа

14. указание на место составления или издания документа

16. указание на гриф «Утверждение документа».

17. резолюция.

20. текст документа

21. отметка о наличии у документа приложение

22. подпись.

Для разрешения целого ряда деловых ситуаций требуется подго­товить акт — документ, фиксирующий фактическое состояние дел по какому-либо вопросу (направлению) деятельности пред­приятия. Как свидетельствует практика, наиболее часто необходи­мость в подготовке актов возникает в процессе управления доку­ментами и персоналом.

Процесс подготовки акта достаточно жестко регламентирован.

1.Для подготовки акта требуется участие не менее 3 работников.

2 Сроки подготовки акта.

3. Преобладание в содержании акта фактической информации. К та­кой информации, как правило, относятся сведения о времени, ме­сте и сути (характере) события, персональный состав участников событий, зафиксированных в документе, описание действий, вы­полненных участниками этих событий, результат (итог) предпринятых действий и т. д.

4.Обязательность соблюдения определенной формы документа. Заметим, что для подготовки большинства актов используются бланки, а в остальных случаях, как правило — типовые (унифицированные) образцы, позволяющие произвести подготовку документа правильно и быстро.

9.

Дать определение «служебная записка»

Служебная записка – форма внутренней деловой переписки

между подразделениями организации или должностными лицами не находящиеся в прямом подчинение.

10.

Какие особенности оформления и составления служебных записок Вы знаете

Составляется служебная записка с целью освещения каких-либо деловых вопросов, касающихся работы отдела или конкретного сотрудника, решение которых зависит от другого структурного подразделения компании либо сотрудника. Например, просьба о чем-либо, предложение чего-либо и другое или просто какое-то объявление, инструкция, извещение и прочее. Оформление служебной записки осуществляется на листе формата А4, если в организации не ведется электронный документооборот.

Служебная записка состоит из следующих частей:

        «шапка», где указывается, кому она адресована (должность, фамилия, имя, отчество в дательном падеже);

        дата составления и номер служебной записки;

        наименование документа (Служебная записка);

        заголовок к тексту документа (говорит о предмете служебной записки);

        текст документа;

        должность составителя, подпись и расшифровка подписи – фамилия, имя, отчество автора служебной записки;

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Дайте определение номенклатуры дел, поясните ее назначение?

Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке

Это важнейший элемент информационно-поисковой системы, а также экспертизы ценности и обеспечения сохранности документов организации.

При хорошо составленной номенклатуре дел документы по мере исполнения включаются только в те дела, которые заранее для них предусмотрены. Следовательно, место каждого документа заранее предопределено и поиск его не будет вызывать, ни каких затруднений. Номенклатура дел является указателем индексации документов при регистрации, так как индекс документа включает индекс дела по номенклатуре.

2.

Что вы знаете о формировании дел и порядке расположения документов внутри дела?

Формирование дела — группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация до­кументов внутри дела.

Исполненные документы должны иметь отметку об исполнении документа и направлении его в дело (28) и помещаться в дела в день окончания исполнения. Строгое выполнение этого несложного правила исключит потерю документов и обеспечит их сохранность. При формировании дела в него помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела, при этом запрещается группировать в дела черновые и дублетные экземпляры документов, а также документы, подлежащие возврату. При формировании дел необходимо соблюдать следующие основные требования:

- документы постоянного и временного хранения необходимо группировать в отдельные дела;

- включать в дело по одному экземпляру каждого документа;

- группировать в дело документы одного календарного года; исключение составляют: переходящие дела; судебные дела; личные дела, и др.;

дело должно содержать не более 250 листов, при толщине не более 4 см (если дело больше, то его разделяют на два и более тома). При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Внутри дела документы должны быть расположены так, чтобы они по своему содержанию последовательно освещали определенные вопросы. При этом документы располагаются в хронологическом порядке (входящие - по датам поступления, исходящие - по датам отправления) или по алфавиту авторов и корреспондентов. 

2.1

Оформите обложку дела?

Дело считается заведенным после включения в папку для хранения первого исполненного документа. При этом одновременного оформляется обложка заведенного дела.

На обложку заведенного дела выносятся следующие сведения:

название организации;

название структурного подразделения организации, в котором оно формировалось;

индекс дела по номенклатуре дел;

заголовок дела;

срок хранения дела или надпись "Хранить постоянно" (переносятся из номенклатуры дел).

На обложке дел постоянного хранения предусматривается место для наименования государственного архива, в который дела организации будут приняты, обозначения кодов государственного архива и организации. 

При изменении наименования организации (структурного подразделения) в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другую организацию (в другое структурное подразделение) на обложке дела указывается новое наименование этой организации или организации-правопреемника, а прежнее наименование организации (структурного подразделения) заключается в скобки.

Заголовок дела на обложке дел переносится из номенклатуры дел организации, согласованной с экспертно-проверочной комиссией соответствующего архивного учреждения. В необходимых случаях в заголовок вносятся уточнения (номера приказов, протоколов и др.). В тех случаях, когда дело состоит из нескольких томов, на обложку каждого тома выносится общий заголовок дела и заголовок каждого тома (части). В заголовках дел, содержащих копии документов, указывается их копийность, подлинность документов дела в заголовке не оговаривается.

После завершения дела на его обложке указываются следующие данные:

количество листов в деле;

дата или крайние даты первого и последнего по датам документов в деле;

архивный шифр дела, сначала карандашом, а после утверждения описей – чернилами.

Требования к обложкам дел длительных сроков хранения устанавливает ГОСТ 17914-72.

3.

Расскажите о текущем и оперативном хранении дел?

Оперативное хранение документов проводится в  службе  ДОУ, структурных подразделениях организации до сдачи их в ведомственный архив. Оперативное хранение делится на:

•     хранение документов в процессе их исполнения;

•     хранение исполненных документов.

Документы во время их исполнения могут храниться у исполнителя в специальных папках, помеченных в со­ответствии с номенклатурой дел или этапами исполнения: «Срочно», «На исполнение», «К заседанию», и т. п. Папки могут храниться в течение дня на сто­ле исполнителя, а после окончания работы должны убираться в ящик стола, шкаф или сейф.

Законченные документы запрещается хранить в столах сотрудников, они должны подшиваться в дела и строго учитываться. Располагают дела в соответствии с номенклатурой дел структурного подразделения.

4.

Что такое экспертиза ценности документов, Кем и с какой целью она проводится

Экспертиза ценности документов – определение ценности документов с целью отбора их на государственное хранение и установление сроков хранения. Экспертиза ценности документов проводится при составлении номенклатуры дел, при оформлении дел  и проверки  правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению. Для организации и проведения экспертизы ценности документов создается постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК). Функции и права ЭК, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем. Экспертиза ценности ежегодно осуществляется в структурных подразделениях  с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЭК.

Отбор документов для постоянного хранения проводится в соответствии с номенклатурой дел, Типовым перечнем документов с указанием сроков их хранения путем постраничного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Одновременно с отбором документов постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив в структурных подразделениях проводится отбор дел и документов временного (до 10 лет) хранения с истекшими сроками хранения. При этом учитываются только отметки в номенклатуре дел "До минования надобности" и т. п. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

5

С какой целью проводится систематизация документов

В деятельности любой организации оформляется большое количество документов, в которых закреплены решения руководства, отражены отношения с вышестоящими, подчиненными и другими              организациями.

После того как в управленческой деятельности была использована информация, содержащаяся в документах, она становится памятью организации, надобность в которой может возникнуть вновь через определенное время. Документов накапливается много. Чтобы быстро найти необходимый документ среди множества других, их необходимо правильно систематизировать, т.е. группировать их в дела.

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1.

Дать определение служебного письма

Служебное письмо — это, как правило, письмо, несложное по содержанию и небольшое по объему документ для решения текущих задач, которые пишется на разных этапах деловых от­ношений между заинтересованными организациями.

2.

Виды служебных писем.

Циркулярные письма

Гарантийные письма

Сопроводительные письма

Письма-подтверждения

Письма-просьбы

Письма-напоминания

Письма-извещения.

Информационные письма.

Письма-приглашения

Рекламное письмо

3.

Формуляр и структура коммерческого письма.

Структура коммерческого письма

В первой приводятся мотивы подготовки письма, ссылки на факты и события, реше­ния вышестоящих организаций и другие аргументы, послужив­шие основанием для составления документа. Во второй части излагаются выводы, просьбы, предлагаются решения. В третьей может формулироваться ожидаемый результат, констатироваться отказ, отклонение предложения и т. п.

4.

Письма гарантийные и претензионные, требования к их составлению.

Гарантийные письма направляются с целью подтверждения данных ранее обещаний или оговоренных условий. Гарантиро­ваться могут качество работ, сроки выполнения заказа, оплата товаров, услуг, арендуемых помещений и т.д.

Как написать гарантийное письмо?

Оформлять гарантийное письмо желательно на фирменном бланке организации с печатью и подписью руководителя, иногда и бухгалтера в т.ч. 

Претензионное письмо (претензия)

 — письмо, отправляемое виновной стороне в случае невыполнения ею заключенных ранее договоров и разного рода обязательств. Отправка претензионного письма обычно предшествует подаче искового заявления в суд. В претензии указываются: наименование организации-продавца, изготовителя либо организации, занимающейся оказанием услуг, ее юридический адрес; фамилия, имя, отчество потребителя и его адрес; обстоятельства, послужившие причиной подачи претензии; нормы права, на которых основывается потребитель; его требования по существу (здесь можно указать, что при отказе в удовлетворении претензии потребитель может обратиться в суд); приложения — доказательства, на которых потребитель основывает свои требования; дата и подпись

5

Опишите на примере письма, в чем заключаются особенности языка и стиля служебных документов?

Служебные документы излагаются в

официально-деловом стиле.

Основными чертами официально-

делового  стиля считаются:

—  нейтральный тон изложения;

— лаконичность и краткость текста;

—                  точность, ясность выражения мысли.

В письме, например, не

должны  употребляться слова и

вы­ражения, вышедшие из

употребления .

Использование новых слов

(неологизмов)

и заимствованных слов должно быть

оправданным.

Особенностью делового стиля

Является  также широкое

упо­требление в текстах  устойчивых

(шаблонных, стандартных)

язы­ковых оборотов (формул).

Наличие их в деловом языке —

след­ствие четкой

регламентированности служебных

отношений, повторяемости

управленческих процедур и

тематической огра­ниченности текстов

документов.

№

п/п

Задание

Содержание

1

2

3

1

Даете определение понятия "конфиденциальная информация".

Конфиденциальная информация - сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления и существования, имеющая действительную или потенциальную коммерческую ценность в силу неизвестности ее третьим лицам, ограниченная к доступу и разглашению.

2

Перечислите основные обязанности работников, допущенных к работе с конфиденциальными документами?

Работники предприятия, допущенные к работе с конфиденциальными документами обязаны:

•  знать порядок и правила обращения с документами (сведениями), содержащими(составляющими) служебную или коммерческую тайну предприятия, и неукоснительно соблюдать их в повседневной деятельности;

•  знакомиться с содержанием только тех документов (сведений), которые действительно  необходимы им для работы в соответствии со своей компетенцией;

•  надежно предохранять имеющиеся у них для работы содержащие конфиденциальные сведения документы (сведения) от несанкционированного доступа (утраты и

хищения);

• учитывать, хранить, обрабатывать и передавать указанные документы в строгом соответствии  с порядком и правилами, установленными на предприятии;

• регулярно проверять у себя наличие содержащих конфиденциальных документов, выданных для работы;

•  незамедлительно возвращать содержащие конфиденциальные сведения документы, работа с которыми завершена, в места их постоянного хранения;

•  при обнаружении недостачи указанных документов - немедленно поставить в местность своего непосредственного начальника и предпринимать исчерпывающие меры для их розыска;

• не использовать конфиденциальные сведения, ставшие им известными

в процессе повседневной  деятельности, о личных интересах или в интересах третьих лиц,  имеющих доступа к указанным сведениям.

3

Какие сведения не относятся  к конфиденциальным?

•  сведения, содержащиеся в учредительных документах предприятия;

•  сведения по установленным формам отчетности о финансово-хозяйствен деятельности предприятия;

•  иные сведения, необходимые для проверки правильности исчисления и уплаты предприятием налогов и других обязательных платежей в государственную бюджетную систему;

•  сведения, содержащиеся в документах о платежеспособности предприятия;

•  сведения о численности, составе работающих, их заработной плате и условий труда;

•  сведения о наличии на предприятии свободных рабочих мест;

•  сведения, содержащиеся в документах об уплате предприятием налогов и обязательных платежей;

•  сведения о загрязнении окружающей среды, нарушении антимонопольного законодательства,  несоблюдении безопасных условий труда, реализации продукции причиняющей вред здоровью населения;

•  сведения о других нарушениях законодательства РФ, совершенных предприятием и о размерах причиненного при этом ущерба;

•  сведения об участии должностных лиц предприятия в предприниматели деятельности (помимо места основной работы);

•  иные сведения (документы), которые в соответствии с законодательством не могут составлять служебную или деловую (коммерческую) тайну предприятия.

4

Особенности работы с конфиденциальными документами?

Все документы в фирме делятся на три категории: входящие, исходяшие и внутренние. Первым шагом в обеспечении защиты информации является выявление из общей массы документов, содержащих ценную для фирмы коммерческую информацию. Составляется перечень конфиденциальных документов. Затем вводятся степени конфиденциальности информации (или грифы ограничения доступа к документам) и каждому документу присваивается соответствующий гриф. Данный перечень составляется специальной комиссией (в крупных фирмах), либо секретарем-референтом фирмы (специальным сотрудником).Потом он согласовывается с начальниками отделов, служб и утверждается руководителем фирмы. В перечне документов указываются категории работников, которые по должности могут пользоваться этими документами. Гриф ограничения доступа к документу устанавливается на определенный срок. Каждый документ, отнесенный к той или иной степени конфиденциальности должен на титульном (первом) листе иметь в правом верхнем углу пометку о грифе. Порядок работы с документами, составляющими коммерческую тайну, регламен-

тируется специальной инструкцией по закрытому делопроизводству, которая регулирует порядок документирования и организации работы с конфиденциальными документами, включающей следующие разделы: “Общие положения” - на основе действующего законодательства и нормативно-методических документов определяется понятие коммерческойтайны, устанав-

ливаются цели данной инструкции, определяются люди или подразделения, ответственные

за работу с документами, составляющими коммерческую тайну;“Документирование деятельности фирмы, составляющей коммерческую тайну”- определяются виды конфиденциальных документов, порядок их

подготовки и оформления, присваиваемые грифы ограничения доступа к документам; “Организация работы с документами” – устанавливается порядок присвоения грифов и правила работы с документами, содержащими коммерческую тайну. Отметка о   конфиденциальности   проставляется   на   документах, содержащих  информацию,  относимую  к служебной тайне или к иному виду конфиденциальной информации. Отметка проставляется  в  верхнем  правом  углу   первого   листа документа и может дополняться указанием номера экземпляра документа.

5

Назовите три степени секретности, которые были установлены законом "О государственной              тайне".

Законом «О государственной тайне» были установлены следующие степени секретности документов:

1 степень «Особой важности»

2 степень «Совершенно секретно»

3 степень «Секретно»

6

Какие основные принципы должны быть соблюдены при организации работы с документами ограниченного доступа.

Основные принципы при организации работы с документами ограниченного доступа:

- ограничение доступа персонала к документам, делам и базам данных деловой, служебной или производственной необходимостью;

- персональная ответственность должностных лиц за выдачу разрешения на доступ сотрудников к конфиденциальным сведениям и документам;

- персональная ответственность каждого сотрудника за сохранность доверенного ему носителя и конфиденциальность информации;

- жесткая регламентация порядка работы с документами, делами и базами данных для всех категорий персонала, в том числе первых руководителей.

№ п.п

Ф.И.О. обучаемого

Специальность

(по диплому), должность

             Паспортные данные

(серия, номер),

                        место жительства и

ИНН обучаемого

1

2

ООО  «ГАЗСТРОЙ»

641920 Курганская обл., р.п. Каргаполье

Ул. Калинина 83б

ИНН/КПП 4508008014/450801001

Р/с, БИК 40702810132180103822 /043735650

Тел. / факс: 8-35-2 56-2-24-308-35-2 56-2-24-30

В Некоммерческое партнерство

Саморегулирующую организацию ССК Урала и Сибири.

Приложение 3

Приложение 4

Приложение 5

Приложение 6

Приложение 7

Приложение 8

Об  организации  материальной  ответственности

заседания  Совета  директоров ОАО  «Интерсервис»