Система документации

     1. Социальная информация. Сюда входит  Общероссийский классификатор информации  по социальной защите населения  (ОКИСЗН), разработанный в 1993г.  Объектами классификации в нем  являются виды пенсий и пособий; условия назначения пенсий, их размеры; причины и группы инвалидности; трудовой стаж и его исчисление; исчисление пенсии и заработка; надбавки к пенсиям и т.п.

     2. Информация по описанию организации  экономики. В эту группу входят  наиболее широко используемые  классификаторы:

     - Общероссийский классификатор объектов  административно-территориального  деления (ОКАТО), разработанный в  1995г и введенный в действие  с 01.01.1997г; 

     - Общероссийский классификатор органов  государственной власти и управления (ОКОГУ), разработанный в 1993г и  введенный в действие с 01.07.1997г;

     - Общероссийский классификатор предприятий  и организаций (ОКПО), разработанный  в 1993г; 

     - Общероссийский классификатор экономических  регионов (ОКЭР) - утвержден Госстандартом  России в 1995г и введен в  действие с 1997г;

     - Классификатор форм собственности  (КФС) и Классификатор организационно-правовых  форм (КОПФ), введенные в действие  с 1 января 2000г. 

     3. Информации о продукции, видах  экономической деятельности и  оказываемых услугах. Сюда относится,  в частности, Общероссийский классификатор  видов экономической деятельности (ОКВЭД), введенный в действие  с января 2003г и сменивший ранее  действовавший, разработанный еще  в 1975г Общесоюзный классификатор  отраслей народного хозяйства  (ОКОНХ).

     4. Информация о природных и трудовых  ресурсах - Общероссийский классификатор  информации о населении (ОКИН), Общероссийский классификатор специальностей  по образованию (ОКСО), введенный  в действие с 1 января 2004г (ОК 009-2003) и др. 

     5. Информация о финансово-кредитной  сфере - представлена, в частности,  Общероссийским классификатором  валют (ОКВ).

     6. Информация об управленческой  документации, показателях и единицах  измерения. Сюда входят Общероссийский  классификатор управленческой документации (ОКУД), Общероссийский классификатор  единиц измерения (ОКЕИ) и др. В  частности, в ОКУД кодируются  наименования унифицированных форм  восьми унифицированных систем  документации, включая организационно-распорядительную, банковскую, отчетно-статистическую, первичную  учетную и др. В этот классификатор  включено в общей сложности  около 1900 форм документов.

     7. Информация о стандартах и  технологических процессах - Общероссийский  классификатор стандартов (ОКС); Общероссийский  классификатор изделий и конструкторских  документов машиностроения и  приборостроения (ОК ЕСКД).

     8. Прочие виды технико-экономической  и социальной информации. В частности,  Общероссийский классификатор стран  мира (ОКСМ), Общеправовой классификатор  отраслей законодательства (ОКОЗ), Общероссийский  классификатор информации об  общероссийских классификаторах  (ОКОК)

     Общероссийские  классификаторы технико-экономической  и социальной информации относятся  к нормативным документам. По своему статусу они соответствуют государственным  стандартам.

     Использование классификационных схем (классификаторов) в практической деятельности потребовало  создания системы условных обозначений, которые присваиваются объектам и классификационным группировкам. Такие системы называются индексами  или кодами, а сам процесс подобного  присвоения обычно именуется индексированием  или кодированием.

     Различают следующие виды кодирования:

     - регистрационные 

     - классификационные.

     В свою очередь, регистрационные методы кодирования бывают двух видов: порядковый и серийно-порядковый.

     Порядковый  метод кодирования предполагает использование в качестве кодов  чисел натурального ряда, то есть каждому  из объектов классификации присваивается  текущий порядковый номер (например, номера страниц в книге). При серийно-порядковом методе кодами служат также числа  натурального ряда, однако отдельные  серии этих чисел закрепляются за объектами классификации с одинаковыми  признаками. Классификационные методы кодирования основаны на предварительной  классификации объектов. Они также  бывают двух видов: последовательный и  параллельный. Последовательный метод  кодирования используется обычно при  иерархическом методе классификации. Здесь код классификационной  группировки и объекта классификации  образуется посредством использования  кодов последовательно расположенных  подчиненных группировок. Параллельный метод кодирования используется при фасетном методе классификации. В данном случае код классификационной  группировки и объекта классификации  образуется с использованием кодов  независимых группировок, то есть признаки объекта кодируются независимо друг от друга. Это позволяет группировать объекты по любому сочетанию признаков⁸

     Все классификаторы строятся на кодах, представляющих собой знак или совокупность знаков, используемых для обозначения классификационной  группировки и (или) объекта классификации. (В данном случае термины «код»  и «кодирование» используются в  более узком смысле. Под кодом  понимается такое представление  информации, которое удобно для ее хранения, передачи или обработки, а  термином кодирование обозначается переход к подобному представлению информации от исходного ее представления). По коду можно найти и распознать тот или иной объект среди множества других объектов. Чтобы максимально облегчить это распознавание и поиск, индексы или коды в классификационных схемах разрабатываются таким образом, чтобы даже по их внешнему виду, алфавиту кода можно было определить объект классификации и получить максимум информации о нем. К примеру, буквенный код России по Общероссийскому классификатору стран мира - RU, а США - US. Код российского рубля по Общероссийскому классификатору валют - RUR, а доллара – USD.

     Структура кода состоит из следующих элементов:

     - алфавит

     - разряд

     - длина

     - основание

     Алфавит - это система знаков, принятых для  образования индекса или кода. Различают:

     - цифровой

     - буквенный

     - буквенно-цифровой

     - штриховой алфавиты кода.

     Последовательность  расположения знаков в коде определяется его разрядом, то есть позицией знака  в коде. К примеру, код унифицированной  формы документа в ОКУД состоит  из 7 цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ). Он строится следующим образом:

     ХХ  ХХ ХХХ Х, где первые две цифры  обозначают класс форм документов, то есть принадлежность унифицированной  формы документа к соответствующей  унифицированной системе документации (например, 02 - Унифицированная система  организационно-распорядительной документации); следующие две цифры обозначают подкласс форм документов (к примеру, 11 - документация по созданию организации, предприятия); затем следуют три цифры, которые содержат регистрационный номер унифицированной формы документа внутри подкласса (например, 231 - конкретная унифицированная форма документа, которой обозначается Устав); наконец, контрольное число, которое вводится во избежание ошибок при считывании и используется при проверке записи кода. Условным обозначением в структуре кода могут быть цифра, буква, штрих или пробел. Пробел - определенное расстояние между знаками (буквами, цифрами, штрихами), которое выполняет разделительную функцию и (или) выраженное в мм может означать число.

     В штрих-кодах цифровую информацию несут  ширина штрихов, пробелов и цифры  внизу.

     Длина кода - число знаков в коде без  учета пробелов.

     Основание кода представляет собой длину кода с учетом количества пробелов. Любой  технико-экономический или социальный показатель имеет одно наименование и один код независимо от того, в  информационной системе какого типа или уровня этот показатель будет  использоваться. В настоящее время  для идентификации в информационных системах разработаны и широко используются также и некоторые другие классификаторы. В частности, ГОСТ регламентирует стандартную  нумерацию книг - ISBN и сериальных изданий ISSN. Подобного рода нумерация  изданий представляет собой совокупность цифр, например, ISBN 5-94621-080-7, где первая цифра 5 означает код России, следующие  цифры 94621 - код конкретного издательства, полученный в Национальном агентстве ISBN Российской книжной палаты (в  данном примере это код Участка  оперативной ризографии и офсетной печати Редакционно-издательского  отдела Томского государственного университета), цифры 080 - порядковый номер названия конкретной книги данного издательства («Документ в меняющемся мире»), наконец, цифра 7 - контрольное число кода ISBN. Подобного рода коды позволяют  идентифицировать публикации независимо от времени и места их издания. Наряду с цифровым, используется также штриховой (линейный) код, в основе которого лежит, тем не менее, опять же цифровой код. Штрих-код представляет собой графическое изображение - комбинацию вертикальных полосок разной ширины и пробелов между ними. При этом в качестве базовой выступает ширина узкой полоски. Широкие же полоски являются кратными по ширине узким, либо находятся с ними в определенных соотношениях. При информационном обмене с информационными системами других стран или международных организаций используются международные классификаторы информации, в частности, Международная патентная классификация (МПК), Международная классификация товарных знаков и услуг (МКТЗ) и другие.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Заключение 

     В работе организаций много времени  отводится изучению, анализу и  составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в  первую очередь недостатком специальных  знаний у составителей. Устранение непроизводственных затрат времени  в процессах составления и  использования документов требует  разумного сочетания формализации и творчества, а это требует  с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой - формулирование и систематизация общих правил и  норм составления основных документов.

     Индивидуальные  положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как  правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные - руководителями предприятий и организаций.

     Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как  достигается большая оперативность  в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого  труда, уменьшаются финансовые затраты  на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная  система документации представляет собой комплекс государственных  стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы  и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

     Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

     Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

     От  четкости и оперативности обработки  и движения документов в конечном итоге зависит быстрота принятия решений. Поэтому в рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание.

     При работе с документами очень важно  знать, к какой системе документации относится тот или иной документ - это во многом определяет требования к структуре и содержанию документов, к их оформлению.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     Список  использованных источников и литературы 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
2. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М., 2003.
3. Общероссийский классификатор управленческой документации ОК 011-93. М.: Изд-во стандартов, 1995г.
4. Вялова Л.М. Документы. Современные требования к оформлению. / Л.М. Вялова, Л.В. Санкина Н.В. Шатина. - М.: РГГУ, 1994. - 66 с.
5. Демин Ю. Делопроизводство. Подготовка служебных документов / Ю. Демин : 2-е издание, дополненное и переработанное. – СПб.: Питер, 2005. – 255 с.
6. Додонова М.И. Стандартизация документов управления. М.: МГИАИ, 1982. 92 с.
7. Загидулин В. Нормативно-правовой минимум / В. Загидулин // Служба кадров. – 2003. -№12. - с.52-54
8. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В., Лившиц Я.З.Документоведение. документ и системы документации: Учебное пособие. М., 1977. 84 с.
9. Кокарев В.И. Основы стандартизации в информационных системах. М.: Издательство стандартов, 1988. 240 с.
10. Костомаров М.Н. Классификация документной информации //                                              Делопроизводство. 1999. №2. С. 18-26
11. Костомаров М.Н. Классификация и кодирование документов и документной информации (классификация документов) // Секретарское дело. 2003. №10. С. 35-38; №11. С. 28-32
12. Ларин А.В. К 30-летию ВНИИДАД. Научная деятельность института / А.В. Ларин // Отеч. архивы. — 1996. — № 1. — С. 3-12.
13. Плешкевич Е.А. Документ в Древнем мире // Секретарское дело. 2003. №6. С. 17-18.
14. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов// Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83