Организационная документация

Указание - распорядительный документ, издаваемый органами государственного управления, министерствами, ведомствами, предприятиями и организациями по вопросам информационно-методического характера, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов органов управления.

К вопросам информационно-методического и организационного  характера относятся:

А. Организация  исполнения приказов; 
Б. Организация исполнения инструкций.

Текст указания состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной.

• констатирующая часть раскрывает причины издания документа и начинается словами: «во исполнение…», «в целях», «в соответствии»
• распорядительная часть начинается словом ПРЕДЛАГАЮ, в ней указываются предписываемые действия.

 

          Решение - распорядительный документ коллегиального органа управления, издаваемый по важнейшим вопросам или для введения норм, положений. Решения составляются по производственным вопросам советами директоров, общим собранием акционеров и т.д. 
Текст состоит из констатирующей и распорядительной части. В констатирующей части излагаются причины издания документа. В распорядительной части указывают наименование органа, принимающего решение, затем - слово РЕШИЛ  на отдельной строке. 
Распорядительная часть делится на пункты. Каждый пункт строится по схеме: действие- исполнитель - срок исполнения. 
Решение подписывают председатель и секретарь коллегиального органа.  

Система информационно-справочной документации.

Большинство документов, издаваемых в организациях, являются информационно-справочными.

Информационно-справочные документы - это совокупность документов, содержащих информацию о фактическом положении дел, служащих основанием для принятия решений.

Виды  информационно-справочных документов:

     Акт - информационно-справочный документ, составляющийся  группой лиц для подтверждения установленных фактов, событий. Акт может содержать выводы, рекомендации, предложения его составителей. 
Акт утверждается распорядительным документом или руководителем, по указанию которого составлен документ. 
Текст акта состоит из двух частей: вводной, констатирующей. 
Во вводной части текста акта указывается основание для составления акта, перечисляются лица, составившие акт и присутствующие при этом. 
В констатирующей части содержится описание проделанной работы; фиксируются факты, излагаются выводы, предложения составителей акта. Акт подписывается всеми лицами, принимавшими участие в его составлении.

Протокол -  документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, заседаниях, совещаниях. 
Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. 
Вводная часть текста протокола имеет постоянную и переменную информацию. 
Постоянная - слова: «Председатель», «Секретарь», «Присутствовали» (пишутся от левого поля). 
Переменная - инициалы и фамилии председателя, секретаря, присутствующих. Пишется от второго положения табулятора.  
Основная часть протокола строится по схеме: СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ) по каждому вопросу отдельно,от левого поля без знаков препинания.  
Перед словом СЛУШАЛИ  ставится цифра вопроса повестки дня, если вопросов несколько. С  красной строки пишут инициалы и фамилию докладчика в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. 
После ВЫСТУПИЛИ с красной строки пишут инициалы и фамилии выступающих в именительном падеже, затем печатают содержание доклада, сообщения. 
Завершающая часть текста протокола – постановление по вопросу. Начинается словом ПОСТАНОВИЛИ. Она строится по схеме: действие - исполнитель - срок. Протокол подписывают председатель и секретарь. Датой протокола является дата проведения заседания.

Докладная записка - документ, адресованный руководителю своей или вышестоящей организации и содержащий изложение какого-либо вопроса или факта.

По содержанию докладные записки бывают: информационные; отчетные. 
В зависимости от адресата: внутренние, внешние.

Внутренние  докладные записки оформляются  на бланке формата А4, подписывает  их автор-составитель.

Внешние докладные записки оформляются  на общем бланке формата А4, подписываются  руководителем организации. 
Текст докладной записки делится на две части:

• изложение фактов, послуживших причиной ее составления.
• Выводы, предложения организации или должностного лица.

Объяснительная  записка - документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета) или объясняющий причины нарушения трудовой дисциплины.

Объяснительные  записки, являющиеся приложением к  основному документу, поясняющие его, оформляются на общих бланках. Подписывает  их руководитель.

Объяснительные  записки, объясняющие причины невыполнения какого-либо поручения, составляются работниками  на стандартном листе бумаги. Подписывается  автором- составителем.

Справка - документ, подтверждающий какие-либо факты или события. 
В справке не даются выводы и предложения. В справке фиксируют сведения определенного периода времени.

Справки составляются для удостоверения  юридических фактов: подтверждение  места работы, учебы, занимаемой должности.

Если  необходимо в справку включить сведения по нескольким вопросам, текст ее делится  на разделы. Разделы должны иметь  заголовок и нумерацию арабскими  цифрами. Текст справки, имеющий  цифровые показатели, может быть оформлен в виде таблицы.

Справки по производственной тематике составляются в двух экземплярах, один из которых  направляется адресату, а второй подшивается  в дело.

Текст справки личного характера начинается с указания фамилии, имени, отчества (в именительном падеже), работника  или иного лица о котором сообщают сведения.

Доклад - последовательное изложение на собрании, заседании… информации, касающейся проделанной или планируемой работы руководителем организации или другим должностным лицом. 
Чтобы составить хороший доклад, надо определить цель документа и правила оформления. 
Цели доклада: информирование и убеждение. 

Элементы  доклада:

• вступление
• основная часть
• выводы
• рекомендации.

Текст доклада должен состоять из коротких предложений. В предложении должно быть не более 20 слов.

Телеграмма - официальное сообщение, переданное по телеграфу. 
Текст телеграммы должен быть кратким. Союзы, предлоги, знаки препинания в тексте опускаются.

В первой части телеграммы указываются:

Отметка о категории  телеграммы; 
Адресат; 
Текст; 
Фамилия должностного лица, подписавшего телеграмму;

Во второй части телеграммы - под чертой - указываются:

Адрес и наименование организации - отправителя телеграммы; 
Наименование должности; 
Подпись лица, от имени которого телеграмма исходит; 
Печать; 
Дата

Телефонограмма - официальное сообщение, переданное по телефону. Этот вид информационно-справочного документа используется для передачи срочных распоряжений, извещений в пределах телефонной связи. 
При передачи телефонограммы полагается придерживаться следующих установок:

• передавать только краткую, срочную информацию;
• проверять правильность записи обратной связью;
• текст - не более 50 слов;
• не использовать трудно выговариваемые и трудные слова.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Состав  и расположение реквизитов организационной  документации согласно ГОСТу Р 6.30-2003 и  дополнения к нему.

 

  ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

  — Государственный герб Российской Федерации;

  — герб субъекта Российской Федерации;

  — эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

  — код организации;

  — основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица;

  — идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП);

  — код формы документа;

  — наименование организации;

  — справочные данные об организации;

  — наименование вида документа;

  — дата документа;

  — регистрационный  номер документа;

  — ссылка на регистрационный  номер и дату документа;

  — место составления или издания документа;

  — адресат;

  — гриф утверждения документа;

  — резолюция;

  — заголовок к тексту;

  — отметка о контроле;

  — текст документа;

  — отметка о наличии  приложения;

  — подпись;

  — гриф согласования документа;

  — визы согласования документа;

  — оттиск печати;

  — отметка о заверении копии;

  — отметка об исполнителе;

  — отметка об исполнении документа и направлении  его в дело;

  — отметка о поступлении документа в организацию;

  — идентификатор электронной  копии документа.

  Предусмотренный стандартом состав реквизитов следует  считать типовым, поскольку набор  их при подготовке документов одного и того же наименования в различных  управленческих ситуациях может  быть различным.

  Состав  реквизитов ОРД можно разделить  на постоянные и переменные. Постоянные реквизиты в обязательном порядке повторяются на бланках всех документов данного наименования, они идентифицируют (определяют, отождествляют) автора официального документа. Переменные наносятся непосредственно при подготовке конкретного документа. Состав реквизитов обеспечивает документам придание им юридической силы и возможность идентификации.

  При работе с электронными (машиночитаемыми) документами  следует учитывать требования ГОСТ 6.10.4-84, который устанавливает обязательные реквизиты электронных документов: код и наименование организации - создателя документа; местонахождение организации - создателя документа или почтовый адрес; код формы документа; название документа; дату подписания документа; кодовое наименование лица, ответственного за изготовление документа. При создании дубликатов и копий электронных документов в состав реквизитов включается отметка о подлинности документа (подлинник, копия, дубликат). 

  IV. Схемы расположения  реквизитов ОРД 

  ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает в площади  формата место расположения для  каждого реквизита с учетом последовательности оформления и прочтения документов.

  Схемы расположения реквизитов (формуляры) для наиболее широко применяемого формата А4 при  угловом и продольном размещении постоянных реквизитов приведены соответственно на рис. 1 и 2. Такое расположение позволяет  максимально использовать площадь  формата для размещения основного  реквизита - текста документа. 

  

  Рис. 1. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 продольного бланка  

  

  Рис. 2. Расположение и границы зон реквизитов на формате А4 углового бланка 

  На  рисунках цифрами от 01 до 30 обозначены реквизиты в границах зон, очерченных штриховыми линиями[2]. Использование штриховых линий символизирует возможность некоторого перемещения реквизитов в площади формата. Такие перемещения в основном связаны с колебаниями числа строк текста документа (реквизит 20), что влечет за собой перемещение границ реквизитов 21, 22, 25, а также реквизитов 23, 24, 26, 27.