Организационная документация

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

План:

1. Виды организационной документации и её назначение………………3
2. Состав и расположение  реквизитов организационной документации согласно ГОСТу  Р6.30-2003……………………………………………13
3. Практическое задание: Составьте примерную должностную инструкцию секретаря закрытого Акционерного общества «Грань»..19
4. Используемая литература………………………………………………..23

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. Виды организационной документации и её назначение.

 

   Устав предприятия - свод правил, регулирующих деятельность организаций, их взаимоотношения с другими организациями и гражданами, права и обязанности в сфере государственной или хозяйственной деятельности.

Устав - это сложный документ, структура  и содержание которого определяются самими разработчиками.  Устав входит в состав унифицированной системы организационно-распорядительной документации и имеет установленную структуру текста.

Требования  к составлению устава даны в Гражданском  Кодексе РФ ч.1. 
Устав должен содержать следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование вида документа;
• Дата документа;
• Место составления или издания документа;
• Гриф утверждения документа;
• Текст устава;
• Подпись лица, утверждающего документ.

Положение - это правовой акт, определяющий порядок образования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы предприятия в целом или его структурных подразделений. (Например, Общее положение о министерствах, Положение о бухгалтерском учете и т.д.) Положения также входят в состав унифицированной системы и имеют установленную структуру текста.

Положения разрабатываются по указанию руководителей  предприятия, по инициативе руководителей  структурных подразделений.

Подписывает положение руководитель структурного подразделения, согласовывается с  юридическим отделом, утверждается руководителем предприятия.

Положение оформляется на общем бланке организации  и содержит следующие реквизиты:

• Наименование организации;
• Наименование структурного подразделения;
• Наименование вида документа;
• Дата;
• Гриф утверждения документа.

Положение является сложным документом. Структура  и содержание Положения определяются, как правило, организацией-разработчиком. 
Текст Положения включает следующие разделы:

• общие положения.
• основные задачи.
• функции.
• права.
• организация работы.

Инструкция - правовой акт, издаваемый или утверждаемый в целях установления правил, регулирующих организационные,  научно-технические, финансовые и иные стороны деятельности учреждений, организаций, должностных лиц. Заголовок инструкции должен содержать круг вопросов, объектов и лиц, на которых распространяются ее требования. (Например, Инструкция по делопроизводству) 
Инструкция является документом постоянного или длительного действия (до замены новой).

Текст инструкции носит указующий характер и содержит распорядительные слова: ДОЛЖЕН, СЛЕДУЕТ, НЕОБХОДИМО, и т.д. 
Инструкция содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• заголовок к тексту;
• гриф утверждения;
• текст;
• подпись.

На каждого  работника предприятия составляется должностная инструкция - документ, в котором определяются задачи, функции, права и обязанности сотрудника предприятия. На основании должностной инструкции разрабатывается трудовой контракт с работником. Трудовой контракт и должностная инструкция используются при разрешении конфликтных ситуаций между работодателем и работником.

Должностная инструкция разрабатывается кадровой службой,  согласовывается с юристом и утверждается директором предприятия. 
Основные разделы текста должностной инструкции:

• общие положения;
• должностные обязанности;
• права;
• ответственность;

В 1 разделе  указываются область деятельности специалиста; порядок его назначения на должность и освобождения от должности; квалификационные требования; подчиненность  специалиста; нормативные документы.

Во 2 разделе  перечисляются конкретные виды работ, выполняемые специалистом.

В 3 разделе  устанавливаются права, необходимые  специалисту для выполнения возложенных  на него обязанностей.

В 4 разделе  указывается, за что конкретно несет  ответственность специалист.

Штатное расписание - документ, закрепляющий должностной и численный состав предприятия с указанием фонда заработной платы. 
Штатное расписание оформляется на бланке предприятия, с указанием перечня должностей, сведений о количестве штатных единиц, должностных окладов, и месячном фонде заработной платы.

Штатное расписание содержит следующие реквизиты:

• наименование организации;
• наименование вида документа;
• дата;
• место издания;
• гриф утверждения;
• текст;
• визы;
• подпись.

Подписывается штатное расписание заместителем руководителя, согласовывается с гл.бухгалтером, утверждается руководителем предприятия. Гриф утверждения заверяется печатью  организации. 
Изменения в штатное расписание вносятся приказом руководителя предприятия.

Структура и штатная численность - организационный документ, в котором указываются все структурные подразделения предприятия, вводимые на предприятии должности и количество штатных единиц по каждой из должностей. (составляется и подписывается также как и штатное расписание).

Правила внутреннего трудового распорядка- организационный документ, в котором отражаются следующие вопросы:

• организация работы предприятия;
• взаимные обязанности работников и администрации;
• предоставление отпусков;
• командирование сотрудников;
• внутриобъектный режим.

Правила составляются на бланке предприятия, согласовываются  путем обсуждения на собрании работников предприятия , визируется юристом и  утверждается руководителем предприятия.

Система распорядительной документации.

Распорядительные  документы играют очень важную роль в управлении учреждениями, предприятиями  и организациями.

Распорядительные  документы - документы, носящие административный характер и обращенные к нижестоящим или подчиненным организациям, группам или отдельным должностным лицам. Основное назначение распорядительных документов- регулирование деятельности, позволяющее органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач, получать максимальный эффект от своей деятельности.   
Схема подготовки распорядительных документов:

• всестороннее изучение вопроса, подготовка проекта документа;
• согласование текста и его подписание;
• обсуждение и принятие документа на заседаниях коллегиального органа (постановление, решение)

Текст распорядительного документа состоит  из взаимозависимых двух частей: констатирующей и распорядительной.

Констатирующая  часть является введением в существо рассматриваемого вопроса, призвана объяснить, чем вызваны распоряжения. Констатирующая часть необязательна, она может и отсутствовать, если нет необходимости давать пояснения.  
Основную нагрузку несет распорядительная часть.

Распорядительная  часть излагается в повелительной форме. В зависимости от вида документа она начинается словами: ПОСТАНОВИЛ постановления), РЕШАЕТ (РЕШИЛ) – решения, ПРИКАЗЫВАЮ - приказы. 
ГОСТ указывает: «в распорядительных документах организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа (приказываю, предлагаю, прошу…)» 

Виды  распорядительных документов:

     Постановление - это правовой акт, принимаемый высшим и некоторыми центральными органами коллегиального управления в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм правил поведения. 
Постановления принимаются высшими органами государственной власти по организационным, хозяйственным, политическим и другим вопросам, связанным с осуществлением их полномочий. 
Формуляр постановления имеет следующие реквизиты:

• герб РФ или субъекта;
• наименование организации, издавший документ;
• наименование вида документа;
• место составления;
• дата документа, регистрационный номер;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подписи;
• визы согласования.

Проекты постановлений обязательно визируются юрисконсультом. Подписывается постановление  руководителем органа, издавшего  данный документ.

Приказ (по основной деятельности) -  правовой акт, издаваемый руководителем предприятия, для разрешения основных и оперативных задач стоящих перед предприятием. 
Приказами оформляются:

• порядок деятельности предприятия;
• решения и поручения по организации работы;
• организационные мероприятия;
• итоги работы;
• результаты ревизии.

Приказы издаются только при необходимости.  
Изменения, дополнения, отмена приказов производится только приказами. Подписывает приказ руководитель организации или его заместитель. Приказ вступает в силу с момента подписания, если в тексте не указан другой срок введения его в действие.

Распоряжение - правовой акт, издаваемый по оперативным вопросам на предприятиях единолично заместителями первого руководителя, заместителями главного инженера, а также руководителями структурных подразделений.

Как правило, распоряжение имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга  подразделений, должностных лиц  и граждан. Текст распоряжения имеет  те же разделы, что и приказ, только распорядительная часть начинается словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ». Подписывается руководителем и  согласовывается с заинтересованными  в этом документе лицами.