Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией

Министерство образования и науки РФ

Уральский Государственный Экономический Университет

Кафедра Управление качеством

 

 

 

Документальная база системы менеджмента качества и процедуры управления документацией

 

 

 

 

 

 

 

Выполнила:                                                                                Перевитских Е. А.,

                                                                                                     Гр. УК-10

Проверил:                                                                                   доцент, к.х.н.

                                                                                                     Бюлер А. В.,

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург 2013

СОДЕРЖАНИЕ

Введение……………………………………………………………………………..3

1. ГЛАВА 1…………………………………………………………………………..5
1. Основные положения документирования СМК……………………………5
2. Структура документации СМК……………………………………………..7
3. Шесть обязательных процедур…………………………………………..15
2. ГЛАВА 2………………………………………………………………………....28
1. Общая характеристика предприятия……………………………...………..28
2. Назначение руководства по качеству……………………….……………..30
3. Миссия. Политика и цели………………………………………….……..32
4. Анализ со стороны руководства…………………………………………33

Заключение……………………………………………………………...…………..35

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВВЕДЕНИЕ

В настоящее время,  в условиях рыночных отношений, когда всем предприятиям и организациям предоставлено право  самостоятельного выхода на внешний  рынок, они сталкиваются с проблемой  оценки качества и надежности своей  продукции. Масса компаний как российских, так и зарубежных подвержена неэффективному использованию людских, финансовых, материальных и других ресурсов. Основной задачей компании, в данном случае, является создание системы, которая помогала бы своевременно выявлять и устранять ошибки, неэффективность в работе, способствуя оптимизации и повышению эффективности деятельности компании.

Актуальность  выбранной темы обусловлена:

- соответствием  СМК международным  стандартам ИСО;

- повышением социальной  ответственности работников и  руководящего состава предприятий;

- обеспечением экологической  и экономической безопасности  общества;

- улучшением делопроизводства  с помощью стандартизации.

Цель  данной работы:

- изучить порядок разработки  документированных процедур;

- научиться анализировать  и систематизировать процедуры  управления документацией на  предприятии.

Данная тема, безусловно, актуальна и представляет интерес, так как документация СМК является источником, устанавливающим и закрепляющим полномочия и ответственность деятельности всего предприятия, отдельных подразделений и каждого работника. Поэтому необходимо правильное и грамотное составление документации СМК. Для эффективного функционирования организация должна определить многочисленные взаимосвязанные виды деятельности и управлять ими. При документировании системы менеджмента качества каждая организация свободна в выборе количества и состава документов, которые ей необходимы для того, чтобы продемонстрировать эффективное планирование, функционирование, управление и постоянное улучшение системы менеджмента качества и ее процессов.

Документы охватывают все процессы СМК организации: процессы жизненного цикла, менеджмента ресурсов, измерения, анализа и улучшения, а также непосредственно процессы планирования, анализа и улучшения самой СМК. При выполнении различных процессов, относящихся к СМК организации, менеджер по качеству имеет дело с процедурами, инструкциями, планами, записями результатов процесса. С документами СМК в организации работают не только менеджеры по качеству, а, практически, все сотрудники, начиная с директора и заканчивая кладовщиком.

Практика показывает, что в средней по размеру организации действует 30-40 процедур и инструкций, 20-30 видов записей и столько же видов планов, 10-20 описаний процессов, не менее 10 внешних нормативных документов (иногда их может быть и больше 100). Другими словами, документация СМК является сложной по составу и большой по количеству документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ГЛАВА 1

1.1 ОСНОВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СМК

Документация в системе менеджмента качества создается для того, чтобы спланированные оптимальные и рациональные действия, объединенные в процессы, были описаны и использовались работниками для того, чтобы выполнять однородную работу одинаково, с предсказуемой результативностью и эффективностью. Каждый работник имеет необходимую документацию на своем рабочем месте, пользуется ей в процессе выполнения работы. Следует отметить, что наличие документации, описывающей процессы, существенно уменьшает период адаптации новых работников.

Документация СМК состоит из двух больших групп документов – документов, описывающих деятельность системы, и записи – документы, в которых фиксируются данные о ходе процесса и выполнении установленных требований к качеству. Документы, описывающие деятельность изначально разрабатываются с учетом требований потребителей и требований к качеству как системы, так и продукции.

Работа по разработанным документам, описывающим деятельность, позволяет всем работникам освоить наиболее оптимальные и рациональные методы работы, а также выполнять действия качественно.

Наличие документов позволяет легко контролировать действия работников, а наличие записей дает возможность сбора и хранения данных о ходе реализуемых процессов, сравнение результатов по предыдущим периодам.

1.1.1  ЦЕЛИ ДОКУМЕНТИРОВАНИЯ СМК

 В настоящее время  на современных российских предприятиях  применяется сложившийся определенный  набор документов, в которых определяются  различные виды деятельности  на всех уровнях управления. В  основном – это:

- положения о структурных подразделениях,

- положения о видах деятельности,

- должностные инструкции,

- различные инструкции.

На производственных предприятиях, кроме перечисленных документов еще существуют утвержденные описания технологических процессов. Однако кроме технологических процессов на производственных предприятиях есть множество других видов деятельности, которые специальным образом не описаны, ссылки на эти процессы содержатся в должностных инструкциях и положениях о структурном подразделении, которые обычно в одной строке обозначают достаточно многоплановые действия. В организациях сферы услуг зачастую не описано то, что в производственных предприятиях называется технологическим процессом. Кроме того, ни в тех, ни в других предприятиях и организациях не описана система управления, отдельные правила взаимодействия различных уровней управления обычно установлены в распорядительных документах.

К предприятиям и организациям, внедряющим систему менеджмента качества на основе международного стандарта ИСО 9001:2000 ( в России ГОСТ Р ИСО 9001-2001) предъявляются требования к документированию системы менеджмента качества (п. 4.1 ИСО 9001:2000), что в свою очередь значительно расширяет перечень документов предприятия, организации. Документирование системы менеджмента качества предполагает, что будут задокументированы обязательные документированные процедуры, все виды процессов модели системы менеджмента качества (основные, вспомогательные, процессы руководства и измерения, анализа, улучшений), руководство по качеству (документ, в котором описана вся система).

Документированная система менеджмента качества – это модель, которая описывает систему всеобщего управления организацией на основе принципов и критериев качества, сформулированных в этих стандартах.

1.1.2 ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ, ПРЕДЪЯВЛЯЕМЫЕ К ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Системность – документация должна быть структурированной с указанием четких взаимосвязей между документами.

Функциональная полнота – документация должна отражать все аспекты деятельности в СМК и содержать исчерпывающую информацию обо всех процессах и процедурах.

Адекватность – соответствие требованиям стандартов ИСО серии 9000.

Идентифицируемость – каждый лист документации должен быть однозначно отнесен к определенному документу, а документ к определенной части системы.

Адресность – каждый документ должен быть адресован конкретным исполнителям.

Простота – текст документа должен быть краток и точен, однозначен и понятен для исполнителя.

Актуализированность – все изменения должны своевременно отражаться в каждом документе.

1.2  СТРУКТУРА ДОКУМЕНТАЦИИ СИСТЕМЫ МЕНЕДЖМЕНТА

КАЧЕСТВА (СМК)

Структура документации системы менеджмента качества, построенной по стандарту ИСО 9001:2008 (ИСО 9001:2000), представляет собой иерархическую систему взаимосвязанных документов. Часть этих документов в явном виде оговорена в стандарте, другая часть подразумевается. Поэтому структура системы качества имеет «постоянную» составляющую, определенную стандартом и «переменную» составляющую, зависящую от конкретной организации.

«Постоянная» составляющая структуры документации СМК:

— Политика в области качества;

— Цели в области качества;

— Руководство по качеству;

— Шесть обязательных процедур системы качества;

— Записи по качеству.

«Переменная» составляющая структуры в стандарте поименована в следующем виде – «документы, необходимые организации для обеспечения эффективного планирования, осуществления процессов и управления ими (п.п. 4.2.1.d ИСО 9001:2008)». Как правило, к этим документам относятся различные планы, карты или схемы процессов, рабочие инструкции, отчетные формы, договора, нормативные документы, накладные и пр. Т.е. можно считать, что под эту «переменную» составляющую подпадает практически вся документация организации.

Некоторые рекомендации по составлению структуры документации СМК и содержанию документов СМК дает стандарт ИСО 10013:2001 «Рекомендации по документированию систем менеджмента качества». Однако, при составлении структуры документации СМК лучше ориентироваться на существующую в организации систему документации, дополняя ее необходимыми уровнями и документами, требуемыми стандартом ИСО 9001:2008.

1.2.1 СОСТАВ ДОКУМЕНТОВ РАЗНЫХ УРОВНЕЙ СТРУКТУРЫ ДОКУМЕНТАЦИИ СМК

Рекомендации по структуре документации системы менеджмента качества представлены в ИСО/ТО 10013 и предлагают рассматривать 3 основных уровня:

- уровень А (верхний уровень) - описывает систему менеджмента  качества в соответствии с  установленной политикой в области  качества и ее целями;

- уровень В (средний уровень) - описывает взаимосвязанные процессы  и действия, необходимые для внедрения  системы менеджмента качества;

- уровень С (нижний уровень) - состоит из детальных рабочих  документов.

Также в ИСО/ТО 10013 отмечено, что число уровней может регулироваться в зависимости от потребностей организации, а формы документов могут применяться на всех уровнях. Рассмотрим более детальную структуру документации СМК (рис. 1).

 

Состав документации 1-4 уровней обозначен на рисунке 1.

 

Рассмотрим более подробно остальные уровни структуры документации СМК.

«Нулевой цикл»:

- лицензионные документы;

- распоряжения вышестоящих  организаций;

- постановления Правительства  РФ;

- Законы РФ, (в т.ч. касающиеся  качества, экологии, промышленной безопасности).

«Нулевой уровень» отвечает на вопросы:

- Какие требования действующего  российского законодательства должна  выполнять организация при осуществлении  деятельности?

Базовый уровень:

- документы по стратегическому  и оперативному планированию (видение  и стратегический план, концепция  развития организации, бизнес-план, годовые, квартальные месячные планы);

- методические документы (методические инструкции: по разработке  документированных процедур, по  описанию процессов, по разработке  положений о подразделениях, по  разработке должностной инструкции; методические рекомендации: по внедрению  методов статистического управления  процессами организации, по внедрению  методов постоянного улучшения  процессов и СМК);

- организационно-распорядительные  документы (переписка с другими  организациями, приказы и распоряжения  руководств организацией, служебные  записки, должностные инструкции, положения  о подразделениях, штатное расписание, организационная структура, устав  организации и др. документы);

- внутренние технические  документы (технические условия  на продукцию, технологические регламенты, технологические инструкции, технологические  и маршрутные карты, метрологические  аттестованные методики испытаний (измерений), инструкции по технике  безопасности, проектно-конструкторские  документы);