Организационная документация

  Практика  документирования свидетельствует  о нежелательности перемещения  границ некоторых реквизитов (28, 29, 30) и необходимости четкого их размещения в пределах разумного отклонения от размеров, предусмотренных стандартом (± 2 мм).

  Все поле формата, кроме разбиения его  на зоны размещения реквизитов по ГОСТ Р 6.30-2003, условно может быть разделено  на три части: служебное поле документа, поле для размещения реквизитов углового или продольного штампов и  рабочее поле документа.

  Служебным полем документа является часть  площади формата, предназначенная  для полей документа и закрепления  его в средствах хранения. Поле для размещения углового штампа располагается  в левом верхнем углу формата  или в верхней его части  при продольном варианте расположения штампа. Остальная часть площади  формата составляет рабочее поле документа.

  На  служебном поле документа размещаются  реквизиты 28, 30, 29; на поле углового (продольного) штампа располагаются реквизиты 01-14; на рабочем поле - остальные реквизиты. Кроме того, в площади формата  могут размещаться символические  знаки («уголки», «крестики», отрезки  прямой линии), которые служат ориентирами  при оформлении документов, указывают  начало и конец размещения реквизитов, отмечают места для пробивки отверстий  под подшивку документов. Их называют ограничительными отметками. 
 

  V. Бланки документов 

     Бланк документа - это стандартный лист бумаги с нанесенными на нем набором  реквизитов, идентифицирующих автора официального письменного документа.

  Бланки  документов следует изготавливать  на белой бумаге или бумаге светлых  тонов достаточной прочности. Разрешенные  согласно ГОСТ Р 6.30-2003 к применению форматы и размеры полей, используемые при оформлении ОРД как на бланках, так и без них, уже приводились  ранее.

  Бланки  документов изготовляют типографским способом, с помощью средств оперативной  полиграфии или воспроизводят с  помощью средств вычислительной техники непосредственно при  изготовлении конкретного документа. Исключение составляют бланки организации  с изображением Государственного герба  Российской Федерации или гербов субъектов Российской Федерации, порядок  изготовления, учета и хранения которых  приведен ниже.

  Бланки  ОРД проектируют в соответствии с расположением и границами  зон реквизитов, предусмотренных  ГОСТ Р 6.30-2003, на основе как углового (рис. 1), так и продольного (рис. 2) их размещения.

  Вариант бланка с угловым расположением  постоянных реквизитов считается более  выгодным, поскольку позволяет сэкономить до 20 % площади формата под размещение переменных реквизитов. Угловое расположение реквизитов наиболее рационально для  оформления писем, так как в этом случае правый верхний угол бланка используется для указания адреса получателя. Угловое расположение также удобно для документов, которые требуют  утверждения, поскольку гриф утверждения  тоже располагается в правом верхнем  углу.

  Для организации, ее структурного подразделения, должностного лица устанавливают следующие  виды бланков документов: общий бланк; бланк письма; бланк конкретного вида документа, кроме письма.

  Общий бланк используют для изготовления любых документов, кроме письма.

  Бланки  структурного подразделения или  должностного лица проектируют в  том случае, если руководитель подразделения  или должностное лицо имеют право  подписи. Разработка особого бланка для писем связана с тем, что  в письмах, в отличие от других документов, указываются адресные данные организаций - получателей писем. Бланки конкретного вида документов (приказов, распоряжений, актов, протоколов) разрабатываются  на основе общего бланка. Такие бланки целесообразно создавать, если в  организации находит применение большое количество документов данного  вида. Общий бланк при этом дополняется  реквизитом 08 (наименование вида документов).

  В зависимости от учредительных документов организации указанные виды бланков  включают:

  общий бланк - реквизиты 01 (02 или 03), 08, 11, 14;

  бланк письма - реквизиты 01 (02 или 03), 04, 05, 06, 08, 09 и при необходимости ограничительные  отметки для обозначения верхних  границ зоны расположения реквизитов 11, 12, 13, 14, 15, 17, 18, 19, 20;

  бланк конкретного вида документа (кроме  письма) - реквизиты 01 (02 или 03), 05, 08, 10, 14 и при необходимости ограничительные  отметки для границ зон расположения реквизитов 11, 12, 13, 18, 19.

  Образцы бланков соответствующего назначения по ГОСТ Р 6.30-2003 изображены на рис. 3-8. ГОСТ Р 6.30-2003 предусматривает следующие  варианты размещения на бланке постоянных реквизитов и ограничительных отметок. Реквизиты 01,02 или 03 располагаются над  серединой реквизита 08.

  Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. 

  Центрированный  вариант расположения реквизитов используется при типографском способе изготовления бланков. При этом под реквизиты 11, 12, 13 трафаретные места (см. рисунок  справа). 

  Флаговый  вариант расположения реквизитов (рисунок  слева) используется при воспроизведении  угловых бланков на чистом листе бумаги с помощью ПК непосредственно при подготовке конкретного документа.

  При этом воспроизведение постоянных реквизитов, предусмотренных ГОСТ Р 6.30-2003, для исходящих документов является обязательным. Для документов внутреннего хождения, например, таких как распоряжение, акт, протокол, положение, часть реквизитов (01-07, 09, 14), как правило, может не воспроизводиться, а реквизит 13 «Ссылка на регистрационный номер и дата документа» опускается вовсе. Такой подход весьма распространен в практике документирования. Пример такого оформления приведен слева. 

  Подобное  оформление углового штампа экономит труд составителя документа и  увеличивает размер рабочего поля формата.

  На  бланках организаций субъектов  Российской Федерации, имеющих наряду с русским языком в качестве государственного национальный язык, реквизиты 08, 09,14 печатаются на двух языках: русском и национальном, на одном уровне продольного бланка.

  Особые  требования к изготовлению, учету, использованию  и хранению гербовых бланков оговаривает  постановление Правительства Российской Федерации от 27 февраля 1995 г. № 1268 «Об  упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей  и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».

  При изготовлении бланков типографским способом размеры шрифтов выбирают в зависимости от количества печатных знаков в реквизите. Используют шрифты литературной, обыкновенной, газетной и других гарнитур 6-24-го кегля. Более  крупным шрифтом выделяются наименования организаций и видов документов. При этом следует соблюдать следующие  условия: вертикальное начертание литер; простое и удобное их расположение; соблюдение пропорций между толщиной литер типографского набора и  компьютерного текста. Допускается  реквизит 08 (наименование организации) печатать рисованными шрифтами.

Бланки  следует печатать красками насыщенного  цвета, позволяющими при необходимости  получать качественные копии документов с помощью копировальной техники. 
 
 
 

3. Должностная инструкция секретаря  закрытого Акционерного общества «Грань»

 Общие положения

1. Секретарь руководителя относится к категории технических исполнителей.
2. На должность секретаря руководителя назначается лицо, имеющее высшее профессионально образование без предъявления требований к стажу работы или среднее профессиональное образование и стаж работы по специальности не менее 2 лет.
3. Назначение на должность секретаря и освобождение от нее производится приказом директора предприятия по представлению __________________________________________________.
4. Секретарь руководителя должен знать:
• 4.1. Постановления, распоряжения, приказы, другие руководящие и нормативные документы вышестоящих и других органов, касающиеся деятельности предприятия.
• 4.2. Положения, инструкции, иные нормативные документы по ведению делопроизводства.
• 4.3. Структуру и руководящий состав предприятия и его подразделений.
• 4.4. Организацию делопроизводства.
• 4.5. Методы оформления и обработки документов.
• 4.6. Архивное дело.
• 4.7. Машинопись.
• 4.8. Правила пользования приемно-переговорными устройствами.
• 4.9. Стандарты унифицированной системы организационно-распорядительной документации.
• 4.10. Правила печатания деловых писем с использованием типовых форм.
• 4.11. Основы этики и эстетики.
• 4.12. Правила делового общения.
• 4.13. Правила эксплуатации вычислительной техники.
• 4.14. Основы административного права и законодательства о труде.
• 4.15. Правила внутреннего трудового распорядка.
• 4.16. Правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.
5. Секретарь подчиняется непосредственно руководителю  
   __________________________________________________.  
   (предприятия; структурного подразделения организации)
6. На время отсутствия секретаря руководителя (болезнь, отпуск, пр.) его обязанности исполняет лицо, назначенное в установленном порядке, которое приобретает соответствующие права и несет ответственность за надлежащее исполнение возложенных на него обязанностей.

II. Должностные обязанности

Секретарь:

1. Осуществляет работу по организационно-техническому обеспечению административно-распорядительной деятельности руководителя.
2. Принимает поступающую на рассмотрение руководителя корреспонденцию, передает ее в соответствии с принятым решением в структурные подразделения или конкретным исполнителем для использования в процессе работы либо подготовки ответов.
3. Ведет делопроизводство, выполняет различные операции с применением компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработки и представления информации при подготовке и принятии решений.
4. Принимает документы и личные заявления на подпись руководителя.
5. Подготавливает документы и материалы, необходимые для работы руководителя.
6. Следит за своевременным рассмотрением и представлением структурными подразделениями и конкретными исполнителями документов, передаваемых руководителю на подпись, обеспечивает их качественное их редактирование.
7. Организует проведение телефонных переговоров руководителя, записывает в его отсутствие полученную информацию и доводит до его сведения ее содержание, передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам (телефаксу, телексу и т.п.), а также телефонограммы, своевременно доводит до его сведения информацию, полученную по каналам связи.
8. По поручению руководителя составляет письма, запросы, другие документы, готовит ответы авторам писем.
9. Выполняет работу по подготовке заседаний и совещаний, проводимых руководителем (сбор необходимых материалов, оповещение участников о времени и месте проведения, повестке дня, их регистрация), ведет и оформляет протоколы заседаний и совещаний.
10. Осуществляет контроль за исполнением работниками предприятия изданных приказов и распоряжений, а также за соблюдением сроков выполнения указаний и поручений руководителя, взятых на контроль.
11. Ведет контрольно-регистрационную картотеку.
12. Обеспечивает рабочее место руководителя необходимыми средствами организационной техники, канцелярскими принадлежностями, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя.
13. Печатает по указанию руководителя служебные материалы, необходимые для его работы или вводит текущую информацию в банк данных.
14. Организует прием посетителей, содействует оперативности рассмотрения просьб и предложений работников.
15. Формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность и в установленные сроки сдает в архив.
16. Выполняет отдельные служебные поручения своего непосредственного руководителя.